ساختار شکست کار یا WBS که مخفف Work Breakdown Structure است، تصویری از سلسله مراتب و جزئیات تحویل یک پروژه است. این نمودار در تعیین محدوده پروژه و تعیین وظایف مورد نیاز برای تکمیل فرایندها به مدیران پروژه کمک می‌کند.

تمام مراحل کار پروژه در این نمودار قرار دارد. در راس نمودار پروژه نهایی، وظایف و کارهای مرتبط با آن مشخص می‌شود. سطوح پایینی نمودار جزئیات بیشتری از پروژه را مشخص می‌کند.

انواع نمودار ساختار شکست کار

فرایند ترسیم ساختار شکست کار، در این مثال، ۵ مرحله دارد. هرچه به سمت پایین نمودار حرکت می‌کنیم جزئیات بیشتری در اختیار ما قرار می‌گیرد.  شکل ساختار شکست کار در هر پروژه ممکن است متفاوت باشد. انواع مختلف شکل‌های ساختار شکست کار عبارتند از:

صفحه گسترده

در این مدل فازهای مختلف، وظایف و … به صورت ستون‌ها و ردیف‌های مجزا مشخص می‌شوند.

نمودار

فرایند کار به صورت نمودار شاخه‌ای ترسیم می‌شود. بیشتر ساختارهای شکست کار به صورت نمودار ترسیم می‌شوند. ما نیز در این مقاله، از مدل نموداری استفاده کرده‌ایم.

لیست

شما می‌توانید ساختار شکست کار پروژه خود را به صورت لیست‌های ساده‌ای از وظایف و مسئولیت‌ها تهیه کنید.

نمودار گانت

طبق این نمودار زمان انجام کارها و سلسله مراتب ‌آن‌ها تعیین می‌شود.

چرا از ساختار شکست کار استفاده کنیم؟

از ساختار شکست کار در پروژه‌ها و برنامه‌های مختلف کاری استفاده می‌شود. اما شاید برایتان سوال باشد ترسیم این نمودار چه مزایایی دارد؟

• تعریف و سازماندهی پروژه
• کمک به تخصیص منابع
• تخمین هزینه‌های پروژه
• کنترل نقاط ضعف و قوت
• ابزاری برای طوفان فکری و همکاری اعضای تیم و ….

انواع ساختار شکست بر اساس موضوع

ساختار شکست کار، علاوه‌بر تنوع در نحوه ترسیم، انواع مختلفی دارد که در هر یک از آن‌ها اطلاعات گوناگونی نوشته می‌شود. انواع ساختار شکست کار عبارتند از:

ساختار شکست مراحل انجام کار (بر اساس مراحل یا تجربه فازی)

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه (بر اساس سازمان‌ها و واحدهای مختلف)

ساختار شکست کار مونتاژ محصول نهایی (بر اساس محصول نهایی)

ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی (بر اساس پیمانکار)

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه

ساختار شکست کار بر اساس اقلام قابل حمل و نقل

ساختار شکست هزینه

ساختار شکست کار بر اساس مناطق جغرافیایی

نحوه ترسیم ساختار شکست کار

در این مقاله قصد داریم ساختار شکست کار برای یک پروژه ساختمانی را ترسیم کنیم. در این مثال ما از نمودار شاخه‌ای برای ترسیم ساختار شکست کار استفاده کرده‌ایم.

مرحله اول: ترسیم نمای کلی پروژه

در این مرحله اطلاعات کلی‌ای درباره پروژه می‌نویسیم. اهداف، محدوده و اعضای تیم پروژه در این مرحله مشخص می‌شوند. اولین مرحله از ساختن یک ساختمان، آماده‌سازی سایت (زمین) است. سپس فضای ساخت و ساز تمیز و مرتب می‌شود. به عنوان آخرین گام مرحله ۱ نرده‌های محافظتی اطراف زمین قرار داده می‌شود.  گام‌های این مرحله عبارتند از:

• ارزیابی سایت
• تمیز کردن سایت
• حفاری و درجه‌بندی
• تاسیسات موقت

مرحله دوم: تامین منابع

مرحله دوم پروژه ساخت و ساز برآورد، تامین و خرید منابع است. در این مرحله تمام هزینه‌ها، میزان مصالح مورد نیاز و تعداد کارگران و جزئیات منابع انسانی مشخص می‌شود. گام‌های این مرحله عبارتند از:

• تعیین تامین‌کنندگان
• خرید تجهیزات
• استخدام پیمانکاران و منابع انسانی
• اخذ مجوزها و پروانه‌های لازم

مرحله سوم: ساخت و ساز

این مرحله به ساخت پایه و سازه‌های مختلف می‌پردازد. در واقع مهم‌ترین مرحله در فرایند ساخت ساختمان است. گام‌های این مرحله عبارتند از:

• فونداسیون: مشخص کردن پی ساختمان، پایه‌ها و عناصر
• چارچوب‌های سازه: قرار دادن ستون‌ها و تیرهای اصلی ساختمان
• محوطه بیرونی: ساخت دیوارهای خارجی، نصب پنجره‌ها و درها
• سقف: نصب سازه‌های سقف
• بخش‌های داخلی: دیوارهای داخلی، کفپوش، سقف و سایر فعالیت‌های مربوط به معماری
• نصب سیستم‌های مختلف: علاوه‌بر لوله‌کشی، لوازم الکتریکی و … نصب می‌شود
• توسعه فضا: کارهای خارجی ساختمان، مانند محوطه‌سازی و سنگ‌فرش کردن فضا

مرحله چهارم: تمیز کردن

پس از تمام شدن کارهای ساختمانی، باید ضایعات و مصالح ساختمانی از فضای کار خارج و محیط کاملا تمیز شود. گام‌های این مرحله عبارتند از:

• خارج کردن ضایعات ساختمانی: بیرون گذاشتن نخاله‌ها و مواد باقی‌مانده از محیط
• تمیز کردن محیط: گردگیری فضا و تمیز کردن لکه‌ها از سطوح مختلف
• تعمیرات نهایی: رنگ‌آمیزی، مرتب کردن فضا و …

مرحله پنجم: تحویل دادن سازه

مرحله آخر به تحویل دادن سازه به کارفرما و تسویه حساب با اعضای تیم می‌پردازد. گام‌های این مرحله عبارتند از:

• بازرسی نهایی: برای اطمینان از رعایت تمام الزامات
• مدیریت نقص‌ها: بررسی تمام کم‌وکاستی‌های موجود در پروژه
• مستندات: ارائه نقشه‌های ساختمان، ضمانت‌نامه‌ها و … به مسئولین ساختمان
• تحویل پروژه: نهایی‌کردن تمام تعهدات و پرداخت حقوق و دستمزد

معرفی چند نرم افزار برای ترسیم ساختار شکست کار

نرم‌افزارهای مختلفی برای برای ترسیم ساختار شکست کار وجود دارد که شما بسته به نوع نیاز خود می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. راحت‌ترین و در دسترس‌ترین نرم‌افزار اکسل است که در این بخش از مقاله مراحل ترسیم ساختار شکست کار با استفاده از آن را به شما آموزش خواهیم داد.

سایر نرم‌افزارهای ترسیم ساختار شکست کار عبارتند از:

• ClickUp
• EdrawMax
• SmartDraw
• Matchware
• Lucidchart
• VisualParadigm
• همتیک

در ادامه مراحل ترسیم ساختار شکست کار در نرم‌افزار اکسل را شرح داده‌ایم. با ما همراه باشید.

مرحله ۱: ایجاد صفحه

اکسل را در رایانه خود باز کرده و یک کاربرگ جدید باز کنید.

مرحله ۲: انتخاب SmartArt Graphics

به بخش Insert رفته و در  قسمت SmartArt  روی Hierarchy کلیک کنید.

مرحله ۳: انتخاب نمودار

نمودار متناسب با پروژه خود را انتخاب کنید. پس از انتخاب، نمودار روی صفحه اکسل نمایش داده می‌شود و شما باید اطلاعات مربوط به هر بخش از پروژه را در بخش‌های خالی بنویسید.

مرحله ۴: ویرایش نمودار

بالای صفحه و در قسمت چپ، بخشی برای ویرایش نمودار نمایش داده می‌شود که به کمک آن شما می‌توانید جزئیات دلخواه را وارد نمودار خود کنید. اگر می‌خواهید به مراحل کار خود موردی اضافه کنید، در سمت چپ، روی گزینه add shape کلیک کنید و طبق نیاز خود محل قرار گرفتن مستطیل‌ها را تعیین کنید.

مرحله ۵: طراحی نمودار

شما می‌توانید به دلخواه رنگ نمودار خود را تعیین کنید. برای این کار، روی گزینه change color کلیک کرده و رنگ دلخواه خود را انتخاب کنید.

مرحله ۶: ذخیره ساختار شکست کار

برای ذخیره کردن نمودار ساختار شکست کار در اکسل، روی گزینه file کلیک کرده و در قسمت save as آن را ذخیره کنید.

ایجاد ساختار شکست کار با نرم افزار همتیک

در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک هم شما امکان ایجاد ساختار شکست کار تا چندین سطح وجود دارد. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، در صفحه‌ی لیست کارهای پروژه، کارهایی که زیرکار دارند با آیکن مشخص شده‌اند. رنگ سبز به این معنی است که همه زیرکارهای این کار انجام شده‌اند، رنگ نارنجی یعنی حداقل یکی از زیرکارها انجام شده و هنوز این کار زیرکار انجام نشده دارد و رنگ خاکستری یعنی هیچ کدام از زیرکارهای این کار انجام نشده است.

با باز کردن صفحه هر کار، در بخش کار زیرمجموعه می توانید ببینید هر کار چه زیرکارهایی دارد. هر کدام از زیرکارهای کار اصلی را می‌توان به افراد مختلفی اختصاص داد.

این زیرکارها می‌تواندد تا سطح‌های بعدی هم ادامه پیدا کنند و به این ترتیب ساختار شکست کار ایجاد می‌شود.

جمع بندی

در این مقاله به ساختار شکست کار، مزایای استفاده از آن، مراحل آن و نحوه ترسیم آن در اکسل در قالب یک مثال عملی پرداختیم. در ساختار شکست کار محدوده پروژه، نیازها و دلیل انجام آن مشخص می‌شود. این ساختار در هر پروژه و بر اساس نیازهای آن متفاوت است. برخی از پروژه‌ها مانند پروژه‌های نفت و گاز فازهای مختلفی دارند و برخی دیگر محصولات متنوعی دارند و ساختار شکست کار آن‌ها متفاوت است.