پیش از همه‌گیری کرونا، برخی افراد، دورکاری را برای فعالیت در حوزه کسب‌وکار انتخاب کردند اما پس از حضور کرونا در جهان، به ناچار بسیاری از مشاغل مجبور به دورکاری شدند. این نوع از فعالیت به منظور حفظ بهداشت و جلوگیری از مرگ‌ومیر ناشی از کرونا، انتخاب شد اما پس از فروکش کردن و کاهش این بیماری برخی به این باور رسیدند که می‌توانیم یک سری کار‌ها را در خانه و به‌صورت دورکاری انجام دهیم و الزامی به حضور فیزیکی در دفتر نمی‌باشد و به مرور زمان کار در خانه به یک امر عادی تبدیل شد، در نتیجه لازم است محیط‌های کاری به سرعت تکامل پیدا کنند و مدیران هر مجموعه آموزش ببینند که چگونه به‌صورت مجازی و از راه دور تیم خود را مدیریت کنند.

بعضی مواقع مانند زمان بروز بیماری کرونا، فرصت چندانی برای هماهنگی کار‌ها، تقسیم وظایف و مدیریت بخش‌ها وجود ندارد و تیم شما هم قبلاً هرگز در خانه کار نکرده‌است، پس شما با اطلاع از نکاتی که در ادامه گفته خواهدشد می‌توانید حتی در زمان کمی برای این موقعیت خود را آماده کنید و از آن به عنوان راهنمای مدیریت تیم دورکار استفاده کنید.

مدیریت تیم دورکار و نظارت بر این‌که کارکنان از راه دور نیز به وظایف خود عمل کنند و شرکت را در رسیدن به اهداف خود همراهی کنند، برعهده رهبر تیم است. در نتیجه ما در این مقاله تصمیم داریم شما را در تشکیل و مدیریت تیم دورکار همراهی نماییم؛ چرا که مدیریت تیم از راه دور نیازمند مجموعه‌ای از مهارت‌های متفاوت است.

تیم دورکار

از آنجا که هرکدام از اعضای یک تیم دورکار مهارت‌های مختلفی دارند و یک سری وظایف برعهده آن‌ها نهاده شده، باید در بازه‌های زمانی مشخص که توسط مدیریت تیم دورکار مشخص می‌گردد گزارشی از عملکرد خود ارائه دهند. در نتیجه لازم است ارتباط خود را با یک‌دیگر حفظ کنند و این حفظ ارتباط از موارد ضروری است که در تشکیل و مدیریت تیم دورکار باید به آن توجه شود.

برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات توسط اعضای تیم باید حریم خصوصی داده‌ها حفظ شود و این مورد جزء اولویت‌های اصلی مدیر تیم باشد. در کنار مدیریت تیم دورکار لازم است از نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه نیز برای بهبود عملکرد استفاده شود. مدیر تیم دورکار می‌تواند با استفاده از ابزار‌های آنلاین مثل نرم‌افزار مدیریت پروژه همتیک وظایف را به اعضای تیم خود اختصاص داده و در نهایت عملکرد آن‌ها را با استفاده از گزارش‌هایی که ارائه می‌دهند، بررسی نماید.

علاوه بر مواردی که ذکر شد لازم است فرهنگ کار از راه دور نیز در جامعه ایجاد شود تا به همراه نکاتی که در ادامه گفته خواهدشد، چالش‌ها و فشار از روی مدیر تیم دورکار برداشته‌شود. این یکی از چالش‌های اصلی است که هر سازمان، کارکنان خود را منضبط بار بیاورید و به آن‌ها کمک کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند. توجه به این نکته نیز خالی از لطف نیست که اکثر کارکنانی که از عملکرد بالایی برخوردار هستند، درگیری کم‌تری با کار کردن از راه دور دارند و این چالش را در ذهن خود حل کرده‌اند.

البته چالش‌های دیگری هم در دورکاری وجود دارند، مانند نظارت کمتر، انزوا از اجتماع، اضافه شدن کار‌های خانه به وظایف محل کار و ….

7 نکته برای مدیریت تیم‌ های دورکار

در این بخش نکاتی را معرفی خواهیم کرد که به عنوان راهنمای مدیریت تیم های دورکار عمل می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهند تا تیم خود را از راه دور به صورت کارآمدتر مدیریت کنید و مطمئن شوید که تیم شما بهترین عملکرد را از خود نشان می‌دهند.

1. شفافیت در انتظارات

مهم‌ترین کار و وظیفه‌ای که مدیر یک تیم دورکار برعهده دارد آن است که کاملاً واضح و شفاف انتظارات خود را از اعضای تیم بیان کند. انتظارات باید به‌صورت دقیق در همه موارد، از ساعت کاری گرفته تا زمان‌بندی پروژه و تهیه یک جدول زمان‌بندی، بیان شوند.

برخی از انتظارات می‌تواند در یک تماس گروهی به تمام اعضا گفته‌ شود ولی مواردی هست که به‌صورت انفرادی لازم است با هر شخص راجع به آن صحبت شود بنابراین بعد از تماس گروهی، مواردی که در گروه امکان بیان آن‌ها وجود نداشت، طی یک تماس انفرادی گفته می‌شود.

تعیین انتظارات به نظر کاری غیرممکن است اما تنظیم و انتقال درست انتظارات توسط مدیریت نیاز به توجه به نکات خاصی دارد:

• آینده‌نگر باشید. همانطور که از راه دور سعی در بهبود عملکرد خود دارید، احتمالاً کارمندان شما هم در تلاش برای بهبود عملکرد خود می‌باشند در نتیجه لازم است از این شرایط دورکاری درس بگیرید و برای پیشرفت در آینده از آن استفاده کنید.
• واقع‌بین باشید. شما با انتظارات غیر واقعی، شکست تیم خود را رقم خواهید زد. لازم است در تصمیم‌گیری‌ها زمان بیشتری بگذارید تا به این درک برسیم که چگونه پروژه خود را به اتمام برسانید.
• انتظارات خود را به‌صورت مستند درخواست کنید. این‌که به‌صورت تلفنی خواسته‌های خود را اعلام کنید و انتظار داشته‌باشید کارمندان تمام موارد را جز به جز به خاطر بسپارند، دور از منطق است. بنابراین لازم است انتظارات خود را به‌صورت مستند به آن‌ها تحویل دهید تا بتوانند برای یادآوری به آن‌ها رجوع کنند.

2. برنامه‌ریزی جلسات هفتگی

علاوه بر جلسات انفرادی لازم است هر هفته یا هر ماه اعضای تیم را دور هم جمع کنید. در این جلسات باید فضای صمیمی ایجاد شود و اجازه دهید در آن، همه اعضا درگیر شوند و در کنار حفظ لحن مناسب کسب‌وکار، با یک‌دیگر احساس راحتی کنند.

3. ایجاد کانال‌های ارتباطی

یکی از انتظارات مهمی که باید در هر تیم دورکاری رعایت شود، استفاده از کانال‌های ارتباطی مناسب است. درصورتی‌که ابزار حرفه‌ای و مناسبی در دسترس ندارید می‌توانید از یک پلتفرم کنفرانس ویدئویی و یک پیام‌رسان که در دسترس همگان است، استفاده کنید. نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای که امکان چت شخصی و گروهی داشته باشد نیز ابزار مناسبی است.

هزاران پلتفرم و راه‌های ارتباطی مختلف جهت برقراری ارتباط موجود است که می‌توانید برای تیم خود استفاده کنید. در اینجا دو نکته برای انتخاب کانال‌های ارتباطی ذکر شده است:

• کمک گرفتن از افراد حرفه‌ای: به‌طور کلی در تمام کانال‌های ارتباطی، یک سری افراد هستند که به زیر و بم آن آشنایی دارند و می‌توانند به دیگران نیز استفاده از این ابزار را آموزش دهند؛ بنابراین، لازم است از این افراد برای آموزش کمک بگیرید.
• استفاده آسان: در انتخاب کانال ارتباطی به این مورد توجه ویژه داشته‌باشید که باید استفاده از آن کانال توسط تمام افراد آسان باشد و دغدغه‌ای در به‌کارگیری آن نداشته‌باشند.

4. تمرکز روی نتیجه به‌جای نحوه فعالیت

نظارت بر این‌که در حال حاضر هر یک از اعضا مشغول چه‌کاری هستند، بسیار وسوسه‌انگیز است اما در این نوع از مدیریت باید شما اجازه دهید تا نتایج کار پاسخ این سؤال شما را بدهند. مدیر و اعضا لازم است به یک‌دیگر اعتماد کنند و بپذیرند که هریک از آن‌ها، فردی دارای استعداد‌های خاص هستند و در کنار هم یک تیم را تشکیل داده‌اند. هرکدام عادات خود را دارند، برای مثال شخصی ممکن است قبل از طلوع آفتاب شروع به کار کند و شخصی دیگر در نیمه شب بهره‌وری بالاتری داشته‌باشد.

تا زمانی‌که کار خوب پیش می‌رود و نتایج موردنظر حاصل می‌گردد دلیلی ندارد بر اطلاع از نحوه انجام کار، پافشاری شود. وسواس فکری را کنار بگذارید و تا زمانی‌که نتیجه به خوبی پیش می‌رود، در مورد نحوه پیاده‌سازی کنجکاوی نکنید.

سفت و سخت نباشید. مدیریت تیم دورکار باید همیشه در دسترس اعضای تیم باشد تا اگر سؤالی پیش آمد بتوانند با او در میان بگذارند. همچنین لازم است اگر کار به خوبی پیش می‌رود و به نتیجه ایده‌آل منتهی می‌شود از اعضای تیم قدردانی شود.

5. برقراری تعادل میان عوامل حواس پرتی

از چالش‌های اساسی کار در خانه، پذیرفتن این موضوع است که عوامل حواس‌پرتی در خانه بسیار بیشتر از محیط‌های اداری می‌باشد. شما به‌عنوان یک مدیر باید این اطمینان خاطر را به اعضای تیم بدهید که از حواس پرتی‌های گاه و بیگاه موجود در محیط خانه آگاه هستید و آن‌ها را پذیرفته‌اید. این عوامل، اجتناب ناپذیر هستند و درنتیجه مبارزه با آن‌ها کاری بیهوده است. تا زمانی‌که عوامل حواس‌پرتی تداخلی در عملکرد اعضا ایجاد نمی‌کند، مدیر تیم دورکار لازم نیست وارد عمل شود اما اگر باعث کاهش عملکرد می‌شود باید محیط و گروهی ایجاد کند تا اعضا از چالش‌های خود در آن سخن بگویند و راه‌حلی برای آن‌ها ارائه کنند.

شما هم به‌عنوان مدیر برای القای حس خوب به اعضا، گاهی در گروه شوخی کنید و به آن‌ها این موضوع را یادآور شوید که حواس‌پرتی همیشه هم بد نیست.

6. ایجاد احساس استقلال در اعضا

در کار از راه دور باید اعتدال بین کار و دنیای بیرون برقرار شود. القای حس استقلال در اعضا، بخش مهمی از تشکیل و مدیریت تیم دورکار می‌باشد. تیم شما باید بداند که مسئولیت ایجاد تعادل میان کار و زندگی برعهده اوست. با این‌کار شما حس استقلال آن‌ها را کشف، پرورش و بهبود می‌بخشید.

برای ایجاد این احساس، شما در نقش مدیر لازم است تجربیات خود را با آن‌ها در میان بگذارید و در جلسات هفتگی یا ماهانه از آن‌ها بخواهید در مورد سایر کار‌هایی که انجام داده‌اند صحبت کنند.

یک پروژه گروهی ایجاد کنید و احساس رفاقت میان اعضا و ایجاد تعادل میان پروژه‌ها و حجم کاری را در آن‌ها تقویت کنید.

7. تمرین صبر و همدلی

در تغییرات صبور باشید. به‌خصوص زمانی‌که تغییرات و مهاجرت کردن به دورکاری به‌صورت ناگهانی اتفاق می‌افتند. این برعهده مدیر تیم دورکار است تا استرس را پذیرفته و به نگرانی‌های کارمندان خود گوش دهد و با آن‌ها همدلی نماید.

تحقیقات در مورد هوش هیجانی می‌گوید که کارکنان هنگام واکنش نشان دادن به تغییرات ناگهانی یا موقعیت‌های بحرانی، به واکنش مدیر خود توجه می‌کنند و همانطور که آرامش مسری است، احساس ترس هم مسری می‌باشد. بنابراین لازم است آرام باشید!

درنهایت اگر بخواهیم برای مدیریت تیم دورکار فقط یک جمله بگوییم، باید گفت:

راهنما باشید نه مدیر!

مدیران موفق، بیش از مدیریت، راهنمایی و مربی‌گری می‌کنند. این مدیران تفاوت‌های میان مدیریت و راهنمایی را درک می‌کنند و به هنگام پیچیدگی‌ها و نوسانات زندگی و کاری، نهایت تلاش خود را برای توسعه شخصی اعضا می‌کنند و مسئولیت راهنمایی را به شکل صحیحی انجام می‌دهند و البته در کنار آن گاهی اوقات برای توسعه کسب‌وکار خود و ایفای نقش مدیریت نیاز دارند وقت بیشتری بگذارند تا بتوانند ابتکار به خرج دهند.

اگر برای مدیریت تیم دورکار خود نیاز به یک ابزار مناسب برای ارتباط، تعریف وظایف و تخصیص تسک‌ها دارید، نرم‌افزار مدیریت پروژه همتیک گزینه‌ی مناسبی برای شما خواهد بود.