زمانی که تصمیم گرفتید یک مدیر پروژه شوید، اولین قدم این است که بدانید کدام یک از روش‌‌های مدیریت پروژه برای شما و تیم مناسب است. فرق نمی‌کند در حال یادگیری برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه هستید یا کاملاً به ساختار مدیریت واقفید، انتخاب یکی از روش‌‌های مدیریت پروژه بسیار اهمیت دارد. یافتن بهترین روش مدیریت نیاز به علم موشکی ندارد، تنها با داشتن لیستی از راهکارهای ایده آل برای برنامه‌ریزی پروژه به راحتی می‌توانید بفهمید از کدام روش‌ها و اصول و رویکردها استفاده کنید.

در این مقاله در ابتدا مدیریت پروژه را تعریف می کنیم و در ادامه به نکاتی برای مدیریت موفق پروژه و معرفی روش‌های مدیریت پروژه‌ و مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می‌پردازیم.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه به مجموعه مهارت‌ها، ابزار و تکنیک‌هایی گفته می‌شود که برای پیش بردن فعالیت‌های پروژه تعریف شده‌اند تا به گونه‌ای نیازها و کمبودهای پروژه راحت‌تر رفع شود. در واقع قوانینی که در یک سیستم مدیریتی تعریف می‌شود، طی پیش بردن پروژه در مراحل چرخه عمر پروژه بسیار کمک کننده است و باعث می‌شود پروژه به اهداف خاص و اساسی آن دست یابد.

هر کدام از پروژه‌ها دارای یک آغاز و پایانی است و در یک محدوده‌ای تعریف می‌شود و با کمک منابع مختلفی به مرحله پایان می‌رسد. همچنین هر کدام از پروژه‌ها دارای ویژگی‌های منحصر به فردی است که امکان بهره‌مندی از تمام قوانین یک پروژه برای تمام پروژه‌ها وجود ندارد. بنابراین افرادی که یک پروژه را در دست می‌گیرند باید به گونه‌ای آن را مدیریت کنند که دستیابی به هدف واحد امکان پذیر باشد و حتی سریع‌تر به هدف نهایی پروژه نزدیک شوند. معمولاً تیم‌های یک پروژه شامل افرادی است که یک کار واحد را انجام نمی‌دهند و حتی ممکن است این دسته از افراد با یکدیگر فعالیت نداشته باشند و از سازمان‌ها و ارگان‌های مختلفی که در موقعیت جغرافیایی متفاوتی قرار دارند تشکیل شده باشند.

 

اعضای کلیدی تیم پروژه

هر پروژه باید با شناسایی نقش‌ها و مسئولیت‌ها آغاز شود. دانستن نقش خود قبل از شروع پروژه باعث می‌شود تا همه اعضا از وظایف خود آگاه باشند. نقش‌های بالقوه در یک پروژه خاص عبارتند از:

مدیر پروژه:

شخصی که بر کل پروژه نظارت دارد و مسئول موفقیت پروژه است.

حامی پروژه:

مدیر ارشدی که از پروژه حمایت کرده و از نزدیک با مدیر پروژه همکاری می‌کند.

عضو تیم:

افرادی که فعالانه روی وظایف پروژه کار می‌کنند.

تامین کننده:

افرادی که کالا یا خدماتی را برای یک پروژه ارائه می‌کنند.

ذینفعان:

افرادی که به پروژه علاقه دارند. این افراد شامل ذینفعان اولیه و ثانویه هستند. ذینفعان اولیه افرادی هستند که در واقع کار را انجام می‌دهند و به طور فعال در پروژه مشارکت دارند. ذینفعان ثانویه افرادی هستند که ممکن است به جلسات بیایند و نقش کوچکی ایفا کنند، اما تصمیم گیرندگان مهمی برای پروژه نیستند.

ذینفعان علاقه مند:

افرادی که در جریان پروژه هستند، اما نقش فعالی ایفا نمی‌کنند یا نفوذ زیادی ندارند.

مشتری:

شخصی که پروژه نهایی را دریافت می‌کند و اغلب به عنوان کارفرما شناخته می‌شود.

 

چرخه عمر پروژه چیست؟

چرخه عمر پروژه مجموعه مراحلی است که پروژه از ابتدا تا انتها طی می‌کند. شما به صورت متوالی در بین مراحل مختلف عمر پروژه حرکت می‌کنید تا یک پروژه را از یک ایده به یک محصول واقعی برسانید. درک چرخه عمر مدیریت پروژه می‌تواند مزایای زیادی داشته باشد:

• پروژه‌ها را از ابتدا تا انتها به روشی سازمان یافته و استراتژیک مدیریت خواهید کرد.
• بر پیشرفت و وضعیت پروژه در هر مرحله نظارت و کنترل دارید.
• پروژه‌ها را سریع‌تر تکمیل می‌کنید، زیرا با دقت بیشتری برنامه ریزی شده‌اند و موانع کمتری دارند.

همچنین کارکنان می‌توانند پروژه‌های را سریع‌تر و موفق‌تر ارائه دهند. چرخه عمر پروژه دارای نکات مثبت زیادی است. با این حال، برای پیشبرد پروژه‌ها به چه مراحلی نیاز دارید؟ استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) چرخه عمر مدیریت پروژه را به پنج مرحله زیر تقسیم می‌کند:

• شروع
• برنامه ریزی
• اجرا
• نظارت
• بسته شدن

هر مرحله هدف مشخصی را در پیشبرد پروژه شما به سمت بهترین نتایج دارد. این مراحل متوالی مانند حروف الفبا هستند. برای بهره مندی از مزایای چرخه عمر مدیریت پروژه، باید به ترتیب از این مراحل عبور کنید. در ادامه به پنج مرحله اصلی مدیریت پروژه اشاره می‌کنیم.

 

مرحله شماره 1: شروع پروژه

مریم و تیمش از واحد منابع انسانی، مشتاق هستند که فرآیند آنبوردینگ یا همسان سازی (Onboarding) کارکنان را راه اندازی کنند. این فرآیند شامل استخدام و آماده سازی نیروهای جدید در سازمان است. آنبوردینگ در اینجا همان پروژه درون سازمانی است که آنها باید آن را در پنج مرحله مدیریت کنند. همچنین در این مرحله باید امکان سنجی، ارزشمند بودن و تعیین اهداف پروژه انجام شود. شروع پروژه به معنای برنامه ریزی نیست! بلکه تعیین این است که آیا پروژه از نظر مالی، امکانات و غیره قابل انجام است؟ برای انجام این کار، باید به موارد زیر توجه کنید:

• مزیت تکمیل پروژه برای سازمان چیست؟
• عمده محصولات قابل تحویل چیست؟
• میزان موفقیت پروژه تا چه اندازه است؟

پس از تفکر در مورد این عناصر، مریم و اعضای تیم او توانستند موارد زیر را تعیین کنند:

مسئله:

شرکت مریم با جابجایی کارکنان دست و پنجه نرم کرده است. اکثر کارکنان در 12 ماه اول کار خود را ترک می‌کنند.

ارائه مزایا:

تجدیدنظر در فرآیند آنبوردینگ باعث شفافیت، ارتباطات و تعامل کارمندان با شرکت را در چند ماه اول افزایش می‌دهد. بنابراینمریم و تیمش امیدوار هستند کارکنان برای مدت طولانی‌تری در شرکت بمانند.

موارد قابل تحویل:

تیم منابع انسانی به یک روش مستند مانند نرم افزار مدیریت کارکنان نیاز دارد تا بتواند نحوه استخدام کارکنان جدید را مدیریت کند.

معیارهای موفقیت:

افزایش 15 درصدی در حفظ کارکنان تا پایان سه ماهه چهارم و نمرات بازخورد مثبت از حداقل 85 درصد از کارکنان جدید

هنگامی که تیم تمام این عوامل را بررسی کرد، باید از خود بپرسد: «آیا اجرای این پروژه امکان پذیر است و ارزش پیگیری دارد؟» اگر پاسخ مثبت است، آنها تاییدیه پروژه را دریافت می‌کنند (در صورت لزوم) و به مرحله بعدی می‌روند. اگر نه؟ تیم به مرحله اول باز می‌گردد تا ببیند که آیا راه دیگری برای حل مشکلات وجود دارد یا خیر.

مرحله شماره 2: برنامه ریزی پروژه

اکنون زمان آن فرا رسیده است که مریم وارد جزئیات شود. در این مرحله، او و تیمش برنامه‌ای را برای تکمیل واقعی پروژه تدوین خواهند کرد. برنامه ریزی موثر می‌تواند از بسیاری از دلایل اصلی شکست پروژه از جمله چشم انداز و اهداف ناکافی، ارتباطات ضعیف و برآوردهای نادرست زمان جلوگیری کند. برنامه ریزی همچنین به مقداری زمان نیاز دارد، بنابراین مطمئن شوید که در شروع پروژه زمان زیادی را برای آن در نظر بگیرید.

سوالاتی که مریم و تیمش در این مرحله به آنها پاسخ خواهند داد عبارتند از:

• هدف از این پروژه چیست؟
• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
• محدودیت پروژه چیست؟
• بودجه چقدر است؟
• خطرات چیست؟
• اعضای تیم چه کسانی هستند؟
• به چه تخصص‌هایی نیاز است؟
• چه نقاط عطفی باید رعایت شوند؟

بهتر است با تعریف یک هدف برای پروژه با استفاده از چارچوب هدف SMART شروع کنید. این هدف باید

مشخص (Specific)

قابل اندازه گیری (Measurable)

قابل دستیابی (Achievable)

مرتبط (Relevant)

محدود به زمان (Time-Bound)

باشد. مریم و تیمش هدف زیر را برای پروژه کارمند خود تعریف می‌کنند:

«یک فرآیند جدید استخدامی ایجاد کنیم که نیروهای جدید را آموزش دهیم تا بتوانیم حفظ کارکنان را تا 15 درصد افزایش دهیم. این برنامه جدید باید تا پایان تابستان 1402 راه اندازی شود.»

تیم باید بداند که واقعاً چه کاری باید انجام شود. ایجاد یک ساختار شکست کار  (WBS) می‌تواند به این امر کمک کند. این ساختار کل پروژه را به وظایفی تقسیم می‌کند که در قالب گرافیکی نمایش داده می‌شوند، بنابراین همه افراد درگیر در پروژه می‌توانند به راحتی کارهای مورد نیاز پروژه را ببینند. در مورد مریم و تیمش باید بگوییم که آنها وظایف زیر را مشخص می‌کنند:

• وضعیت کارکنان موجود را برای بازخورد در فرآیند آنبوردینگ بررسی کنید.
• با مدیران در مورد آنچه می‌خواهند در این فرآیند گنجانده شود مصاحبه کنید.
• یک جریان کلی از فرآیند ورودی‌های جدید به عنوان برنامه 90 روزه ایجاد کنید.
• آموزش‌های ویدئویی را تولید کنید تا برای شفاف سازی بیشتر استفاده شود.
• داشبورد کارکنان دیجیتال بسازید.
• پورتالی راه اندازی کنید که در آن کارکنان جدید بتوانند درخواست کمک کنند.
• پیش نویس رویه‌ها و چک لیست‌ها برای فرآیند آنبوردینگ ارائه دهید.
• ویدئوها و مستندات را در داشبورد آپلود کنید.

هنگامی که تیم بداند پروژه به چه چیزی نیاز دارد، برای تیم بسیار ساده‌تر است که بفهمند چقدر پروژه زمان می‌برد، به چه لوازمی نیاز است و ابتدا باید چه کاری انجام دهند. آنها همچنین می‌توانند شناسایی کنند که بازیگران کلیدی پروژه چه کسانی هستند (در این مورد، تیم منابع انسانی، تیم توسعه وب، طراح گرافیک و تیم محتوا). این وابستگی‌ها جنبه‌هایی از پروژه هستند که به دیگری گره خورده‌اند. یک کار باید قبل از کار بعدی تکمیل شود، برای مثال، تیم تولید محتوا تا زمانی که طراحی وبسایت شرکت به پایان نرسد، نمی‌تواند کار را شروع کند.

• بیشتر بخوانید: تسک پیش نیازی در همتیک

اکنون تیم مریم می‌تواند وظایف پروژه را در یک ترتیب معقول قرار دهد و برای هر مرحله از وظایف مهلت تعیین کند. هنگامی که مریم و تیمش این کار را انجام دادند، آنها فقط پروژه را برنامه ریزی کردند. موارد برنامه ریزی شده باید در جایی مستند و ذخیره شود که کل تیم به آن دسترسی داشته باشد.

 

مرحله شماره 3: اجرای پروژه

این مرحله جایی است که بسیاری از کارهای اصلی مدیریت پروژه اتفاق میفتد. تیم مریم وظایف مربوط به پروژه را شناسایی کرده‌اند، حالا زمان اجرای آن‌ها فرا رسیده است. مراحل اجرای پروژه بسته به نیازهای خاص پروژه تعیین خواهند شد. این مراحل خاص معمولاً در طرح اجرای پروژه مشخص می‌شوند. با این حال، فعالیت‌های کلی مربوط به مرحله اجرا عبارتند از:

• مدیریت گردش کار
• مدیریت مسائل و مشکلات
• مدیریت ریسک
• مدیریت تغییرات
• مدیریت ارتباطات
• تهیه گزارش وضعیت

 

مرحله شماره 4: نظارت بر پروژه

بیایید به نحوه پخت کیک توجه کنیم. آیا فقط یک بار به دستور غذا نگاه می‌کنید و سپس با تعجب می‌بینید که بزرگترین کیک جهان را درست کرده‌اید؟ احتمالا نه. وقتی تخم ‌مرغ‌ها را می‌شکنید و مواد را هم می‌زنید، به دستور غذا مراجعه می‌کنید تا مطمئن شوید که کارها را درست انجام می‌دهید. شما هر پنج دقیقه یک بار به داخل فر نگاه می‌کنید تا مطمئن شوید که قسمت بالایی کیک نسوخته است. شما به دقت مراقب آن کیک با ارزش خود هستید. پروژه‌ها دقیقاً به همین صورت عمل می‌کنند و این همان چیزی است که مرحله نظارت به آن مربوط می‌شود. نظارت همزمان با مرحله اجرا اتفاق میفتد و مریم پروژه را در فواصل زمانی منظم ارزیابی می‌کند تا از موارد زیر مطمئن شود:

• رعایت مهلت‌های زمانی
• اجتناب از خروج از برنامه
• پایبند بودن به بودجه
• متعهد ماندن به اهداف

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، نظارت بسیار آسان‌تر است. این نرم افزار قابلیت دید را در کل پروژه افزایش می‌دهد و مکالمات و اطلاعات مربوط به پروژه را در یک سیستم واحد متمرکز نگه می‌دارد. علاوه بر این، برگزاری جلسات منظم به کل تیم کمک می‌کند تا پیشرفت پروژه را بررسی کنند. اگر مریم متوجه شود که همه چیز طبق برنامه پیش نمی‌رود، می‌تواند فوراً اصلاحات و تغییرات جدید را اعمال کند.

 

مرحله شماره 5: بسته شدن پروژه

مریم و تیمش یک فرآیند جدید را برای استخدام کارکنان راه اندازی کردند. آنها آماده‌اند تا پیروزی را جشن بگیرند و یک بار برای همیشه مشکل ترک کار نیروهای خود را حل کنند. اما قبل از اینکه این پروژه را به عنوان یک برنده به حساب بیاورند، باید از مرحله بسته شدن عبور کنند تا پایانی خوش را رقم بزنند. این مرحله شامل موارد زیر است:

• بررسی اینکه چه کارهایی خوب پیش رفته و چه کارهایی که می‌توانند بهتر باشند.
• تهیه گزارش نهایی پروژه و ارائه آن به ذینفعان در صورت لزوم انجام می‌شود.
• تمام اسناد پروژه در مکانی امن ذخیره می‌شود تا بتوان به راحتی به آن دسترسی پیدا کرد و در آینده به آن ارجاع داد.

 

7 نکته برای مدیریت موفق پروژه

حتی اگر تمام مراحل بالا را دنبال کنید، مدیریت پروژه موثر یک کار مداوم است. شما باید مدام پروژه را بررسی کنید تا ببینید آیا در مسیر خود حرکت می‌کند یا خیر. برای موفقیت در این کار، چند نکته موثر وجود دارند که می‌توانید برای موفقیت پروژه خود انجام دهید.

1- جلسه آغاز پروژه را ترتیب دهید

جلسه شروع پروژه شما زمانی است که اهدافی را تعیین می‌کنید و به طور کلی همه اعضا را در مورد پروژه با خبر می‌کنید. صرف نظر از اینکه تیم شما چقدر برای شروع به کار هیجان زده است، برگزاری جلسه را به تعویق نیندازید. با برگزاری جلسه می‌توانید سردرگمی نسبت به پروژه را برطرف کرده و تیم خود را حول یک هدف مشترک جمع هدایت کنید.

 

2- مراقب وابستگی وظایف و منابع باشید

این امر به ویژه برای پروژه‌های بزرگ و چند کارکردی صادق است. بگذارید یک مثال بیاوریم، شاید مرجان نتواند کارهای گرافیکی پروژه را شروع کند، تا زمانی که کیوان محتوا را تهیه کند (این یک وابستگی به کار است) یا شاید آریا نمی‌تواند از یک نرم افزار استفاده کند، در حالی که آزیتا از نرم افزار بهره می‌برد (این یک وابستگی به منبع است). بنابراین مهم است که این وابستگی‌ها را در نظر بگیرید. وقتی همه کارها و منابع شما به هم متصل هستند، باید بدانید که چگونه با هم تطابق دارند، در غیر این صورت این خطر وجود دارد کارها به صورت یکپارچه انجام نشوند.

 

3- مسیر بحرانی را مشخص کنید

شناسایی مسیر بحرانی پروژه یک راه عالی برای جلوگیری از مشکلات در حین انجام پروژه است. اگر در مسیر به مشکلی برخورد کردید یا تاخیر داشتید، می‌دانید که کل پروژه در خطر دیر رسیدن است. یافتن مسیر بحرانی به شما این امکان را می‌دهد تا بدانید که در برنامه‌تان در کجا قرار دارید و باید تا حد امکان به جدول زمانی خود نزدیک شوید. به عبارتی، مسیر بحرانی جایی است که باید مشکل به سرعت حل شود، وگرنه کل پروژه به خطر میفتد.

• بیشتر بخوانید: روش مسیر بحرانی (CPM) چیست؟ | به همراه مثال و تصویر

 

4- نسبت به جدول زمانی پروژه واقع بین باشید

معمول است که زمان انجام کارها را دست کم بگیریم و این می‌تواند آسیب جدی به جدول زمانی پروژه شما وارد کند. با مراجعه به جدول زمانی، پروژه را کنترل کنید. با نرم افزار ردیابی زمان می‌توانید بررسی کنید که کارهای معمولی چقدر طول می‌کشند و از تیم خود بخواهید برنامه‌های زمانی خود را به درستی بررسی و اجرا کنند. استفاده از گانت چارت در این مرحله به شما کمک خواهد کرد.

 

5- از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید

اگر اعضای تیم شما برای یافتن آنچه که نیاز دارند باید کلی جستجو کنند، پروژه شما احتمالاً به عقب میفتد. به همین دلیل است که استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه فارسی برای ذخیره اسناد و سازماندهی پروژه بسیار مفید است. استفاده از نرم افزار می‌تواند مزایای زیادی برای پروژه شما داشته باشد.

 

6- نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضا را تعیین کنید

برای به دست آوردن بهترین خروجی از تیم خود، کارکنان باید دقیقاً بدانند که چرا درگیر پروژه هستند. نقش آنها چیست و انتظار می‌رود چه کمکی از آنها برآید؟ این کار نه تنها حس هدفمندی و مسئولیت پذیری را در اعضای تیم پروژه القا می‌کند، بلکه به شما اجازه می‌دهد کار تیمی را توسعه دهید. نمودار RACI یک روش محبوب برای تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها است. RACI مخفف مسئولیت، پاسخگویی، مشورت کردن و اطلاع رسانی است.

 

7- پروژه را به یک فرآیند مشارکتی تبدیل کنید

مدیریت یک پروژه می‌تواند استرس‌زا باشد و شما مجبور نیستید آن را به تنهایی انجام دهید. تیم شما می‌تواند به شما در مدیریت پروژه کمک کند، از جمله اینکه آیا برنامه زمانی شما واقع بینانه است یا اینکه مشکلات شامل چه مواردی هستند. طوفان فکری یک راه عالی برای به اشتراک گذاشتن ایده‌هاست. تیم خود را در فرآیندهای مربوط به پروژه مشارکت دهید تا برنامه معقول‌تری را تدوین کنید و حس مالکیت آنها را بر پروژه افزایش دهید.

• بیشتر بخوانید: وظایف مدیر پروژه

معرفی روش‌های مدیریت پروژه

این روزها تکنیک ها و مدل‌های مختلفی برای مدیریت یک پروژه بزرگ و پیچیده وجود دارد و انتخاب بهترین گزینه به مهارت و تجربه یک مدیر پروژه بستگی خواهد داشت که اگر به درستی انتخاب شود نتایج بسیار مؤثری را مشاهده خواهید کرد. در موارد زیر با پرکاربردترین متدولوژی های مدیریت پروژه آشنا می‌شوید:

مدیریت پروژه آبشاری (Waterfall)

وقتی به مدیریت سنتی پروژه فکر می‌کنید، مدیریت پروژه آبشاری به ذهنتان خطور می‌کند. با این روش می‌توانید پروژه خود را به فازهای مختلف تقسیم کنید. در این روش وقتی یک مرحله به پایان می‌رسد، مرحله بعدی شروع می‌شود و هیچ همپوشانی بین آنها وجود ندارد. مدیریت پروژه آبشاری برای پروژه‌های طولانی که نیاز به یک جدول زمانی واحد و ترتیب متوالی دارند، مناسب خواهد بود. این روش اغلب در صنعت ساختمان استفاده می‌شود.

مدیریت پروژه چابک (AMP)

یکی از پرکاربردترین و رایج‌ترین روش‌ها، مدیریت پروژه چابک یا  Agile Project Management است که به صورت کاملاً گسترده استفاده می‌شود. این متد برای پروژه‌های پیچیده و درحال تغییر بسیار مناسب است. متد اجایل در مدیریت پروژه به منظور توسعه نرم‌افزاری شکل گرفته است و پاسخ بسیار مناسبی برای نتیجه ندادن روش مدیریتی سنتی آبشاری شناخته شده است.

روش اجایل حداکثر انعطاف پذیری را هنگام مدیریت یک پروژه فراهم می کند. تیم هایی که تحت این اصول عمل می کنند به راحتی با تغییرات سازگار خواهند شد و ارتباط مستقیم با مشتریان و کاربران نهایی خواهند داشت.

اما برخی Agile را یک متدولوژی درست مانند Scrum می دانند، در حالی که برخی دیگر معتقدند که این روش مجموعه ای از اصول است که از طریق آن مدیران پروژه می توانند به طور موثرتری متدولوژی های مدیریت پروژه را انجام دهند،با این حال، بسیاری افراد رابطه نزدیک بین Scrum و Agile را گیج‌کننده می‌دانند، اگرچه مشخص شده است که این روش‌ها بسیار در هم تنیده هستند و زمانی که در یک پروژه با یکدیگر اعمال می‌شوند بهترین نتیجه را می دهند.

روش اسکرام (Scrum)

 اسکرام در حقیقت یکی از چارچوب های مدیریت پروژه به روش اجایل است که بر پایه 5 اصل و ارزش طراحی شده است.

ارزش های اسکرام عبارتند از  تعهد، جسارت، گشودگی، احترام و تمرکز است که هدف‌های اصلی آن این است که به تیم ها اجازه می دهد تا با سرعت و به صورت کارآمد و موثر به تغییرات پاسخ دهند و تمرکز آن بر ارائه نتایج از طریق بهبود ارتباطات، کار تیمی و سرعت توسعه است. این روش همچنین بر تمرین تصمیم گیری مشترک به عنوان یک تیم و ارائه بازخورد مداوم و ارزشمند به طرف های درگیر در طول پروژه تاکید دارد.

این روش هنگام کار در دوره های زمانی تکرار شونده یک پروژه که به آن Sprint می گویند استفاده می شود. این بدان معناست که یک تیم دو یا سه هفته برای رسیدن به یک هدف خاص کار می کند، سپس قبل از شروع مرحله بعدی، دوباره گرد هم می آیند و محدوده کار را دوباره تعریف می کنند. متدولوژی اسکرام بر تکرارشوندگی بنا شده است و در این دوره‌های تکراری محصول به‌تدریج کامل می‌شود و در پایان دوره زمانی هر تکرار، شرایط محصول بررسی می‌شود. این روند تکراری آنقدر ادامه می‌یابد تا در پایان، محصول نهایی تولید شود. در هر اسپرینت‌ باید مشخص شود که چه کارهایی قرار است انجام شود، چه نیازمندی‌هایی وجود دارد و چطور می‌توان آن را انجام داد .

این متدولوژی به دلیل سازگاری و مراحل کوتاه آن اغلب برای حل مسائل پیچیده بکار می‌رود. به همین دلیل، متداول ترین روش برای استفاده در صنعت فناوری اطلاعات و نرم افزار می باشد.

مدیریت پروژه ناب (Lean)

اگر نام تولید ناب را شنیده‌اید، همان اصول اولیه این رویکرد برای مدیریت پروژه ناب نیز اعمال می‌شوند. هدف این روش افزایش بازده و تولید ارزش در عین کاهش ضایعات است. برای استفاده از مدیریت پروژه ناب باید یک ارزش افزوده ایجاد کنید که توالی فعالیت‌های پروژه را شامل می‌شود. سپس برای شناسایی و حذف کارهایی که ارزش اضافه تولید نمی‌کنند، باید در مدیریت کارها ریز شوید. این بدان معناست که فرآیند پروژه شما تا حد امکان ساده، بهینه و کارآمد خواهد بود.

روش کانبان (Kanban) یک نوعی سیستم از مدیریت پروژه ناب است. وظایف پروژه به صورت بصری بر روی تابلوی کانبان نمایش داده می‌شوند تا اعضای تیم بتوانند وضعیت هر کار را در هر زمان مشاهده کنند. برای پروژه‌هایی که باید به سرعت تحویل داده شوند، مدیریت پروژه ناب مناسب خواهد بود. این روش معمولاً در تولید استفاده می‌شود. هنگامی که شما در حال تولید کالاهای فیزیکی هستید، تا حد ممکن کمترین ضایعات را می‌خواهید تا هزینه را به حداقل برسانید و سود را افزایش دهید. به همین دلیل است که این رویکرد در تولید، به ویژه در صنعت خودروسازی رایج است.

جالب است بدانید روش کانبان برای اولین بار در خط تولید کارخانه های تویوتا در دهه ۱۹۴۰ استفاده شد که هدف اجرایی آن ارائه با کیفیت‌ترین نتیجه با کمک خلق یک تصویر کلی از روند کار و بررسی مشکلات بر سر راه توسعه است.

روش شش سيگما (Six Sigma)

شش سیگما یک رویکرد سیستماتیک برای حذف خطاها است. شش سیگما از روش‌های آماری برای بهبود کیفیت با به حداقل رساندن تنوع در فرآیندهای تجاری، از ساخت تا مهندسی و خرید استفاده می کند. شش سیگما با استفاده از دو روش به هدف خود می رسد: DMAIC و DMADV.
شش سیگما در مورد بهبود کیفیت است. اولین گام در این فرآیند، تعریف معنای «کیفیت» از دیدگاه افرادی است که نظرات آن‌ها بیشترین اهمیت را دارد: مشتریان!
یک کسب و کار باید کیفیت را به همان روشی که مشتریانش از آن رضایت دارند اندازه گیری کند. با تمرکز بر مشتری، یک کسب و کار می‌تواند به راحتی کیفیت محصولات خود را بهبود بخشد.

 

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه در چرخه عمر پروژه

اگر می‌خواهید میزان موفقیت را افزایش دهید و اصطکاک و نقاط درد را کم کنید، از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید. از مزایای نرم افزار مدیریت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1- روند همکاری را بهتر می‌کند

ما می‌دانیم که برای رسیدن به اهداف باید با دیگران همکاری کنیم، اما داشتن همکاری موثر برای بسیاری از ما آسان نیست. مواردی مانند شخصیت افراد، سبک‌های ارتباطی، نگاه افراد به سازمان و بسیاری از عوامل دیگر همکاری را به چالش می‌کشند. اما نرم افزار مدیریت پروژه به تیم‌های سازمانی دید بیشتری نسبت به کارهای انجام شده توسط همکارانشان می‌دهد.

این کارها می‌توانند شامل ضرب الاجل‌های تعیین ‌شده، نحوه تطبیق وظایف فردی با فرآیند کلی پروژه و موارد دیگر را باشند. درحقیقت، مزایای نرم افزار مدیریت پروژه شامل همکاری بهتر و آسان‌تر کردن روند پروژه بدون این موضوع است که هر کارمند چه نوع شخصیت و رفتاری دارد.

2- ارتباطات را تقویت می‌کند

تیم شما برای برقراری ارتباط از طریق ایمیل، ارسال پیام فوری و بیان نظرات اغلب با چالش همراه هستند. اگر بخواهید همه این کارها را بدون نرم افزار انجام دهید، ممکن است زمان زیادی تلف شود یا ارتباطات به صورت بهینه شده انجام نشوند. حتی در چنین مواردی اغلب کارها به موقع انجام نمی‌شوند، وظایف فراموش می‌شوند و پیام‌ها در زمان مورد نظر خوانده نمی‌شوند.

نرم افزار مدیریت پروژه همه ارتباطات شما از جدول زمانی و به روز رسانی وضعیت گرفته تا بازخورد و طرح سؤالات را در یک مکان واحد نگه می‌دارد که به راحتی برای همه قابل دسترسی است. از طریق نرم افزار همه می‌توانند دانش خود را اشتراک بگذارند و با برقراری ارتباط سریع و موثر، کارها را به شکل مدیریت شده پیش ببرند.

3- مدیریت کارها را ساده می‌کند

برای اینکه پروژه‌های شما با موفقیت انجام شوند، اعضای تیم باید بدانند که چه وظایفی را بر عهده دارند و چه زمانی باید آنها را تکمیل کنند. مسئولیت‌ها و دستورالعمل‌های نامشخص از سوی مدیران، بخش بزرگی از مشکلات مربوط به مدیریت پروژه هستند. اگر وظایف کارکنان به خوبی تعریف نشود و آنها ندانند که کدام کار را باید در چه زمانی انجام دهند، پروژه به هدف خود نمی‌رسد.

مدیریت پروژه در یک نرم افزار، این مشکلات را اصلاح می‌کند، زیرا هدف اصلی نرم افزار این است که مدیریت کارها را بهینه کند. بهینه کردن کارها به این معناست که هر نیروی کاری در سازمان در مورد وظایف اختصاص یافته، زمان تحویل کارها، نحوه برقراری ارتباط، طرح هرگونه ایده یا سوال اطلاعات کافی دارد.

 

4- یک منبع واحد از اطلاعات ایجاد می‌کند

نرم افزار مدیریت پروژه شما مخزن اطلاعات مربوط به پروژه شما خواهد بود. اسناد، دارایی‌ها، به روز رسانی‌ها، جدول زمانی، یادداشت‌های جلسه و هر چیز دیگری باید در نرم افزار شما ذخیره شوند. انجام این کار تضمین می‌کند که اطلاعات در هر زمان در دسترس هستند و به صورت سازماندهی شده ارائه می‌شوند.

اعضای تیم می‌توانند بدون اتلاف زمان زیادی برای جستجوی دانش، آنچه را که نیاز دارند پیدا کنند. درحقیقت، نرم افزار می‌تواند به مدیریت دانش در سازمان کمک کند. شما سپس از این دانش می‌توانید به عنوان پایگاه اطلاعاتی خود جهت تدوین اهداف و استراتژی‌ها استفاده کنید.

5- پیشرفت را قابل پیگیری می‌کند

مسلما شما نمی‌خواهید پروژه‌ای را بدون رسیدن به اهداف ارائه دهید بلکه می‌خواهید پروژه خود را از نظر بودجه بندی، زمان بندی و مدیریت کارها به شکل مناسبی هدایت کنید. برای این کار باید بتوانید در زمان‌های مشخصی، پیشرفت پروژه را اندازه گیری کنید. باید بررسی کنید که آیا پروژه طبق بودجه انجام شده است، آیا کارها به موقع تحویل داده شده‌اند و آیا اهداف تا این لحظه برآورده شده‌اند.

با بررسی پیشرفت پروژه می‌توانید گلوگاه‌ها، نقاط درد و مشکلات را شناسایی کنید. نرم افزار مدیریت پروژه کار شما را سازماندهی می‌کند تا ردیابی مواردی مانند هزینه‌ها و مدیریت کارها ساده‌تر باشد. علاوه بر این، می‌توانید گزارش‌هایی را برای نظارت بر پیشرفت تهیه کنید تا نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرده و اصطلاحاتی در مدیریت پروژه ایجاد کنید.

نکات مهم هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه

انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب می‌تواند مشکل باشد. برای اطمینان از اینکه تیم شما بیشترین بهره را از ابزار مدیریت پروژه خود می‌برد، توصیه می‌کنیم به دنبال راه حلی باشید که قابلیت‌های زیر را ارائه می‌دهد:

• یک تقویم مشترک برای ردیابی نقاط عطف و ضرب الاجل پروژه ایجاد کنید.
• فایل‌ها و اسناد را برای دسترسی آسان و همکاری به اشتراک بگذارید.
• لیستی از وظایف ایجاد کنید و وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید.
• پیگیری پیشرفت پروژه و ایجاد گزارش را اجرا کنید.
• ارتباط بین اعضای تیم و ذینفعان را تسهیل و ساده کنید.
• مدت زمان و بودجه پروژه را برآورد کنید.
• به اعضای تیم اجازه دهید در مورد کارها نظر داده و بازخورد ارائه دهند.
• یادآوری‌ها و اعلان‌های خودکار را ایجاد کنید.
• مسائل و خطرات را پیگیری کنید.
• گزارش‌های دقیق ایجاد کنید.
• بر عملکرد پروژه نظارت داشته باشید.

بیشتر بخوانید: راهنمای انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب

بهترین روش مدیریت پروژه کدام روش است؟

یکی از موضوعات چالش برانگیز که مدیران با آن روبه‌رو هستند این است که بهترین روش مدیریتی پروژه کدام است. روش‌های مختلفی برای برنامه ریزی پروژه وجود دارد. اما هرگز هیچ روشی به عنوان بهترین روش برای تمام پروژه‌ها انتخاب نشده است. بهترین روش، روشی است که بر پایه و اساس پروژه بنا شده باشد و کمک کند فرآیند کاری به بهترین صورت ممکن انجام تا پروژه در زمان مشخص شده تحویل گردد. علاوه بر این به حداقل رساندن میزان بودجه مورد نیاز با کمک انتخاب بهترین روش امکان پذیر است.

روش‌هایی که برای مدیریت یک پروژه معرفی شد، همگی قابل استفاده و اثربخش‌اند اما روشی مناسب است که بهترین روش اجرایی برای آن پروژه مشخص باشد. البته برای پیش بردن پروژه می‌توان از ترکیبی از روش‌ها استفاده کرد.
اگر در حال انتخاب روش مناسب برای پروژه خود هستید، زمان مناسبی در نظر بگیرید و با بهترین و موثرترین روش‌ پروژه خود را مدیریت کنید البته این نکته را هم بدانید که همیشه برداشتن اولین قدم‌ها در تغییر روش مدیریتی کمی دشوار است. پس نهایت دقت را بکار بگیرید و تا زمانی که مطمئن نشدید، روش مدیریتی را اجرا نکنید.

استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و کارهای همتیک

تیم شما با وجود یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی می‌داند که چه کاری باید انجام دهد. کارکنان می‌دانند که سازمان از آنها چه انتظاری دارد و در آینده باید چه کاری را شروع و به اتمام برسانند. آنها به راحتی می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را از نرم افزار پیدا کنند. همین امر باعث صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود. برای اینکه بتوانید فرآیندهای سازمانی خود را بهینه کنید، با سیستم مدیریت پروژه و کارهای همتیک می‌تواند عملکرد افراد تیم و میزان پیشرفت کارها را بسنجید. برای آشنایی با این نرم افزار، همین حالا می توانید درخواست دمو خود را ثبت کنید.

 

منابع:

Attlasian