اگر حتی یکی از اپیزودهای کارآگاه گجت را دیده باشید، احتمالا می‌توانید شغل مدیر پروژه را متصور بشید!

در واقع مدیریت پروژه‌ با هر سبک و سیاقی، می‌تواند دلهره‌آور باشد. به خصوص اگر بدون آموزش اصول مدیریت پروژه یا راهنمایی و مشورتی از قبل، به این حوزه پرتاب شده باشید. آن وقت درست مثل کارآگاه گجت، نگاه‌تان حیران و سرگردان این همه اطلاعات، ابزارها و وظایف مختلف خواهد بود.

مسلما با این دید، مدیریت پروژه می‌تواند خسته‌کننده و نشدنی باشد. اما در این مقاله می‌خواهیم به شما و کارآگاه گجت یک مسیر موفقیت‌آمیز برای مدیریت پروژه ارائه کنیم تا همه را از این سرگردانی نجات دهیم و دری به روی اصول مدیریت پروژه موفق، باز کنیم.

مدیریت پروژه چیست؟

برای شروع، باید بدانیم هر چیزی که در سازمان شما اتفاق می افتد، یک پروژه نیست! طبق PMI (انیستیتو مدیریت پروزه)، پروژه “یک تلاش موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد انجام می‌شود.”

منظور ما از موقت، این است که یک پروژه شروع و پایان مشخصی دارد. درست مثل هر کدام از اپیزودهای کارآگاه گجت که قرار بود درگیر حل یک معمای بزرگ و پیچیده اما موقتی شود!

منحصر به فرد بودن یک پروژه هم به این واقعیت اشاره دارد که تمام جنبه‌های پروژه به منظور کمک به هدف خاصی است که بخشی ثابت از عملیات سازمان نیست.

بنابراین، مدیریت پروژه را می‌توان به عنوان «به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در فعالیت‌های پروژه، برای برآوردن نیازهای پروژه» تعریف کرد. و اصول مدیریت پروژه یک دستورالعمل کلی برای نحوه عملکرد است.

اصول مدیریت پروژه در واقع شروع همان مسیری است که قرار است ما را به حل معمای پیچیده مدیریت پروژه موفق برساند. اما این اصول قرار نیست لیست کارهای مشخص را به ما اعطا کند. در واقع تنها قرار است، جهت را به ما نشان بدهد.

اصول مدیریت پروژه که در اینجا به اشتراک می‌گذاریم، قوانین سخت و سریعی نیستند.

ممکن است لازم باشد مثل جناب گجت، برخی از پیشنهادات ما را با شرایط خود تطبیق دهید. اما این اصول اولیه مدیریت پروژه، باید شما را در مسیر درست قرار دهد.

اصول مدیریت پروژه موفق

مدیریت پروژه یک حوزه بسیار پیچیده است. چیزهای زیادی وجود دارد که یک مدیر پروژه برای موفقیت باید بداند؛ مانند تئوری‌ها، گزارش‌ها و ابزارهای موجود که هر کدام می‌تواند دنیای متفاوتی را رقم بزند.

برای کمک به شما در ساده کردن کارها، ما 12 اصل مدیریت پروژه را که هر مدیر پروژه باید بداند، از دل داستان‌های کارآگاه گجت بیرون کشیدیم و در اختیار شما قرار داده‌ایم. این اصول یک نقطه شروع عالی برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق است.

نهایتش اگر مدیر پروژه موفقی هم نشدید، با اصول مدیریت پروژه می‌توانید روی دست هر کارآگاه گجتی بزنید ؛)

هنگامی که با اصول کلیدی مدیریت پروژه آشنا شدید؛ به ابزارهایی کاربردی، متناسب با مدیریت کارها، بودجه و اهداف پروژه نیاز خواهید داشت.

این اصول مدیریت پروژه خود می‌تواند ابزاری جادویی برای بسیاری از رایج‌ترین چالش‌های مدیران پروژه باشد. نمودارهای گانت، تابلوهای کانبان، تقویم پروژه و سایر ابزارهای مدیریت پروژه، برای کمک به شما و تیم برای دستیابی به اهداف بیشتر ارائه می‌شود.

داشتن بستری برای مدیریت کارها، زمان، هزینه و افراد درگیر در پروژه، می‌تواند از بیشترین اهمیت در موفقیت مدیریت پروژه برخوردار باشد.

مفهوم PMBOK در فرآیند مدیریت پروژه چیست؟

راهنمای مدیریت پروژه (Project Management Body Of Knowledge) یا PMBOK به عنوان مرجع، برای اکثر برنامه‌های توسعه حرفه‌ای مبتنی بر مدیریت پروژه استفاده می‌شود. این راهنما در سطح بین‌المللی شناخته شده است (IEEE، ANSI).

امروزه دیگر مؤسسات مختلف، دوره‌های حرفه‌ای خود را بر اساس PMBOK و همراه با کتاب‌های مدیریت پروژه و استانداردهای مورد حمایت مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) ارائه می‌دهند. در حدی که آقای گجت هم مشتاق یادگیری مدیریت پروژه مبتنی بر PMBOK شده است.

PMI بزرگترین سازمان غیرانتفاعی مدیریت پروژه در جهان است. PMI با ترویج بهترین شیوه‌ها در مدیریت پروژه و برنامه پروژه و از طریق ابتکارات مختلف، تا حد زیادی به جامعه خدمت می‌کند. PMI به طور منظم استاندارد PMBOK را به روز می‌کند. در واقع از اولین نسخه کاغذ سفید در سال 1983 تا آخرین نسخه هفتم که در سال 2021 منتشر شد.

PMBOK چارچوبی از دستورالعمل‌ها، قوانین و ویژگی‌های مهم پروژه‌ها است که در تمامی صنایع به کار گرفته می‌شود. از طریق پذیرش و به کارگیری مداوم استانداردهای PMBOK، سازمان شما یک نقطه تمایز برجسته نسبت به رقبای خود دارد. اصول قاب شده در راهنمای PMBOK را، می‌توان برای مدیریت پروژه‌ها در بخش‌های مختلف صنعت استفاده کرد.

PMBOK با پیشنهاد ابزارها و تکنیک‌ها برای هر فرآیند و راهنمایی در تعریف ورودی‌ها و خروجی‌ها، به ترویج و ایجاد واژگان مشترک برای حرفه مدیریت پروژه کمک می‌کند. یعنی به شکلی که یک استاندارد PMBOK وجود دارد تا تمام مدیران پروژه و اعضای دخیل در پروژه با یک زبان مشترک بتوانند همکاری داشته باشند.

مفاهیم اساسی پروژه، مدیریت پروژه، نقش مدیر پروژه در ساختارهای مختلف سازمانی، مراحل مدیریت پروژه و چرخه حیات پروژه از جمله مواردی است که تنها استاندارد و قالب کاملی مانند PMBOK می‌تواند به ما اهدا کند.

این راهنما یک نگرش جامع و کاربردی برای مدیریت محدودیت‌های پروژه است. محدودیت‌هایی از جمله:

• مراحل پروژه
• کیفیت خروجی
• برنامه پروژه
• بودجه و هزینه‌ها
• منابع و امکانات
• ریسک‌های پروژه

12 اصل مهم مدیریت پروژه طبق استاندارد  PMBOK 

تا به اینجای معما که رسیدیم، متوجه شدیم امثال کارآگاه گجت و شما برای مدیریت پروژه موفق باید به استانداردی اتکا کنند. چرا که با چالش‌هایی در این راه روبه‌رو خواهند بود که بدون PMBOK احتمالا قابل حل نخواهد بود.

اما همان‌طور که گفتیم، استاندارد PMBOK  اصولی دارد که رعایت آن‌ها، سبب مدیریت پروژه موفق خواهد شد. این اصول در نسخه‌های مختلف کامل‌تر شده است.

کامل‌ترین نسخه فعلی، نسخه هفتم است که در سال 2021، PMI منتشر کرد. سازمان‌های توسعه یافته امروزه به جای اینکه به مدیران پروژه بگویند چه کاری انجام دهند، راهنمای PMBOK، نسخه هفتم، اصول کلی مدیریت پروژه را در اختیار آنان قرار می‌دهند تا این اصول جهانی، رفتار افراد را هدایت کند و از یک سیستم مشترک جهانی برای پیشبرد کارها استفاده شود.

به عنوان مثال، یکی از اصول PMBOK® بهینه سازی پاسخ‌های ریسک است. راهنما یک روش گام به گام تجویز شده ارائه نمی‌دهد. در عوض، به سادگی می‌گوید که مدیران پروژه باید “مستمر قرار گرفتن در معرض خطر، فرصت‌ها و تهدیدها را ارزیابی کنند تا اثرات مثبت را به حداکثر برسانند و اثرات منفی را بر پروژه و نتایج آن به حداقل برسانند” (راهنمای PMBOK®، ویرایش هفتم، استاندارد مدیریت پروژه، ص 53).

بیایید نگاهی به هر یک از 12 اصل بیاندازیم تا ببینیم چطور به شما برای مدیریت پروژه کمک می‌کنند و بتوانیم سر از کار افرادی مثل کارآگاه گجت هم دربیاوریم.

تذکر مهم: دیکشنری مریام وبستر می‌گوید اصل این‌طور تعریف می‌شود: قانون یا واقعیتی از طبیعت که توضیح می‌دهد که چگونه چیزی کار می‌کند یا چرا اتفاقی می‌افتد.

برای مطالعه اصول مختلف حوزه مدیریت پروژه، می‌توانید سری به وبلاگ همتیک بزنید و به روز‌ترین اصول کاری خود را مطالعه نمایید.

اصل اول: مشاوری کوشا، محترم و دلسوز باشید!

مدیران پروژه تشویق می‌شوند که مباشران خوبی برای پروژه باشند. مسئولیت زیادی در قبال ارائه محصولات، خدمات و نتایج ارزشمند آن به شما سپرده شده است. درست مثل جناب گجت که باید سر از هر معمای مهمی درمی‌آورد تا دنیا را نجات دهد.

در این زمینه، مباشر بودن به معنای به عهده گرفتن مراقبت از پروژه است. این شامل تمرکز بر برنامه‌ریزی و مدیریت مسئولانه منابع است. همچنین شامل حفظ اخلاق و ارزش‌ها نیز می‌شود. این سرپرستی شامل مسئولیت‌هایی در داخل و خارج از سازمان است. مواردی مانند:

• تمامیت
• اهميت دادن
• امانت‌داری
• انطباق

اصل دوم: فرهنگ کار تیمی و مشارکتی در پروژه ایجاد کنید.

بسیاری از ویژگی‌های شما به عنوان مدیر پروژه، می‌توانند بر روند ایجاد یک محیط تیمی مشارکتی تأثیر بگذارند. این ویژگی‌ها می‌توانند بر نظم و ایجاد فرهنگی تأثیر بگذارند که اعضای تیم را قادر می‌سازد تا به طور مشترک کار کنند.

این عوامل اولیه عبارتند از:

• توافقات تیمی
• ساختار سازمانی
• فرآیندها

همکاری خوب ناشی از قوانین اساسی واضح است. تیم باید در مرحله اولیه با این موضوع موافقت کند. جدای از این، اعضای تیم باید در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌ها شفافیت داشته باشند.

این محدوده‌های مورد توافق شامل این مواردند:

• قدرت (Authority)
• پاسخگویی (Accountability)
• مسئوليت (Responsibility)

اصل سوم: تعامل موثر با ذی‌نغعان

ذی‌نفع کسی است که ممکن است پروژه را تحت تأثیر قرار دهد یا تحت تأثیر نتایج آن قرار گیرد. به عنوان مثال، ذی‌نفعان می‌توانند افراد، بخش‌ها یا سازمان‌ها باشند. ذی‌نفعان می‌توانند بر یک پروژه تأثیر مثبت یا منفی بگذارند. این نیز به قدرت و اختیار آن‌ها بستگی دارد.

تعامل موثر با یک ذی‌نفع مستلزم ارتباط پایدار است. همچنین شامل تعیین روش‌های ارتباطی مانند «چگونه»، «چه موقع» و «چند دفعه» می‌شود.

این مشارکت به شناسایی فعال و کاهش خطرات کمک می‌کند. که ممکن است تعهدات پروژه را مختل کند. همچنین به ایجاد درک مشترک از پروژه کمک می کند. موارد زیر از امور بسیار اثربخش این حوزه هستند:

• ارتباط مکرر دو طرفه
• همکاری از طریق تعامل فعال
• جلسات

طرح پیشنهادی خود را مستند کنید. این طرح را برای ارتباط مداوم خود دنبال کنید و طبق آن ارتباطات را پیش ببرید. همچنین، قدرت و نفوذ هر ذ‌ی‌نفع را تجزیه و تحلیل کنید. این عوامل به مدیر پروژه کمک می‌کند تا اهداف پروژه را با موفقیت محقق کند. اگر یادتان باشد، یکی از رموز موفقیت کارآگاه گجت، کمک گرفتن از افراد درگیر در معما بود که با تک تک آن‌ها گفت‌وگو می‌کرد و به دنبال سرنخ می‌گشت.

• بیشتر بخوانید: مدیریت ذینفعان پروژه

اصل چهارم: تمرکز بر ارزش

ارزش از نتیجه منافع حاصل از یک پروژه به دست می‌آید. ارزش همچنین می‌تواند غیر مالی باشد، مانند سرقفلی یا مزایای اجتماعی. اکثر پروژه‌ها با یک طرح کسب‌وکار اداره می‌شوند، دقیقا همان موردی که از نتیجه و خروجی پروژه انتظار می‌رود.

از این رو، یک طرح کسب‌وکار نقطه شروعی برای ارزش است. از آنجا تا WBS سرازیر می‌شود. این مورد معمولا دارای اجزای زیر است:

• نیاز تجاری
• توجیه پروژه
• استراتژی کسب و کار

ارزش تنها زمانی محقق می‌شود که تمام ذی‌نفعان با چشم انداز همسو باشند. برای به حداکثر رساندن ارزش، تیم‌ها باید به جای نتایج و خروجی‌های قابل تحویل، بر روی نتیجه مورد نظر تمرکز کنند.

به یاد داشته باشید، ارزش بین پروژه‌ها و سازمان‌های مختلف ذهنی است.

اصل پنجم: ارزیابی و پاسخ به تعاملات سیستم را بشناسید

تیم‌های پروژه، باید دیدگاه کل نگر پروژه را به عنوان یک سیستم درک کنند. یک پروژه ممکن است مانند یک سیستم فرعی به عنوان بخشی از یک سیستم بزرگتر رفتار کند. در تفکر سیستمی، تیم باید درک کند که یک تغییر واحد می‌تواند در سراسر پروژه رخ دهد.

از این رو، تیم باید پروژه را به عنوان یک سیستم تصویر کند. در نتیجه، آن‌ها حتی برای تغییرات کوچک باید به کل سیستم هم فکر کنند و رسیدن به محصول نهایی و پایداری در یک مسیر، با احتمال بیشتری رخ می‌دهد. دیدگاه سیستمی پروژه را می‌توان با دیدگاه‌های زیر افزایش داد:

• همدلی با حوزه‌های تجاری
• تفکر انتقادی با تمرکز بر تصویر بزرگ
• مفروضات چالش برانگیز و مدل‌های ذهنی
• بررسی و مشاوره خارجی
• استفاده از روش‌ها و شیوه‌های یکپارچه
• مدیریت یکپارچه‌سازی فعال

اصل ششم: رفتارهای رهبری را بروز دهید.

باید درست مثل کارآگاه گجت یک رهبر عالی باشید و آن را به بقیه هم نشان دهید. یک پروژه تنها زمانی می‌تواند به نتایج موفقیت‌آمیزی منجر شود که رهبر آن نوآوری، انگیزه و همدلی را نشان دهد. رهبران باید بتوانند بر ذی‌نفعان داخلی و خارجی تأثیر بگذارند.

• بیشتر بخوانید: سبک رهبری مربیگری

اصول خوب همچنین ممکن است افرادی را با مهارت‌های رهبری مؤثر، صرف نظر از نقش‌ها و مسئولیت‌ها، نشان دهند. رهبری مساوی با اختیار نیست، زیرا ما به ویژگی‌های رهبری مانند تأثیرگذاری بر سهامداران و ایجاد انگیزه در افراد نیاز داریم.

مهم‌ترین اصل، ایجاد این انگیزه برای افراد است تا اهداف فردی خود را در راستای اهداف پروژه تعیین نمایند. اگر دقت کرده باشید آقای گجت هم همیشه افراد را برای رسیدن به نتیجه معما با خود همراه می‌کرد و همین او را خیلی زودتر به سرنخ می‌رساند.

یک رهبر خوب، سبک رهبری خدمتگزار را نشان می‌دهد. البته هیچ کدام از سبک‌های رهبری، نسخه‌ی کاملی نیست. حالت بهینه مدیریت پروژه موفق هم ترکیبی از خصوصیات است که دقیقاً در موارد زیر قرار می‌گیرد:

• در یک وضعیت بحرانی، قادر به تعیین یک اقدام یا دستورالعمل باشد.
• در یک موقعیت آرام‌تر، شروع یک فرهنگ مشارکتی را شکل دهد.
• فضایی ایجاد کند که تیم کار را بین خود تقسیم کند.

اصل هفتم: مناسب‌سازی مطابق با ابعاد پروژه

فرمول موفقیت یک پروژه شامل توانایی سازگاری ابعاد اجرای آن با تغییرات است. این تغییرات ممکن است به دلیل پیچیدگی، اهداف و خواسته‌های ذی‌نفعان باشد.

به عنوان مثال در مدیریت پروژه از اصلاح خیاطی استفاده می‌کنند. پس خیاطی برای پروژه شامل سفارشی سازی رویکرد، حاکمیت و فرآیند است. این امر برای مرتبط ساختن پروژه با بافت سازمان است.

قبل از شروع طراحی یک پروژه، باید تصویر بزرگ را در نظر بگیرید. تمام قطعات متحرک داخل را در نظر بگیرید.

پروژه‌هایی که شما یا کارآگاه گجت درست در نقش یک خیاط می‌توانید ایفای نفش کنید، این مزایا را دارد:

• افزایش نوآوری، کارآیی و بهره‌وری
• بهینه‌سازی روش‌شناسی موجود
• بهبود نتایج از طریق آزمایش
• افزایش سازگاری سازمان با سناریوهای پویا در پروژه

اصل هشتم: ایجاد کیفیت در فرآیندها و نتایج

کیفیت، توانایی یک سازمان برای برآوردن نیازهای ضمنی و آشکار مشتریان است. تطابق داشتن با معیارهای مورد پذیرش و کاربردی بودن، دو راه برای ارزیابی کیفیت هستند.

همچنین، شما باید فرآیند مورد استفاده برای تضمین کیفیت را نیز ارزیابی کنید. این بیشتر یک رویکرد پیشگیرانه است تا از عوامل متغییری که روی نتیجه تاثیر می‌گذارد، جلوگیری کنید.

ابعاد مختلف پروژه در بحث کیفیت عبارتند از:

• کارایی
• قابلیت اطمینان
• تاب‌آوری
• رضایت
• یک‌نواختی
• کارایی
• پایداری

پس بسیار مهم است که کیفیت را در هر مرحله از پروژه در نظر بگیرید.

اصل نهم: توجه به مانع بزرگ؛ پیچیدگی

یک پروژه می‌تواند سیستمی از زیرسیستم‌ها یا اجزایی باشد که در آن بسیاری از قطعات متحرک در تعامل هستند. به عنوان مثال، هر چه تعداد تعاملات بیشتر باشد، میزان پیچیدگی آن بیشتر می‌شود. هر چه پیچیدگی بیشتر باشد، عدم قطعیت بیشتر است.

از این رو، پیچیدگی می‌تواند ناشی از تعاملات درون اجزای یک پروژه باشد. یا می‌تواند ناشی از تعامل با پروژه‌های مختلف یا سیستم‌های خارجی باشد. پیچیدگی ویژگی یک پروژه است که می‌تواند تحت تأثیر موارد زیر باشد:

• رفتار انسان
• رفتار سیستم
• ابهام و عدم قطعیت
• نوآوری تکنولوژیک

تیم پروژه باید از تفکر سیستمی و یادگیری مستمر به عنوان ابزار استفاده کند. به ویژه هنگامی که سعی در پرداختن به پیچیدگی‌های پروژه دارد.

اصل دهم: بهینه‌سازی پاسخ‌های ریسک

ریسک چیزی نیست جز یک رویداد نامشخص در آینده که می‌تواند پروژه را چه به صورت مثبت یا منفی تحت تاثیر قرار دهد. به عنوان مثال، تمرین مداوم تیم پروژه برای شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها در طول پروژه، به شما کمک می‌کند تا پاسخ‌های ریسک را اولویت‌بندی کنید.

برخی واکنش‌ها در برابر ریسک، می‌تواند موارد زیر باشد:

• مقرون به صرفه بودن یک اقدام
• تصمیم‌گیری واقع بینانه در زمینه پروژه
• به توافق رسیدن با ذینفعان مربوطه

اصل یازدهم: سازگاری و انعطاف‌پذیری را بپذیرید

یک پروژه باید توانایی انطباق و پاسخگویی به شرایط متغیر را داشته باشد. بنابراین، یک پروژه باید انعطاف پذیر باشد و توانایی مقابله با هرگونه تأثیری را هم داشته باشد. و باید بتواند پس از هر شکستی بازگردد. این اصل با توجه به اینکه تقریباً همه پروژه‌ها دقیقاً مطابق برنامه پیش نمی‌روند، واقع‌بینانه است.

عوامل داخلی و خارجی هر دو می‌توانند بر یک پروژه تأثیر بگذارند. بنابراین، صرف نظر از این، تیم پروژه باید با چنین شرایطی مقابله کند و پروژه را رو به جلو نگه دارد. برگردید به اصل اول که از شما خواسته همیشه تلاشگر و کوشا بمانید!

ویژگی‌های محیطی که از سازگاری و انعطاف پذیری پشتیبانی می‌کند، عبارتند از:

• حلقه‌های بازخورد کوتاه
• یادگیری و بهبود مستمر
• مهارت گسترده با دانش گسترده
• تیم‌های پروژه متنوع
• برنامه‌ریزی شفاف

اصل دوازدهم: تغییرات را در جهت تصویری که از آینده دارید، پیش ببرید.

تغییر در یک پروژه می‌تواند به دو دلیل رخ دهد. اولا، نیاز به یک توانایی جدید در سیستم. دوم، نیاز به پر کردن شکاف در سیستم موجود. در نتیجه، یک تغییر می‌تواند از محیط خارجی به پروژه یا از محیط داخلی منشأ بگیرد.

ایجاد تغییر در یک پروژه، چالش برانگیز است. چرا که این امر مستلزم سازگاری و آشنایی درون تیمی و همچنین حالت بیرونی است.

برای اطمینان از اینکه ذی‌نفعان می‌توانند تغییرات را پردازش کنند، یک تیم پروژه نیز باید با آنها کار کند. و بنابراین، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که از تکنیک های مدیریت تغییر مناسب استفاده می‌شود. این نیز پروژه را از حالت فعلی به حالت مطلوب انتقال می‌دهد.

بنابراین، اطمینان از دستیابی به نتایج مورد نظر، ممکن است شامل تکنیک هایی مانند ارتباط بین چشم انداز و اهداف و مزایای مرتبط با تغییر باشد.

سخن آخر

خب این هم از 12 اصلی که قرار است شما را تبدیل به یک کارآگاه گجت در مدیریت پروژه‌های مختلف کند. این اصول از آن‌جایی که به صورت جهان‌شمول تبیین شدند، می‌توانند در پروژه‌های مختلف به درد شما بخورد و چالش‌های رایج مدیریت پروژه را حل نماید.

پس با به کارگیری این موارد، به راحتی ابزار و راهکار مناسب حل چالش‌های خود را در مدیریت کارها شناسایی کنید.

امیدواریم همیشه مانند خود آقای گجت، بتوانید معماهای پروژه خود را به خوبی حل نمایید.

منابع:

techcanvass, wrike, simplelearn, projectriskcoach