تصور ما از برنامه‌ پروژه استاندارد، فقط لیستی از کارها و زمان انجام آن‌هاست. در حالی که برنامه پروژه تنها به این موارد محدود نمی‌شود.

آنچه از برنامه پروژه نمی‌دانیم…

در واقع یک برنامه پروژه، برآیندی از تصمیم‌گیری‌های مدیر پروژه، اولویت‌بندی‌ها، اقدامات و منابع مورد نیاز جهت به سرانجام رساندن یک پروژه است. همچنین یک برنامه پروژه خوب، شامل اسامی تیم‌های درگیر، ابزارها، منابع و مراحلی است که پروژه را به موفقیت می‌رساند.

 

اما نقش مدیر پروژه خوب هم، بی‌تاثیر نیست. در اصل یک مدیر پروژه خوب، کسی است که تمام مسیر پیشبرد پروژه را مدیریت می‌کند. از مشکلات کوچک و بزرگی که در اجرا با آن سر و کله زده می‌شود تا ریسک‌ها، خروجی‌ها و وابستگی‌ها. همچنین مدیر پروژه است که مسیر موفقیت در پروژه را ترسیم و افراد و اقدامات را قدم به قدم در آن پیش می‌برد.

برنامه پروژه؛ بهترین ابزار پیشبرد

مسلما یک مدیر پروژه حرفه‌ای، از بهترین ابزار خود یعنی برنامه پروژه غافل نمی‌ماند. چرا که از این طریق می‌تواند تصویری جامع از وظایف، چگونگی انجام کارها و زمان‌بندی‌ برنامه، با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارد تا آن‌ها نیز به دید کلی پروژه دست یابند. 

برنامه پروژه از این جهت حائز اهمیت است که اعضای تیم در صورتی که نتوانند به تصویری جامع از پروژه دست یابند، در دنیایی از نادانسته‌ها و نیازها گم می‌شوند. 

چرا که آن‌ها اطلاع درستی از چگونگی و زمان انجام تمام کارها ندارند و اغلب نمی‌دانند نقطه شروع کجاست!

در نتیجه بدون آگاهی از برنامه پروژه، اعضای تیم نه تنها به درستی از صحت کارها و چگونگی انجام آن‌ها باخبر نمی‌شوند، بلکه تنها به محدوده وظایف خود می‌پردازند و به مطابقت وظایف با سایر وابستگی‌های برنامه پروژه، توجه نمی‌کنند. 

 

8 گام برای یک برنامه پروژه حرفه‌ای 

تدوین برنامه پروژه، به صورت مرحله‌ای کار آسانی به نظر نمی‌رسد! اینکه بخواهید برای یک فرآیندی که خود باید گام به گام پیش برود؛ یک برنامه مرحله‌ای بنویسید، کار نسبتا دشواری است. اما این ویژگی می‌تواند تضمین‌کننده موفقیت شما برای یک برنامه پروژه حرفه‌ای بشود. 

اما قبل از شروع نوشتن برنامه پروژه با این سبک، نیاز است که از همه چیزهایی که باید مطلع و مطمئن شوید. یعنی تمام اطلاعات در مورد تیم، منابع، اهداف و سازمان خود را بررسی و مورد توجه قرار دهید. چرا که رسیدن به ذهنیت مشترک، قبل از شروع برنامه پروژه، اصل بسیار مهمی است. 

 

گام اول؛ برنامه پروژه، نقشه راه شماست

وقتی برنامه‌ریزی پروژه شروع می‌شود، یعنی برای سفری که قرار است با تیم خود در این پروژه طی کنید، نقشه‌ای آماده کنید. برای شروع این سفر، نیاز است که سوالاتی را از خود بپرسید؛

• مقصد نهایی این پروژه کجاست؟ چه زمانی می‌فهمیم، پروژه به اتمام رسیده است؟
• چه کسانی این برنامه پروژه را مانند نقشه دنبال خواهند کرد؟
• رویدادهای مهم این مسیر چیست؟ فاصله بین این نقاط عطف چقدر است؟
• در برنامه پروژه، با چه موانعی ممکن است روبه‌رو شویم؟ آیا مسیر جایگزینی ترسیم شده است؟

 

بیشتر بخوانید: روش مسیر بحرانی (CPM) چیست؟ به همراه مثال و تصویر

 

 

گام دوم؛ از ذی‌نفعان پروژه غافل نشوید

متاسفانه یا خوشبختانه باید تمام مستندات طولانی و بهم‌ریخته سازمان را بررسی کنید تا با تمام قوانین، سیاست‌ها، شخصیت‌ها و موضوعاتی که به هر نحوی ممکن است روی مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی آن تاثیر بگذارد، آشنا شوید. 

در این بین، شناخت یک مورد از اهمیت بیشتری برخوردار است و آن هم ذی‌نفعان پروژه است. Larry W. Smith، PMP، مدیر پروژه در مرکز پشتیبانی فناوری نرم‌افزار، بر اهمیت شناخت و تحلیل ذی‌نفعان و نیازهای آنان تاکید می‌کند. 

به گفته Smith همه افراد درگیر در یک پروژه، هدفی جز موفقیت آن ندارند. اما تنها غفلت از نیاز یک ذی‌نفع، ممکن است مسیر پروژه را از موفقیت دور کند. 

از دیگر توصیه‌های او برای این گام از برنامه‌ریزی پروژه، می‌توان به این موارد اشاره کرد؛

• لیستی از ذی‌نفعان پروژه را تهیه کنید و آنان را بشناسید. 
• انتظارات و میزان تاثیرگذاری آنان را در پیشبرد برنامه پروژه تحلیل کنید.
• تصمیم بگیرید که چگونه بازخورد همتایان و ذی‌نفعان را، در برنامه پروژه و مسیر خود پیاده خواهید کرد. 
• نیازها و انتظارات افراد درگیر را، در مدیریت ریسک و واکنش‌های آن پیش‌بینی کنید.
• هوشیارانه، استراتژی‌‌های ارتباطی پروژه را برنامه‌ریزی کنید. 

در راستای آخرین مورد، Bernie Ferguson رهبر پروژه در Atlassian، در مراحل اولیه پروژه، شروع به ارتباط با سهامداران و ذی‌نفعان می‌کند. او معتقد است «باید از تکنیک Project Poster برای ایجاد ذهنیت مشترک بین اعضای تیم پروژه و ذی‌نفعان، استفاده کرد.

ما چه کاری انجام می‌دهیم؟

چه ارزشی برای مشتریان و کسب‌وکار خلق می‌کنیم؟

چه راهکاری در برنامه پروژه اثربخش است و چرا؟

هر چیزی که بخواهد به برنامه پروژه یا همان نقشه راه تیم برسد، باید از منظر تمام این سوالات بررسی شود.

 

گام سوم؛ با درآوردن عینک خوش‌بینی، یک برنامه زمانی پروژه تهیه کنید! 

در برنامه‌ریزی پروژه، رایج‌ترین اشتباهی که مدیران پروژه انجام می‌دهند، این است که با خوش‎بینی تمام به برنامه‌ریزی می‌پردازند. 

مدیران پروژه به جایی که بهترین حالت را برای پیشرفت پروژه فرض کنند، باید تمام مشکلاتی که ممکن است در برنامه زمانی پروژه پیش بیاید و بر آن تاثیرگذار باشد را، پیش‌بینی کرده و مورد توجه قرار دهند. 

 

چند راهکار برای برنامه زمانی پروژه

• با برگزاری جلسات انفرادی با افراد کلیدی پروژه و همچنین کارگاه‌های آموزشی «پیش از مرگ» از تمام حالت‌های تاثیرگذار در زمان‌بندی پروژه مطمئن می‌شوید. 

در کارگاه‌های آموزشی «پیش از مرگ»، مدیر پروژه فرض می‌کند پروژه کاملا شکست خورده است و حالا باید مسیر را بازبینی کند تا تمام کارهایی که می‌تواست جلوی این شکست را بگیرد، مشخص کند. 

 

• مشورت با سایر مدیران پروژه هم از دیگر راهکارهای سریع و مطمئن برای زمان‌بندی پروژه، است. وقتی شما با مدیران پروژه دیگر صحبت کنید، با برنامه زمانی پروژه‌های مشابه آشنا می‌شوید و می‌توانید از آن الگو بگیرید. 

همچنین اینکه با تیم‌هایی که در برنامه پروژه مشارکت خواهید داشت، آشنا شده و متوجه زمان‌بندی اقدامات آنان خواهید شد. 

• از دیگر راهکارهای زمان‌بندی پروژه، بررسی بایگانی ابزارهای مدیریت پروژه است. تحلیل برنامه‌های زمانی پروژه‌های گذشته، دیدی خوبی برای برنامه‌ریزی مجدد پروژه به شما خواهد داد.
•  مهم‌تر از همه؛ ارتباط برقرار کنید.

ارتباطات، ارتباطات و باز هم ارتباطات. اینکه همه افراد درگیر در پروژه را از جزئیات باخبر کنید، حیاتی است. 

از روش‌های ساده این کار، استفاده از گانت چارت است. یک روش ساده و موثر برای اینکه همه افراد متاثر از برنامه پروژه، جدول زمانی آن را بدانند. 

 

گام چهارم؛ استخدام دوستان، حرکت موثر در پیشبرد پروژه

در گام چهارم، به عنوان مدیر پروژه این شما هستید که باید برنامه پروژه و در نهایت پروژه را تحویل دهید. اما به این معنی نیست که شما تنهایی، به یک اتاق فکر بروید و برنامه را آماده کنید.

 

همانطور که برنامه پروژه را توسعه می‌دهید، بسیار حیاتی‌ست که همه ذی‌نفعان کلیدی را درگیر نگه دارید و تقریباً دائماً در تماس باشید. در این صورت خواهید دید که این افراد اول به دوستان شما و بعد به منابعی عالی تبدیل خواهند شد. 

با گوش دادن فعالانه به صحبت های تیم خود و با زیر و رو کردن‌های ایده‌ها، می‌توانید به موقع به نتایج هوشمندانه برسید. با این تعاملات دوستانه و همیشگی، برنامه پروژه حرفه‌ای‌تری را خواهید ساخت.

 

گام پنجم؛ افکار خود را به اهداف و مراحل برنامه پروژه محدود کنید!

اگر می‌خواهید به راه‌حل یا نتیجه درستی در برنامه پروژه برسید، باید افکار خود را در یک سطح متمرکز کنید. 

یک فرضیه از دغدغه خود، در مسیر برنامه پروژه تهیه کنید. مسئله و همین‌طور نتیجه‌ای را که قرار است در برنامه پروژه رقم بخورد، مشخص کنید. در مرحله بعد، توضیحی درباره پیش‌زمینه پروژه و هر داده یا بینشی که به این مسئله مربوط است، ثبت کنید. 

بعد از آن معیارهایی را که برای اندازه‌گیری موفقیت استفاده می‌کنید، تعیین کنید. همین موارد جزئی، احتمالا چند وجه از مسئله و بعد از آن برنامه پروژه شما را مشخص می‌کنند. 

هر چه بیشتر محدوده فکری خود و ذی‌نفعان را، در برنامه پروژه شفاف کنید، انرژی کمتری از تیم اتلاف می‌شود. در نتیجه مدیر پروژه باید از خود و اعضای تیم بپرسد، نیازمندی‌های برنامه پروژه چه مواردی است؟ و عملا از چه مواردی بی‌نیاز هستند؟

با این کار شما قادر خواهید بود، دامنه تغییرات را کاهش دهید. یادتان نرود که کلید تعادل دامنه، جدول زمانی و منابع است، تا هیچ یک از کنترل خارج نشوند.

 

در گام ششم برنامه پروژه، غافلگیری را پیش‌بینی کنید.

تمام برنامه‌ریزی‌های پروژه شامل موارد مرتبط با بودجه، زمان‌بندی و مراحل انجام کارهاست. اما یک برنامه پروژه حرفه‌ای، به سوالات ضروری در مورد موارد زیر، پاسخ می‌دهد. 

• منابع: برنامه پروژه شما به چه نیروهایی و با چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟ چه میزان منابع انسانی و بودجه در دسترس است؟
• تصمیمات: چه کسی مسئول تصمیم‌گیری است و اختیارات به چه میزان است؟
• ارتباطات: چه کسی، چه زمانی و در چه قالبی پیام‌های مربوط به پروژه را، دریافت می‌کند؟
• ریسک: اعضای تیم باید مراقب چه چیزی باشند و روند ثبت و ردیابی خطرات چیست؟
• نظرات: چگونه قبل از تکمیل پروژه، بازخوردها را جمع‌آوری و اعمال می‌کنید؟
• اختیارات: چه کسی باید تاییدهای نهایی پروژه را بدهد؟ تصمیم‌گیرنده نهایی کیست؟
• زمان‌بندی: آیا برنامه کاری شما با جدول زمانی پروژه مطابقت دارد؟ 

درست است که برنامه پروژه شما، نیازی به جزئیات دقیق در مورد هر یک از این مسائل ندارد. اما باید اطلاعات کافی را ارائه کند تا شما را در مدیریت و کنترل پروژه توانمند سازد.

 

انتخاب سبک مدیریت پروژه، گام هفتم است.

به عنوان مدیر پروژه، رویکرد آبشاری یا چابک (اجایل) را برای مدیریت پروژه انتخاب کنید. یک رویکرد چابک در برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه با وجود کارهای کوچک و تکراری، فرآیندی می‌سازد که به طور مستمر نیازمندی‌ها، برنامه‌ها و نتایج را ارزیابی کرده و نتایج را به سرعت ارائه می‌دهد. در این روش مدیریت پروژه، زمان و منابع پروژه ثابت در نظر گرفته می‌شود. 

 

گام هشتم؛ بالاخره، نوشتن برنامه پروژه!

حالا با وجود تمام کاغذهایی که پر از اطلاعات کردید و سری که پر از فکر، ایده و برنامه است، باید دست به قلم شوید و برنامه پروژه خود را تدوین کنید. 

سعی کنید کامل بنویسید اما باز هم از ساده‌ترین سبک برای تدوین برنامه پروژه خود استفاده نمایید. 

اینجا به برخی از عناوینی که فارغ از هر سبکی، می‌توانید در برنامه پروژه خود استفاده کنید؛ اشاره شده است:

• نام پروژه
• تاریخ تحویل پروژه 
• بودجه‌بندی پروژه
• اهداف برنامه پروژه 
• رویدادهای مهم و قابل‌اندازه‌گیری مورد انتظار در برنامه پروژه
• زمان شروع و پایان مورد انتظار برای هر وظیفه 
• جزئیات وظایف و گزارشات
• پیش‌بینی ریسک‌ها و وابستگی‌ها

در حال حاضر که برنامه پروژه خود را تکمیل کردید، با وجود احساس شعفی که دارید اما کمی تامل کنید. این بار برنامه پروژه را در اختیار کسی قرار دهید که نقشی در تدوین آن نداشته است و بازخورد او را بررسی کنید. 

حالا زمان آن است که برنامه خود را به صورت حرفه‌ای به تمام افراد درگیر در پروژه، ارائه نمائید. اما یادتان نرود که به صورت دائمی، برنامه پروژه را بررسی کنید و بر اساس آنچه پیش رفته است و نتایج آن، به اصلاح و بازبینی برنامه بپردازید. 

حالا تنها باید، به سمت موفقیت در مدیریت پروژه پیش بروید! ؛) 

 

 

منبع: Attlasian