مدیریت پروژه ناب گواه این است که اصول ناب می‌توانند در بسیاری از زمینه‌ها کاربرد مفیدی پیدا کنند. ارائه ارزش از دیدگاه مشتری، کاهش ضایعات، و بهبود مستمر به مدیران پروژه کمک می‌کند تا کارایی پروژه خود را افزایش دهند و آن‌ها را قادر می سازد تا با کم‌ترین هزینه بیشترین ارائه را داشته باشند. در حالی که مدیریت پروژه سنتی در فازهایی ساختار یافته است که برنامه ‌ریزی را از اجرا جدا می‌کند، مدیریت پروژه ناب به تیم‌ها امکان می‌دهد تا با مدیریت کارآمد گردش کار خود سریع‌تر ارائه دهند و بر ارائه ارزش از دیدگاه مشتریان تمرکز کنند.

برای نشان دادن این که چگونه این کار می‌کند، اجازه دهید ابتدا به اصول اولیه Lean و نقش آنها در مدیریت پروژه‌ها نگاه کنیم.

مدیریت پروژه ناب چیست؟

تولد مدیریت ناب را می‌توان تا سال 1940 دنبال کرد و در 80 سال گذشته، به یک ابزار مدیریت جهانی برای بهینه سازی فرآیند کار تبدیل شده است. اصول در روش مدیریت پروژه ناب از ابتدا و در هر جای دنیا یکسان است و شامل موارد زیر می‌شود:

1. ارزش را از دیدگاه مشتریان خود شناسایی کنید

به طور خلاصه، شناسایی ارزش به معنای تلاش برای ارائه آنچه مشتریان شما به آن نیاز دارند، به جای آنچه که آن‌ها صرفاً خواسته‌اند، است. مدیران پروژه ناب با شناسایی اهداف، الزامات، محصولات قابل تحویل و معیارهای پذیرش، ارزش را از دیدگاه مشتریان شناسایی و مشخص می‌کنند. ارزش یا نتیجه نهایی پروژه چیزی است که مشتری حاضر است برای آن هزینه بپردازد. ترجیحاً در کلمات مشتری بیان شود و مستقیماً از او باشد. این یکی از تفاوت‌های اصلی بین مدیریت پروژه ناب و سنتی است که در آن تمرکز بر روی مورد تجاری است. 

علاوه بر این، در Lean، هر فعالیتی که در جهت حل مشکل و ارائه نتیجه نهایی پروژه نباشد به عنوان منابع هدر رفته در نظر گرفته می‌شود. این‌ها همچنین به مدیران پروژه کمک می‌کند تا الزاماتی را که ممکن است در ابتدای پروژه نامشخص به نظر می‌رسند را روشن کنند. به طور کلی، تمرکز بر شناسایی ارزش از دیدگاه مشتریان باعث افزایش رضایت مشتری، کاهش ریسک پروژه و به حداقل رساندن ضایعات پروژه می‌شود. نرم افزار مدیریت پروژه نیز در این مسیر می‌تواند کمک شایانی به پیشرفت کار شما داشته باشد.

2. تمرکز بر ارزش

در مدیریت سنتی پروژه، گام بعدی ایجاد یک طرح پروژه با ساختار و وظایف تفکیک کار خواهد بود. با این حال، استفاده از اصول ناب در مدیریت پروژه به معنای تمرکز بر ارزش است. گام بعدی در اینجا ایجاد یک نقشه جریان ارزش است. هدف نقشه این است که نشان دهد چگونه و کجا در سازمان/تیم شما ارزش تولید می‌شود. مهمتر از آن، روند کلی شما را روشن می‌کند، بنابراین می‌توانید نقص‌ها یا مراحل غیرضروری را شناسایی کرده و آن‌ها را از بین ببرید. به این ترتیب، می‌توانید منابع هدر رفته قبلی را ذخیره کنید و با کمترین مقدار بیشتری را تحویل دهید. حذف مراحل بیهوده فرآیند شما نیز می‌تواند تأثیر مثبتی بر زمان تحویل شما داشته باشد.

اغلب، کانبان (یک سیستم تولید ژاپنی که در آن تأمین قطعات از طریق استفاده از کارت دستورالعمل ارسال شده در طول خط تولید تنظیم می‌شود.) اولین گزینه برای تجسم جریان ارزش است. نقشه برداری آن بر روی تابلوی کانبان به شما و تیمتان نگاهی اجمالی مستقیم به تصویر بزرگ می‌دهد. به این ترتیب، می‌توانید نه تنها کسری از عملکرد خود، بلکه بازده عملیاتی کلی خود را بهینه کنید. از آن‌جایی که ارزشی که تیم یا سازمان شما تولید می‌کند از بازار هدف و مجموعه مهارت‌های انباشته خاص شما نتیجه می‌گیرد، نقشه جریان ارزش شما معمولاً برای پروژه‌های مختلف شما اگر یکسان نباشد، مشابه به نظر می‌رسد. این بدان معنی است که شما می‌توانید به طور مداوم روند اجرای پروژه خود و مدیریت پروژه ناب را بهینه کنید و هر پروژه جدید مستقیماً از مراحل بهینه سازی که در مراحل قبلی انجام داده‌اید بهره مند می‌شود.

3. گردش کار مداوم ایجاد کنید

شما ارزشی را که مشتری شما به دنبال دریافت آن است شناسایی کرده‌اید و همچنین نحوه تولید آن را ترسیم کرده‌اید. در مرحله بعد، تمرکز بر این است که مطمئن شوید پروژه می‌تواند بدون وقفه، انسداد یا زمان انتظار در سیستم شما جریان داشته باشد. به عبارت دیگر، برای دست‌یابی به گردش کار مداوم در پروژه خود. Lean اتلافات و یا ضایعات را به عنوان هر مرحله فرآیندی تعریف می‌کند که منابع را مصرف می‌کند اما از دیدگاه مشتریان ارزشی ندارد. به طور کلی، ما هفت نوع ضایعات را در ناب تشخیص می دهیم:

موجودی – نمونه معمولی از ضایعات موجودی، ذخیره بیش از حد برای پاسخگویی به تقاضای غیرمنتظره است. در مدیریت پروژه، ضایعات موجودی که اغلب دیده می‌شوند، ابزارهای آنلاینی هستند که تیم‌ها به ندرت از آنها استفاده می‌کنند یا لوازم اداری بیش از نیاز خریداری می‌شوند.

انتظار – هر زمان که یک کار در حال حرکت نباشد، هدر رفتن انتظار رخ می‌دهد و جریان کار مداوم را قطع می‌کند. معمولاً در مدیریت پروژه منتظر تأیید از مدیریت بالاتر است.

عیوب – باعث دوباره کاری یا حتی ضایعات می‌شود، نقص‌ها زباله‌های خطرناکی هستند. نمونه‌هایی از دنیای مدیریت پروژه می‌تواند جمع آوری داده‌های نادرست، خطاهای مکالمه و معیارهای پذیرش نامشخص باشد.

تولید بیش از حد – زمانی اتفاق می‌افتد که شما از تقاضای مشتری فراتر رفته و بیش از نیاز یا قبل از نیاز تولید کنید. این همچنین یک نوع زباله خطرناک است، زیرا باعث ایجاد شش زباله دیگر می‌شود. تولید بیش از حد در مدیریت پروژه ناب به معنای پر کردن حجم زیادی از اسناد یا انتقال اطلاعات غیر ضروری است.

حرکت – برای جلوگیری از اتلاف حرکت، باید فرآیندی را ترتیب دهید که در آن کارگران باید تا حد امکان کمتر کار خود را انجام دهند. اغلب در مدیریت پروژه، اتلاف حرکت با جستجوی اطلاعات یا عدم دسترسی مستقیم به داده‌ها ایجاد می‌شود.

حمل و نقل – هر زمان که منابع را جابه جا می‌کنید بدون اینکه این حرکت ارزشی برای محصول نهایی ایجاد کند، حمل و نقل بیهوده است. جابجایی وظایف، وقفه‌ها، برون سپاری غیر ضروری نمونه‌های بارز ضایعات حمل و نقل در واقعیت مدیریت پروژه هستند.

پردازش بیش از حد – اغلب به صورت کار مضاعف یا کاری فراتر از نیازهای مشتری ظاهر می‌شود. در مدیریت پروژه، ما پردازش بیش از حد را اغلب به عنوان چندین سطح تأیید برای کارهای کوچک، بررسی های بیش از حد، یا تکرارهای بیش از حد می‌بینیم.

بررسی اصول مدیریت پروژه ناب

یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت پروژه ناب ایجاد سیستم کششی است. مشخصه سیستم کششی این است که کار تنها زمانی وارد جریان کار می‌شود که تقاضا برای آن وجود داشته باشد. هیچ مورد کاری قبل از اینکه نیاز واقعی به آن وجود داشته باشد شروع نمی‌شود. تمرکز بر ارائه چیزی است که مشتری در زمانی که او می‌خواهد. به این ترتیب، یک سیستم کششی از ایجاد ضایعات در طول پروژه شما جلوگیری می‌کند و از کارایی و قابل پیش بینی بودن آن پشتیبانی می‌کند.

با این حال، در مورد مدیریت گردش کار، یک سیستم کششی همچنین به این معنی است که اعضای تیم شما می‌توانند موارد کاری را تنها زمانی که ظرفیت آزاد داشته باشند، بکشند. چنین سیستمی به شما این امکان را می‌دهد که به جای اینکه کار به شما تحمیل شود، کار را بهتر اولویت بندی کنید و زمانی که واقعاً بتوانید روی آن کار کنید، کار بعدی خود را شروع کنید.

برای کنترل بهتر سیستم کاری «کشش» خود، می‌توانید محدودیت‌های Work in Progress را معرفی کنید. محدودیت‌های WIP یک عنصر اساسی از فلسفه کانبان با تأثیر ثابت شده بر بهره وری است. محدود کردن حداکثر مقدار اقلام کار در مراحل مختلف فرآیند کار، چند وظیفه‌ای و تغییر زمینه را به حداقل می‌رساند. این به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا روی یک کار خاص تمرکز کنند و آن را سریع‌تر به پایان برسانند. 

تعریف تفکر ناب

شاید تا به حال در مورد تعریف و مفهوم مدیریت ناب و فراگیر شدن روزافزون آن در دنیای کار و تجارت شنیده‌اید اما در مورد آن اطلاعاتی ندارید! همراه ما باشید، در بخش بعدی با متدولوژی ناب آشنا خواهید شد.

در واقع، این روزها مدیریت ناب در صنایع بسیار گسترده شده است و همچنین به لطف ارزش‌های اصلی و تأثیر فوق العاده آن بر عملکرد بسیاری از شرکت‌ها، به نظر می‌رسد که مفهوم ناب یک ابزار مدیریت جهانی باشد.

شما نیزمی توانید تفکر و مدیریت ناب را در هر کسب و کار یا فرآیند تولید استفاده کنید.

روش ناب بر این 3 اصول ساده تکیه دارد:

• ارزش را از دیدگاه مشتری خود ارائه دهید
• حذف ضایعات (چیزهایی که برای محصول نهایی ارزشی ندارند)
• پیشرفت مداوم

مدیریت ناب

با ادغام چهار اصل ناب قبلی در نحوه مدیریت پروژه‌ها، شما قبلاً از مدیریت پروژه سنتی به مدیریت ناب گذر کرده‌اید. با این حال، این اصل آخر تضمین می‌کند که شما به سادگی از A به B تغییر نمی‌دهید. با بهبود مستمر، این واقعیت را می‌پذیرید که سیستم کاری شما ثابت نیست و همیشه فضایی برای بهبود ارائه می‌دهد. در ناب، تلاش برای کمال تلاشی مداوم است. با ادغام تلاش های بهبود مستمر در پروژه های خود، سازمان خود را به یک سیستم یادگیری مستمر تبدیل خواهید کرد. به این ترتیب بهینه سازی عملکرد تیم نیز به عنوان یک تلاش مستمر تلقی خواهد شد. علاوه بر این، با تلاش‌های بهبود مستمر، کیفیت پروژه ساخت‌وساز را تضمین می‌کنید زیرا بهبود عملکرد تیم شما بر عملکرد پروژه‌های شما تأثیر مثبت می‌گذارد. لازم به ذکر است که ادغام اصول ناب در روال مدیریت پروژه شما یک شبه و بدون تلاش اختصاصی کل تیم یا سازمان اتفاق نخواهد افتاد.