تصور کنید که تعدادی بادکنک‌ در دست دارید. هر بادکنک را به عنوان یک نماد از اعضای تیم خود در نظر بگیرید. اگر اجازه دهید هر بادکنک به طور جداگانه در هوا شناور شود، باد هر کدام را به سمتی می‌برد. اما اگر بادکنک‌ها را به هم بچسبانید و محکم نگه دارید، حتی باد شدید نیز به سختی می‌تواند آنها را از هم جدا کند. شما نمی‌توانید باد را کنترل کنید، اما می‌توانید بادکنک‌ها را در هر شرایط آب و هوایی نزدیک هم نگه دارید.

کار تیمی موفق برای انجام یک پروژه خاص نیز شبیه مثال بادکنک‌هاست. انرژی که بین اعضای تیم وجود دارد، همه آنها را به سمت یک هدف با همه فراز و نشیب‌ها حرکت می‌دهد. همکاری بین تیمی در پروژه می‌تواند بهره وری را افزایش دهد. همه اعضای تیم از دیدگاه‌ها، نیازها و برنامه زمانی یکدیگر آگاه هستند و می‌توانند هر بخش از پروژه را به صورت موازی با هم پیش ببرند. با این حال، در این مطلب می‌خواهیم به نکات مهم برای کار تیمی موفق اشاره کنیم.

همکاری در پروژه چیست و چرا اهمیت دارد؟

همانطور که سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای به سمت کار هیبریدی می‌روند (ترکیب کار حضوری و دورکاری)، نحوه انجام کار تیمی در حال تغییر است. همکاری پروژه بر سه ویژگی اصلی استوار است که شامل ارتباطات مؤثر، فرآیندهای منسجم و ابزارهای همکاری مناسب برای ادامه پروژه است. ما به سرعت در حال تغییر سبک‌های کاری و فناوری‌های خود هستیم و این بدان معناست که ابزارها و روش‌های همکاری پروژه نیز در حال تغییر و کامل‌تر شدن هستند.

همکاری خوب در پروژه به دلایل زیر اهمیت زیادی برای کسب و کارها دارد:

ارتباطات بهتر

همکاری باعث ارتقای ارتباط باز و شفاف بین اعضای تیم می‌شود. این امر به رفع سوء تفاهم بین افراد کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که همه در جهت یک هدف مشغول به کار هستند. ارتباطات سازنده‌تر می‌تواند احساس خوب را در بین افراد ایجاد کند و باعث شود هر فرد احساس ارزشمند بودن کند.

افزایش کارایی

وقتی اعضای تیم به طور موثر با هم کار می‌کنند، وظایف کاری می‌توانند سریع‌تر و کارآمدتر انجام شوند، چون افراد می‌توانند مهارت‌ها و دانش خود را برای یافتن بهترین راه جهت رفع مشکلات به اشتراک بگذارند. تیم‌ها با همکاری موثر می‌توانند زمینه‌های بهبود را شناسایی کرده و استراتژی‌هایی برای افزایش بهره وری ارائه دهند.

تصمیم گیری بهتر

همکاری موثر اجازه می‌دهد تا طیف متنوعی از دیدگاه‌ها و ایده‌ها به اشتراک گذاشته شود که منجر به تصمیم گیری و حل بهتر مشکل می‌شود. تیم‌های کاری می‌توانند از دانش و تجربه یکدیگر برای ارائه راه حل‌های نوآورانه و خلاقانه‌تر برای حل مشکلات بهره ببرند. این کار می‌تواند در ابعاد بزرگ‌تر باعث تصمیم گیری‌های استراتژیک شود.

افزایش خلاقیت

همکاری با یکدیگر می‌تواند به ایده‌ها و رویکردهای جدید و نوآورانه‌ای منجر شود، زیرا افراد، تجربیات و مهارت‌های خاص خود را با هم به اشتراک می‌گذراند. کار تیمی می‌تواند تأثیر مثبتی بر روحیه و انگیزه افراد داشته باشد و منجر به عملکرد بهتر اعضای تیم و نتایج بهینه (از نظر مالی، وظایف و زمانی) شود.

افزایش انگیزه

کار تیمی برای رسیدن به یک هدف مشترک می‌تواند انگیزه و مشارکت را افزایش دهد، زیرا افراد احساس می‌کنند که در رسیدن به هدف بزرگتری با هم مشارکت دارند. با همکاری بین تیمی، افراد نسبت به موفقیت پروژه پاسخگوتر می‌شوند و می‌توانند به راحتی هر گونه مشکل بالقوه را شناسایی کرده و بازگو کنند.

کیفیت بالای کار

همکاری تیمی امکان انجام کنترل کیفیت به شکلی کامل‌تر و موثرتر را فراهم می‌کند، زیرا اعضای تیم قادر به بررسی و ارائه بازخورد سازنده کار یکدیگر هستند. همکاری می‌تواند کمک کند تا پروژه‌ها با بالاترین استانداردها و با بهترین نتایج ممکن تکمیل شوند. دستیابی به اهداف و تکمیل موفقیت آمیز پروژه، تنها با کار تیمی قابل انجام است.

تفاوت مدیریت پروژه با همکاری پروژه

وقتی «همکاری پروژه» و «مدیریت پروژه» را می‌شنوید، احساس می‌شود که هر دوی آنها شبیه به هم هستند! در حالی که بین این دو شباهت‌هایی وجود دارد، اما آنها با هم متفاوت هستند. مدیریت پروژه کاری است که تیم‌ها برای ایجاد گردش کار و رسیدن به اهداف پروژه انجام می‌دهند و در عین حال هر گونه محدودیت منابع یا محدودیت زمانی را می‌سنجند. این فرآیند نقطه A به نقطه B است که تصمیم می‌گیرید بادکنک‌ها را به مقصد خود بفرستید.

همکاری پروژه بر نحوه همکاری افراد با یکدیگر برای انجام یک کار متمرکز است. این همان چسباندن بادکنک‌هاست تا مطمئن شوید که همه در یک مسیر هستند. همکاری پروژه بر «ما» تمرکز دارد. هنگامی که تیم‌های سازمانی به طور هماهنگ و با اعتقاد به کار تیمی وظایف خود را انجام می‌دهند، از مزایای بهره وری در فرآیندهای کاری بهره مند می‌شوند.

6 نشانه همکاری تیمی بد

شما بدون شک تیم‌های موفقی را در سازمان خود هدایت کرده‌اید که پروژه را به سر منزل مقصود رسانده‌اید. اما گاهی همکاری بین تیمی ممکن است مسیر بدی را طی کند و شما را در پروژه‌های آینده دچار مشکل کند. در ادامه به نشانه‌های همکاری بد تیمی اشاره می‌کنیم:

1- ارتباطات ضعیف

ترکیب کار حضوری و دورکاری اغلب مشکل است! کارکنان دورکار اغلب به ندرت با سایر بخش‌های سازمان ارتباط برقرار می‌کنند یا درگیر مسائل سازمانی هستند. عدم ایجاد ارتباط قوی با این گروه از تیم‌ها منجر به از هم پاشیدن تیم و کل پروژه می‌شود. برگزاری جلسات تیمی بین اعضای داخل و بیرون سازمان برای هر هفته در ماه، به حل مشکل عدم ارتباط کمک می‌کند.

• بیشتر بخوانید: مدیریت تیم های دورکار

2- من به جای ما!

بین اولویت دادن به وظایف خود و به کار بردن تمام انرژی تیم برای پیش بردن آن وظایف تفاوت وجود دارد. هر یک اعضای تیم باید به یک اندازه انرژی بگذارد و با هم در یک مسیر حرکت کند. اما اگر فردی از اعضا بخواهد تک روی کند، پروژه در خطر است. چنین افرادی را باید سریعاً شناسایی کنید و از آنها بخواهید برای کار تیمی تلاش کنند.

3- وجود اهداف فردی

داشتن ضرب‌ الاجل‌های زیاد، اغلب زیربنای ذهنیت تک روی است. اگر اهداف یک نفر جدا یا در تضاد با اهداف تیم باشند، مسلماً کارهای مهم از رادار خارج می‌شوند. بدون اهداف مشخص و یکپارچه، هر پروژه‌ای می‌تواند با سرعت بالا در جهت اشتباه اجرا شود. این نشانه واضحی است که تیم برای همکاری موفق پروژه در مسیر بدی قرار دارد.

4- تصمیم گیرندگان زیاد

این ضرب المثل را شنیده‌اید که می‌گوید: «اگر آشپز دوتا شود، آش شور می‌شود یا بی‌نمک!» وقتی در مدیریت پروژه تصمیم گیرندگان زیاد باشند، هرج و مرج به وجود می‌آید. به این صورت که کارکنان مدام با تصمیمات مختلف روبرو می‌شوند. مهم است که یک تصمیم کلی گرفته شود و همه اعضای تیم طبق آن تصمیم عمل کنند.

5- کارهای اضافی

چقدر خسته کننده است که متوجه شوید ساعت‌ها را صرف یک پروژه کرده‌اید و بعد ببینید که شخص دیگری نیز همین کار را می‌کند؟ تلاش‌های اضافی و عدم تخصیص درست کارها می‌تواند مسیر موفقیت پروژه را خراب کند. مهم است که هر کاری را به شکلی هدفمند مشخص کنید تا افراد از کارهای اضافی که مسئولیت در قبال آنها ندارند، دور شوند. استفاده از یک نرم افزار مدیریت کارها، شما را از این سردرگمی ها نجات خواهد داد.

• بیشتر بخوانید: راهنمای جامع مدیریت پروژه

6- مشخص نکردن هدف

حتی با وجود اهداف مشخص، برخی از تیم‌ها ممکن است ندانند که چگونه باید به اهداف دست یابند. برای سازمان‌های بزرگ‌تر که تیم‌هایی در درون تیم‌های بزرگ‌تر دارند، اهداف کلی می‌تواند گیج کننده باشد. هر تیم از سازمان باید یک هدف تیمی مخصوص به خود را داشته باشد که از هدف نهایی مشتق می‌شود.

نکات مهم برای همکاری بهتر در پروژه

به بادکنک‌های داستان خود بر می‌گردیم. بستن یک دسته بادکنک آسان به نظر می‌رسد، اما باید مطمئن شوید که آیا چسب شما قدرت مقابله با طوفان‌ها را دارد یا خیر! در مورد همکاری هم همین موضوع صادق است. اینکه شما بیایید به تیم بگویید که ما باید فروش خود را 20 درصد افرایش دهیم! این موضوع یک هدف کلی است که تاکید مستقیم بر همکاری بیشتر دارد. اما چطور باید این همکاری را تقویت کرد؟ در ادامه به نکات مهم برای همکاری بهتر در پروژه اشاره می‌کنیم:

1- داشتن اهداف واضح

مدام اهداف خود را تکرار کنید اما اگر فکر می‌کنید اهدافتان روشن و واضح نیستند، نباید آنها را تکرار کنید. واضح بودن هدف بسیار مهم است. اگر می‌گویید 20 درصد افزایش فروش، باید توضیح دهید که با کدام ابزارها و منابع (افراد، پول و تجهیزات) می‌توان به 20 درصد فروش رسید.

2- ایده و بازخورد بخواهید

در هر مرحله از پروژه از تیم بپرسید که چه فکر می‌کنند و آیا بازخوردی دارند یا خیر. به یاد داشته باشید که به تک ‌نوازان یا اعضایی که کمتر بازخورد نشان می‌دهند، توجه بیشتری کنید. این موضوع ربطی به درونگرا یا برونگرا بودن افراد ندارد، بلکه هدف ارتباط کاری داشتن و ارائه بازخورد از عملکرد تیمی است.

3- تقویت ارتباطات سازنده

بدیهی است که ارتباطات منسجم و قوی برای همکاری پروژه مهم هستند. نحوه ارتباط شما با تیم خود، تقریباً به اندازه خود مفهوم ارتباطات ارزشمند است. اما ارتباط چگونه است و از چه طریقی مفید خواهد بود؟ شما باید بسته به مدل کاری سازمان، تجهیزات و امکانات به دنبال راه ارتباطی موثر باشید.

• بیشتر بخوانید: گوش دادن فعالانه چیست؟

4- تخصیص درست کارها

تصمیم بگیرید چه کسی باید چه کاری را در پروژه انجام دهد. سپس فهرست کارها را مستند کنید. این کار به همه اعضای تیم اجازه می‌دهد تا بدانند که چه کاری باید انجام دهند و از هرگونه مشکل مانند انجام کار تکراری یا اضافی دور شوند. هر کاری را برحسب تخصص و مهارت افراد به آنها تخصیص دهید.

5- اشتراک گذاری ایده‌ها

یادداشت برداری از جلسات بین تیمی همیشه ایده خوبی است. استفاده از یک ابزار یا نرم افزار مدیریت پروژه فارسی می‌تواند به شما در ثبت و ذخیره اطلاعات کمک زیادی کند. همچنین برای ارائه ایده‌های خوب پاداش در نظر بگیرید.

کلام آخر

هر چه همکاری در یک پروژه خاص قوی‌تر باشد، نتیجه نهایی بهتر خواهد بود. این نتیجه خوب هم برای اعضای تیم و هم برای سازمان است. ابزارها و نرم افزارها می‌توانند کار تیمی را تسهیل ببخشند. شما می‌توانید از نرم افزار مدیریت پروژه و کارهای همتیک برای همکاری بهتر بین اعضای تیم استفاده کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر روی دکمه درخواست دمو کلیک کنید.

منبع