مدیریت پروژه چابک  چیست؟ زمانی که یک شرکت و یا کسب و کار رو به پیشرفت و بزرگ شدن است، مدیریت هزینه‌ها و زمان برای آن بیش از پیش حائز اهمیت می‌باشد. در چنین شرایطی در دست داشتن و مطلع بودن از رویکردی که بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن بهترین و بیشترین بازدهی را به همراه داشته باشد در اولویت است. مدیریت پروژه جابک و یا اجایل (agile) یکی از رایج‌ترین رویکردها برای مدیریت وقت و هزینه به شمار می‌رود. کاربرد اجایل و یا مدیریت پروژه به روش چابک در پروژه‌های نرم افزاری می‌باشد. در حین استفاده از نرم افزار می‌توان هماهنگی‌های لازم را با مشتری انجام داد و بخش‌هایی از پروژه را به دلخواه تغییر داد و یا اصلاح کرد. به طور کلی کارکرد مدیریت پروژه چابک به صورت تکرار شونده است و در فاصله زمانی معین از پروژه تولید می‌شود.
مواردی چون دانستن اصول و قوانین مدیریت پروژه و همچنین انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه از چالش های اساسی هر مدیر می باشد. به طور کلی مدیریت پروژه با رویکرد چابک یا همان اجایل یکی از مؤثرترین روش‌های برنامه ریزی و اجرای پروژه می‌باشد. در این رویکرد خاص مراحل گوناگون کار به قسمت‌های کوچک‌تری دسته بندی شده که در آخر بین تمامی اعضای گروه تقسیم وظایف می‌شود. این رویکرد بر اساس تکرار و همکاری می‌باشد.

مدیریت پروژه چابک یا اجایل چیست؟

کار اصلی مدیریت پروژه با رویکرد اجایل یا چابک در این است که برنامه ریزی دائم و دقیق برای شرایط متفاوت و متغیر یک ارگان و یا سازمان را به درستی هدایت کند. مدیریت پروژه چابک یا اجایل یکی از پر‌کاربردترین و در عین حال رایج‌ترین روش‌های مدیریت پروژه نامیده می‌شود. کارایی این رویکرد به این صورت است که شما فرآیندی را که قرار است در هفته‌های آتی تولید کنید را با آن پیش بینی و برنامه ریزی خواهید کرد و این امر تکرار می‌شود که پس از گذشت چند هفته مجدد روند کار بررسی می‌شود و در صورت نیاز تغییر خواهد کرد.
همان طور که می‌دانید وجود یک برنامه از پیش تعیین شده و معین در بلند مدت باعث کم شدن خلاقیت کارکنان و حتی عقب افتادگی در یک ارگان یا مؤسسه می‌شود. از این رو مدیریت پروژه با رویکرد چابک طراحی شده تا پاسخگویی مطلوب و سریعی برای تغییرات شرایط در یک ارگان باشد. در واقع مدیریت پروژه در روش اجایل تمام کارکنان و اعضای یک تیم را تشویق به انجام کارها در کوتاه‌ترین زمان ممکن و بازه زمانی مشخص می‌کند. در این روش هیچ محدودیتی برای در ارتباط بودن و دسترسی به مشتریان خود نخواهید داشت و همیشه می‌توانید برای گفت و گو در مورد روند کار با آن‌ها صحبت داشته باشید.

مطالعه بیشتر: استاندارد PMBOK و بررسی کامل ساختار این استاندارد

اصلی‌ترین ارزش‌های سیستم مدیریت پروژه چابک

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های فوق العاده در مدیریت با رویکرد اجایل، انعطاف پذیری آن در هر مرحله است. به این صورت که مدیریت پروژه بخش‌های ابتدایی یا همان ارزش‌های ساده‌تر را زودتر آماده کرده و به مشتری نشان می‌دهد تا در صورت نیاز به تغییر، سریعاً آن را تصحیح کنند، به خاطر همین موضوع شکست خوردن یک پروژه در این مسیر تقریباً غیر‌ممکن است. به زبان ساده‌تر اگر بخواهیم بگوییم در روش مدیریت پروژه چابک، از قسمت‌های کوچک آغاز شده و با پیشرفت پروژه به طور تدریجی بر ارزش هر چرخه در پروژه اضافه می‌شود.
اما در مدل مدیریت پروژه به روش سنتی که با نام آبشاری نیز معروف است برای مواردی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نیاز به بازگشت به مراحل قبلی پروژه نیست. شبیه به یک مدل پشت هم برنامه ریزی شده و متوالی است که از تحلیل و طراحی شروع شده و تا پشتیبانی ادامه پیدا می‌کند. از مهم‌ترین مشکلات مدیریت در روش آبشاری این است که مشتری تا زمان به اتمام رسیدن کارهای یک پروژه نمی‌تواند از جزئیات آن با خبر باشد، از این رو ممکن است نتیجه خیلی مورد قبول مشتری واقع نشود و کلی هزینه هدر رود. همین امر شاید موجب بروز صدمات جبران ناپذیری باشد که امکان تغییر آن وجود ندارد. اما این روش به طور کامل منسوخ نشده و هنوز هم در برخی پروژه‌های ساده و از پیش تعیین شده کاربرد بسیار مطلوبی هم دارد. به طور کلی برای تمامی پروژه‌هایی که در آن‌ها نیاز به تغییرات لحظه‌ای نداشته باشد، بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مهم‌ترین اصول agile

اصول اجایل به طور کلی به 12 بخش تقسیم می‌شود که برای فهم بیشتر و توضیحات کامل به زبان ساده‌تر قصد داریم تا همه موارد را مختصراً توضیح دهیم:
✔️ رضایت مشتری: همه ما می‌دانیم که این روزها با پیشرفت سریع کسب و کارها، بازار رقابت بسیار داغ بوده و اصل اول برای موفقیت در یک کسب و کار رضایت مشتری می‌باشد. اصل اول می‌گوید اولویت ما راضی نگه داشتن مشتری با تحویل به موقع و با کیفیت بالای بخش‌های کوچک شده پروژه اصلی می‌باشد.
✔️ تعامل همیشگی با مشتری: با توجه به این که مشتری در روند پله پله پروژه قرار دارد پس باید بازخورد آن‌ها را از هر مرحله دریافت و اعمال شود. در این صورت است که نتیجه نهایی طبق رضایت مشتری می‌شود.
✔️ تحویل نرم افزار کاربردی به مشتری: پیشرفت پروژه در گرو تحویل نرم افزار کاربردی به مشتری می‌باشد.
✔️ حرکت دائمی در مسیر تکنولوژی: به طور مداوم و در طول انجام پروژه به طراحی درجه یک محصولات باید دقت داشته باشید.
✔️ تحویل سریع: افراد موجود در یک تیم اجایل باید در بازه‌های زمانی کوتاه تا پایان کار پروژه هر بخش را به مشتری تحویل دهند. حال این فاصله زمانی هر چه کمتر باشد بهتر است.
✔️ سادگی امری ضروری: طراحی و توسعه تمامی محصولات باید به گونه‌ای باشد که مشتری به راحتی متوجه روند کار باشد و از پیچیدگی جداً خودداری شود.
✔️ بحث و تبادل نظر تیم حرفه‌ای: برای داشتن نتیجه‌ای عالی باید تمام اعضای تیم چابک در هر مرحله از کار با یکدیگر تبادل نظر داشته باشند.
✔️ تیمی از افراد با انگیزه: کار هر پروژه برای داشتن نتیجه مطلوب، نیازمند افراد با انگیزه و خلاق است و تیم چابک برای جذب این افراد بسیار موفق است و همچنین به آن‌ها اجازه رشد و شکوفایی می‌دهد.
✔️ مکالمه رو در رو: از بهترین و مؤثرترین روش‌ها برای تبادل اطلاعات و نظرات بین هم تیمی‌ها و مشتری مکالمه رو در رو می‌باشد.
✔️ حفظ توسعه پایدار: افراد در تیم چابک ترویج کنندگان توسعه پایدار هستند، از این رو مشتری‌ها، کاربران و حامیان باید نظاره‌گر پیشرفت ثابتی در طول زمان باشند.
✔️ اعضای مستقل و خود سازمانده: افراد در تیم اجایل نیاز به هدایت و مدیریت ندارند بلکه نسبت به وظایف خود به خوبی واقف هستند.
✔️ استقبال از تغییرات درخواستی: از وظایف مهم تیم چابک این است که در هر مرحله نسبت به درخواست تغییرات مشتری مسئول باشند و تا مراحل پایانی پروژه، رضایت مشتری را جلب کنند.

مطالعه بیشتر: ۲۷ نکته برای مدیریت بهتر زمان برای لذت بیشتر از کار

مزایای مدیریت پروژه چابک یا اجایل

قبل از این که بخواهیم در مورد مزیت‌های مدیریت چابک بگوییم بهتر است بدانید که تنها مشکلی که ممکن است باعث جلوگیری از عدم اجرایی شدن اجایل باشد، تنها در دسترس نبودن مشتری است یعنی در هر پروژه‌ای که بتوان با مشتری ارتباط مستقیم و دائمی داشت، این عملکرد قطعاً مفید واقع می‌شود.
با توجه به این که تیم و اعضای مدیریت اجایل به صورت 24 ساعته و هر زمانی که نیاز باشد، با مشتری در ارتباط هستند، میزان رضایت مشتری نیز بالای 95 درصد می‌باشد. مشتری در هر مرحله از پروژه در جریان عملکرد تیم می‌باشد و نظرات خود را به متخصصین اعلام می‌کند و در نهایت با تجربه افراد و نظریات و سلیقه مشتری، کار به نتیجه مطلوبی خواهد رسید.
از دیگر مزایای فوق العاده مدیریت با روش چابک در این است که چون پروژه مرحله به مرحله و در بخش‌های کوچک انجام می‌شود، امکان تغییر هر قسمت نیز بسیار راحت و بدون ضرر مالی انجام می‌گیرد. این خاصیت انعطاف پذیری در رویکرد اجایل بسیار مورد استقبال مشتریان قرار می‌گیرد.
افرادی که در یک تیم با مدیریت اجایل مشغول به کار هستند تا حد زیادی جای رشد و شکوفایی استعدادهای خود را دارند و همین امر انگیزه‌ای برای کارمندان محسوب می‌شود.

اجایل در مدیریت پروژه و زندگی شخصی

تا به این جا در مورد اجایل در مدیریت پروژه و ویژگی‌های آن گفتیم. تأثیر مثبت و موثر آن بر روند یک پروژه و میزان رضایت مشتری از دلایلی است که باید از این روش در بسیاری از پروژه‌ها بهره برد. اجایل از اوایل پروژه به آرامی نرم افزار را می‌سازد نه این که سعی کند کل نرم افزار را در آخر یک‌جا تحویل مشتری دهد. کل اعضای تیم در مدیریت چابک برای هر تغییر در هر مرحله‌ای آمادگی دارند و آمار و نتایج به صورت دائمی در حال بررسی و ارزیابی می‌باشد. همین قدرت تکرار و متغیر بودن از ویژگی‌های بارز و مفید این رویکرد به شمار می‌رود.
اجایل در زندگی شخصی نیز می‌تواند به اندازه مدیریت یک پروژه بزرگ تأثیرگذار و مفید واقع شود. اگر واقع بین باشیم می‌دانیم که برای داشتن اهداف بزرگ و طولانی مدت باید مدام نحوه برنامه‌ریزی‌ها و تصمیم‌گیری‌ها تغییر دهیم یعنی ممکن است مجموعه‌ای از کارها را انجام دهید و در آخر متوجه شوید که روش موثر دیگری برای رسیدن به هدفتان وجود دارد. پس نمی‌توان در مسیر موفقیت تنها از یک رویکرد یا روش استفاده کرد و هر بار با آزمون و خطا بهترین و مفیدترین راهکارها را به دست خواهید آورد. پس اجایل در زندگی شخصی و پیاده سازی اهداف و رسیدن به موفقیت همگی باعث پیشرفت شخصی هر فرد می‌شود.