زمانی که یک شرکت و یا کسب و کار رو به پیشرفت و بزرگ شدن است، مدیریت زمان و هزینه ها برای آن بیش از پیش حائز اهمیت می‌باشد. در چنین شرایطی در دست داشتن و مطلع بودن از رویکردی که بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن بهترین و بیشترین بازدهی را به همراه داشته باشد در اولویت است.

مدیریت پروژه چابک یا اجایل (agile) یکی از رایج‌ترین و پرکاربردترین روش‌های مدیریت پروژه به شمار می‌رود. روش اجایل در ابتدا برای مدیریت پروژه های نرم افزاری ایجاد شد. در حین استفاده از نرم افزار می‌توان هماهنگی‌های لازم را با مشتری انجام داد و بخش‌هایی از پروژه را به دلخواه تغییر داد و یا اصلاح کرد.
مواردی چون دانستن اصول و قوانین مدیریت پروژه و همچنین انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه از چالش های اساسی هر مدیر می باشد. به طور کلی متدولوژی چابک یکی از مؤثرترین روش‌های برنامه ریزی و اجرای پروژه می‌باشد. در این رویکرد خاص مراحل گوناگون کار به قسمت‌های کوچک‌تری دسته بندی شده که در آخر بین تمامی اعضای گروه تقسیم وظایف می‌شود. این رویکرد بر اساس تکرار و همکاری می‌باشد.

2 روش کلی برای مدیریت پروژه‌ها

این دو روش عبارت‌اند از:

مدیریت پروژه آبشاری (waterfall)

در روش آبشاری همه چیز از قبل برنامه ریزی شده و ساخت و تولید در طول یک سال آینده براساس این روش از پیش برنامه ریزی شده، انجام می‌شود.

مدل مدیریت پروژه به روش سنتی که با نام آبشاری نیز معروف است برای مواردی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نیاز به بازگشت به مراحل قبلی پروژه نیست. شبیه به یک مدل پشت هم برنامه ریزی شده و متوالی است که از تحلیل و طراحی شروع شده و تا پشتیبانی ادامه پیدا می‌کند.

از مهم‌ترین مشکلات مدیریت در روش آبشاری این است که مشتری تا زمان به اتمام رسیدن کارهای یک پروژه نمی‌تواند از جزئیات آن با خبر باشد، از این رو ممکن است نتیجه مورد قبول مشتری واقع نشود و هزینه زیادی هدر رود. همین امر شاید موجب بروز صدمات جبران ناپذیری باشد که امکان تغییر آن وجود ندارد اما این روش به طور کامل منسوخ نشده و هنوز هم در برخی پروژه‌های ساده و از پیش تعیین شده کاربرد بسیار مطلوبی دارد. به طور کلی برای تمامی پروژه‌هایی که در آن‌ها نیاز به تغییرات لحظه‌ای نداشته باشد، بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مدیریت پروژه اجایل

در مدیریت پروژه چابک (اجایل) قرار بر این است که شما چیزی را برنامه ریزی کنید که قصد دارید طی چند هفته آینده آن را بسازید یا تولید کنید و همچنین باید تصمیم بگیرید که بعد از این چند هفته چگونه ادامه روند کار را انجام دهید اما شاید برایتان سؤال باشد که چگونه متوجه شویم که واقعاً از روش اجایل در مدیریت پروژه و برنامه ریزی برای جلسات تیمی خود استفاده می‌کنیم؟ در اصل باید بدانید که صرف اینکه شما از سیستم کانبان یا فریمورک اسکرام استفاده می‌کنید به این معنی نیست که در حال استفاده از یک روش اجایل در مدیریت پروژه خود هستید.

مدیریت پروژه چابک یا اجایل چیست؟

اجایل (Agile) در زبان انگلیسی به معنای توانایی ایجاد تغییرات خیلی سریع و آسان است. شاید به همین دلیل است که اسم اجایل را برای این روش انتخاب کردند، زیرا این کلمه نشان‌دهنده سازگاری و واکنش نسبت به تغییر است. کار اصلی مدیریت پروژه با رویکرد اجایل یا چابک در این است که با برنامه ریزی دائم و دقیق برای شرایط متفاوت، یک ارگان و یا سازمان را به درستی هدایت کند.

همان طور که می‌دانید وجود یک برنامه از پیش تعیین شده و معین در بلند مدت باعث کم شدن خلاقیت کارکنان و حتی عقب افتادگی در یک ارگان یا مؤسسه می‌شود. از این رو مدیریت پروژه با رویکرد چابک طراحی شده تا پاسخگوی مطلوب و سریعی برای تغییرات شرایط در یک ارگان باشد. در واقع مدیریت پروژه در روش اجایل تمام کارکنان و اعضای یک تیم را تشویق به انجام کارها در کوتاه‌ترین زمان ممکن و بازه زمانی مشخص می‌کند. در این روش هیچ محدودیتی برای در ارتباط بودن و دسترسی به مشتریان خود نخواهید داشت و همیشه می‌توانید برای گفت و گو در مورد روند کار با آن‌ها صحبت داشته باشید.

اصلی‌ترین ارزش‌های سیستم مدیریت پروژه اجایل

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های فوق العاده این روش، انعطاف پذیری آن در هر مرحله است. به این صورت که مدیریت پروژه بخش‌های ابتدایی یا همان ارزش‌های ساده‌تر را زودتر آماده کرده و به مشتری نشان می‌دهد تا در صورت نیاز به تغییر، سریعاً آن را تصحیح کنند، به خاطر همین موضوع شکست خوردن یک پروژه در این مسیر تقریباً غیر‌ممکن است.

مهم‌ترین قسمت بیانیه مدیریت پروژه به روش چابک، 4 ارزش آن است که به عنوان قلب این رویکرد شناسایی می‌شود؛ این ارزش‌ها به شما کمک می‌کنند تا روی مسئله‌ای که مهم است متمرکز شوید.

1- افراد و تعامل های آن‌ها به جای ابزار و فرآیندها

کارمندانی که دارای اطلاعات و علم زیادی هستند، تمایل دارند که در کار خود از اختیار و آزادی عمل بیشتری برخوردار باشند. بنابراین بسیار مهم است که در توسعه نرم افزار، مدیر تیم به جای مجبور کردن افراد تیم به اطاعت کردن از یک روش خاص برای برآورده کردن یک سری خط و مشی‌های کهنه و قدیمی، آن‌ها را تشویق کند تا بتوانند مشکلات به وجود آمده را با همفکری و تعامل یکدیگر حل کنند و به جوابی روشن برسند.

طبیعی است که هر شرکتی نیازمند این است که بعد از این که تا اندازه معینی رشد کرد، یک سری رویه و فرایند خاص داشته باشد و از آن پیروی کند. اما نکته حیاتی این است که شما باید بدانید که چه زمانی این رویه در جای خود به خوبی عمل می‌کند و چه زمانی مفید نیست و باید آن را حذف کرد. به طور مثال اگر جلسه‌های روزانه (Daily) مفید نیستند، پس ضرورتی ندارد که این جلسات را برگزار و افراد را مجبور به شرکت در آن‌ها کنید، صرفاً به این دلیل که برخی از روش‌های مدیریت پروژه چابک می‌گویند که باید جلسات روزانه داشته باشید.

وقتی که افراد تیم نتوانند از طریق یک روش خاص به طور کارآمد با یکدیگر همکاری کنند، شما باید به این موضوع پی ببرید که آن روش دیگر برای تیم مفید و کارآمد نیست. افراد هر تیم نقش موتور محرک پروژه را ایفا می‌کنند، اگر این افراد به خاطر وجود یک پروتکل پیچیده یا سلسله مراتب زیاد نتوانند به تعامل با یکدیگر بپردازند، ناچار هستند تا وقت و زمان بیشتری را صرف مدیریت ابزار و فرآیندها بکنند به جای اینکه همان زمان را برای کار خودشان صرف کنند.

2- فرآیندهای کاری خوب

فرآیندهای کاری خوب همیشه در اختیار شما هستند اما اگر حواستان نباشد خود این فرآیندها برای شما مسئله ساز می‌شوند. به این شکل که به جای اینکه شما به دنبال نتیجه و خروجی کار باشید، همیشه در حال اطمینان کسب کردن از این موضوع هستید که آیا روند کاری به درستی انجام می‌شوند یا خیر، بنابراین سعی کنید تا جای ممکن به این مسائل توجه داشته باشید.

بسیار پیش آمده است که رهبران تازه کار تیم‌ها، برای نتیجه بد به دست آمده توجیه می کنند که ما درست از روند کاری تعیین شده پیروی کرده‌ایم و دست از پا خطا نکرده‌ایم اما در همین راستا یک مدیر با تجربه و کار بلدتر از فرصت‌های مناسب برای بررسی و بهبود رویه‌های کار به بهترین شکل استفاده می‌کنند. اما در این وضعیت همیشه این سؤال را از خود بپرسید که آیا روش‌ها و رویه‌های کاری در اختیار ما هستند یا ما در اختیار و خدمت رویه‌های کار؟

3- همکاری با مشتری به جای مذاکرات در حین قرارداد

قراردادها این فضا را به وجود می‌آورند که تغییر در آن‌ها به عنوان یک گزینه محسوب نمی‌شود؛ به جای آن مدیریت اجایل زمینه‌ای را فراهم می‌کند که تغییر در آن قابل تحمل و قابل انتظار است. اما چگونه باید این تغییرات را مدیریت کرد؟ از راه همکاری و ارتباط گیری با مشتری.

برنامه ریزی برای جلسات تیمی از طریق روش اجایل به این صورت است که شما هیچگونه محدودیتی برای دسترسی پیدا کردن به مشتریان خود ندارید و همیشه می‌توانید برای صحبت درباره روند کار با مشتریان جلسه داشته باشید. شما نیاز دارید تا به مشتریان خود دسترسی داشته باشید تا بهتر متوجه شوید که کجای کار می‌لنگد.

4- آیا قراردادها به طور کامل سودمند هستند؟

قراردادها در عین حال که سودمند هستند، یک مشکل نیز دارند؛ آن هم این است که افراد در برنامه ریزی جلسات شرکت بیشتر تمایل دارند تا پروژه را در زمان و بودجه مشخص شده تحویل دهند و این موضوع برای آن‌ها بااهمیت‌تر از تحقق اهداف واقعی پروژه است.

زمانی که شما قراردادی را امضا می‌کنید، در مراحل اولیه در حال تخمین زدن هستید که البته اکثر این تخمین زدن‌ها اشتباه هستند؛ اما همچنان در حال تلاش برای رسیدن به یک مایلستون خاص هستید، حتی اگر این مایلستون‌ها (Milestone) به نیازهای واقعی و اصلی شما ربطی نداشته باشند.

درواقع این همان دلیلی است که برنامه ریزی جلسات به روش اجایل، از همکاری کردن با مشتریان و تحویل دادن کار در مقیاس‌های کوچک  حمایت می‌کند.  این کار باعث می‌شود تا شما بتوانید اطلاعات بیشتری را در حوزه کاری خود به دست آورید و همچنین چیزهایی را که نمی‌دانید، کشف کنید.

مهم‌ترین اصول اجایل در مدیریت پروژه

اصول اجایل به طور کلی به 12 بخش تقسیم می‌شود که برای فهم بیشتر و توضیحات کامل به زبان ساده‌تر قصد داریم تا همه موارد را مختصراً توضیح دهیم:

1- با بهبود و تحویل زودهنگام و مستمر، مشتری را راضی نگه دارید

اصل اول برای موفقیت در یک کسب‌وکار رضایت مشتری است. خودتان را جای مشتری بگذارید، اگر در هر لحظه بدانید که کارتان در چه مرحله‌ای است و به‌صورت درست به فیدبک‌هایتان پاسخ داده‌ شود، راضی‌تر نخواهید بود؟ اولویت ما راضی نگه‌داشتن مشتری با تحویل به‌موقع و باکیفیت بالای هر قسمت پروژه اصلی است.

2- با مشتری به‌صورت منظم در تعامل باشید

باتوجه‌به این که مشتریان مرتباً از نتایج هر بخش از پروژه باخبرند، در هر مرحله می‌توانند بازخورد بدهند و در این صورت است که نتیجه نهایی طبق رضایت مشتری خواهد بود.

3- همه این تلاش‌ها برای رسیدن به یک محصول کاربردی است

مهم‌ترین چیزی که تیم‌ها با فریم‌ورک Agile باید برای آن تلاش کنند، محصول است. یادتان باشد، هرچقدر هم که کار تیمی شما خوب باشد، در نهایت محصولی که به مشتری تحویل می‌دهید و میزان کاربردی‌بودن آن ملاک خوب یا بد بودن کار شما خواهد بود.

4- در مسیر تکنولوژی قدم بردارید

به طور مداوم و در مسیر انجام پروژه به طراحی درجه یک محصولات با استفاده از آخرین تکنولوژی‌ها باید دقت داشته باشید.

5- تا جای ممکن کار را سریع‌تر تمام کنید 

اعضای یک تیم اجایل باید در بازه‌های زمانی کوتاه تا پایان کار پروژه هر بخش را به مشتری تحویل دهند. هرچه این فاصله زمانی کمتر باشد، بهتر است. اما یک نکته را به یاد داشته باشید؛ نباید حفظ سرعت کار، جلوی خلاقیت و شکوفایی اعضای تیم را بگیرد.

6- سادگی امری ضروری است

گاهی اوقات ساده‌ترین راه‌حل، بهترین راه‌حل است. هدف Agile این است که مسائل را بیش از حد پیچیده نکند و پاسخ‌های ساده‌ای برای مشکلات پیچیده پیدا کند. این را به‌خاطر داشته باشید که طراحی و توسعه تمامی محصولات باید به‌گونه‌ای باشد که مشتری به‌راحتی متوجه روند کار باشد.

7- کاری کنید تا افراد باهم تعامل داشته باشند 

همکاری در چارچوب چابک، امری کلیدی است. هدف این است که تمام اعضای تیم چابک در هر مرحله از کار با یکدیگر تبادل نظر داشته باشند و بیشتر با هم همکاری کنند.

8- تیمی از افراد باانگیزه بسازید

برای داشتن نتیجه مطلوب، نیازمند افراد باانگیزه و خلاق هستید. افراد متعهد که برای رسیدن به هدف‌هایشان تلاش می‎‌کنند را گرد هم جمع کنید و امکان رشد و شکوفایی را برای آنها فراهم کنید تا خودتان از نتیجه کار شگفت‌زده شوید!

9- تا می‌توانید رودررو صحبت کنید

برای تبادل اطلاعات و نظرات بین هم‌تیمی‌ها و مشتری مکالمه رودررو از بهترین و مؤثرترین روش‌ها است.

10- به طور منظم روی روش کار خود بازنگری داشته باشید

به یاد داشته باشید، بهبود یکی از اصلی‌ترین اصول رویکرد اجایل یا چابک است. پس سعی کنید به طور منظم در جلسات تیمی خود، درباره روند پروژه صحبت کنید و فیدبک جمع کنید تا با نگاه به گذشته، عملکرد خود را ارزیابی و رفتارهای خود را برای آینده بهبود دهید.

11- اعضای مستقل و خودسازمانده را جذب کنید

افراد در تیم اجایل نیاز به هدایت و مدیریت ندارند بلکه نسبت به وظایف خود به‌خوبی واقف هستند. آنها خود به دنبال خلق ارزش هستند و برای همین است که جزو دارایی‌های ارزشمند سازمان‌ها محسوب می‌شوند.

12- از تغییرات درخواستی، حتی در اواخر پروژه استقبال کنید

از وظایف مهم تیم چابک این است که در هر مرحله نسبت به درخواست تغییرات مشتری مسئول باشند و تا مراحل پایانی پروژه، رضایت مشتری را جلب کنند. این را یادتان باشد؛ در مدیریت اجایل همه چیز در مورد سازگاری است. در فرایندهای تکراری مانند Agile، اگر انعطاف‌پذیر نباشید، به نتیجه نخواهید رسید.

مزایا و معایب رویکرد مدیریت پروژه اجایل یا چابک

قبل از این که بخواهیم در مورد مزیت‌های مدیریت چابک بگوییم بهتر است بدانید که تنها مشکلی که ممکن است باعث جلوگیری از عدم اجرایی شدن اجایل باشد، تنها در دسترس نبودن مشتری است یعنی در هر پروژه‌ای که بتوان با مشتری ارتباط مستقیم و دائمی داشت، این عملکرد قطعاً مفید واقع می‌شود.
با توجه به این که تیم و اعضای مدیریت اجایل به صورت 24 ساعته و هر زمانی که نیاز باشد، با مشتری در ارتباط هستند، میزان رضایت مشتری نیز بالای 95 درصد می‌باشد. مشتری در هر مرحله از پروژه در جریان عملکرد تیم می‌باشد و نظرات خود را به متخصصین اعلام می‌کند و در نهایت با تجربه افراد و نظریات و سلیقه مشتری، کار به نتیجه مطلوبی خواهد رسید.
از دیگر مزایای فوق العاده مدیریت با روش چابک در این است که چون پروژه مرحله به مرحله و در بخش‌های کوچک انجام می‌شود، امکان تغییر هر قسمت نیز بسیار راحت و بدون ضرر مالی انجام می‌گیرد. این خاصیت انعطاف پذیری در رویکرد اجایل بسیار مورد استقبال مشتریان قرار می‌گیرد.
افرادی که در یک تیم با مدیریت اجایل مشغول به کار هستند تا حد زیادی جای رشد و شکوفایی استعدادهای خود را دارند و همین امر انگیزه‌ای برای کارمندان محسوب می‌شود.

هر رویکردی فارغ از اینکه چقدر به ما کمک می‌کند، چالش‌هایی هم به همراه دارد. در جدول زیر، برخی مزایا و معایب مدیریت پروژه اجایل را برای آشنایی بیشتر شما با این رویکرد آورده‌ایم:

انواع چارچوب‌ها در مدیریت پروژه چابک

اسکرام یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌های Agile است. اما، در چند سال گذشته، فریم‌ورک‌های Agile دیگری برای توسعه محصولات و خدمات به وجود آمد است. تا امروز، بیش از پنجاه فریم‌ورک Agile مختلف وجود دارد. در این مقاله در مورد دوتا از معروف‌ترین چارچوب‌های اصلی را برای شما توضیح خواهیم داد.

کانبان

Kanban یک رویکرد بصری به رویکرد Agile است. تیم‌ها از ابزارهای آنلاین کانبان برای مدیریت گردش کار در سطح فردی، تیمی و حتی سازمانی استفاده می‌کنند. تخته‌ای را تصور کنید که متشکل از چند ستون است که هر کدام شرایط قسمت‌های مختلف از پروژه را نشان می‌دهد. ستون‌هایی که به‌صورت معمول با اسامی؛ To Do (برای انجام)، Doing (در حال انجام)، Done (انجام شده) و… نام‌گذاری می‌شوند. همان‌طور که اعضای تیم روی وظایف کار می‌کنند، کارت‌ها از ستون اول به ستون‌های بعدی منتقل می‌شوند که نشان‌دهنده پیشرفت پروژه است.

این روش خوبی برای تیم‌ها برای شناسایی موانع و تجسم میزان کاری است که در حال انجام است.

اسکرام (Scrum)

اسکرام یک روش متداول Agile برای تیم‌های کوچک‌تر است. این تیم، توسط یک اسکرام مستر هدایت می‌شود که وظیفه اصلی او این است که ویژگی‌هایی که محصول باید برای ساختن داشته باشد را پیدا و موانعی را که بر سر راه تیم برای به‌نتیجه‌رسیدن است را بردارد.
برای همین است که تیم‌های اسکرام هر روز برای بحث در مورد وظایف فعال، موانع و هر چیز دیگری که ممکن است تیم توسعه را تحت‌تأثیر قرار دهد، با هم جلسه می‌گذارند.

۴ نکته درباره رویکرد اجایل که پیش از شروع باید بدانید

اجایل معجزه نمی‌کند!

اجایل درمان هر دردی نیست و نمی‌توان از آن انتظار معجزه داشت؛ یادتان باشد که در مواردی حتی روش سنتی آبشاری یا ترکیب رویکرد آبشاری و اجایل می‌تواند بهترین انتخاب باشد. این شما هستید که انتخاب می‌کنید کدام رویکرد و کدام چارچوب برای پیشبرد اهداف شما بهتر است.

حتی با انتخاب رویکرد اجایل نیز می‎‌توان برنامه‌ریزی کرد

در این روش هم مانند سایر روش‌ها می‌توان برنامه‌ریزی کرد فقط مدل آن متفاوت است. برخلاف روش‌های سنتی مثل آبشاری که برنامه همه چیز را همان ابتدای کار مشخص می‌کنیم، در رویکرد چابک برنامه‌ریزی در کل فرایند و در هر مرحله مشخص می‌شود و در طول زمان بهبود داده می‌شود.

اجایل برای پروژه‌های بزرگ هم کاربرد دارد

خیلی‌ها تصور می‌کنند فقط برای پروژه‌های کوچک می‌توان از روش اجایل استفاده کرد. اما باید بگوییم خیر؛ اتفاقاً روش اجایل بهترین گزینه برای پروژه‌های بزرگ است. زیرا در این روش، پروژه‌های بزرگ به چند بخش یا اسپرینت کوچک‌تر تقسیم می‌شوند و این کار ما را در مدیریت آنها ساده‌تر می‌کند.

اجایل روشی بی‌انضباط و به‌دوراز نظم نیست!

انضباط نداشتن در رویکرد اجایل یک باور عمومی و همه‌گیر است که باید بگویم کاملاً غلط است. اجایل بیش از هر چیزی به نظم و انضباط وابسته است. توسعه و تست مداوم در هر مرحله به هماهنگی، نظم و مهارت و توانایی برقراری ارتباط مؤثر اعضای تیم نیازمند است. اگر ساده بخواهیم بگوییم، اگر تیم منضبط نباشد و کارها را روی اصول انجام ندهد، پروژه خیلی زود شکست خواهد خورد.

سؤالات متداول:

چه زمانی باید از مدیریت پروژه اجایل استفاده کنید؟

اگر پروژه شما گیج‌کننده است، شرایط و محدودیت‌های واضحی ندارد، منابع در دسترس نیست و زمان‌بندی مشخصی وجود ندارد، رویکرد اجایل یا چابک بهترین گزینه برای شماست.

به طور مثال مدیریت از شما می‌خواهد که طی زمان کوتاهی روی فیچری کار کنید. فیچری که بسیار گنگ است و می‌تواند به یک چالش جدی برای تیم تبدیل شود؛ چالشی که به‌هرحال باید حل شود. شما برنامه‌ریزی می‌کنید و پروژه را با هر دردسری هم که شده پیش می‌برید اما در انتهای چند روز کاری سخت متوجه می‌شوید که آن چیزی که مدیر شما گفته چیز دیگری است. این بار اگر این اتفاق افتاد از روش اجایل استفاده کنید تا مدیریت در جریان روند کار قرار بگیرد و در انتها شما را غافلگیر نکند!

پس به‌طورکلی می‌توان گفت، رویکردهای سنتی برای پروژه‌هایی با محدودیت‌های واضح (مانند بودجه یا زمان‌بندی دقیق) یا پروژه‌هایی که انتظار می‌رود تیم‌ها مستقل از تصمیم‌گیرندگان ارشد سازمان کار کنند، مناسب‌تر است. درعین‌حال اگر نمی‌دانید از کدام نقطه شروع کنید، پیشنهاد ما این است که رویکرد اجایل را امتحان کنید.

چرا مدیریت پروژه چابک؟

شرکتی که از مدیریت پروژه چابک استفاده می‌کند، به‌جای صرف شش ماه برای توسعه محصول یا خدماتی که ممکن است در زمان ورود به بازار منسوخ شده باشد، می‌تواند اولین محصول خود را در  مدتی کوتاه نهایی کند.

چه صنایعی از مدیریت پروژه چابک استفاده می‌کنند؟

رویکرد چابک در مدیریت پروژه که در ابتدا برای توسعه نرم‌افزار و تیم‌های کسب‌وکارهای IT ایجاد شده بود، اکنون توسط انواع دیگری از کسب‌وکارها نیز مورداستفاده قرار گرفته است. بازاریابان، دانشگاه‌ها، ارتش و حتی صنعت خودرو نیز به دنبال مدیریت پروژه با رویکرد چابک هستند تا بتوانند محصولاتی نوآورانه را در محیط‌های نامشخص ارائه دهند.

منابع:

coursera, asana, agilealliance