وقتی نرم‌افزار می‌خرید، اما نمی‌دانید از کجا شروع کنید

موقعیتی را فرض کنید که در آن مدیرعامل از تیم فروش می‌خواهد وضعیت یک سفارش مهم را بداند. فروش می‌گوید اطلاعات برای واحد فنی ارسال شده، واحد فنی منتظر بخشی از اطلاعات است، کارشناس مالی هنوز قیمت‌گذاری را تأیید نکرده و کسی هم دقیقاً نمی‌داند این کار چه زمانی تمام می‌شود.

مدیرعامل می‌پرسد (بعضی از مدیر عامل‌ها جلسه می‌گذارند و بعضی فریاد می‌زنند):

الان کار دست کیه؟

در این موقعیت مشکل اصلی الزاماً بی مسئولیتی نیست. حتی گاهی مشکل اصلی نرم‌افزار هم نیست. بسیاری از شرکت‌ها نرم‌افزار دارند، اما همچنان با همین پرسش‌ها مواجه‌اند. چون مسئله فقط ثبت کارها نیست؛ مسئله این است که کارها چگونه باید تعریف، دسته‌بندی، واگذار، پیگیری و اجرا شوند.

و درست از همین نقطه، یک چالش دیگر شروع می‌شود: وقتی سازمان تصمیم می‌گیرد برای مدیریت کارها و پروژه‌ها نرم‌افزار تهیه کند، تازه باید مشخص کند قرار است چه چیزی را داخل نرم‌افزار پیاده کند.

خرید نرم‌افزار و شروع کار با دستیار هوشمند همتیک

برای بسیاری از سازمان‌ها، ورود به یک نرم‌افزار مدیریت کار، در ابتدا ساده به نظر می‌رسد؛ اما خیلی زود سؤال‌های مهمی مطرح می‌شود:

از کجا شروع کنیم؟

چه پروژه‌ای را تعریف کنیم؟

فعالیت‌های اصلی این پروژه چیست؟

هر فعالیت چند مرحله دارد؟

مسئول هر بخش چه کسی است؟

چه کارهایی به یکدیگر وابسته‌اند؟

وضعیت پیشرفت را چگونه بسنجیم؟

چه چیزی باید توسط مدیر تأیید شود؟

این پرسش‌ها همان جایی هستند که تجربه افراد متخصص سازمان اهمیت پیدا می‌کند. حضور مدیر پروژه، مسئول برنامه‌ریزی، کارشناس فرایند یا مسئول نرم‌افزار می‌تواند برای شناخت دقیق مدل کاری سازمان بسیار ارزشمند باشد.

اما در عین حال، این فرایند نباید لزوماً به جلسات متعدد و ساعت‌ها درگیری افراد کلیدی سازمان منجر شود. وقتی مسئول برنامه‌ریزی یا مسئول نرم‌افزار برای ساعت‌های طولانی از فعالیت‌های جاری خود جدا می‌شود تا ساختار پروژه‌ها را تعریف کند، طبیعی است که بخشی از ظرفیت عملیاتی سازمان نیز درگیر این فرایند شود.

از طرف دیگر، حتی با برگزاری جلسات متعدد، همیشه تضمینی وجود ندارد که نتیجه نهایی دقیقاً همان چیزی باشد که در عمل اتفاق می‌افتد.

این مسئله یکی از دلایلی است که باعث می‌شود فاصله میان خرید نرم‌افزار و استفاده مؤثر از نرم‌افزار بیشتر از چیزی باشد که در ابتدا تصور می‌کنیم.

دستیار هوشمند همتیک؛ وقتی نرم‌افزار قرار است نظم ایجاد کند، اما بی‌نظمی وارد آن می‌شود

یکی از مشکلات رایج در پروژه‌های استقرار نرم‌افزار این است که سازمان درد را به‌خوبی درک می‌کند، اما برای حل آن هنوز مدل مشخصی ندارد.

مدیر از پیگیری‌های مداوم خسته است، اما نمی‌داند دقیقاً چه ساختاری باید جایگزین آن شود.

کارکنان از تعدد پیام‌ها، تماس‌ها و درخواست‌های پراکنده ناراضی‌اند، اما ممکن است نسبت به ثبت کارها در یک سیستم جدید مقاومت کنند.

گاهی نرم‌افزار خریداری می‌شود، اما بعد از مدتی همان بی‌نظمی قبلی در قالب دیگری داخل نرم‌افزار ظاهر می‌شود: پروژه‌هایی بدون ساختار، فعالیت‌هایی بدون مسئول مشخص، وظایفی بدون زمان‌بندی و اطلاعاتی که همچنان در پیام‌رسان‌ها و فایل‌های شخصی باقی مانده‌اند.

حتی ممکن است تعریف یک پروژه ساعت‌ها یا روزها جلسه نیاز داشته باشد؛ چند نفر درباره ساختار آن بحث کنند، تصمیم‌ها چند بار تغییر کند و در نهایت پروژه‌ای ساخته شود که هنوز با واقعیت کار فاصله دارد.

در چنین شرایطی، مشکل لزوماً عدم همکاری کارکنان یا ضعف نرم‌افزار نیست. سازمان باید بتواند مدل کاری خودش را به شکلی قابل اجرا به نرم‌افزار منتقل کند.

اینجاست که شرکت نیاز به یک دستیار حرفای و هوشمند نیاز دارد.

دستیار هوشمند همتیک؛ به جای اینکه اول نرم‌افزار را یاد بگیرید، درباره کسب‌وکارتان صحبت کنید

دستیار هوشمند همتیک، نقطه شروع را از خود نرم‌افزار به سمت شناخت کسب‌وکار تغییر می‌دهد.

کاربر به جای اینکه ابتدا با ده‌ها گزینه، منو و ساختار جدید مواجه شود، درباره سازمان و نحوه انجام کارها با دستیار هوشمند گفت‌وگو می‌کند.

دستیار درباره موضوعاتی مانند نوع فعالیت سازمان، مهم‌ترین کارها، مراحل انجام فعالیت‌ها، افراد درگیر، مسئولیت‌ها، نحوه پیگیری، ساختار پروژه، مدت زمان پروژه و وابستگی میان فعالیت‌ها سؤال می‌پرسد.

این سؤالات اتفاقی انتخاب نشده‌اند. بخشی از آن‌ها بر اساس تجربه و ساختار نیازسنجی استقرار همتیک طراحی شده‌اند؛ همان فرایندی که برای شناخت مدل کاری سازمان، فعالیت‌های مهم، مراحل انجام آن‌ها، نقش افراد و ساختار پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در پرسشنامه نیازسنجی همتیک، بخش مستقیمی برای شناخت ساختار پروژه‌ها وجود دارد که اطلاعات آن برای ساخت پروژه استفاده می‌شود.

بنابراین گفت‌وگو صرفاً یک چت عمومی با هوش مصنوعی نیست؛ هدف این است که از دل اطلاعاتی که خود سازمان ارائه می‌کند، به ساختاری برسیم که بتوان آن را در همتیک اجرا کرد.

دستیار هوشمند همتیک و سه منبع برای ساخت یک پروژه واقعی

برای اینکه خروجی صرفاً یک پیشنهاد کلی یا یک ساختار حدسی نباشد، اطلاعات مورد استفاده برای ساخت پروژه از سه منبع اصلی کنار هم قرار می‌گیرند:

۱. شناخت خود سازمان

مهم‌ترین منبع، اطلاعاتی است که شما درباره سازمان و مدل کاری‌تان ارائه می‌کنید.

چه کارهایی انجام می‌دهید؟

مراحل کار چیست؟

چه کسانی درگیرند؟

چه کسی مسئول پیگیری است؟

چه وابستگی‌هایی وجود دارد؟

پروژه معمولاً چقدر طول می‌کشد؟

این اطلاعات کمک می‌کند ساختار تولیدشده منطبق با واقعیت‌های شرکت خود شما باشد و نه حرفهای کلی اینترنتی و هوش مصنوعی.

۲. تجربه و دانش تخصصی همتیک

ساختار پروژه فقط با پرسیدن چند سؤال شکل نمی‌گیرد. پشت آن، شناختی از مدل‌های کاری و پروژه‌های صنایع مختلف نیز وجود دارد.

برای مثال، یک پروژه در شرکت تبلیغاتی می‌تواند حول تحقیق بازار، ایده‌پردازی، تولید محتوا، طراحی گرافیک، اجرا، انتشار و تحلیل نتایج شکل بگیرد؛ در حالی که در یک شرکت ماشین‌سازی، طراحی مهندسی، تأمین قطعات، ساخت، مونتاژ، تست و تحویل اهمیت پیدا می‌کند.

همین تفاوت‌ها باعث می‌شود تعریف پروژه بدون شناخت صنعت، معمولاً به یک الگوی عمومی و کم‌کاربرد تبدیل شود.

۳. چارچوب‌های استاندارد فرایندی

سومین منبع، چارچوب‌های معتبر فرایندی مانند APQC است که کمک می‌کنند شناخت فعالیت‌های سازمان صرفاً بر اساس حدس یا تجربه شخصی شکل نگیرد.

ترکیب این سه منبع، یک اصل مهم را دنبال می‌کند:

پروژه باید هم با واقعیت سازمان سازگار باشد، هم از تجربه عملی و دانش استقرار همتیک در شرکت‌های مشابه استفاده کند و هم نگاهی به چارچوب‌های استاندارد جهانی قرار بگیرد.

دستیار هوشمند همتیک؛ ساخت پروژه واقعی

APQC  چیست و چرا برای ما اهمیت دارد؟

APQC  یا American Productivity & Quality Center یکی از مراجع شناخته‌شده در حوزه بِنچمارکینگ، مدیریت فرآیند، بهبود عملکرد و مدیریت دانش است. یکی از مهم‌ترین محصولات آن،Process Classification Framework  یا PCF است (چارچوب طبقه‌بندی فرایندها)؛ چارچوبی که فعالیت‌ها و فرایندهای کسب‌وکار را به شکل سلسله‌مراتبی دسته‌بندی می‌کند.

اهمیت APQC برای ما در این پروژه، این نیست که قرار باشد مدل سازمان‌ها را عیناً از روی یک چارچوب عمومی کپی کنیم. اتفاقاً APQC نیز PCF را چارچوبی می‌داند که باید متناسب با سازمان مورد استفاده و تطبیق داده شود.

ارزش آن در این است که هنگام شناخت فعالیت‌ها و فرایندهای یک سازمان، یک نقطه اتکای ساختاری در اختیار داشته باشیم؛ یعنی بتوانیم فعالیت‌ها را منظم‌تر ببینیم، روابط میان آن‌ها را بهتر درک کنیم و از نگاه کاملاً سلیقه‌ای فاصله بگیریم.

دستیار هوشمند همتیک؛ یک پروژه واقعی برای شروع

پس از این گفت‌وگو و پردازش اطلاعات، خروجی فقط یک متن یا مجموعه‌ای از پیشنهادها نیست.

هدف، ایجاد یک پروژه واقعی در همتیک است؛ پروژه‌ای که بر اساس اطلاعات همان سازمان شکل گرفته و می‌تواند به‌عنوان نقطه شروع استفاده عملی از نرم‌افزار قرار بگیرد.

مشتری دیگر با یک صفحه خالی روبه‌رو نیست که از او بخواهد خودش تصمیم بگیرد پروژه را چگونه بسازد. یک ساختار اولیه در اختیار دارد که می‌تواند آن را بررسی کند، تغییر دهد، تکمیل کند و با مدل واقعی کار خود تطبیق دهد.

در نتیجه، مسیر از “نمی‌دانیم چطور پروژه را در نرم‌افزار تعریف کنیم”، به “این ساختار را داریم؛ حالا آن را با واقعیت سازمان خود دقیق‌تر می‌کنیم” تغییر می‌کند.

آیا استفاده از نرم افزار جدید برای شرکت ریسک دارد؟

پاسخ کوتاه هم «بله» است و هم «خیر».

اغلب شرکت‌ها زمانی که درد زیان یا فرصت از دست رفته را تا استخوان حس می‌کنند، سراغ خرید نرم افزار می روند. این کار ذاتا اشتباه نیست ولی بهتر است به جای مشاهده آسیب جدی و اقدام، پیش از آن برای تهیه نرم افزار اقدام شود. زمانی که مدیران شرکت آسیب جدی را مشاهده می‌کنند می‌خواهند هر چه سریعتر راهکار نرم‌افزاری جاری شود. این دیدگاه هم، ذاتا دارای اشکال نیست.

مشکل آنجا شروع می شود که نرم افزار تهیه می شود، آموزش گرفته می شود، ولی مسئول نرم افزار نمی داند برای شروع کار از کجا شروع کند. کدام پروژه؟ چه واحدهایی؟ چه افرادی؟ چقدر سختگیرانه باشد یا آسان‌گیرانه باشد.

مدل ایده آل این است که از مسئول نرم افزار انتظار می رود «همه چیز درست باشد و می خواهیم ظرف یک تا دو هفته به این مدل برسیم». دقیقا همینجاست که ریسک آغاز می شود. بررسی ها کامل نیست، شرایط واقعی کامل در نظر گرفته نمی‌شود. موانع شناسایی نشده است و از همه مهمتر افراد خواسته یا ناخواسته وارد مقاومت در برابر نظم می‌شوند.

معمولا در چنین شرایطی دیدگاه‌های مختلف نسبت به نحوه استفاده از نرم‌افزار مطرح می‌شود و لاجرم جلسات مکرر و طولانی برای این مساله برگزار می‌شود. ریسک بکارگیری نرم افزار دقیقا همینجاست. قرار بود نرم افزار چابکی، نظم، پیگیری دقیق و همکاری را تقویت کند ولی برعکس، موضوع نرم‌افزار تبدیل می شود به چاه عمیق اتلاف وقت و اصطکاک.

مزیت دستیار هوشمند همتیک فقط سرعت نیست؛ کاهش اصطکاک شروع کار است

ارزش این قابلیت را نمی‌توان فقط با تعداد ساعت و روزها و ماه‌های صرفه‌جویی‌شده سنجید.

وقتی تعریف پروژه ساده‌تر شود، چند اتفاق مهم همزمان رخ می‌دهد:

• ترس از نرم‌افزار کمتر می‌شود.
• کاربر لازم نیست پیش از شروع، تمام منطق نرم‌افزار را یاد بگیرد.
• فاصله میان خرید و استفاده واقعی کوتاه‌تر می‌شود.
• نرم‌افزار قرار نیست ماه‌ها در انتظار تعریف ساختار پروژه بماند.
• وابستگی به پیگیری‌های دستی کمتر می‌شود.
• به جای اینکه مدیر برای فهمیدن وضعیت کارها دائماً سؤال بپرسد، ساختار پروژه از ابتدا برای ثبت و پیگیری کارها طراحی شده است.
• مقاومت کارکنان در برابر تغییر قابل مدیریت‌تر می‌شود.
• وقتی سیستم با یک ساختار قابل فهم و نزدیک به کار واقعی سازمان شروع شود، پذیرش آن ساده‌تر از زمانی است که کارکنان با یک سیستم خالی و پیچیده مواجه شوند.
• بی‌نظمی کمتر به نرم‌افزار منتقل می‌شود.
• نرم‌افزار قرار نیست صرفاً محل ثبت همان آشفتگی قبلی باشد؛ ساختار اولیه کمک می‌کند کارها قبل از ورود به سیستم، منطقی‌تر دیده شوند.
• جلسات طولانی برای رسیدن به نقطه شروع کاهش پیدا می‌کند.
• به جای اینکه همه‌چیز از صفر ساخته شود، سازمان می‌تواند با یک خروجی اولیه وارد مرحله بررسی و اصلاح شود.
• متخصصان سازمان همچنان نقش خود را حفظ می‌کنند.
• هدف این نیست که تجربه مدیر پروژه، مسئول برنامه‌ریزی یا کارشناس فرایند کنار گذاشته شود؛ برعکس، این افراد می‌توانند به جای صرف زمان برای ساختن همه‌چیز از صفر، وقت خود را روی بررسی، اصلاح و تصمیم‌های تخصصی‌تر متمرکز کنند.

تفاوت دستیار هوشمند همتیک (آرکا) و هوش مصنوعی عمومی مثل ChatGPT

واقعیت این است که شما همین الان می‌توانید وارد ChatGPT شوید، توضیحاتی در مورد شرکت بگویید و برای حل مشکل فعلی راه حل بخواهید. پاسخی که دریافت می کنید شگفت آور است. پیشنهاد می کنیم اینکار را حتما انجام دهید. ولی یک اخطار مهم اینجا وجود دارد. دستورالعمل ChatGPT و تمام هوش‌های مصنوعی مبتنی بر زبان طبیعی، ادامه دادن مکالمه با کاربر یعنی شما است. زمانی که با ChatGPT وارد مکالمه می‌شوید به خصوص در یک موضوع حرفه‌ای، مکالمه شما انتها نخواهد داشت. اگر بخواهید به راه حل برسید در هر پیام یک شاخه به درخت راه حل اضافه می‌شود و همه شاخه‌ها شگفت‌آور هستند. ولی یک مشکل بزرگ وجود دارد. «در عمل».

«در عمل» درخت تنومند و پر شاخ و برگ «راهکار پیشنهادی» ChatGPT یا سایر هوشهای مصنوعی قابل اجرا نیستند. شما راهکار را به فرد دیگری بدهید احساس می کند به زبان چینی نوشته شده است و هیچ مفهومی ندارد. کلمات و عبارات زیبا، حرفه‌ای و جذاب. ولی «در عمل» غیر قابل اجرا.

دستیار هوشمند همتیک یا همان آرکا شما را در هزارتوی مکالمات بی پایان گرفتار نمی‌کند. آرکا مکالمه را به حداقل رسانده و سریعا برای دریافت اطلاعات فرم ساخته و اطلاعات را در ساختار آموزش دیده شده از شما دریافت می‌کند. آرکا دست شما را می‌گیرد و شما را روی زمین تا مقصد همراهی می کند.

آرکا در پایان کار شما را با متن‌های طولانی تنها نمی‌گذارد چون دارای ساختار سازمانی است. در پایان آرکا همه‌ی اطلاعات لازم برای ساخت پروژه را تبدیل به یک پروژه واقعی در همتیک می‌کند. فقط با یک دکمه. ظرف 15 دقیقه شما از ابهام به پروژه واقعی می‌رسید. مطمئنم زمانی که آن را امتحان کنید، شگفت زده می‌شوید.

از یک پروژه واقعی، به یک مدل کاری واقعی با دستیار هوشمند همتیک

یک پروژه ساخته‌شده توسط دستیار هوشمند، قرار نیست ادعا کند که از همان لحظه اول، تمام جزئیات سازمان را بی‌نقص می‌داند.

واقعیت هر سازمان پیچیده‌تر از هر چارچوب عمومی است.

اما تفاوت بزرگی وجود دارد میان اینکه سازمان از یک صفحه خالی شروع کند و اینکه یک ساختار مبتنی بر اطلاعات خودش، وضعیت موجود و چارچوب‌های فرایندی معتبر در اختیار داشته باشد.

در حالت اول، بخش قابل‌توجهی از انرژی صرف پیدا کردن نقطه شروع می‌شود.

در حالت دوم، انرژی می‌تواند صرف دقیق‌تر کردن مدل واقعی سازمان شود.

الان دیگر برای ورود نرم افزار به شرکت نگران نیستید و اینکار نه با جایگزین کردن تجربه متخصصان، بلکه با کوتاه‌تر کردن فاصله‌ی «می دونیم چه مشکلی داریم» و «ولی دقیقا نمی دونیم چه مسیری را باید طی کنیم» حل شده است.

در نهایت، هدف صرفاً این نیست که یک پروژه در نرم‌افزار ساخته شود.

هدف این است که شما بتوانید مدل واقعی فرآیندهای خودتان را سریع‌تر بشناسید و به آن‌ها ساختار بدهید. فرآیند را وارد محیطی کنید که قابلیت مدیریت کردن باشد. به راحتی پیگیری کنید و از زمان به صورت بهینه استفاده کنید. اگر این ظرایط را فراهم کنید در هر فصل یک گام ملموس برای بهبود بر می‌دارید.

* آرکا: فعلا آرکا Code Name محصول دستیار هوشمند همتیک است. ممکن است این نام در آینده تغییر یابد.