اهمیت برنامه ریزی کاری در پروژه
۲۶-۰۲-۱۴۰۰
4 مهارت کلیدی که مدیران پروژه باید بدانند…
۲۷-۰۲-۱۴۰۰
هنگامی که در سازمان بزرگی کار می‌کنید، اجرای همزمان چند پروژه‌ی پیچیده و دانستن اینکه چطور از مفاهیم مدیریت پروژه بهره ببرید، میتواند موفقیت و یا شکست یک پروژه را رقم بزند. همین نکته در واقع تفاوت میان یک پروژه‌ی پول‌ساز و پروژه‌ای که میلیون‌ها تومان ضرر به بار می‌آورد، است.
بنابراین چگونه میتوان با استفاده از روش‌های مدیریت پروژه، از اینکه پروژه‌های شما همیشه مسیر حیاتی موفقیت را طی میکنند، اطمینان حاصل کرد؟
مدیریت پروژه سازمانی یا EPM به چه معناست؟
مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise Project Managment) به مدیریت پروژه‌هایی اطلاق میشود که در سطح یک شرکت یا سازمان اجرا میشوند. تعداد اعضای چنین پروژه‌هایی معمولاً صدها نفر از سهامداران هستند که غالباً همه‌ی کارمندان شرکت را کم و بیش شامل میشوند. برای موفقیت این نوع پروژه‌ها، به اجرای استراتژی‌ها و فرآیندهای مختلفی نیاز است که اثربخشی مدیریت پروژه را با ساده کردن فعالیت‌های درگیر بهبود می‌بخشد.
EPM شامل مدیریت موارد زیر برای اجرای یک پروژه است:
۱- مدیریت منابع
۲- مدیریت برنامه‌ریزی
۳- مدیریت مالی
۴- مدیریت مسئله و ریسک
۵- گزارش زمانی
۶- همکاری تیمی
۷- هوش تجاری و گزارش‌دهی
۸- مدیریت برنامه
۹- مدیریت تقاضا
۱۰- تجزیه و تحلیل و انتخاب نمونه کارها (پورتفولیو)
حال یک به یک آنها را مرور کرده و مفاهیم مربوط به هر یک را توضیح خواهیم داد:
1. مدیریت منابع
وقتی صحبت از مدیریت پروژه به میان می‌آید، مدیریت منابع سازمان، به ویژه منابع انسانی نقشی کلیدی دارد. در حقیقت، منبع در واقع هر نوع «سرمایه و دارایی» است که نقش اصلی آن کمک به انجام و یا انجام یک کار خاص است. یک منبع میتواند یک شخص، یک تیم، یک ابزار، امور مالی و یا زمان باشد.
برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها به منابع مختلف و متعددی نیاز است.
مدیریت منابع، فرآیند ارزیابی در دسترس بودن منابع و تخصیص کارآمد آنها قبل از شروع پروژه است. برنامه ریزی ضعیف منابع میتواند منجر به اتمام منابع ضروری، ایجاد مشکلات و تأخیر در تحویل نتایج پروژه شود.
تخصیص منابع در مدیریت پروژه معمولاً قبل از شروع پروژه به صورت عمده اتفاق می‌افتد اما مدیران پروژه به طور دوره‌ای (روزانه/هفتگی/ماهانه/فصلی) وضعیت منابع و سهامداران را ارزیابی میکنند و برای حفظ کارآیی پروژه مجدداً منابع آن را تخصیص میدهند.
به نمودار زیر توجه کنید؛ این نمودار جنبه‌های اصلی مدیریت منابع را به تصویر میکشد.
2. مدیریت برنامه ریزی
مدیریت برنامه ریزی در کنار مدیریت منابع، بخش جدایی‌ناپذیری از مدیریت پروژه است. منابع، چه انسانی و چه منابع دیگر، کمیاب هستند، از نظر زمانی محدودند، ممکن است لازم باشد بین پروژه‌ها بودجه‌بندی شوند و میتوانند علت بروز گلوگاه‌هایی باشند که به علت برنامه ریزی نادرست به وجود آمده‌اند.
برای ایجاد برنامه‌ای متعادل و کارآمد، یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب مورد نیاز است تا قابلیت دسترسی و مدیریت تمام منابع را داشته باشد.
حتی در نمودار بالا نیز به وضوح میتوانید ببینید که به طور کلی برنامه ریزی بخش جدایی‌ناپذیر مدیریت پروژه است.
3. مدیریت مالی
این مورد به طور کلی یکی دیگر از جنبه‌های مهم نرم‌افزار EPM و برنامه ریزی است. اگرچه برنامه ریزی برای منابع طبق آنچه در توضیحات دو مورد قبلی بیان شد، بسیار عالی است اما قطعاً محدودیت‌های مالی هم وجود دارند که باید برطرف شوند. یک نرم افزار EPM خوب اطمینان حاصل میکند که منابع به درستی قیمت‌گذاری شده‌اند و در قالب پارامترهای پروژه‌ی در حال انجام، مورد توجه قرار گرفته‌اند.
4. مدیریت مسئله و ریسک
یک مدیر برنامه یا مدیر پروژه موفق باید قادر به پیش‌بینی و مدیریت عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام‌ها باشد. این توانمندی از مدیریت ریسک و مسئله حاصل میشود.
با مدیریت ریسک و مسئله میتوان اطمینان حاصل کرد که پروژه‌ی در دست انجام یا یک پروژه‌ی برنامه‌ریزی‌شده قادر به مدیریت و تحمل عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام و چالش‌های احتمالی هست یا خیر.
تعریف ریسک:
ریسک به عنوان یک رویداد (یا مجموعه‌ای از رویدادهای) نامشخص تعریف میشود که میتواند در دستیابی به اهداف تأثیر بگذارد. هم اثرات منفی و هم مثبت (که مورد دوم به عنوان فرصت در نظر گرفته میشود)، باید مورد توجه قرار گیرند.
ریسک معمولاً با علت ریسک، رویداد واقعی که میتواند رخ دهد، شرح تهدید/فرصت و اثر آن یعنی تأثیر احتمالی بر برنامه و پروژه‌های آن توصیف میشود.
تعریف مسئله:
مسئله یک رویداد برنامه ریزی نشده است که پیش از این اتفاق افتاده و نیاز به اقدامات مداخله‌ای دارد. زمانی که ریسک‌ها واقعاً رخ میدهند، به مسائل تبدیل میشوند اما مسائل میتوانند مستقل از اینکه ریسک قبلاً شناسایی شده است یا خیر، رخ دهند.
مدیریت مسئله و ریسک به لطف درک بهتر ریسک‌ها و مسائل و تأثیر نهایی آنها بر یک پروژه، تصمیم گیری بهتری را امکان‌پذیر میسازد.
در بخش بعدی، منابع شناسایی ریسک را مورد بحث قرار خواهیم داد.
5. گزارش زمانی
اگر گزارش زمانی وجود نداشته باشد، مدیریت برنامه ریزی و منابع بی‌فایده خواهد بود. با به کار بردن اقدامات مربوط به تهیه‌ی گزارش زمانی، مدیران پروژه به طور مؤثر قادر خواهند بود تا روند پیشرفت در فعالیت‌های مختلف منتهی به تکمیل پروژه‌ها را ارزیابی کنند.
یک نرم‌افزار خوب برای EPM چنین قابلیت گزارش‌دهی زمانی را در خود دارد. برای منابع، صفحه ورود اطلاعات به سیستم وجود دارد که در آن میتوان زمان صرف شده برای کارهای خاص را وارد کرد، به طوری که این اطلاعات را میتوان به ازای هر منبع و برای هر پایگاه فعالیت ثبت کرد.
میزان پیشرفت در انجام کارها و فعالیت‌ها و به طور کلی پروژه، بر این اساس به‌روزرسانی میشود.
6. همکاری تیمی
وقتی برای پروژه خود برنامه ریزی کردید، وقت آن است که آن را اجرا کنید. با این حال، اگر تیم شما همکاری نکند (یا توانایی همکاری را نداشته باشد) تمام برنامه‌ریزی‌ها و مدیریت شما به راحتی با شکست مواجه میشود.
بدون همکاری، شرکت راکد مانده و پروژه‌ها متوقف میشوند. برای به انجام رساندن یک پروژه پیچیده سازمانی، نوآوری به‌ویژه در مواقع برخورد با موانع مسیر و موفق شدن در رقابت با محصولات/خدمات رقیب، به ایده‌های ترکیبی و کار تیمی نیاز است.
بیشتر فعالیت‌ها و وظایف در یک پروژه، نیازمند تیمی از منابع مختلف هستند که برای یک هدف واحد همکاری میکنند. برای اینکه چنین همکاری تیمی اتفاق بیفتد، به ابزارهایی برای ایجاد چنین ارتباط و همکاری نیاز داریم.
چه این امر در چارچوب نوعی نرم‌افزار همکاری محقق شود چه به معنای ایجاد دسترسی آسان به ابزارهای ارتباطی قدیمی باشد، همکاری تیمی برای مدیریت پروژه‌های سازمانی ضروری است. مطمئناً چنین همکاری را میتوان از طریق برنامه ریزی جلسات تیمی و جمع‌آوری خلاصه اطلاعات، داشتن یک ارتباط خوب در برنامه و یا هر چیز دیگری که برای شرکت شما مفید است و لزوماً نیازی به فرم نرم افزاری ندارد؛ ایجاد کرد.
خوب است توجه داشته باشید که وقتی تیم‌ها از ابزارها و فرایندهای کاری استفاده میکنند که ارتباط و همکاری را کارآمدتر میسازد، اهداف سریعتر برآورده میشوند و نتایج کار با کیفیت بهتری ارائه میشوند. بهره وری داخلی با همکاری بی‌دردسر، افزایش می‌یابد.
7. هوش تجاری و گزارش‌دهی در EPM
با وجود تشکیلات بزرگ متعدد، حتی در سطح سازمانی، PMO (بخش مدیریت پروژه) هنوز هم بیشتر گزارش‌ها را در ابزارهای ابتدایی مانند صفحات اکسل دسته‌بندی میکند.
چنین روش‌های گزارش‌دهی مستعد خطا هستند و اگر چه ممکن است درکی از وضعیت کنونی را ارائه دهند اما به اندازه‌ی یک سیستم گزارش‌دهی پیشرفته‌تر که معمولاً پایه و اساس EPM است، مؤثر نیستند.
ایجاد چنین گزارش‌هایی وقتگیر است و به دلیل ماهیت کار و این احساس که «این کار مهم نیست»، معمولاً به مدیران جوان محول میشود.
گزارش پروژه بسیار فراتر از گزارش آخرین به روزرسانی‌های پروژه است. گزارش‌های پروژه و اطلاعات به‌دست‌آمده از آنها را میتوان برای کاهش ریسک، نظارت بر بودجه و برنامه‌های زمانی و ساخت طرح‌های دقیق‌تر پروژه به کار برد.
باید یک بار دیگر تأکید کرد که گزارش‌دهی خوب، کلید در مسیر نگه‌داشتن یک پروژه است. موارد زیر برخی گزارش‌های پایه‌ای اما ضروری هستند:
– گزارش در دسترس بودن تیم
– گزارش وضعیت
– گزارش سلامت پروژه
– ارزیابی ریسک
– گزارش گذر زمان
– گزارش‌های مبنا
با این حال، یک مدیر پروژه خوب میتواند تغییرات را به هم پیوند دهد و روند کارها را در جریان گزارش پیدا کند. با استفاده از چنین اطلاعاتی، میتوان میزان پیشرفت را پیش‌بینی کرد و برنامه‌ها را بر اساس آن تنظیم کرد.
8. مدیریت برنامه
ماهیت مدیریت پروژه سازمانی بنا به تعریف آن، به این معنی است که تعدادی از پروژه‌های همزمان در حال اجرا وجود خواهند داشت.
اساس مدیریت برنامه این است: روند مدیریت چندین پروژه مرتبط که یک برنامه را تشکیل میدهند.
بنابراین اگر چه هدف نهایی یک پروژه معمولاً دستیابی به یک هدف خاص است، هدف یک برنامه دستیابی به چیزی است که از اهمیت بیشتری برخوردار است، مثلاً یک استراتژی.
با وجودی که یک پروژه معمولاً یک فعالیت کوتاه‌مدت یا موقتی است، یک برنامه یک فرآیند بلند مدت است.
یک بار دیگر باید تأکید کرد که مدیریت برنامه برای مدیریت پروژه‌های سازمانی ضروری است زیرا میخواهیم پروژه‌های مختلف به سمت یک هدف استراتژیک مشترک پیش روند و یا فعال شوند.
9. مدیریت تقاضا
عامل دیگری که برای موفقیت در مدیریت پروژه ضروری است، توانایی مدیریت مؤثر ظرفیت و تقاضا است. در پروژه‌های سازمانی، تقاضا میتواند از منابع متعددی حاصل شود. تقاضای خارجی از مشتری/نیازهای مشتری، قانون‌گذاران یا سهامداران یا از درون یک سازمان، از برنامه ریزی استراتژیک یا عملیاتی یا از یک نیاز شعبه‌ای حاصل میشود.
مدیریت مستلزم فیلتر کردن، اولویت بندی، ارزیابی در برابر ظرفیت تحویل و برنامه‌ریزی در پروژه‌ها است.
مدیریت تقاضا شامل فرآیندهایی است که با دریافت ایده‌ها، درخواست‌ها، پروژه‌ها و همچنین انجام آن کار مرتبط هستند.
همانند سایر فرایندهای مورد بحث در این مقاله، همه‌ی تقاضاها باید در یک سیستم واحد ثبت شوند.
داشتن یک نقطه مرجع واحد، شرکت را قادر میسازد تا از تلاش‌های زائد اجتناب کند، تصویر دقیقی از در دسترس بودن منابع داشته باشد و چند ماه آینده را به طور کلی از نظر حجم کار پیش بینی کند.
متعادل سازی همه‌ی تقاضاها با استفاده از منابعی که در حال حاضر موجود هستند، بزرگترین چالشی است که هر مدیری با آن روبرو است، زیرا تقاضا تقریباً همیشه از عرضه بیشتر خواهد شد؛ در کنار این واقعیت که دید کاملی از تقاضا به ندرت قابل دسترسی است یا تقاضای برنامه ریزی‌نشده/پیش‌بینی‌نشده با اولویت بالا که برای آن برنامه ریزی نشده است، وجود دارد. این امر مستلزم اولویت بندی مجدد فعالیت‌ها و منابع کاری است.
ابزارهای مدیریت پروژه معمولاً امکانات و عملکردهایی دارند تا بتوانند مدیریت تقاضای بهتری داشته باشند.
10. تجزیه و تحلیل و انتخاب پورتفولیو
تجزیه و تحلیل پورتفولیو، فرآیندی است که در آن فرد پروژه‌های فعلی در پورتفولیو را با تمام مؤلفه‌های آنها که در بالا ذکر شده است، بررسی میکند تا قادر به اتخاذ تصمیمات خاص برای بهبود کارایی کلی باشد.
این امر احتمالاً ممکن است به معنی تخصیص مجدد منابع در صورت لزوم برای به حداکثر رساندن بازده باشد، یعنی افزایش بازدهی به طور کلی در کل پورتفولیو.
اگرچه این امر به تجربه و درک خوبی از روند مدیریت پروژه نیاز دارد اما نرم‌افزار نیز میتواند با ارائه‌ی دید بهتر از آنچه در حال رخ دادن است، به مدیر پورتفولیو و پروژه در اتخاذ تصمیمات بهتر کمک کند.
نرم‌افزاری برای مدیریت پروژه‌های سازمانی
همان‌طور که دیدیم، پرداختن به تمام جوانب و پیچیدگی‌های متعدد EPM نیاز به تیمی از افراد دارد که به طور کلی مهارت و تجربه کافی در مدیریت پروژه دارند.
یک راه برای کارآمدتر کردن مدیریت پروژه‌های سازمانی استفاده از نرم افزارهای تخصصی است که میتواند مدیران پروژه را به بینش بهتری برای تصمیم‌گیری مجهز کند.
با این وجود، با تعداد زیاد ابزارهای موجود برای EPM، درگیر مسئله‌ی دیگری خواهید شد: اینکه کدام یک از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه سازمانی را باید انتخاب کنید؟
این سؤالی است که نمیتوان به راحتی پاسخ داد زیرا هر شرکتی متفاوت است. آنچه برای یک شرکت مفید است ممکن است برای بقیه ایده‌آل نباشد؛ صنایع مختلف تفاوت قابل‌توجهی ایجاد میکنند (نرم‌افزارهای تخصصی مختلفی وجود دارد: مانند همتیک) و حتی ترجیح شخصی مالکان پروژه نیز حائز اهمیت است.
