TMO چیست؟

فرض کنید، مدیری بعد چند سال کار کردن در شرکت خودش می‌خواهد مجموعه خود را بزرگتر کند و پروژه‌های بیشتری داشته باشد و به اصطلاح می‌خواهد در صنعت خود پیشرفت و رشد کند اما این رشد کردن کار ساده‌ای نیست. سازمانی که می‌خواهد رشد کند باید کارهای زیادی به صورت همزمان انجام دهد، تعداد کارها و وظایفی که باید انجام شوند بیشتر شود، این رشد فقط با افزایش فروش و جذب بیشتر مشتری به دست نمی‌آید و داشتن هدف به تنهایی برای رشد کافی نیست؛ باید کارها برای رسیدن به هدف درست انجام، پیگیری و مدیریت شود.

با بیشتر شدن کارها و وظایف تعداد بیشتری درگیر می‌شوند باید مسئول انجام کار مشخص شود در موقعیت‌هایی انجام بعضی کار‌ها به کار دیگری وابسته است و چالش‌های دیگری به وجود می‌آید که مقابله با این چالش‌ها و مدیریت آن‌ها بهایی است که سازمان باید برای رشد بپردازد و اگر این مسائل درست پیگیری و مشخص نشوند، بعضی وظایف فراموش یا دیر انجام می‌شود که این اتفاق باعث کند شدن فرایند رشد سازمان می‌شود.

بعد از اینکه مدیر این چالش‌ها رو حس کرد سوال‌های مهمی از خود می‌پرسد: چطور می‌توان مطمئن شد همه کار‌ها در زمان مناسب و توسط فرد درست انجام می‌شود؟ چه کسی باید وظایف و کارها را پیگیری کند؟ چطور می‌توان فهمید کدام کار انجام شده و کدام کار انجام نشده است؟

اینجاست که TMO ساخته می‌شود، TMO به صورت کلی به سازمان شما کمک می‌کند وظایف و کارهای مختلف را بهتر پیگیری و مشخص کنید. در ادامه این مطلب بیشتر با TMO آشنا می‌شوید.

TMO و مدیریت وظایف

TMO چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

TMO مخفف Task Management Officer است. نقش TMO به صورت کلی در سازمان‌ها مدیریت کارها، پیگیری وضعیت کارها و مشخص کردن مسئول هر کار است، تمرکز اصلی TMO در سازمان روی کارها و فعالیت‌ها است.

نکته: به دنبال TMO در اینترنت نگردید. این اصطلاح را مربی مسیح جوادی در دوره‌های بیزینس کوچینگ بکار برده است و ما بر حسب تطابق عالی این مفهوم با نیاز واقعی شرکت‌ها از همین کلمه به جای PMO در شرکت‌های غیر پروژه محور استفاده می کنیم.

TMO کارها را مدیریت می‌کند با توجه به موقعیت و هدف سازمان به این سوالات پاسخ می‌دهد چه کاری باید انجام شود؟ چه کسی باید کار را انجام دهد؟ چه زمانی باید انجام شود؟ و بعد از انجام شدن کار پیگیری می‌کند که وضعیت آن کار چگونه است، آیا کاری عقب افتاده است و آیا این کار به کار دیگری وابسته است یا خیر.

برای مثال فرض کنید یک مجموعه می‌خواهد یک محصول جدید عرضه کند برای این کار چندین وظیفه و کار وجود دارد، آماده‌سازی محصول، تولید محتوا برای محصول، تبلیغات برای محصول، آماده‌سازی فروش محصول، پشتیبانی محصول، هماهنگی بین تیم و کلی وظیفه و کار دیگر.

حالا یک سوال مهم ایجاد می‌شود: «چه کسی مطمئن می‌شود این کارها به موقع هماهنگ و اجرا می‌شود؟» جواب این سوال مهم TMO است، TMO قرار نیست همه کارها و وظایف رو خودش انجام دهد بلکه کمک می‌کند کارها مشخص، مسئولیت‌ها شفاف و وضعیت انجام کارها قابل پیگیری باشد.

وظایف TMO چیست؟

شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌دانید هدف‌گذاری به تنهایی عامل پیشرفت نیست، هدف‌گذاری به تنهایی عاملی نیست که به سازمان شما برای پیشرفت کمک کند، باید برای رسیدن به اون هدف کارهای بیشتری نسبت به الان مجموعه خود انجام دهید، برای اینکه این کارها انجام شوند باید مسئول آن کار، زمان انجام آن کار و ….. مشخص شوند و حتی باید بعد از تعیین کارها باید آن‌ها را به مرحله اجرا برسانیم.

TMO به صورت کلی در این فرایند به ما کمک می‌کند و کار مدیر را برای رسیدن به اهداف و پیشرفت و رشد آن کوتاه تر می‌کند. TMO کسی است که در سازمان وظایف و مسئولیت‌های مهمی دارد، این وظایف عبارتند از:

• تعیین و تقسیم کارها

زمانی که سازمان یا مجموعه شما می‌خواهد توسعه پیدا کند و پیشرفت کند یکی از چالش‌های اولیه که اتفاق می‌افتد این است که تعداد کارها زیاد می‌شود، بعد از زیاد شدن کارها ممکن است نیروهای شما سردرگم شوند که آیا این کار را من باید انجام بدم یا همکارم، ممکن است با این سردرگمی یکی از کارمندهای شما کارهای زیادی داشته باشد و یکی دیگر کارهایش کم باشد و کارها به درستی تقسیم نشده باشد این عدم تعادل باعث فشار کاری روی بعضی افراد و کاهش بهره‌وری تیم می‌شود، TMO کمک می‌کند که مسئول انجام هر کار و تعداد کارهای هر فرد به درستی مشخص و تقسیم شود.

• تعیین زمان انجام کارها

اگر شما به عنوان یک مدیر زمان انجام کارها را مشخص نکنید چالش‌های زیادی در سازمان شما به وجود می‌آید، ممکن است یک کار مداوم به تعویق بیافتد، کارمندان شما نمی‌دانند کدام کار اولویت بیشتری دارد و ….. برای مثال برای عرضه جدید یک محصول در سازمان فرض کنید که تولید محتوا، تبلیغات و تیم فروش آماده است حالا اگر تبلیغات زودتر از تولید محتوا شروع شود ممکن است محتواهای آماده‌شده دیرتر به دست تبلیغات برسد و باعث می‌شود که کمپین تبلیغاتی محصول جدید شکست بخورد TMO. به مدیر کمک می‌کند که کارها را زمان‌بندی کند و از بروز این‌گونه مشکلات جلوگیری کند.

• پیگیری وضعیت کارها

اگر مدیر فقط زمان انجام کارها و مسئول هر کار را مشخص کند اما وضعیت کارها را پیگیری نکند ممکن است متوجه نشود که یک کاری به تاخیر خورده است یا متوجه نشود که کار انجام شده درست انجام شده است یا خیر و ممکن است دیر متوجه مشکلی شود که یک کار دارد، این مشکلات با پیگیری مداوم و منظم اتفاق نمی‌افتد، و باعث می‌شود فرایند پیشرفت و رشد سازمان کامل انجام شود و به موفقیت برسد. مدیران وقت و زمان کافی رو برای این پیگیری مداوم و منظم ندارند اینجاست که TMO به مدیران کمک می‌کند و همه کارها را به صورت منظم و مداوم پیگیری می‌کند.

• شناسایی و پیگیری کارهای عقب‌افتاده

فرض کنید در فرایند مربوط به عرضه محصول جدید یکی از کارها طبق زمان‌بندی انجام نشده، اگر این تاخیر به موقع شناسایی نشود و راه دیگری پیدا نشود ممکن است همه مراحل عرضه محصول جدید به مشکل بخورد و زیان زیادی به سازمان شما وارد شود TMO. با پیگیری مداوم و منظم کارها زودتر از هر کس دیگر در سازمان متوجه تاخیر یک کار می‌شود، آن را شناسایی می‌کند، دلیل تاخیر را پیدا می‌کند و راه جدیدی ارائه می‌دهد. این شناسایی زود هنگام باعث می‌شود مدیر زمان بیشتری برای حل مشکل داشته باشد.

TMO چه کمکی به مدیران می‌کند؟

مدیر یک سازمانی زمانی که تعداد پروژه‌ها زیاد می‌شود، چقدر می‌تواند خودش وضعیت همه کارها را پیگیری کند؟ با افزایش تعداد پروژه‌ها وظایف سازمان هم بیشتر می‌شود، مدیر نمی‌تواند همه کارها را دائما پیگیری کند، اگر همه این پیگیری‌ها را دائما انجام دهد دیگر زمان کافی برای تصمیم‌گیری‌های بزرگ و بقیه فعالیت‌هایش ندارد، TMO به مدیران کمک می‌کند که پیگیری‌ها ساختار منظم داشته باشند و ذهن مدیران برای گرفتن تصمیمات مهم آزاد باشد و حجم پیگیری مدیران با کمک TMO کاهش پیدا می‌کند.

مدیر با کمک و پیگیری TMO می‌تواند دید بهتری نسبت به وضعیت کارها داشته باشد، زودتر بفهمد کدام کار تاخیر خورده است، کدام کار انجام شده است و ………. و می‌تواند تصمیمات بهتری برای سازمان خود بگیرد.

برای مثال در عرضه محصول جدید اگر کاری به مشکل یا تاخیر بیافتد اگر مدیر متوجه نشود ممکن است همه‌ی برنامه‌ریزی عرضه محصول جدید را عوض کند، اما اگر مدیر زود متوجه مشکل یا تاخیر کار شود می‌تواند تصمیم بهتری برای حل مشکل بگیرد.

TMO چه کمکی به رشد کسب‌وکار می‌کند؟

وقتی کارها به درست مشخص، تقسیم، زمان‌بندی و پیگیری شوند، تغییرات زیادی در مسیر رشد یک کسب‌وکار ایجاد می‌شود، برای مثال این تغییرات باعث می‌شود از عقب افتادن کارها جلوگیری شود، از زمان و نیروی انسانی بهتر استفاده شود، هماهنگی بین افراد و تیم بیشتر می‌شود، اجرای برنامه‌ها و کارها در سازمان بیشتر می‌شود، سردرگمی در سازمان کمتر شود و در نهایت این بهبودهای کوچک در مجموع به شما کمک می‌کند که به اهداف سازمان خود برسید، و این رسیدن به اهداف باعث رشد و پیشرفت شرکت شما می‌شود.

حالا اگر یکی از کارهای کوچک یا مهم سازمان شما به موقع انجام نشود، ممکن است برنامه رشد و پیشرفت سازمان شما را به شدت عوض کند یا حتی آن را به تعویق بیندازد.

TMO به کسب‌وکار شما کمک می‌کند که با شناسایی مشکلات، مشخص کردن مسئول هر کار و برنامه‌ریزی دقیق به هدف‌های سازمان خود برسید و کمک می‌کند که سازمان رشد و پیشرفت کند.

تفاوت PMO و TMO چیست؟

• PMO چیست؟

PMO مخفف Project Management Office به صورت ساده دفتر یا واحدی است که در سازمان به مدیریت بهتر پروژه‌ها کمک می‌کند. PMO روی فرایندهای مدیریت پروژه‌ها، استانداردها، گزارش‌دهی و هماهنگی پروژه‌ها کار می‌کند. هدف PMO کمک به اجرای منظم‌تر پروژه‌ها و هم‌راستا شدن آن‌ها با اهداف سازمان است.

• وظایف PMO چیست؟

PMO برای مدیریت پروژه‌ها روش‌ها و چارچوب‌های مشترک مشخص می‌کند، PMO همچنین وضعیت پروژه‌ها و گزارش پروژه‌ها را به مدیر گزارش می‌دهد، PMO باید سعی کند هماهنگی بین منابع، اولویت‌ها و پروژه‌ها را برقرار کند. PMO باید همچنین ریسک‌های یک پروژه را شناسایی کند و برای مقابله با آن راه‌حل‌هایی پیدا کند.

• تفاوت PMO و TMO چیست؟

PMO و TMO هر دو می‌توانند به بهبود مدیریت و پیشرفت کارها در سازمان کمک کنند، اما تمرکز آن‌ها متفاوت است. PMO بیشتر بر فرایندهای مدیریت پروژه، تعیین استانداردها، نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها و هماهنگی میان آن‌ها تمرکز دارد. در مقابل، TMO بر مدیریت وظایف و فعالیت‌های روزمره تمرکز می‌کند؛ از مشخص کردن مسئول هر کار و تعیین زمان انجام آن گرفته تا پیگیری وضعیت وظایف و شناسایی کارهای عقب‌افتاده.

برای مثال، هنگام اجرای پروژه عرضه یک محصول جدید، PMO می‌تواند بر برنامه‌ریزی و روند کلی پروژه نظارت داشته باشد؛ در حالی که TMO بر انجام وظایفی مانند آماده‌سازی محتوای تبلیغاتی، هماهنگی با تیم فروش و پیگیری فعالیت‌های محول‌شده تمرکز می‌کند.

بنابراین، تفاوت اصلی این دو در سطح و نوع تمرکز آن‌هاست؛ PMO بیشتر به مدیریت و هماهنگی پروژه‌ها می‌پردازد، در حالی که TMO بر سامان‌دهی و پیگیری وظایفی تمرکز دارد که برای پیشبرد کارها باید انجام شوند.

چه زمانی کسب‌وکار به TMO نیاز دارد؟

زمانی که کسب‌وکار شما یا سازمانتان سردرگم یا از برنامه‌ریزی خود عقب است، برای مثال زمانی که کارهای پروژه دائما تاخیر می‌خورد و دلیل این تاخیر مشخص نیست، زمانی که کارها و مسئولیت‌ها بین تیم شفاف نیست یا مدیر دائما باید پیگیر کارها باشد و هماهنگی بین تیم‌ها وجود ندارد.

هر کدام از این مشکلات یعنی فرایند رشد سازمان به مشکل خورده و TMO در این موقعیت‌ها به مدیر و سازمان کمک می‌کند که زودتر به ریل پیشرفت و رشد برگردد.

نرم‌افزار مدیریت پروژه چه کمکی به TMO می‌کند؟

با زیاد شدن تعداد کارها، وظایف و مسئولیت‌ها نگهداری اطلاعات و پیام‌ها، فایل‌های پراکنده یا یادداشت‌ها می‌تواند پیگیری وضعیت کارها را دشوار کند، در چنین شرایطی TMO به یک روش منظم برای ثبت و پیگیری کارها و وظایف نیاز دارد.

در چنین شرایطی نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند به TMO در ثبت کارها و وظایف و مشخص کردن مسئول هر کار، تعیین زمان انجام و اولویت کارها کمک کند. حتی یک نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند در پیگیری کارها و مشخص کردن علت تاخیر کارها، مشخص کردن وابستگی بین کارها به TMO کمک کند و کار آن را راحت‌تر کند. به صورت کلی یک نرم‌افزار مدیریت پروژه یک نیاز اساسی TMO است.

برای آشنایی بیشتر با مفاهیم مدیریت پروژه، می‌توانید راهنمای مدیریت پروژه در سایت Atlassian را مطالعه کنید.

جمع‌بندی؛ از مدیریت وظایف تا رشد کسب‌وکار

با افزایش تعداد پروژه‌ها و وظایف در یک سازمان، مدیریت و پیگیری کارها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. مشخص نبودن مسئولیت‌ها، تأخیر در انجام وظایف و نبود هماهنگی بین اعضای تیم می‌تواند روند اجرای برنامه‌های سازمان را با مشکل مواجه کند.

TMO با تمرکز بر تقسیم وظایف، تعیین زمان انجام کارها و پیگیری وضعیت آن‌ها، به سازمان کمک می‌کند کنترل بهتری بر روند اجرای فعالیت‌های خود داشته باشد. از طرف دیگر، استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند با متمرکز کردن اطلاعات و فراهم کردن امکان پیگیری وظایف، این فرایند را ساده‌تر کند.

در نهایت، برای پیشبرد بهتر برنامه‌های سازمان، تنها تعیین اهداف کافی نیست؛ بلکه باید مشخص باشد چه کاری، توسط چه کسی و در چه زمانی انجام می‌شود و روند اجرای آن چگونه پیش می‌رود. توجه به این موارد به مدیران کمک می‌کند با آگاهی بیشتری تصمیم بگیرند و مسیر رسیدن به اهداف کسب‌وکار را بهتر مدیریت کنند.