نحوه تخمین مدت زمان انجام تسک ها در پروژه های نرم افزاری
۲۷-۰۱-۱۴۰۲مدیریت عملکرد سازمانی چیست و با چه ابزاری آن را بهتر کنیم؟
۲۷-۰۱-۱۴۰۲
آیا تا به امروز مطالبی درباره ریسک‌های منفی و مثبت در پروژه شنیده‌اید؟ بسیاری با شنیدن اصطلاح «ریسک» همیشه نتایج منفی به همراه ضرر‌های کلان در ذهنشان نقش می‌بندد. اما این تصور کاملاً اشتباه است. در مقابل این افراد، برخی «ریسک مثبت» را بیش از اندازه خوب می‌دانند. آن‌ها تصور می‌کنند ریسک‌های مثبت منجر به نتایج وحشتناکی می‌شوند. اما در کل همه‌ی این‌ها تصورات اشتباه برخی مدیران پروژه است. به‌طورکلی مدیریت ریسک پروژه، شاید یکی از ناشناخته‌ترین و درعین‌حال مؤثرترین ابزار‌هایی است که مدیران پروژه با بهره از آن می‌توانند احتمال موفقیت پروژه را بالا ببرند. اگر از مدیریت ریسک به‌درستی استفاده شود، نه‌تنها احتمال موفقیت پروژه را افزایش می‌دهد، بلکه نگرانی‌های انجام و تکمیل یک پروژه را به‌شدت کاهش می‌دهد. در ادامه‌ی این مقاله قصد داریم مدیریت ریسک پروژه با نرمافزارهای مدیریت پروژه را توضیح دهیم. با ما همراه باشید.
ریسک مثبت چیست؟
قبل از اینکه با ریسک مثبت در پروژه آشنا شوید، باید ابتدا اصطلاح «ریسک» را تعریف کنیم. ریسک در مدیریت پروژه به هر رویداد غیرمنتظره‌ای گفته می‌شود که می‌تواند روی پروژه‌ی شما تأثیرگذار باشد. ریسک‌ها می‌توانند بر هر بخش یا قسمتی از پروژه شما مانند منابع انسانی موجود، فرایندها، فناوری و منابع در دسترس تأثیر بگذارند.
برخی از افراد به‌اشتباه ریسک را با مشکلات یا مسائل یکی می‌دانند. اما ریسک‌ها با مسائل یکی نیستند. مسائل در حقیقت مشکلاتی هستند که قبلاً اتفاق افتاده‌اند یا شما مطمئن هستید که در مسیر انجام پروژه با آن‌ها برخورد خواهید کرد. یعنی انتظارش را دارید و می‌دانید در چه زمانی اتفاق خواهند افتاد. ریسک‌ها همان رویداد‌های یکباره‌ای هستند که شما انتظار رخداد آن‌ها را ندارید. شما همچنین نمی‌دانید یک رویداد مخاطره‌آمیز چه زمانی رخ می‌دهد و آمادگی برخورد با آن را ندارید.
ریسک‌های مثبت و منفی در مدیریت پروژه چه تفاوتی دارند؟
رویداد‌ها در یک پروژه می‌توانند مثبت یا منفی (بهتر یا بدتر) باشند. بسیاری از مدیران پروژه یا مردم به رویداد‌های بالقوه‌ای در طی روز فکر می‌کنند که می‌تواند روی پروژه تأثیرگذار باشد. این افراد معمولاً به طور ذاتی به رویداد‌های خطرات منفی می‌اندیشند. در حقیقت آن‌ها به اتفاقاتی می‌اندیشند که در صورت وقوع، به پروژه آسیب وارد می‌کنند.
اما واقعیت این است که همه‌ی رویداد‌ها منفی و مخرب نیستند. رویداد‌هایی که برای پروژه شما خوب هستند نیز ممکن است اتفاق بیفتند. در حقیقت به این رویداد‌های مثبت که موجب موفقیت یک پروژه می‌شوند، ریسک‌های مثبت می‌گویند.
برای کمک به تمایز بین ریسک‌های مثبت و منفی در پروژه، برخی از افراد ترجیح می‌دهند ریسک‌های مثبت را فرصت و ریسک‌های منفی را تهدید بدانند.
نمونه‌هایی از ریسک‌های مثبت که در مدیریت ریسک پروژه تعریف می‌شوند، عبارت‌اند از:
- تغییر احتمالی آینده در سیاست که می‌تواند به نفع پروژه شما باشد.
- فناوری‌ها و تکنولوژی‌های درحال‌توسعه که در صورت انتشار در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند.
- کمک‌هزینه (وام) که از قبل درخواست داده‌اید و ممکن است در طی پروژه با آن موافقت شود.
- درخواست منابع، مواد، ابزار یا آموزش اضافی که در صورت ارائه پروژه شما را کارآمدتر می‌کند.
نحوه‌ی پاسخگویی به ریسک‌های مثبت در مدیریت ریسک
برای پاسخ به ریسک‌های مثبت در مدیریت پروژه چهارراه اصلی وجود دارد که شما می‌توانید آن‌ها را انتخاب و استفاده کنید:
1. بهره‌برداری از ریسک‌های مثبت
بهره‌برداری از یک ریسک مثبت، یعنی انجام روش‌هایی که به افزایش احتمال وقوع آن کمک می‌کند. اگر به بودجه اضافی پروژه امیدوار هستید، پیگیری و درخواست پروژه شما می‌تواند به بهره‌برداری هرچه سریع‌تر کمک کند. اگر قرار است به شما تسهیلات اضافی بدهند، به دنبال آن باشید.
2. اشتراک‌گذاری ریسک مثبت
به اشتراک بگذارید. به اشتراک گذاشتن یک ریسک به معنای همکاری با افرادی است که خارج از پروژه شما هستند. با اشتراک‌گذاری باید بگذارید دیگران از آن سود ببرند تا از آن بهره‌برداری کنند. اگر سایر تیم‌های پروژه بتوانند از فناوری جدید بهره ببرند، می‌توانید برای سرعت بخشیدن به تاریخ انتشار با یکدیگر همکاری کنید.
3. تقویت ریسک‌های مثبت در مدیریت ریسک پروژه
ریسک‌های مثبت را تقویت کنید. افزایش این ریسک به معنای تلاش برای افزایش فرصت‌های مفید است. اگر به دنبال پول کمک مالی هستید، می‌توانید برای چندین کمک‌هزینه مختلف درخواست دهید تا کل مبلغی را که ممکن است دریافت کنید افزایش دهید.
4. پذیرش ریسک مثبت
قبول کنید. پذیرش به این معناست که شما هیچ اقدامی برای اتفاق این رویداد انجام نمی‌دهید و منتظر میمانید تا ببینید خودش به طور طبیعی اتفاق میافتد یا خیر؟
ویژگی‌های ریسک‌های مثبت و منفی در مدیریت پروژه چیست؟
جهت ایجاد تمایز بین ریسک‌های مثبت و منفی در مدیریت ریسک پروژه، چندین تفاوت کلیدی وجود دارد که بهتر است از آن‌ها آگاه باشید.
ویژگی ریسک‌های مثبت
- ریسک‌های مثبت فرصتی برای بهبود پروژه شما هستند.
- اغلب نتایج بهبودیافته‌ای می‌دهند.
- برای یک نتیجه مطلوب باید به دنبال ریسک‌های مثبت بود و آن‌ها را مصادره کنید یا حتی آن‌ها را بسازید.
- مدیریت ریسک‌های مثبت می‌تواند شامل بهره‌برداری، به‌اشتراک‌گذاری و افزایش ریسک باشد.
ویژگی ریسک‌های منفی
- ریسک‌های منفی پروژه تهدیدی برای موفقیت پروژه شما هستند.
- ممکن است نتیجه منفی یا حتی شکست برای پروژه شما داشته باشند.
- از این ریسک‌های منفی باید اجتناب کرد یا حتی در برخی مواقع آن‌ها را از پروژه حذف یا به حداقل برسانید.
- مدیریت ریسک‌های منفی، شامل اجتناب، انتقال یا کاهش ریسک خواهد بود.
نکاتی برای مدیریت ریسک‌های مثبت
فرایندها و ابزار‌های مدیریت پروژه که برای مدیریت ریسک‌های منفی استفاده می‌شوند نیز می‌توانند با موفقیت برای مدیریت ریسک‌های مثبت اجرا شوند. در ادامه چند نکته مهم جهت مدیریت ریسک‌های مثبت آورده شده است:
- با تیم خود یک طوفان فکری راه بیندازید تا رویداد‌های مثبت احتمالی که به پروژه شما می‌کند را شناسایی کنید.
- هر ریسک را ارزیابی کنید. از جمله احتمال وقوع و تأثیر بالقوه‌ای که بر روی پروژه و نتیجه آن می‌گذارد.
- یک گزارش یا یک چک‌لیست از تمامی ریسک‌های مثبت تهیه کرده تا بتوانید آن‌ها را در زمان خودشان پیگیری کنید.
- میزان تحمل ریسک تیم خود را تعیین کنید. تا چه میزان تحمل ریسک فعال را دارند؟
- در گزارش خود توجه داشته باشید که کدام خطرات مورد سوءاستفاده قرار می‌گیرند، به اشتراک گذاشته می‌شوند، بهبود می‌یابند و پذیرفته می‌شوند.
- موارد اقدام را ایجاد کنید و افراد مسئول نظارت یا رسیدگی به هر ریسک را تعیین کنید.
- مشخص کنید که چه علائمی نشان‌دهنده وقوع یک رویداد مثبت است؟
- به طور مستمر بر وضعیت ریسک مثبت و برنامه اقدام برای پاسخ به آن نظارت کنید. در صورت لزوم برنامه خود را به‌روزرسانی کنید و آن را بهبود ببخشید.
ریسک‌های مثبت و منفی را در پروژه با همتیک مدیریت کنید!
اکثر نرمافزارهای موجود مدیریت پروژه می‌توانند با ارائه سیستمی برای ثبت، نظارت و گزارش ریسک‌های مثبت و منفی در مدیریت ریسک پروژه‌ها مفید باشند. اما همتیک چیزی فراتر از این خدمات را در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد.
شما می‌توانید در طی یک دوره آزمایشی در این نرم‌افزار ثبت‌نام کنید و دریابید که همتیک چگونه مدیریت ریسک‌های منفی و مثبت را بهبود می‌بخشد.
یادداشت پایانی
اگر قصد دارید یک پروژه موفق را به پایان برسانید باید قبل از شروع، تمامی ریسک‌های مثبت و منفی تأثیرگذار روی فرایند پروژه را در نظر بگیرید. در این صورت شما می‌توانید نتیجه مطلوب‌تر و قابل پیش‌بینی را رقم بزنید. ما در این مقاله سعی بر آن داشتیم شما را با مفهوم مدیریت ریسک پروژه و ابزار بررسی آن بیشتر آشنا کنیم. همتیک یکی از ابزار‌های قدرتمند در این حوزه محسوب می‌شود که مدیران پروژه با بهره از آن می‌توانند پروژه خود را مدیریت و ریسک‌های مثبت و منفی را قبل از رخداد، پیش‌بینی کنند.
