فرض کنید یک تیم توسعه نرم‌افزار در حال اجرای یک پروژه مهم است. این پروژه شامل به‌روزرسانی یک سیستم مدیریت محتوا برای یک وب‌سایت بزرگ است. تیم شامل توسعه‌دهندگان، طراحان، نویسندگان محتوا و مدیران پروژه است.

برای مدیریت پروژه بهتر و افزایش شفافیت در نقش‌ها و مسئولیت‌ها، مدیر پروژه تصمیم می‌گیرد از نمودار RACI  استفاده کند. نمودار RACI به تیم کمک می‌کند تا با شفافیت بیشتر و تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها، پروژه را با موفقیت به پایان برساند. در ادامه قصد داریم با نگاهی دقیق‌تر، با این نمودار آشنا شویم و یک مثال از آن را نیز بررسی کنیم. با ما همراه باشید.

RACI در مدیریت پروژه چیست + مثال

نمودار RACI یک ابزار مدیریت پروژه است که برای تعیین نقش و مسئولیت افراد در یک پروژه به‌کار می‌رود. نام RACI  از حروف اول چهار واژه‌ای به شرح زیر گرفته شده است:

(Responsible) مسئول:

شخص یا گروهی که مسئول انجام یک وظیفه خاص در پروژه است.

(Accountable) پاسخگو:

شخصی که مسئولیت نهایی انجام یک وظیفه را بر عهده دارد و نسبت به پیشرفت و نتیجه‌ی آن وظیفه پاسخگو است.

(Consulted) مشاور:

افراد یا گروه‌هایی که نظر و دانش خود را در زمینه‌ی مربوطه ارائه می‌دهند و به مسئول مشاوره می‌دهند.

(Informed) آگاه:

افراد یا گروه‌هایی که از پیشرفت و نتایج یک وظیفه مطلع می‌شوند، اما در انجام آن وظیفه مستقیماً دخیل نیستند.

نمودار RACI به تیم‌ها کمک می‌کند تا به صورت هماهنگ و کارآمد در جهت انجام پروژه پیش بروند و ابهامات مربوط به نقش و مسئولیت افراد را از بین می‌برد.

در زیر مثالی از نمودار RACI براتون آوردیم که مربوط به آپدیت صفحه اصلی یک وب سایت است.

به طور کامل با ماتریس RACI آشنا شوید:

دستورالعمل‌ها برای اجرای نمودار RACI

اجرای موفق نمودار RACI نیازمند انجام دستورالعمل‌هایی است که این دستورالعمل‌ها به شرح زیر می‌باشند:

فقط 1 نفر در هر کار پاسخگو باشد

برای جلوگیری از سردرگمی و اطمینان از پاسخگویی روشن، هر وظیفه باید فقط به یک نفر اختصاص داده شود که در نهایت او پاسخگو باشد (“A” در RACI). این فرد مسئول موفقیت یا شکست کلی کار است.

فقط 1 نوع مسئولیت برای هر نفر

اختصاص تنها یک نوع مسئولیت به هر فرد به حفظ سادگی و وضوح در ماتریس RACI کمک می‌کند. هر یک از اعضای تیم باید نقش خاصی (مسئول، پاسخگو، مشاور، یا مطلع) برای یک کار خاص داشته باشد.

فرد پاسخگو باید از اختیارات لازم برای کمک به تکمیل کار برخوردار باشد

فردی که پاسخگوی یک کار است باید از اختیارات لازم برای تصمیم گیری و هدایت کار به سمت تکمیل برخوردار باشد. این موضوع تضمین می‌کند که فرد پاسخگو بتواند بر موانع غلبه کند و اجرای موفقیت آمیز کار را تسهیل کند.

فقط نقش‌های مسئول و پاسخگو برای هر کار اجباری است

در حالی که نقش‌های مشاور و مطلع در بسیاری از سناریوها ارزشمند هستند. با این حال، نقش‌های اساسی در هر کار نقش‌های مسئولیت‌پذیر و پاسخگو هستند تا اطمینان حاصل شود که شخصی کار را اجرا می‌کند، و کسی در نهایت مسئول موفقیت آن است.

ارتباط موثر با مشاور را در اولویت قرار دهید

وقتی کسی در نقش مشاوره است، اولویت دادن به ارتباط موثر با او بسیار مهم است. این تضمین می‌کند که از تخصص آنها به طور مناسب استفاده می‌شود و به موفقیت کار کمک می‌کند.

همیشه همه ذینفعان را در جریان بگذارید

حتی برای کارهایی که ممکن است مستقیماً با ذینفعان خاصی درگیر نباشند، مطلع نگه داشتن همه به حفظ شفافیت کمک می‌کند و تضمین می‌کند که همه اعضای تیم، صرف نظر از نقش یا سطحشان، از به روز رسانی‌ها و تغییرات پروژه آگاه هستند.

بیشتر بخوانید: مدیریت ذینفعان

با رعایت این دستورالعمل ها، تیم‌ها می‌توانند یک ماتریس RACI ایجاد کنند که شفافیت، مسئولیت پذیری و ارتباطات موثر را در فرآیند مدیریت پروژه تقویت می‌کند.

مزایای اجرای نمودار RACI

نمودارهای RACI مزایای متعددی را در زمینه مدیریت پروژه و کارایی سازمانی ارائه می‌دهند. در اینجا به چند مزیت کلیدی اشاره می‌کنیم:

شفافیت در نقش‌ها و مسئولیت‌ها

نمودارهای RACI یک نمایش واضح و بصری از اینکه چه کسانی مسئول، پاسخگو، مشاور و مدیر باشند ارائه می‌دهد. این وضوح به جلوگیری از سردرگمی نقش‌ها کمک می‌کند و تضمین می‌کند که اعضای تیم بدانند از آنها چه انتظاری می‌رود.

بهبود ارتباطات

نمودارهای RACI با تعریف واضح نقش‌ها و مسئولیت‌ها، ارتباط مؤثر درون تیم را تسهیل می‌کنند. اعضای تیم درک می‌کنند که با چه کسی برای دریافت اطلاعات مشورت کنند، چه کسی تصمیم می‌گیرد و چه کسی باید در جریان قرار گیرد. این روند سوء تفاهم‌ها را کاهش می‌دهد و همکاری را راحت‌تر می‌کند.

افزایش مسئولیت پذیری

اختصاص یک نقش پاسخگو تضمین می‌کند که یک فرد اختیار و مسئولیت کامل برای موفقیت را بر عهده دارد. این اختصاص وظیفه مسئولیت پذیری را افزایش می‌دهد، چون یک نفر در نهایت پاسخگوی نتیجه کار است.

تصمیم گیری کارآمد

نمودارهای RACI فرآیندهای تصمیم گیری را با شناسایی نقش مسئول برای تصمیم گیری نهایی ساده می کند. این موضوع به جلوگیری از تاخیر کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که تصمیمات به موقع گرفته می‌شوند و به کارایی کلی پروژه کمک می‌کند.

جلوگیری از فشار کاری

نمودارهای RACI با توزیع مسئولیت‌ها به جلوگیری از فشار کاری برای پست‌های افراد سطح بالا کمک می‌کنند. این امر به ویژه در پروژه‌های بزرگ که در آن انتظار برای تصمیم گیری یک فرد می تواند باعث تاخیر شود بسیار مهم است.

استفاده بهینه از منابع

نمودارهای RACI به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که وظایف را به افرادی با مهارت‌ها و دانش مناسب محول کنند و این کمک می کند تا کارایی تیم به حداکثر برسد.

افزایش شفافیت

ماهیت بصری نمودارهای RACI شفافیت را در تیم و در سراسر سازمان افزایش می‌دهد. ذینفعان به راحتی می‌توانند درک کنند که چه کسی در هر جنبه از پروژه دخیل است که درک مناسبی از مسئولیت‌های پروژه می‌شود.

سازگاری با تغییر

با پیشرفت پروژه‌ها، نقش‌ها و مسئولیت ها ممکن است نیاز به تغییر داشته باشند. نمودارهای RACI انعطاف‌پذیر هستند و به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا آن‌ها را برای تطبیق با تغییرات در محدوده پروژه به‌روزرسانی و اصلاح کنند.

تسهیل مشارکت ذینفعان

نمودارهای RACI ذینفعان را با تعریف واضحی از نقش آنها درگیر می‌کند. این تعامل حس مالکیت را تقویت می‌کند و تضمین می‌کند که همه طرف‌های مرتبط به طور فعال در موفقیت پروژه مشارکت دارند.

به طور خلاصه، نمودارهای RACI ابزار ارزشمندی هستند که مدیریت پروژه را با ارائه وضوح، بهبود ارتباطات، تقویت مسئولیت‌پذیری و ارتقای همکاری کارآمد در تیم‌ها افزایش می‌دهد.

توصیه‌های لازم برای اجرای موثر RACI

در ابتدا باید بدانیم برای اینکه از اجرای نمودار RACI بهترین نتیجه را بگیریم باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

این نکات عبارتند از:

قبل از اجرای RACI، فعالیت‌ها را به طور کامل مشخص کنید

این امر باعث می‌شود پروژه قبل از تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌ها به طور کاملا صحیح برنامه ریزی شود. ایجاد یک ساختار شکست کار (WBS) یا نقشه راه پروژه به درک دامنه و پیچیدگی پروژه کمک می‌کند و تخصیص دقیق مسئولیت ها را آسان تر می‌کند.

از دادن مسئولیت به کارکنان تازه‌کار شرکت نترسید

این امر باعث توزیع مناسب مسئولیت‌ها و عدم ایجاد مسئولیت بیش از حد برای مدیران ارشد می‌شود. درست است که کارکنان باتجربه در انجام کارها سریع‌تر عمل می‌کنند و به قولی از پس اکثر کارها برمی‌آیند اما وابسته بودن شرکت به افرادی محدود آن را در بلند مدت با مشکل مواجه می‌کند. بنابراین با اجرای این نمودار آینده شرکت نیز بهتر رقم خواهد خورد.

استاندارد کردن رویکرد در بخش های مختلف

استاندارد کردن رویکرد در بخش‌ها و مکان‌ها با استفاده از چارچوب RACI یک استراتژی موثر برای سازگاری کلیدی در سازمان است. اطمینان از اینکه چارچوب RACI به طور مداوم در بخش‌ها و مکان‌ها اعمال می‌شود، به همسوسازی کل سازمان به سمت یک هدف مشترک کمک می‌کند و با اطمینان از اینکه همه نقش ها و مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند، شفافیت و همکاری را ترویج می‌کند.

از ابزارهای دیجیتال مناسب برای پیاده سازی RACI استفاده کنید

دیجیتالی شدن می‌تواند کارایی پیاده سازی RACI را به ویژه در سازمان‌های بزرگتر به میزان قابل توجهی افزایش دهد. ابزارهای دیجیتال می‌توانند بستری متمرکز برای مدیریت نقش‌ها، مسئولیت‌ها و پیشرفت پروژه فراهم کنند. آنها به ساده سازی ارتباطات، کاهش واحدهای ناظر و اطمینان از دسترسی همه افراد به جدیدترین اطلاعات کمک می‌کنند.

این نکات در مجموع به اجرای موفقیت‌آمیز چارچوب RACI کمک می‌کنند و ارتباطات شفاف، همکاری و مسئولیت‌پذیری را در طول چرخه عمر پروژه تقویت می‌کنند.

چه زمانی از نمودار RACI استفاده می‌کنیم؟

ماتریس RACI یک ابزار همه کاره است که در مدیریت پروژه استفاده می شود و پذیرش آن اغلب تحت تأثیر مقیاس پروژه و ساختار سازمان است. اگر برای شما سوال است که نمودار RACI برای سازمان شما مناسب است یا خیر در ادامه چندین موردی که ماتریس RACI معمولاً در آن استفاده می شود را آورده‌ایم:

پروژه‌های در مقیاس بزرگ با زمان ارائه مشخص

ماتریس RACI به ویژه برای پروژه‌های بزرگ‌تر که در آن وظایف، کارفرماها یا گروه‌های کاری متعددی وجود دارد، مفید است. این ماتریس کمک می کند تا از وضوح در نقش‌ها و مسئولیت‌ها اطمینان حاصل شود، از سردرگمی جلوگیری می کند و گردش کار را ساده می کند.

سازمان‌هایی با نقش‌ها و مسئولیت‌های ثابت

در سازمان‌هایی با نقش های مشخص و ثابت، ماتریس RACI به ابزاری ارزشمند برای حفظ ثبات تبدیل می‌شود. این کمک می کند تا به وضوح مشخص شود که چه کسی مسئول، پاسخگو، مشاور و مدیر تحویل کار است.

پروژه‌هایی که شامل طیف گسترده‌ای از ذینفعان برای جنبه‌های مختلف هستند

هنگامی که یک پروژه نیاز به همکاری بین ذینفعان مختلف دارد و هر کدام در جنبه‌های مختلف پروژه مشارکت دارند، ماتریس RACI می‌تواند به مدیریت و انتقال مسئولیت‌های مختلف در بین تیم‌های درگیر کمک کند.

پروژه‌هایی که چندین بخش را در بر می‌گیرند

در شرایطی که یک پروژه شامل چندین بخش یا حوزه‌های عملکردی در یک سازمان می‌باشد، ماتریس RACI به هماهنگی تلاش‌ها و اطمینان از اینکه همه طرف‌های مربوطه درگیر هستند و به طور مناسب مطلع می شوند کمک می‌کند.

پروژه ها در صنایع با مقررات بسیار بالا

صنایعی که دارای مقررات سختگیرانه هستند، مانند مراقبت‌های بهداشتی، مالی یا هوافضا، اغلب از ماتریس RACI بهره می‌برند. این نمودار یک رویکرد ساختاریافته برای انطباق و پاسخگویی ارائه می‌کند و به سازمان ها کمک می‌کند تا الزامات نظارتی را برآورده کنند.

به طور خلاصه، ماتریس RACI برای پروژه‌هایی با پیچیدگی، شامل ذینفعان مختلف و دربرگیرنده چندین بخش، مناسب است. به ویژه در محیط‌هایی که نقش‌ها و مسئولیت‌ها باید به وضوح تعریف و حفظ شوند، مؤثر است و آن را به ابزاری ارزشمند برای مدیران پروژه و تیم‌ها در صنایع مختلف تبدیل می‌کند.

استفاده از ماتریس RACI در چه پروژه‌هایی ضروری نیست؟

پروژه‌ها و سازمان‌هایی نیز وجود دارند که ممکن است در آن‌ها استفاده از ماتریس RACI ضروری نباشد یا با اصول متدولوژی های مدیریت پروژه خاص هماهنگ نباشد. اجازه دهید این نکات را به تفصیل بیان کنیم:

پروژه‌های کوچک تک واحدی

در پروژه‌های کوچکتر با دامنه محدود و یک بخش واحد، استفاده از ماتریس رسمی RACI ممکن است غیر ضروری باشد. تیم پروژه ممکن است به اندازه‌ای کوچک باشد که نقش‌ها و مسئولیت‌ها بدون نیاز به یک ماتریس ساختاریافته به‌طور مؤثر ارتباط برقرار کنند.

تیم‌هایی که با یک فریم ورک Agile مانند Scrum کار می‌کنند

روش‌های چابک، مانند اسکرام بر انعطاف‌پذیری، همکاری و خودسازماندهی در تیم‌های متقابل تأکید دارند. در محیط های چابک، اعضای تیم اغلب در انجام وظایف با یکدیگر همکاری می کنند و مسئولیت‌ها ممکن است بر اساس تصمیم گیری جمعی تیم تغییر کند. استفاده از ماتریس سفت و سخت RACI در تنظیمات چابک ممکن است با اصول متدولوژی چابک همسو نباشد.

سازمان‌های چابک با تیم‌های خودسازمان‌ده

چارچوب‌های چابک تیم‌های خودسازمان‌دهنده را تشویق می‌کنند، جایی که افراد ابتکار عمل را به دست می‌گیرند و به طور خودجوش با هم همکاری می‌کنند. در این زمینه، رویکرد منظم از بالا به پایین تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌ها با استفاده از ماتریس RACI ممکن است ماهیت خودسازماندهی تیم‌های چابک را مختل کند. متدولوژی های چابک به جای ساختار ایستا و از پیش تعریف شده، بر برنامه ریزی تطبیقی و بهبود مستمر تکیه دارند.

تطبیق ابزارها و متدولوژی‌های مدیریت پروژه با نیازهای خاص و پویایی یک پروژه بسیار مهم است. در حالی که ماتریس RACI در زمینه‌های خاصی ارزشمند است، کاربرد آن باید با تفکر در نظر گرفته شود و رویکردهای جایگزین ممکن است برای پروژه‌هایی که با اندازه کوچک، سادگی یا چارچوب‌های چابک مشخص می‌شوند مناسب‌تر باشند.

منابع:

monday.com, asana, clickup, projectmanager, mckinsey