مدیرانی که برای تمامی فعالیت‎‌ها، اهداف و پروژه‌ها برنامه ریزی می‎کنند و یک طرح کاری (business plan) مشخص می‌کنند، کارهای بسیار بیشتری را به سرانجام رسانده و به صورت کلی مدیران مؤثرتری هستند. برنامه‌ریزی به معنای انجام یک کار خارق‌العاده و عجیب نیست؛ در حقیقت، یک برنامه می‌تواند شامل عادات روزانه‌ای باشد که به شما کمک می‌کنند تا از هر نظر روز مفیدتری را پشت سر گذاشته و احساس مؤثر بودن داشته باشید.

مبانی موفقیت

یکی از مهم‌ترین جنبه‌های برنامه ریزی، توسعه‌ی استانداردهای اولیه و پایه برای افزایش بهره وری و کسب موفقیت است. اگر یک برنامه‌ی مشخص با ترسیم اهداف نهایی و زمان‌بندی مناسب نداشته باشید، نمی‌توانید میزان پیشرفتتان را ارزیابی کنید. این امر به طور خاص هنگام بررسی میزان پیشرفت در رسیدن به اهداف مالی یک کسب و کار قابل مشاهده می‌باشد اما در کل تمام اهداف در خصوص هر جنبه‌ای از کسب و کارتان را تحت تأثیر قرار می‌دهد. (لازم به ذکر است که مدیریت هزینه نتیجه‌ی فعالیت‌های دیگری مانند استراتژی‌های بازاریابی و تبلیغات و همچنین قابلیت‌های تولید و تحقق نیز می‌باشد.)

بررسی کنید: چه چیزی درست و چه چیزی اشتباه انجام شده

حتماً برای بررسی برنامه کاری سالیانه‌ی خود وقت بگذارید، به سال گذشته نگاه کنید تا موفقیت‌ها و شکست‌ها را به خوبی دیده و عوامل منجر به نتایج مختلف را بهتر درک کنید و اقدامات و فعالیت‌های خود را ارزیابی کرده و به منظور رشد خود برنامه‌ی بهتری نسبت به گذشته تدوین کنید. فراموش نکنید که پس از تنظیم برنامه‌تان نیز حداقل هر سه ماه یک بار آن را مرور کنید و در صورت لزوم در برخی موارد تجدید نظر کنید. همیشه تغییر مسیر استراتژی‌هایی که به هیچ وجه در بازه‌های زمانی مشخص و از قبل تعیین شده نتایج مطلوبی به بار نمی‌آورند، از انتظار برای گذراندن یک سال کامل و سپس بررسی میزان پیشرفت کارها و رسیدن به اهداف، ساده‌تر و قطعاً اثربخش‌تر است.

میزان ارزش واقعی پروژه‌های خاص

پروژه‌های ویژه، نیاز به برنامه ریزی ویژه‌ای هم برای کسب موفقیت دارند. زمان‌بندی، مدیریت منابع و مدیریت هزینه‌ها از جنبه‌های مهم اجرای پروژه‌های ویژه است. به عنوان مثال، ممکن است شما بخواهید برای بهبود روحیه‌ی تیمی کارکنان شرکت، یک برنامه‌ی جدید و متنوع آموزشی را برگزار کنید؛ در حالی که ممکن است این یک پروژه عالی به نظر برسد، توجه داشته باشید که برای نیروی کار شما نیز چه زمانی مناسب است و کی وقت دارد تا در کارگاه شرکت کند، قطعاً برگزاری این کارگاه در زمان اوج کاری افراد، انتخاب عاقلانه‌ای نیست.

برنامه‌ریزی برای بهره‌وری بالاتر

برنامه ریزی روزانه راهی است که به شما کمک می‌کند تا در مسیر مناسب برای انجام فعالیت‌هایی که منجر به کسب موفقیت می‌شود، قرار بگیرید. وقتی از خانه به مقصد شرکت و محل کارتان خارج می‌شوید در حالی‌که هدفتان این است که تا جایی که امکان‌پذیر است کار بیشتری انجام دهید، در واقع با این عمل هیچ راهی برای تعیین و سنجش اینکه آیا از زمان خود به نحو احسن استفاده می‌کنید یا خیر، باقی نمیگذارید. اگر برنامه ریزی خوبی نداشته باشید، با تماس‌های فوری و جلسات از قبل تعیین نشده‌ای که ممکن است در طول روز پیش بیایند و به دنبال آن‌ها کارهای جدیدی که ممکن است به لیستتان اضافه شوند، مضطرب می‌شوید. در صورتی که برنامه ریزی خوبی داشته باشید، همواره مسیر پیش‌رویتان روشن و واضح خواهد بود پس هرگز از اهمیت آن غافل نشوید.

همچنین فراموش نکنید که در عصر تکنولوژی، همواره می‌توانید از ابزارها و نرم‌افزارهایی مثل نرم افزار مدیریت پروژه  همچون همتیک به منظور کمک به انجام صحیح و به‌موقع کارها و مدیریت و پیگیری کارهای تعیین‌شده در برنامه‌های کاری استفاده کنید؛ استفاده از چنین ابزاری علاوه بر تسهیل انجام کارها به شما کمک می‌کند تا همواره یک گام جلوتر از برنامه حرکت کنید.

منبع: سایت smallbusiness.chron

مترجم: سارا شیرمحمدی