در دنیای پر چالش امروز، به سرانجام رساندن پروژه‌های مختلف نیز چالش‌های مخصوص به خود را دارند. پیشرفت فناوری، افزایش شدید میزان رقابت و افزایش سطح انتظارات مشتریان باعث سخت‌تر شدن مدیریت پروژه شده است. در هر منطقه جغرافیایی و در هز زمان، این چالش‌ها متفاوت و غیرقابل پیش‌بینی هستند. برای پیروز شدن در برابر این چالش‌ها یا کنترل آن‌ها می‌توان از مدیریت یکپارچگی پروژه استفاده کرد. این کار کمک می‌کند اهداف و مقاصد ما به موقع و طبق بودجه‌بندی‌مان به نتیجه برسند. در این مقاله از مجموعه مقالات همتیک، مدیریت یکپارچگی، دلایل نیاز به آن و مراحل انجام آن را به صورت مفصل شرح داده‌ایم. با ما همراه باشید.

مدیریت یکپارچگی پروژه چیست؟

هر پروژه از فرآیندها و تیم‌های مختلفی تشکیل شده است و مدیریت یکپارچگی پروژه به برقراری هماهنگی بین این فرآیندها کمک می‌کند. پروژه‌ها اهداف مختلفی دارند که ممکن است زمان‌بندی این اهداف با یکدیگر در تضاد باشد. مدیریت یکپارچگی، برای کنترل هزینه‌ها و زمان‌بندی هر هدف به تیم‌ها کمک می‌کند پروژه را به خوبی به سرانجام برسانند و انتظارات ذی‌نفعان را برآورده کنند.

چرا به مدیریت یکپارچگی پروژه نیاز داریم؟

اکثر پروژه‌ها پویا و پیچیده هستند و چند تیم و سازمان برای به سرانجام رساندن آن‌ها کار می‌کنند. برای کسب اطمینان از رسیدن به هدف نهایی کار (پروژه) مدیریت یکپارچگی پروژه ضروری است. مهم‌ترین مزایای این کار عبارت است از:

هماهنگی بین اعضای تیم

مدیریت یکپارچگی پروژه مانند یک کتابچه راهنما است که می‌توانید از آن برای پیش‌بردن پروژه در مسیر درست و اطمینان از درست بودن فرآیندها استفاده کنید و مطمئن شوید خروجی هر بخش، ورودی مناسبی برای انجام بخش بعدی است.

اطمینان از درک مسئولیت‌ها

با این کار مطمئن می‌شوید ذینفعان و اعضای تیم درک درستی از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود دارندو سردرگمی، سوال یا مشکلی بین اعضای تیم و ذی‌نفعان وجود ندارد.

حفظ ارتباط با ذینفعان

با مدیریت یکپارچگی پروژه می‌توانید ذینفعان را به روز نگه دارید و با آن‌ها درباره هر تغییری صحبت کنید.

• بیشتر بخوانید: مدیریت ذینفعان پروژه

شفاف‌تر شدن تصمیم‌ها

طبق اصول یکپارچگی پروژه، اهداف و خروجی‌ها مشخص هستند. با پشت سر گذاشتن هر مرحله اطلاعات دقیق‌تری درباره مراحل بعدی پروژه به دست خواهید آورد.

مراحل مختلف مدیریت یکپارچگی پروژه

مدیریت یکپارچگی پروژه رویکردی جامع برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه ارائه می‌دهد و شامل هفت مرحله است که عبارتند از:

1- ساخت منشور پروژه

پروژه‌ها معمولا با تهیه یک منشور شروع می‌شوند. این منشور نمایی کلی از پروژه، مدیریت و ذینفعان آن را نشان می‌دهد و بر اساس آن می‌توانید برای پروژه خود برنامه‌ریزی کنید. همچنین کمک می‌کند از حمایت‌های سهامداران برخوردار شوید و به سرعت پروژه را پیش ببرید. محدوده پروژه، اهداف، اعضای تیم، ریسک‌ها، مزایا یا بازده سرمایه‌گذاری، بودجه و مدل کسب و کار بخش‌های مختلف منشور پروژه هستند.

2- توسعه برنامه مدیریت پروژه

در این مرحله، طرح دقیق‌تری از پروژه تهیه می‌شود که به موارد قابل تحویل، جدول زمانی، نقاط عطف و معیارهای ارزیابی موفقیت اشاره می‌کند. از این طرح برای رسیدن به اهداف کلی پروژه استفاده می‌شود. مراحل توسعه برنامه مدیریت پروژه عبارت است از:

ملاقات با ذی‌نفعان و تعیین الزامات پروژه، زمان پروژه و اهداف آن

تعیین محدوده پروژه

ایجاد ساختار شکست کار برای تعیین وظایف و منابع

ارزیابی ریسک و کارهای اضطراری

اندازه‌گیری عملکرد پروژه

تعیین سایر برنامه‌ها برای مدیریت محدوده، مدیریت هزینه، مدیریت منابع، مدیریت تغییر، مدیریت ذینفعان و مدیریت ریسک پروژه

3- هدایت و مدیریت پروژه

در این مرحله مدیر پروژه مسئولیت کارهای روزانه را بر عهده می‌گیرد. هدایت تیم پروژه، برگزاری جلسه با ذی‌نفعان و پیگیری پیشرفت پروژه از مسئولیت‌های مدیر پروژه محسوب می‌شوند.

4- مدیریت دانش پروژه

فرایند استفاده از اطلاعات موجود یا کسب دانش بیشتر برای رسیدن به اهداف پروژه، مدیریت دانش پروژه است. در این مرحله شما از دانش تیم خود برای تولید محصول مطمئن می‌شوید و می‌توانید استراتژی‌های مختلفی تعیین کنید.

5- نظارت و کنترل پروژه

در مدیریت یکپارچگی پروژه فرآیندها با یکدیگر مرتبط هستند، بنابراین باید از پایبند بودن اعضای تیم به برنامه مطمئن شد. هدف این کار حفظ مسیر پروژه، تشخیص انحراف پروژه از مسیر و شناسایی و اصلاح مشکلات است. برای اندازه‌گیری عملکرد پروژه می‌توان ارزش کسب شده را تجزیه و تحلیل کرد. رویکردهای مختلف نظارت و کنترل پروژه عبارتند از:

اقدام پیشگیرانه: کاهش تاثیر منفی ریسک پروژه

اقدام اصلاحی: بازگرداندن پروژه به مسیر اصلاحی

برطرف کردن نقص: رفع نواقص یا تغییر دادن مسیر پروژه

6- کنترل تغییر یکپارچه

هنگامی که درخواستی برای تغییر مسیر پروژه دریافت می‌کنید، باید از تغییر کردن یا نکردن محدوده پروژه مطمئن شوید. برخی از شرکت‌ها اطلاعاتی درباره درخواست‌های تغییر بودجه، جدول زمانی و منابع در اختیار اعضای تیم خود قرار می‌دهند.

7- بستن پروژه

بعد از اتمام پروژه باید جلسه‌ای با ذی‌نفعان برگزار کنید. سپس به بررسی رسمی پروژه، بستن قرارداد و سازماندهی داده‌ها بپردازید.

نحوه اجرای مدیریت یکپارچگی پروژه

برای اجرای مدیریت یکپارچگی پروژه ترکیبی از مهارت‌های فنی و رهبری نیاز است. در این بخش از مقاله، نکته‌هایی درباره مدیریت یکپارچگی پروژه را شرح داده‌ایم.

نظارت مدیر پروژه بر مدیریت یکپارچگی

هر پروژه بخش‌های مختلفی دارد و ممکن است در هر یک از این بخش‌ها تعارض‌هایی به وجود آید. مدیر پروژه برای جلوگیری از بروز این تعارض‌ها و حل آن‌ها مسئولیت نظارت بر زمان‌بندی پروژه، هزینه‌ها، تحویل پروژه، ریسک‌ها، اهداف و منابع پروژه را بر عهده دارد. در این مورد، مدیران ورودی و خروجی پروژه‌ها را مشخص می‌کنند. به عنوان مثال اگر محدوده پروژه شما تغییر کند، ممکن است با چالش کمبود منابع، بودجه بیش از حد و یا تاخیر در تحویل پروژه مواجه شوید. اما به کمک یکپارچه‌سازی می‌توانید تیم‌ها و منابع را مجدد سازماندهی کنید.

مدیریت زمان

با استفاده از نرم‌افزارهای مختلف می‌توانید زمان خود را مدیریت کنید. در این نرم‌افزارها تعداد ساعت‌های صرف شده برای هر پروژه مشخص می‌شود. این داده‌ها کمک می‌کنند برنامه‌ریزی‌های آینده خود تخمین زمانی دقیق‌تری داشته باشید و بتوانید به راحتی وظایف را بین افراد تیم خود تقسیم کنید. با استفاده از یک نرم افزار تایم شیت می‌توانید زمان دقیقی که برای هر یک از کارهای پروزه صرف شده را حساب کنید.

ساخت تیم

داشتن تیم خوب تاثیر به‌سزایی در عملکرد پروژه شما دارد. به عنوان یک مدیر یکپارچگی پروژه، شما باشد اعضای تیم خود را دور هم جمع کرده، وظایف هر فرد را مشخص کنید و مطمئن شوید تمام اعضای تیم منابع کافی برای انجام وظایفشان را در اختیار دارند.

استفاده از الگوها و نرم‌افزارهای مختلف

ساخت الگو برای انجام پروژه کاری زمان‌بر است. برای این کار می‌توانید از الگوهای پروژه قبلی خود استفاده کنید. از آنجایی که هر بخش از پروژه ابزارهای ارتباطی خاص خود را دارد و باید همکاری بین بخش‌های مختلف وجود داشته باشد، ممکن است ارتباط بین اعضای تیم نادرست باشد. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانید برقراری ارتباط بین اعضای تیم خود را راحت‌تر کنید.

سخن آخر

مدیریت یکپارچگی پروژه، امری مهم در اکثر پروژه‌ها به ویژه پروژه‌های بزرگ محسوب می‌شود. مراحل مدیریت یکپارچگی پروژه شامل ساخت منشور، توسعه برنامه مدیریت پروژه، هدایت پروژه و … است. در هر یک از این مراحل، وظیفه ارتباط با ذی‌نفعان و اعضای تیم بر عهده مدیر پروژه است. برای داشتن تجربه‌ای خوب از مدیریت بکپارچگی پروژه باید مدیر پروژه بر فرایند اجرای کارها، زمان صرف شده برای هر قسمت از پروژه، ساخت تیم و … نظارت داشته باشد.

منبع:

Asana