اجایل چیست؟ زمانی که یک شرکت و یا کسب و کار رو به پیشرفت و بزرگ شدن است، مدیریت زمان و هزینه ها برای آن بیش از پیش حائز اهمیت می‌باشد. در چنین شرایطی در دست داشتن و مطلع بودن از رویکردی که بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن بهترین و بیشترین بازدهی را به همراه داشته باشد در اولویت است. مدیریت اجایل یا چابک (agile) یکی از رایج‌ترین و پرکاربردترین روش‌های مدیریت پروژه به شمار می‌رود. کاربرد اجایل در پروژه‌های نرم افزاری می‌باشد. در حین استفاده از نرم افزار می‌توان هماهنگی‌های لازم را با مشتری انجام داد و بخش‌هایی از پروژه را به دلخواه تغییر داد و یا اصلاح کرد. به طور کلی کارکرد مدیریت پروژه چابک به صورت تکرار شونده است و در فاصله زمانی معین از پروژه ایجاد می‌شود.
مواردی چون دانستن اصول و قوانین مدیریت پروژه و همچنین انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه از چالش های اساسی هر مدیر می باشد. به طور کلی متدولوژی چابک یکی از مؤثرترین روش‌های برنامه ریزی و اجرای پروژه می‌باشد. در این رویکرد خاص مراحل گوناگون کار به قسمت‌های کوچک‌تری دسته بندی شده که در آخر بین تمامی اعضای گروه تقسیم وظایف می‌شود. این رویکرد بر اساس تکرار و همکاری می‌باشد.

2 روش کلی برای مدیریت پروژه‌های نرم افزاری

به طور کلی دو روش وجود دارد که می‌تواند مدیریت پروژه‌های توسعه نرم افزار را انجام دهد.

این دو روش عبارت‌اند از:

مدیریت پروژه آبشاری (waterfall)

در روش آبشاری همه چیز از قبل برنامه ریزی شده و ساخت و تولید در طول یک سال آینده براساس این روش از پیش برنامه ریزی شده، انجام می‌شود.

مدیریت پروژه اجایل

در مدیریت پروژه اجایل قرار بر این است که شما چیزی را برنامه ریزی کنید که قصد دارید طی چند هفته آینده آن را بسازید یا تولید کنید و همچنین باید تصمیم بگیرید که بعد از این چند هفته چگونه ادامه روند کار را انجام دهید اما شاید برایتان سؤال باشد که چگونه متوجه شویم که واقعاً از روش اجایل در مدیریت پروژه و برنامه ریزی برای جلسات تیمی خود استفاده می‌کنیم؟ در اصل باید بدانید که صرف اینکه شما از سیستم کانبان یا متدولوژی اسکرام استفاده می‌کنید به این معنی نیست که در حال استفاده از یک روش اجایل در مدیریت پروژه خود هستید.

مدیریت پروژه چابک یا اجایل چیست؟

کار اصلی مدیریت پروژه با رویکرد اجایل یا چابک در این است که برنامه ریزی دائم و دقیق برای شرایط متفاوت و متغیر یک ارگان و یا سازمان را به درستی هدایت کند. روش مدیریت پروژه چابک یکی از پر‌کاربردترین و در عین حال رایج‌ترین روش‌های مدیریت پروژه نامیده می‌شود. کارایی این رویکرد به این صورت است که شما فرآیندی را که قرار است در هفته‌های آتی تولید کنید را با آن پیش بینی و برنامه ریزی خواهید کرد و این امر تکرار می‌شود که پس از گذشت چند هفته مجدد روند کار بررسی می‌شود و در صورت نیاز تغییر خواهد کرد.
همان طور که می‌دانید وجود یک برنامه از پیش تعیین شده و معین در بلند مدت باعث کم شدن خلاقیت کارکنان و حتی عقب افتادگی در یک ارگان یا مؤسسه می‌شود. از این رو مدیریت پروژه با رویکرد چابک طراحی شده تا پاسخگویی مطلوب و سریعی برای تغییرات شرایط در یک ارگان باشد. در واقع مدیریت پروژه در روش اجایل تمام کارکنان و اعضای یک تیم را تشویق به انجام کارها در کوتاه‌ترین زمان ممکن و بازه زمانی مشخص می‌کند. در این روش هیچ محدودیتی برای در ارتباط بودن و دسترسی به مشتریان خود نخواهید داشت و همیشه می‌توانید برای گفت و گو در مورد روند کار با آن‌ها صحبت داشته باشید.

اصلی‌ترین ارزش‌های سیستم مدیریت پروژه چابک

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های فوق العاده این مدیریت، انعطاف پذیری آن در هر مرحله است. به این صورت که مدیریت پروژه بخش‌های ابتدایی یا همان ارزش‌های ساده‌تر را زودتر آماده کرده و به مشتری نشان می‌دهد تا در صورت نیاز به تغییر، سریعاً آن را تصحیح کنند، به خاطر همین موضوع شکست خوردن یک پروژه در این مسیر تقریباً غیر‌ممکن است. به زبان ساده‌تر اگر بخواهیم بگوییم در روش مدیریت پروژه چابک، از قسمت‌های کوچک آغاز شده و با پیشرفت پروژه به طور تدریجی بر ارزش هر چرخه در پروژه اضافه می‌شود. مدل مدیریت پروژه به روش سنتی که با نام آبشاری نیز معروف است برای مواردی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نیاز به بازگشت به مراحل قبلی پروژه نیست. شبیه به یک مدل پشت هم برنامه ریزی شده و متوالی است که از تحلیل و طراحی شروع شده و تا پشتیبانی ادامه پیدا می‌کند.

از مهم‌ترین مشکلات مدیریت در روش آبشاری این است که مشتری تا زمان به اتمام رسیدن کارهای یک پروژه نمی‌تواند از جزئیات آن با خبر باشد، از این رو ممکن است نتیجه مورد قبول مشتری واقع نشود و هزینه زیادی هدر رود. همین امر شاید موجب بروز صدمات جبران ناپذیری باشد که امکان تغییر آن وجود ندارد اما این روش به طور کامل منسوخ نشده و هنوز هم در برخی پروژه‌های ساده و از پیش تعیین شده کاربرد بسیار مطلوبی دارد. به طور کلی برای تمامی پروژه‌هایی که در آن‌ها نیاز به تغییرات لحظه‌ای نداشته باشد، بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مهم‌ترین قسمت بیانیه مدیریت پروژه به روش چابک، 4 ارزش آن است که به عنوان قلب این رویکرد شناسایی می‌شود؛ این ارزش‌ها به شما کمک می‌کنند تا روی مسئله‌ای که مهم است متمرکز شوید.

افراد و تعامل های آن‌ها به جای ابزار و فرآیندها

کارمندانی که دارای اطلاعات و علم زیادی هستند، تمایل دارند که در کار خود از اختیار و آزادی عمل بیشتری برخوردار باشند. بنابراین بسیار مهم است که در توسعه نرم افزار، مدیر تیم به جای مجبور کردن افراد تیم به اطاعت کردن از یک روش خاص برای برآورده کردن یک سری خط و مشی‌های کهنه و قدیمی، آن‌ها را تشویق کند تا بتوانند مشکلات به وجود آمده را با همفکری و تعامل یکدیگر حل کنند و به جوابی روشن برسند.

طبیعی است که هر شرکتی نیازمند این است که بعد از این که تا اندازه معینی رشد کرد، یک سری رویه و فرایند خاص داشته باشد و از آن پیروی کند. اما نکته حیاتی این است که شما باید بدانید که چه زمانی این رویه در جای خود به خوبی عمل می‌کند و چه زمانی مفید نیست و باید آن را حذف کرد. به طور مثال اگر جلسه‌های روزانه مفید نیستند، صرفاً به این دلیل است که برخی از روش‌های مدیریت پروژه چابک می‌گویند که باید جلسات روزانه داشته باشید، پس ضرورتی ندارد که این جلسات را برگزار و افراد را مجبور به شرکت در آن‌ها کنید.

وقتی که افراد تیم نتوانند از طریق یک روش خاص به طور کارآمد با یکدیگر همکاری کنند، شما باید به این موضوع پی ببرید که آن روش دیگر برای تیم مفید و کارآمد نیست. افراد هر تیم نقش موتور محرک پروژه را ایفا می‌کنند، اگر این افراد به خاطر وجود یک پروتکل پیچیده یا سلسله مراتب زیاد نتوانند به تعامل با یکدیگر بپردازند، ناچار هستند تا وقت و زمان بیشتری را صرف مدیریت ابزار و فرآیندها بکنند تا همان زمان را برای کار خودشان صرف کنند.

فرآیندهای کاری خوب

فرآیندهای کاری خوب همیشه در اختیار شما هستند اما اگر حواستان نباشد خود این فرآیندها برای شما مسئله ساز می‌شوند و مشکل ایجاد می‌کنند. به این شکل که به جای اینکه شما به دنبال نتیجه و خروجی کار باشید، همیشه در حال اطمینان کسب کردن از این موضوع هستید که آیا روند کاری به درستی انجام می‌شوند یا خیر، بنابراین سعی کنید تا جای ممکن به این مسائل توجه داشته باشید.

بسیار پیش آمده است که رهبران تازه کار تیم‌ها، برای نتیجه بد به دست آمده توجیه می کنند که ما درست از روند کاری تعیین شده پیروی کرده‌ایم و دست از پا خطا نکرده‌ایم اما در همین راستا یک مدیر با تجربه و کار بلدتر از فرصت‌های مناسب برای بررسی و بهبود رویه‌های کار به بهترین شکل استفاده می‌کنند. اما در این وضعیت همیشه این سؤال را از خود بپرسید که آیا روش‌ها و رویه‌های کاری در اختیار ما هستند یا ما در اختیار و خدمت رویه‌های کار؟

اگر تعریف شما از مفهوم پروژه کامل شده، به این شکل باشد که بگویید انجام موفقیت آمیز یک پروژه یعنی به انجام رساندن تک تک وظیفه‌های در نظر گرفته شده برای یک شخص در پروژه، این تعریف اشتباه است.

همکاری با مشتری به جای مذاکرات در حین قرارداد

قراردادها این فضا را به وجود می‌آورند که تغییر در آن‌ها به عنوان یک گزینه محسوب نمی‌شود؛ به جای آن مدیریت اجایل زمینه‌ای را فراهم می‌کند که تغییر در آن قابل تحمل و قابل انتظار است. اما چگونه باید این تغییرات را مدیریت کرد؟ از راه همکاری و ارتباط گیری با مشتری.

برنامه ریزی برای جلسات تیمی از طریق روش اجایل به این صورت است که شما هیچگونه محدودیتی برای دسترسی پیدا کردن به مشتریان خود ندارید و همیشه می‌توانید برای صحبت درباره روند کار با مشتریان جلسه داشته باشید. شما نیاز دارید تا به مشتریان خود دسترسی داشته باشید تا بهتر متوجه شوید که کجای کار می‌لنگد.

آیا قراردادها به طور کامل سودمند هستند؟

قراردادها در عین حال که سودمند هستند، یک مشکل نیز دارند؛ آن هم این است که افراد در برنامه ریزی جلسات شرکت بیشتر تمایل دارند تا پروژه را در زمان و بودجه مشخص شده تحویل دهند و این موضوع برای آن‌ها بااهمیت‌تر از تحقق اهداف واقعی پروژه است.

زمانی که شما قراردادی را امضا می‌کنید، در مراحل اولیه در حال تخمین زدن هستید که البته اکثر این تخمین زدن‌ها اشتباه هستند؛ اما همچنان در حال تلاش برای رسیدن به یک مایلستون خاص هستید، حتی اگر این مایلستون‌ها (Milestone) به نیازهای واقعی و اصلی شما ربطی نداشته باشند.

درواقع این همان دلیلی است که برنامه ریزی جلسات به روش اجایل، از همکاری کردن با مشتریان و تحویل دادن کار در مقیاس‌های کوچک  حمایت می‌کند.  این کار باعث می‌شود تا شما بتوانید اطلاعات بیشتری را در حوزه کاری خود به دست آورید و همچنین چیزهایی را که نمی‌دانید، کشف کنید.

مهم‌ترین اصول اجایل در مدیریت پروژه

اصول اجایل به طور کلی به 12 بخش تقسیم می‌شود که برای فهم بیشتر و توضیحات کامل به زبان ساده‌تر قصد داریم تا همه موارد را مختصراً توضیح دهیم:

1. رضایت مشتری
2. تعامل همیشگی با مشتری
3. تحویل نرم افزار کاربردی به مشتری
4. تحویل سریع
5. سادگی امری ضروری
6. حرکت دائمی در مسیر تکنولوژی
7. بحث و تبادل نظر تیم حرفه‌ای
8. تیمی از افراد با انگیزه
9. مکالمه رو در رو
10. حفظ توسعه پایدار
11. اعضای مستقل و خود سازمانده
12. استقبال از تغییرات درخواستی

رضایت مشتری: همه ما می‌دانیم که این روزها با پیشرفت سریع کسب و کارها، بازار رقابت بسیار داغ بوده و اصل اول برای موفقیت در یک کسب و کار رضایت مشتری می‌باشد. اصل اول می‌گوید اولویت ما راضی نگه داشتن مشتری با تحویل به موقع و با کیفیت بالای بخش‌های کوچک شده پروژه اصلی می‌باشد.
تعامل همیشگی با مشتری: با توجه به این که مشتری در روند پله پله پروژه قرار دارد پس باید بازخورد آن‌ها را از هر مرحله دریافت و اعمال شود. در این صورت است که نتیجه نهایی طبق رضایت مشتری می‌شود.
تحویل نرم افزار کاربردی به مشتری: پیشرفت پروژه در گرو تحویل نرم افزار کاربردی به مشتری می‌باشد.
حرکت دائمی در مسیر تکنولوژی: به طور مداوم و در طول انجام پروژه به طراحی درجه یک محصولات باید دقت داشته باشید.
تحویل سریع: افراد موجود در یک تیم اجایل باید در بازه‌های زمانی کوتاه تا پایان کار پروژه هر بخش را به مشتری تحویل دهند. حال این فاصله زمانی هر چه کمتر باشد بهتر است.
سادگی امری ضروری: طراحی و توسعه تمامی محصولات باید به گونه‌ای باشد که مشتری به راحتی متوجه روند کار باشد و از پیچیدگی جداً خودداری شود.
بحث و تبادل نظر تیم حرفه‌ای: برای داشتن نتیجه‌ای عالی باید تمام اعضای تیم چابک در هر مرحله از کار با یکدیگر تبادل نظر داشته باشند.
تیمی از افراد با انگیزه: کار هر پروژه برای داشتن نتیجه مطلوب، نیازمند افراد با انگیزه و خلاق است و تیم چابک برای جذب این افراد بسیار موفق است و همچنین به آن‌ها اجازه رشد و شکوفایی می‌دهد.
مکالمه رو در رو: از بهترین و مؤثرترین روش‌ها برای تبادل اطلاعات و نظرات بین هم تیمی‌ها و مشتری مکالمه رو در رو می‌باشد.
حفظ توسعه پایدار: افراد در تیم چابک ترویج کنندگان توسعه پایدار هستند، از این رو مشتری‌ها، کاربران و حامیان باید نظاره‌گر پیشرفت ثابتی در طول زمان باشند.
اعضای مستقل و خود سازمانده: افراد در تیم اجایل نیاز به هدایت و مدیریت ندارند بلکه نسبت به وظایف خود به خوبی واقف هستند.
استقبال از تغییرات درخواستی: از وظایف مهم تیم چابک این است که در هر مرحله نسبت به درخواست تغییرات مشتری مسئول باشند و تا مراحل پایانی پروژه، رضایت مشتری را جلب کنند.

مزایای مدیریت پروژه چابک

 

قبل از این که بخواهیم در مورد مزیت‌های مدیریت چابک بگوییم بهتر است بدانید که تنها مشکلی که ممکن است باعث جلوگیری از عدم اجرایی شدن اجایل باشد، تنها در دسترس نبودن مشتری است یعنی در هر پروژه‌ای که بتوان با مشتری ارتباط مستقیم و دائمی داشت، این عملکرد قطعاً مفید واقع می‌شود.
با توجه به این که تیم و اعضای مدیریت اجایل به صورت 24 ساعته و هر زمانی که نیاز باشد، با مشتری در ارتباط هستند، میزان رضایت مشتری نیز بالای 95 درصد می‌باشد. مشتری در هر مرحله از پروژه در جریان عملکرد تیم می‌باشد و نظرات خود را به متخصصین اعلام می‌کند و در نهایت با تجربه افراد و نظریات و سلیقه مشتری، کار به نتیجه مطلوبی خواهد رسید.
از دیگر مزایای فوق العاده مدیریت با روش چابک در این است که چون پروژه مرحله به مرحله و در بخش‌های کوچک انجام می‌شود، امکان تغییر هر قسمت نیز بسیار راحت و بدون ضرر مالی انجام می‌گیرد. این خاصیت انعطاف پذیری در رویکرد اجایل بسیار مورد استقبال مشتریان قرار می‌گیرد.
افرادی که در یک تیم با مدیریت اجایل مشغول به کار هستند تا حد زیادی جای رشد و شکوفایی استعدادهای خود را دارند و همین امر انگیزه‌ای برای کارمندان محسوب می‌شود.

اجایل در مدیریت پروژه و زندگی شخصی

اجایل در زندگی شخصی نیز می‌تواند به اندازه مدیریت یک پروژه بزرگ تأثیرگذار و مفید واقع شود. اگر واقع بین باشیم می‌دانیم که برای داشتن اهداف بزرگ و طولانی مدت باید مدام نحوه برنامه‌ریزی‌ها و تصمیم‌گیری‌ها تغییر دهیم یعنی ممکن است مجموعه‌ای از کارها را انجام دهید و در آخر متوجه شوید که روش موثر دیگری برای رسیدن به هدفتان وجود دارد. پس نمی‌توان در مسیر موفقیت تنها از یک رویکرد یا روش استفاده کرد و هر بار با آزمون و خطا بهترین و مفیدترین راهکارها را به دست خواهید آورد. پس اجایل در زندگی شخصی و پیاده سازی اهداف و رسیدن به موفقیت همگی باعث پیشرفت شخصی هر فرد می‌شود.

سخن پایانی

تا به این جا در مورد اجایل در مدیریت پروژه و ویژگی‌های آن گفتیم. تأثیر مثبت و موثر آن بر روند یک پروژه و میزان رضایت مشتری از دلایلی است که باید از این روش در بسیاری از پروژه‌ها بهره برد. اجایل از اوایل پروژه به آرامی نرم افزار را می‌سازد نه این که سعی کند کل نرم افزار را در آخر یک‌جا تحویل مشتری دهد. کل اعضای تیم در مدیریت چابک برای هر تغییر در هر مرحله‌ای آمادگی دارند و آمار و نتایج به صورت دائمی در حال بررسی و ارزیابی می‌باشد. همین قدرت تکرار و متغیر بودن از ویژگی‌های بارز و مفید این رویکرد به شمار می‌رود. تیم‌هایی که از این متد استفاده می‌کنند می‌توانند کار خود را سریع‌تر به پایان برسانند؛ همواره با تغییر نیازهای پروژه خود را تطابق می‌دهند و روند کاری خود را بهبود می‌بخشند.