همه‌ی تیم‌هایی که در راستای رسیدن به هدف و یا اهدافی تلاش می‌کنند، دوست دارند که در کوتاه‌ترین زمان و با موفقیت پروژه و وظایف خود را پیش ببرند. برای رسیدن به این مقصود از روش‌ها و متدهای مختلفی استفاده می‌کنند. یکی از چارچوب‌هایی که برای هدایت و به ثمر رسیدن پروژه استفاده می‌شود، فریمورک اسکرام است. در این مقاله به صورت جامع به شما این فریمورک از مدیریت پروژه چابک را آموزش خواهیم داد.

تاریخچه اسکرام

بار اولی که نامی از اسکرام برده شد در مقاله‌ای در هاروارد در سال 1986 بود. مقاله “بازی جدید توسعه محصول” یا همان ” The New Product Development Game” که توسط تاکوچی و نوناکا نوشته شده بود، توضیح می‌داد که چگونه اجرای متد اسکرام در شرکت های بزرگی مثل هوندا، کانن و فوجی زیراکس می‌توانند تفاوت چشم گیری ایجاد کند.

در این مقاله برای اولین‌بار از اهمیت تیم‌هایی گفته شد که نیازی نبود یک نفر آنها را سازماندهی کند و آنها خودشان این کار را می‌کردند. به قولی خود سازمان‌یافته (self-organized) بودند. تاکوچی و نوناکا برای فهم بیشتر از استعاره‌های در دنیای ورزش استفاده کردند.

آنها روند توسعه سنتی و کلاسیک را مانند مسابقه دو امدادی در نظر گرفتند. در این ورزش هر دونده کار خود را انجام می‌دهد و در پایان دویدن خود، باتوم را به دونده بعدی می‌سپرد. در این روش هرکدام از دونده‌ها باید به‌تنهایی بهترین خود باشند تا تیم بتواند به نتیجه مطلوب برسد. این یعنی اگر یک نفر کم‌کاری انجام دهد، کار کل تیم خراب می‌شود.

به‌عنوان جایگزین، آنها یک رویکرد جامع در مسابقات راگبی را در پیش گرفتند به نام؛ اسکرام. در متد اسکرام، تیم، کل مسافت را با هم طی می‌کنند و توپ را با همکاری یکدیگر به جلو می‌برند که در دنیای رقابتی امروز، در برخی از شرکت‌ها موفقیت بیشتری را نسبت به روش سنتی به دنبال دارد.

اسکرام چیست؟

اسکرام در واقع چارچوب یا فریمورکی است که عمدتاً توسط تیم‌های توسعه‌ی نرم افزاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. می‌توان گفت که اسکرام یک متدولوژی برای مدیریت پروژه چابک (agile) است که بر اساس فرآیندهای تکراری و افزایشی کار می‌کند. این متد بسیار منعطف و مؤثر است که به کمک آن می‌توان ارتباط میان اعضای تیم، پیشرفت پروژه، شفاف‌سازی نیازهای پروژه و ارائه‌ی گزارش به مشتریان را مدیریت کرد.

این فریمورک بیشتر برای پروژه‌های پیچیده به کار می‌رود اما با پیاده‌سازی آن در همه‌ی پروژه‌ها روند پیشرفت پروژه به سرعت چشمگیری افزایش پیدا می‌کند. با استفاده از اسکرام شما در ابتدا باید وظایف و ویژگی‌های ابتدایی را در راس امور قرار دهید و سپس با استفاده از بازخوردهای به دست آمده از سوی تیم و مشتری، وظایف آتی را بهبود دهید. با این متد نه تنها نتیجه‌ی مؤثرتری را مشاهده خواهید کرد؛ بلکه سرعت پیشرفت پروژه نیز افزایش می‌یابد. حالا که با تعریف اسکرام آشنا شدیم، بیایید نحوه‌ی کارکرد آن را بررسی کنیم.

• بیشتر بخوانید: ارزش‌های اسکرام چیست؟

Scrum چگونه کار می‌کند؟

اسکرام مهارتی است که به کمک آن می‌توان مسائل پیچیده را حل کرد. در این متد، ساختار پیچیده‌ی پروژه به کارهایی تکرارشدنی و کوچک تقسیم می‌شود. اصطلاحاً به این بخش‌های کوچک شده و تکرار پذیر unit می‌گویند. این کار با کاهش ریسک و خطرات احتمالی به پیش بینی و مدیریت پروژه کمک می‌کند. اسکرام در واقع باور دارد که در مراحل ابتدایی انجام یک پروژه، افراد تیم هیچ دیدگاه و نظری در رابطه با چگونگی انجام آن ندارند و باید بعد از تجربه‌ی مکرر، علم و دانش خود را تکمیل کنند. اسکرام به معنای یادگیری و بهبود روند انجام کارها اشاره دارد.

اجزای پروژه اسکرام

اسکرام در واقع از سه جزء اساسی تشکیل شده و ما نیز قصد داریم ساختار هر سه جزء را بررسی کنیم. در واقع این اجزا ابزاری برای رفع مشکل است که باید به صورت مداوم آن‌ها را زیر ذره بین قرار دهیم و بر روی آن‌ها سرمایه‌گذاری کنیم. 

بک لاگ محصول (Product backlog)

هر پروژه و یا محصولی یک مدیر پروژه و یا مدیر محصول دارد. مدیر محصول در ابتدای راه، لیستی از ویژگی ها، موارد ضروری، بهبود‌ها و اصلاحات را مشخص می‌کند که به آن بک لاگ محصول می‌گویند. به طور کلی می‌توانیم بگوییم که بک لاگ در واقع همان ToDo List (کارهایی که باید انجام شوند) است. این لیست به صورت مداوم و مکرر توسط مدیر باید بازبینی شده و در صورت نیاز اصلاح شود. اولویت ترتیب انجام کارها نیز در این لیست مشخص شود و ممکن است اولویت وظایف نیز بر اساس صلاحدید مدیر، دچار تغییر و تحولات شود. این لیست در واقع به عنوان ورودی بک لاگ اسپرینت نیز به شمار می‌رود.

بک لاگ اسپرینت (Sprint backlog)

بک لاگ اسپرینت در واقع نبض اسکرام است؛ زیرا در اینجاست که ایده‌ها به واقعیت تبدیل می‌شوند. در این لیست بر اساس فیچرهایی که در بک لاگ محصول مشخص شده، برنامه‌هایی با طول مشخص، معمولاً کمتر از یک ماه، مشخص می‌شوند تا ثبات در روند پروژه پدیدار شود. در این لیست تمامی کارهایی که برای رسیدن به سرانجام رسیدن پروژه لازم هستند را مشاهده خواهید کرد. پس از اتمام یک اسپرینت، اسپرینت بعدی شروع شده و برای بهبود هر اسپرینت از تحلیل و آنالیز اسپرینت قبلی کمک گرفته می‌شود.

افزایش (Increment)

هر اسپرینت در واقع هدفی را در دل خود دارد که پس از اتمام آن باید تیک زده شود. افزایش دقیقاً به همین هدف که محصول نهایی قابل استفاده اسپرینت است، گفته می‌شود. در برخی از پروژه‌ها شاهد آن هستیم که پس از هر اسپرینت چیزی را در اختیار مشتری قرار می‌دهند. این هدف برای هر تیم به صورت مجزا تعریف می‌شود و ممکن است اسپرینت شما به صورت دو هفته‌ای باشد، اما هر ماه و یا هر دو ماه قسمتی از کار را به مشتری تحویل دهید.

نقش‌های کلیدی در تیم اسکرام

تیم اسکرام معمولاً از 7 عضو تشکیل میشود که برای پیشرفت به جلو و تفویض وظایف نیاز به رهبر ندارد. تیم اسکرام به عنوان یک واحد عمل می‌کند و با یک دیگر تصمیم میگیرند که چگونه مسائل و مشکلات پیش آمده را حل کنند. هر یک از اعضای تیم، بخش جدایی ناپذیری از راه حل هستند و از ابتدا تا نقطه انتهای محصول در آن نقش دارد. اما سه نقش اصلی که در یک تیم اسکرام وجود دارد شامل

مالک محصول: PRODUCT OWNER

به بیان ساده مالک محصول آینده محصول را به تصویر می‌کشد تا سؤالات اعضای تیم اسکرام در مورد عملکرد ویژگی‌های محصول مدنظر کاملاً رفع شود.

همچنین علاوه بر اینکه به‌عنوان صدای مشتری یا کاربر محسوب می‌شود، بر جنبه تجارتی کسب‌وکار و توسعه محصول نیز متمرکز است و بیشتر زمان خود را صرف صحبت با ذی‌نفعان محصول می‌کند. مالک محصول اهمیتی به نحوه انجام کار و مباحث فنی توسعه محصول نمی‌دهد و تنها چیزی که برای او مهم است نتیجه کارهاست. به‌طورکلی وظایف اصلی مالک محصول شامل موارد زیر است:

• داستان‌های کاربر (user story) مدنظر مشتریان را جمع‌آوری کرده و یادداشت کند.
• برگزاری جلسات متعدد با ذی‌نفعان محصول برای شناخت نگرش آنها
• انتقال رسالت و چشم‌انداز کلی محصول و توجیه هدف از هر ویژگی برای اعضای تیم
• تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی در مورد ارزش هرکدام از ویژگی‌ها، بهبود و ترمیم آنها
• پذیرش یا رد نتایج کار بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده

اسکرام مستر scrum master:

اسکرام مستر به‌عنوان یک حامی برای تیم اسکرام عمل می‌کند و به همه کمک می‌کند که روش‌ها، قوانین، و ارزش‌های اسکرام را درک کنند. اسکرام مستر تمام وظایف را مشخص کرده و بر روی روال انجام فرآیندها نظارت می‌کند. وظایف اصلی او عبارت‌اند از:

• تسهیل رویدادهای اسکرام (برنامه‌ریزی اسپرینت، اسکرام روزانه و بازبینی اسپرینت).
• برطرف‌کردن موانع پیشرفت تیم و اطمینان از بهره‌مندی هرکدام از اعضای تیم از ابزارهای مناسب
• آموزش تیم در خودسازمان‌دهی و مولتی تسک بودن
• اطمینان حاصل‌کردن از پیروی از چارچوب و قوانین اسکرام
• برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسات اسکرام به بهترین شکل
• حل مشکلاتی که در تیم غیرقابل‌حل به نظر می‌آیند

به طور کلی اگر شخصی بخواهد به عنوان اسکرام مستر فعالیت داشته باشد، باید بتواند با کمک گرفتن از قدرت تحلیل بالای خود، مسائل پیچیده را به سادگی رفع کند. از سوی دیگر باید بتواند خود را با شرایط و مشکلات احتمالی جدید سازگار کرده و بهترین واکنش را نشان دهد. مهم‌ترین ویژگی اسکرام مستر توانایی وی در برقراری ارتباط است؛ زیرا تا زمانی که نتواند با دیگر اعضا ارتباط مؤثری داشته باشد، پروژه به درستی و در زمان مشخص پیش نخواهد رفت.

تیم توسعه: (Development Team)

این افراد تیم هستند که کار اصلی را از تحلیل گرفته تا طراحی، کد زدن و آزمایش را انجام می‌دهند. آنها خودشان می‌دانند چطور عمل کنند و عموماً نظارتی روی کار آنها از طرف هیچ‌کسی وجود ندارد.
تیم‌های اسکرام دارای عملکردی متقابل یا چند تخصصی (cross-functional)هستند. به این معنا که هیچ یک از افراد تیم، سِمَت یا نقش ثابتی ندارند و همة افراد تیم می‌توانند همه‌کاره باشند. برای همین است که در زمان استخدام برای این تیم‌ها، افرادی اولویت دارند که دانش T  شکل دارند. در این ساختار درعین‌حال که همه افراد قادر به انجام همه کار هستند، اما هنوز یک تخصص خاص دارند که وظیفه‌اش برعهده آنهاست.

جنبه‌های کلیدی نقش تیم توسعه عبارت‌اند از:

• سازماندهی و مدیریت کار خود.
• همکاری با مالک محصول برای درک و ارائه آیتم‌هایی با بالاترین اولویت پشتیبانی محصول.
• تلاش برای بهبود مداوم در زمینه کیفیت، عملکرد، و کارایی.
• پیروی از روش‌ها و اصول اسکرام.

این نقش‌ها به طور نزدیک با یکدیگر همکاری می‌کنند، به‌گونه‌ای که:

جلسات اسکرام

جلسات اسکرام زمانی است که اسکرام مستر، مالک محصول و تیم توسعه برای برنامه‌ریزی، بحث در مورد کارهای در حال انجام، جمع‌آوری بازخوردها و موارد دیگر دور هم جمع می‌شوند. جلسات اسکرام شامل استندآپ‌های روزانه، جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت و بازنگری‌های اسپرینت می‌شود.

آیا روش اسکرام مناسب تیم شما است یا نه؟

اگر شما هم به دنبال جواب سؤالاتی مثل “اسکرام برای چه تیم‌هایی مناسب است؟” یا “اسکرام برای چه تیم‌هایی مناسب نیست؟” هستید، پیشنهاد می‌کنم 5 راهکاری که در ادامه این مقاله به آن اشاره میکنیم را حتما بخوانید.

استفاده از روش اسکرام برای تیم شما بسته به نیازها و محدودیت‌های خاص شرکت شما متغیر است. بااین‌حال، برخی از نکات زیر به‌صورت کلی به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید اسکرام به درد تیم شما می‌خورد یا خیر.

پیش از شروع آزمایش کنید

قبل از اینکه تصمیمات اساسی در مورد اسکرام بگیرید، آزمایش کنید. به این صورت می‌توانید ببینید تیم شما چگونه تحت متد اسکرام عمل می‌کند.

بعد از انجام آزمایش، حتماً ارزیابی کنید که اسکرام چقدر برای تیم شما مؤثر بوده و چه بهبودها یا تغییراتی ممکن است لازم باشد. شما باید عواملی نظیر اندازه تیم، مهارت‌ها، و تجربه را در نظر بگیرید تا به یک استراتژی مؤثر برسید.

طی آزمایش باید به ویژگی‌های زیر در اعضای تیم خود دقت کنید:

تعداد مناسب

این را در نظر بگیرید که اعضای تیم اسکرام نهایتاً باید از 9 نفر تشکیل شود. اگر تعداد اعضای تیم شما بیشتر است، قطعا به روش های دیگر مدیریتی فکر کنید.

درک درستی از نقش‌ها

در اسکرام، نقش‌های خاصی وجود دارند که افرادی باید آن را برعهده بگیرند. نقش‌های کلیدی اسکرام همان‌طور که در قبل گفتیم شامل؛ مالک محصول، اسکرام مستر، اعضای تیم توسعه و ذی‌نفعان هستند. مهم است که هر کس در تیم از نقش خودآگاه باشد و مسئولیت‌های دیگر نقش‌ها را نیز به‌خوبی درک کرده باشد تا بتوانند به اهداف تعیین شده، برسند و به‌موقع ددلاین‌ها را رعایت کنند.

توانایی خودمدیریتی

یک ویژگی کلیدی از اسکرام این است که اعضای تیم شما باید بتوانند خودشان بدون حضور تمام‌وقت یک مدیر، مسیر توسعه محصول را طی کنند. این به این معناست که اعضای تیم علاوه بر مسئولیت کارهای خود، مسئولیت نتیجه نهایی تیم را نیز باید برعهده بگیرند و به‌نوعی هرکدامشان مدیر کوچکی باشند.

این نوع مدیریت بدون چالش نیست. اعضای تیم باید قادر به ارتباط مؤثر، حفظ انگیزه و کار به‌عنوان یک واحد هماهنگ با یکدیگر باشند تا با روش اسکرام موفق شوند.

انعطاف‌پذیری بالا

یکی از بزرگ‌ترین دلایل محبوبیت اسکرام این است که با شکستن پروژه‌های پیچیده به وظایف قابل‌مدیریت، این امکان فراهم می‌شود که در زمان کوتاه‌تری به نتیجه مطلوب برسید.

بااین‌حال، این خود محدودیت‌هایی ایجاد می‌کند. درحالی‌که اسکرام برای اکثر تیم‌ها مناسب است، تیم‌های خاصی ممکن است با این نوع مدیریت به دلیل جامعیت آن مشکل داشته باشند. به‌عنوان‌مثال، اگر تیم شما از افراد متخصص در یک حوزه خاص تشکیل شده، شاید اسکرام بهترین گزینه برای شما نباشد.

چه تفاوتی بین اسکرام و کانبان وجود دارد؟

اسکرام و کانبان هر دو از زیرمجموعه‌های تکنیک‌ اجایل هستند، اما تفاوت‌های اساسی دارند. اسکرام در اسپرینت‌های ثابت کار می‌کند و نقش‌ها، رویدادها و آثار پیش‌فرض دارد. از سوی دیگر، کانبان منعطف‌تر است و اسپرینت‌های ثابت ندارد. کانبان به تحویل مداوم و تصویرکردن جریان کار تمرکز دارد و اجازه تغییرات در هر زمان را می‌دهد. اسکرام برای پروژه‌هایی با دیدگاه روشن‌تر مناسب است، درحالی‌که کانبان برای پروژه‌هایی با تطبیق و تکامل بیشتر مناسب است. در مقاله کانبان چیست خیلی واضح‌تر درباره کانبان و ویژگی‌هایش توضیح دادیم.

جمع‌بندی از فریمورک اسکرام

همانطور که گفتیم برای مدیریت پروژه، روش‌های مختلفی وجود دارند و حتی ابزارهای مختلفی مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه در اختیار شماست. یکی از محبوب‌ترین متد‌های روز دنیا اسکرام است که هدف آن تقسیم وظایف و پروژه‌های پیچیده به قسمت‌های قابل تکرار و ساده‌تر است. وجود یک اسکرام مستر در چنین تیم‌هایی ضروری است و می‌تواند تأثیر مستقیمی بر نتیجه‌ی حاصل شده از پروژه داشته باشد.

منابع:

agile-academy , Atlassian, Wrike , disbug