تجربه در عمل نشان داده است که در عمل، مهم‌ترین ویژگی یک نرم‌افزار سازمانی نه تعداد قابلیت‌ها، بلکه پایداری نرم افزار افزار و قابل اعتماد بودن آن است. در بسیاری از سازمان‌ها، هنگام انتخاب یا توسعه یک نرم‌افزار سازمانی، اولین سوال این است: «چه امکاناتی دارد؟». طبیعی است؛ امکانات بیشتر معمولاً جذاب‌تر به نظر می‌رسند.

یک نرم افزار ممکن است ده ها قابلیت پیشرفته داشته باشد، اما اگر همین نرم افزار در شرایط حساس، کند باشد یا از دسترس خارج شود، ارزش خود را از دست می دهد، در مقابل، سیستم دیگر حتی با امکانات کمتر ولی با پایداری بیشتر می تواند بهره وری تیم را افزایش دهد.

در این مقاله بررسی می‌کنیم که چرا در نرم‌افزارهای سازمانی، پایداری نرم افزار از اضافه کردن امکانات جدید مهم‌تر است.

پایداری نرم افزار سازمانی یعنی چه؟

پایداری نرم افزار به این معناست که سیستم بتواند در طول زمان، بدون اختلال جدی، با عملکرد قابل پیش‌بینی و قابل اعتماد کار کند.

یک نرم‌افزار پایدار معمولاً ویژگی‌های زیر را دارد:

• خطاهای بسیار کم

• عملکرد سریع و قابل اعتماد

• عدم از دسترس خارج شدن سیستم

• حفظ و امنیت داده‌ها

چرخه حیات نرم‌افزار از مراحل گوناگونی تشکیل شده که پایداری نرم افزار و میزان بهبود مورد نیاز، قبل از ارائهٔ نسخهٔ نهایی هم جزو آن است. تمام نسخه‌های اصلی یک محصول معمولاً هنگامی که یک ویژگی جدید اضافه می‌گردد، یا در حین مرحله آلفا عرضه می‌گردد، مرحله‌ای که آن (نرم‌افزار) اشکال‌زدایی می‌گردد همان مرحله بتا(Beta) است، و در نهایت مرحله‌ای که همهٔ اشکالات مهم برطرف شده‌است مرحلهٔ stable است (منبع: چرخه زندگی انتشار نرم‌افزار).

در نرم افزار های سازمانی مثل نرم افزار مدیریت پروژه این موضوع اهمیت بیشتری پیدا می کند، زیرا اطلاعات پروژه مثل تسک ها و پیگیری ها بصورت روزانه ثبت می شوند.

هزینه واقعی ناپایداری نرم افزار

وقتی یک نرم‌افزار سازمانی پایدار نباشد، مشکلات آن فقط فنی نیست؛ بلکه مستقیماً روی عملکرد سازمان تاثیر می‌گذارد.

1) توقف کار تیم ها:

فرض کنید اعضای یک تیم در حال ثبت تسک‌ها، گزارش کار یا تایم‌شیت‌های خود هستند و ناگهان سیستم از دسترس خارج می‌شود. در چنین شرایطی روند کار تیم متوقف می شود، اطلاعات ممکن است از دست برود و اعتماد کاربران به سیستم کاهش پیدا می کند.

در ابزارهای مدیریت پروژه، چنین اختلالی می‌تواند کل برنامه‌ریزی تیم را تحت تاثیر قرار دهد.

2) افزایش خطاهای انسانی

وقتی نرم‌افزار ناپایدار باشد، کاربران مجبور می‌شوند بخشی از کارها را خارج از سیستم انجام دهند؛ مثلاً در اکسل، پیام‌رسان‌ها یا ابزارهای دیگر، این کار باعث می‌شود اطلاعات پراکنده شود، هماهنگی تیمی کاهش پیدا کند و احتمال خطا افزایش یابد.

3) از بین رفتن اعتماد کاربران

مهم‌ترین سرمایه یک نرم‌افزار سازمانی اعتماد کاربران است. اگر کاربران احساس کنند که سیستم قابل اتکا نیست، به مرور استفاده از آن را کاهش می‌دهند.

در نتیجه سازمان هزینه‌ای برای نرم‌افزار پرداخت کرده است که عملاً از آن استفاده کامل نمی‌شود.

تجربه شخصی: چالش مهاجرت پایدار داده‌ها

اخیراً در پروژه بازنویسی کامل بک‌اند و فرانت‌اند محصولمان، چالش مهمی در زمینه انتقال داده‌ها با حفظ پایداری داشتیم. اگرچه ساختار کلی دیتابیس (MySQL) و ماهیت داده‌ها تغییر نکرد، اما برای یکپارچه‌سازی استانداردها و بهینه‌سازی ذخیره‌سازی، تغییراتی در جداول داده اعمال شد. بزرگترین نگرانی من، از دست رفتن داده‌های مشتریان بود؛ داده‌هایی که در برخی جداول به میلیون‌ها رکورد نزدیک می‌شد و فرآیند تبدیل و انتقال آن‌ها زمان‌بر بود. اطمینان از اینکه این انتقال بدون هیچ‌گونه اختلال و حفظ کامل اطلاعات صورت بگیرد، اولویت اصلی تیم بود. این تجربه به من نشان داد که حتی در فرآیندهای داخلی و بدون تغییر زیرساختی بزرگ، حفظ پایداری و امنیت داده‌ها، چقدر حیاتی است و کوچکترین اختلال می‌تواند اعتماد کاربران را خدشه‌دار کند.»

چرا شرکت‌ها گاهی بیش از حد روی امکانات جدید تمرکز می‌کنند؟

در بازار نرم‌افزار، رقابت شدیدی برای اضافه کردن قابلیت‌های جدید وجود دارد. هر محصول تلاش می‌کند ویژگی‌های بیشتری ارائه دهد تا جذاب‌تر به نظر برسد.

اما این رویکرد همیشه بهترین انتخاب نیست.

اضافه کردن سریع قابلیت‌های جدید می‌تواند باعث مشکلاتی مثل افزایش پیچیدگی سیستم، ایجاد باگ های بیشتر، کاهش کیفیت تجربه کاربری و سخت تر شدن نگهداری نرم افزار بشود، در بسیاری از موارد، کاربران ترجیح می‌دهند با یک سیستم ساده، سریع و پایدار کار کنند تا یک نرم‌افزار پر از قابلیت که دائماً مشکل دارد.

پایداری نرم افزار چگونه بهره‌وری تیم‌ها را افزایش می‌دهد؟

در ابزارهای مدیریت پروژه، پایداری نرم افزار تاثیر مستقیم روی عملکرد تیم دارد. وقتی یک سیستم پایدار باشد اعضای تیم با اطمینان تسک ها را ثبت می کنند، مدیران می توانند گزارش های دقیق دریافت کنند و برنامه ریزی پروژه ها قابل اعتمادتر می شود.

برای مثال در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، قابلیت‌هایی مانند ثبت پروژه ها، تعریف تسک ها، ثبت تایم شیت ها، پیگیری ها و گزارش گیری ها تنها زمانی ارزش واقعی پیدا می‌کنند که سیستم همیشه در دسترس و بدون اختلال باشد، اگر این قابلیت‌ها در یک سیستم ناپایدار قرار بگیرند، عملاً کارایی خود را از دست می‌دهند.

تعادل بین توسعه امکانات و حفظ پایداری نرم افزار

البته این به این معنا نیست که اضافه کردن قابلیت‌های جدید بی‌اهمیت است. نوآوری و توسعه محصول برای هر نرم‌افزاری ضروری است و تیم‌های حرفه‌ای توسعه نرم‌افزار تلاش می‌کنند بین دو موضوع توسعه قابلیت های جدید و حفظ کیفیت و پایداری نرم افزار تعادل ایجاد کنند، این کار معمولاً با تست های گسترده نرم‌افزار، بهبود مداوم زیرساخت‌ها و دریافت بازخورد از کاربران انجام می شود.

در واقع هدف این است که هر قابلیت جدید بدون آسیب زدن به ثبات سیستم اضافه شود.

نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در ایجاد نظم سازمانی

یکی از مهم‌ترین ابزارهای سازمان‌های امروزی، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه هستند که کمک می کنند کارها شفاف‌تر تعریف شوند، مسئولیت‌ها مشخص باشد، پیشرفت پروژه‌ها قابل پیگیری باشد و زمان صرف شده روی فعالیت ها ثبت شود، وقتی چنین سیستمی پایدار باشد، به مرور تبدیل به مرکز اصلی مدیریت کارها در سازمان می‌شود.

در این شرایط مدیران می‌توانند با استفاده از داشبوردها و گزارش‌ها، تصویر دقیقی از وضعیت پروژه‌ها و عملکرد تیم‌ها داشته باشند.

همتیک؛ ابزاری برای مدیریت پایدار پروژه‌ها:

همتیک یک نرم‌افزار مدیریت پروژه است که با هدف ساده‌تر کردن مدیریت کارها و افزایش شفافیت در تیم‌ها طراحی شده است.

در همتیک شما می‌توانید پروژه‌های مختلف را ثبت و مدیریت کنید و تسک‌ها را بین اعضای تیم ارجاع دهید، همچنین میتوانید برای هر تسک چند ناظر تعیین کنید و تایم‌شیت فعالیت‌ها را ثبت کنید. از قابلیت های دیگر نرم افزار می توان به تهیه گزارش های مدیریتی، استفاده از گانت چارت برای برنامه‌ریزی پروژه و استفاده از داشبورد مدیریتی برای مشاهده وضعیت پروژه ها نام برد.

تمرکز اصلی در چنین ابزارهایی این است که تیم‌ها بتوانند بدون نگرانی از اختلال یا پیچیدگی، روی انجام کارها تمرکز کنند.

اگر به دنبال ابزاری برای مدیریت بهتر پروژه‌ها، شفافیت در وظایف تیم و دسترسی به گزارش‌های مدیریتی هستید، استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه پایدار و قابل اعتماد می‌تواند نقطه شروع خوبی باشد.

برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های همتیک می‌توانید در سایت ثبت‌نام کنید یا نسخه دمو را بررسی کنید و ببینید چگونه یک سیستم پایدار می‌تواند مدیریت پروژه‌ها را ساده‌تر کند. همچنین می توانید با ما تماس حاصل نمایید تا در یک مکالمه تلفنی وضعیت را بررسی کنیم.