اسکرام چیست؟ هر آنچه باید درمورد فریمورک اسکرام بدانید
۲۰-۱۱-۱۴۰۰
آشنایی با مدیریت پروژه ناب و اصول مهم آن
۲۸-۱۱-۱۴۰۰
این حقیقت بر کسی پوشیده نیست که اصلی‌ترین علت موفقیت علاوه بر پشتکار، شیوه برنامه ریزی درست و مدیریت اصولی زمان است. در واقع افراد موفق با مدیریت صحیح می‌توانند از پس مشغله‌های زیاد خود برآیند. سیستم کانبان (Kanban) هم به همین گونه است نحوه مدیریت درست کارها، ایده‌ها و پروژه‌ها در حال اجرا را آموزش می‌دهد. در حقیقت روش کانبان یک الگوی مورد استفاده در طراحی نرم افزار مدیریت پروژه می‌باشد که نحوه به کارگیری چهار ستون مصور برای سازماندهی کارها را آموزش می‌دهد.
متد کانبان سبب افزایش تمرکز روی کارها و مانع حواس پرتی می‌شود. در ادامه اطلاعات بیشتری درباره متدولوژی کانبان و روش برنامه ریزی به این سبک را در اختیارتان قرار می‌دهیم. امیدواریم با یادگیری این روش کارها و پروژه‌های خود را بهتر سازماندهی نمایید.
کانبان چیست؟
سیستم کانبان یک چارچوب مصور مورد استفاده در اجرای سیستم مدیریت پروژه چابک می‌باشد. به زبان ساده‌تر کانبان سیستم یا نرم‌افزار مدیریت پروژه است که میزان و زمان تولید محصول را نشان می‌دهد. به این معنا که کانبان یک سیستم اطلاع رسانی تولید می‌باشد که برای به جریان انداختن مواد و متریال در پروسه تولید از یک سیگنال بصری، کارت، استفاده می‌کند. به بیان دقیق‌تر این سیستم گردش مواد و داده‌ها جهت حرکت متریال از یک مرکز به سمت یک مرکز کاری مختلف استفاده می‌شود. به این گونه که با استفاده از پالت‌های کوچک و البته استاندارد از قطعات مراقبت می‌شود و فقط مقدار معینی از آن‌ها در سیستم در دسترس قرار می‌گیرند.
سیستم کانبان شبیه به یک کارت اطلاعاتی کارآمد در مدیریت تولید سیستم‌های مدرن تولیدی استفاده فراوان دارد. از این کارت می‌توان جهت برنامه ریزی، مدیریت زمان و هدایت پروسه تولید محصولات استفاده کرد.
در نتیجه کانبان مانند یک نرم‌افزار مدیریت پروژه است که در شرایط مختلف و در کسب و کارهای گوناگون به صورت متفاوتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مثال هر چه افزایش سرعت و دقت خط تولید کارخانه مهم‌تر باشد به هزینه بیشتری نیز نیاز است.
تاریخچه سیستم کانبان:
کانبان واژه‌ای ژاپنی است که برای نخستین بار در سال ۱۹۴۰ در گروه خودروسازی تویوتا و توسط تایچی اووهنو مورد استفاده قرار گرفت. کانبان از دو لغت Kan به معنی دیدنی و Ban به معنی کارت ساخته شده است.
مهم‌ترین اصول سیستم کانبان:
سیستم‌های کانبان اصول خاصی دارند که هر کدام از آن‌ها، از این اصول پیروی می‌کنند:
۱. تصویرسازی در گردش کار
در سیستم کانبان می‌توانید با توجه به تصویر، دید بهتر و وسیع‌تری نسبت به کار داشته باشید. برای مثال، پیش از اینکه مشکلی به وجود آید، می‌توانید آن را تشخیص دهید و با مشورت اعضا درصدد برطرف کردن آن برآیید. همچنین می‌توانید پروسه گردش کار را به صورت مشهود ببینید و درک کنید.
۲. امکان محدود سازی، کار در حال انجام (WIP)
این اصل در سیستم کانبان برای شما بالاترین و پایین‌ترین میزان کار را در هر ستون مشخص خواهد کرد. با استفاده از این اصل می‌توانید سرعت انجام کار و انعطاف آن را بیشتر کنید و اولویت بندی را برای اعضا کاهش دهید.
۳. مدیریت بهتر و بهبود جریان کاری
در این سیستم باید به صورت مداوم پروسه کاری چک شود و شرایط و جریان کار بهبود یابد. همچنین اعضای تیم کاری می‌توانند مشکلات به وجود آمده در کار را ارزیابی و تغییراتی را در روند کار اعمال کنند.
۴. شفاف سازی کردن پروسه‌ها
برای ایجاد تغییر در سیستم کانبان باید بتوانید پروسه کاری را به صورت صریح ببینید و روند انجام کار را به دقت بررسی کنید. تمامی اعضای تیم کاری باید چگونگی انجام کارها را بفهمند و بدانند که کارت مربوط به فعالیت‌های انجام شده چه معنی دارد. برای فهم بهتر و شفاف سازی پروسه کاری می‌توانید یک تخته کانبان جداگانه را طراحی کنید تا بتوانید طریقه انجام کار را بر روی آن به صورت کامل شرح دهید.
۵. بهتر شدن به صورت مداوم
انعطاف بالای سیستم کانبان باعث شده است تا شرکت‌ها بتوانند پروژه‌های کاری خود را بهتر سامان‌دهی کنند. همچنین اعضای تیم کاری بتوانند مشکلات موجود در کار را بررسی و برای آن‌ها راه‌حل پیشنهاد کنند. در حقیقت با استفاده از سیستم کانبان می‌توانید پروسه‌های کاری مربوط به هر پروژه را ببینید و تغییرات مورد نیاز را در آن اعمال کنید.
مزایای روش کانبان:
از بهترین مزیت‌های روش کانبان می‌توان به تصویری بودن آن اشاره کرد که کار کردن با آن را آسان‌تر می‌کند. همچنین زمان پروسه کاری را به حداقل میزان خود می‌رساند. اما روش کانبان دارای مزایای بی‌شماری است که در ادامه این قسمت به توضیح آن‌ها می‌پردازیم.
۱. انعطاف پذیری
روش کانبان، روشی کاملاً انعطاف‌پذیر و در حال بهبود می‌باشد. بدین شکل که اگر بخواهید اطلاعات جدیدی را در سیستم وارد کنید، به راحتی قابل انجام خواهد بود و می‌توانید مجدداً اولویت‌های کاری برای هر پروژه را بسنجید.
۲. مدلی ساده و کاملاً قابل فهم
همانطور که گفتیم، سیستم کانبان بر پایه تصویر می‌باشد زیرا درک آن برای همه افراد راحت‌تر خواهد بود. همچنین می‌توانید این سیستم را بر روی دیگر سیستم‌های مدیریت پروژه نیز پیاده سازی کنید.
۳. جلوگیری از اتلاف زمان و بودجه مالی شرکت‌ها
این روش تمرکز خاصی بر روی جلوگیری از اتلاف وقت و بودجه مالی شرکت‌ها دارد. به همین دلیل می‌توانید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما کارهای غیر ضروری انجام نخواهند داد.
۴. بهبود پروسه تحویل به کارفرما
در این سیستم پروسه تحویل کار و خدمات به کارفرمایان بهبود چشمگیری داشته است. در نتیجه می‌توانید با خیال راحت پروژه‌های کاری خود را به موقع تحویل کارفرما دهید.
۵. به حداقل رساندن Cycle time یا زمان چرخه
زمان چرخه، مدت زمانی است که کار به صورت کامل از پروسه کاری خارج می‌شود. در این روش، اعضای تیم کاری در تلاشند تا مراحل انجام کار به سرعت صورت گیرد.
تعریف تخته کانبان:
تخته کانبان نحوه اجرای کانبان در پروژه‌های مختلف است. تخته کانبان دارای یک برد فیزیکی با خاصیت مغناطیسی یا برگه‌های دارای چسب است. البته در بعضی موارد آیتم‌ها به طور دستی روی تخته درج می‌شوند. لازم به ذکر است که در چند سال گذشته اغلب نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، برد کانبان را به شکل آنلاین نیز ارائه کرده‌اند.
این تخته متشکل از ستون‌ها و سطرهای گوناگون می‌باشد که ابتدایی‌ترین شکل آن دارای ۳ ستون به صورت ستون انجام دادن، ستون در حال پیشرفت و ستون انجام شده می‌باشد.
کارت‌های کانبان بیانگر کارها هستند. هر کارت نصب شده روی تخته در ستون وضعیت کنونی فعالیت قرار می‌گیرد. برای مثال کارهایی که هنوز شروع نشده‌اند در ستون «انجام دادن» جای می‌گیرند. برای بیان کردن بیشتر جزئیات می‌توان از رنگ‌های مختلف برای کارت‌ها استفاده کرد. در نتیجه تنها با یک مروری جزئی به راحتی در روند انجام کارها قرار خواهید گرفت.
مقایسه روش کانبان با اسکرام:
یکی از سؤالاتی که این روزها زیاد با آن روبرو می‌شویم، این است که «تفاوت اسکرام و کانبان چیست؟». می‌دانیم که Scrum و Kanban هر دو از فریم ورک‌های مدیریت پروژه چابک هستند. اما کدام‌یک بهتر و کارآمدتر است؟ واقعیت این است که هر کدام از این دو روش، مزایا و معایب خود را دارند و پاسخ به این سؤال نیازمند شناخت کامل این دو روش، بررسی و شناخت پروژه، اعضای تیم، نوع فعالیت و … است. در این بخش سعی کردیم به طور مختصر دو سیستم اسکرام و کانبان را مقایسه کنیم.
تفاوت کانبان و اسکرام
قبل از بیان تفاوت کانبان و اسکرام لازم است توضیح مختصری درباره روش اسکرام در اختیارتان قرار دهیم. اسکرام (Scrum) یک چارچوب پرطرفدار و مؤثر در مدیریت چابک است که جهت همکاری تیم‌ها را بهبود می‌بخشد.
۱. تفاوت کانبان و اسکرام در برنامه ریزی و مدیریت زمان
- در فریم ورک اسکرام «زمان‌بندی دقیق» بسیار مورد تأیید است اما در سیستم کانبان زمان‌بندی دارای «انعطاف» می‌باشد.
- در اسکرام تولید محصول بر اساس برنامه ثابت و از پیش معین شده است که در انتهای اسپرینت انجام می‌شود. در حالی که در روش کانبان تولید محصول بر اساس نیاز کسب و کار انجام می‌شود.
- در روش اسکرام تمامی وظایف اسپرینت به شکل دسته‌ای وارد فرایند تولید می‌شوند اما در روش کانبان هر تسک بعد از تمام شدن تسک قبلی و اضافه شدن ظرفیت تیم به پروسه وارد می‌شود.
- در اسکرام، تغییر وظایف در اواسط اسپرینت ممکن نیست، در حالی که روش کانبان در برابر تغییر برنامه‌ها کاملاً انعطاف پذیر است.
۲. تفاوت کانبان و اسکرام در معیارها
- در روش اسکرام تعهد اعضا به موفقیت اسپرینت است. در حالی که در سیستم کانبان تعهد تیم به کامل کردن تسک می‌باشد.
- در اسکرام برقراری ارتباط بین اعضا اولویت است اما در کانبان اولویت در رسیدن به اهداف است.
- در روش اسکرام بهره‌وری با توجه به «پارامتر سرعت مشخص شده برای هر اسپرینت و ظرفیت تیم» مشخص می‌شود. در حالی که در سیستم کانبان بهره‌وری بر اساس «پارامتر زمان لازم برای کامل نمودن یک کار یونیک » تعیین می‌شود.
به طور خلاصه اسکرام مناسب پروژه‌هایی است که دارای اولویت هستند و به انجام تغییرات نیاز ندارند. در مقابل پروژه‌هایی که نیاز به تغییرات دارند بهتر است سیستم کانبان را انتخاب نمایند.
نتیجه گیری
اگر قصد دارید از سبک مدیریت چابک استفاده کنید یا در پروژه‌های خود از اولیوت‌های معینی برخوردار نیستید و به ایجاد تغییرات در طول انجام پروژه‌ها نیز دارید، سیستم کانبان بهترین انتخاب برای کسب و کار شماست. این سیستم به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای داخلی پروژه‌ها را سازماندهی کنید.
