شاید شما نیز با مشکلات مختلفی در انجام پروژه‌های خاص مواجه شده‌اید و هر بار تصمیم گرفته‌اید که اشتباهات دفعه قبل را تکرار نکنید. با این حال هیچ پروژه‌ای برایتان بی‌دردسر نبوده و نمی‌دانید که راهکار اساسی چیست. مدیران پروژه همیشه برنامه‌ریزی دقیقی انجام می‌دهند اما در آخر سر ایراداتی باقی می‌مانند. حال سؤال این است که چه باید کرد تا این ایرادات و مشکلات در پایان کار دیده نشوند. برای این کار باید با روش‌های برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه آشنا شوید تا در طول اجرای پروژه نظارت کاملی بر آن داشته باشید.

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

بهتر است این جمله را به یاد داشته باشید که اعتماد خوب است، اما کنترل نیز لازم است. شاید شما هنوز به دنبال مفهوم و شالوده اصلی کنترل پروژه هستید. منظور از برنامه‌ریزی و کنترل پروژه فرآیندی است که به جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌های یک پروژه جهت می‌دهد تا مسیر درست در هدایت هزینه‌ها و برنامه‌ها انتخاب شود.

در کنترل پروژه شما به مسائل مهمی در شروع، برنامه زمان‌بندی، تعیین هزینه‌ها، برقراری ارتباط، نظارت کلی و … اشراف کامل خواهید داشت. توجه داشته باشید که این فرآیند تکراری می‌تواند تأثیر به سزایی در تعیین وضعیت پروژه، تخمین نتایج آینده، بهبود عملکرد کار و … داشته باشد. برای اینکه شما با این تکنیک بیشتر آشنا شوید، انواع روش‌های برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه را برایتان معرفی می‌کنیم.

انواع روش‌های برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه

در گذشته چندان حجم کار در پروژه‌ها زیاد نبود، اما با پیشرفت تکنولوژی و تعریف پروژه‌های بزرگ مشکلات زیادی در مدیریت یک شرکت به وجود آمد. از جمله این مشکلات می‌توان به پراکندگی اطلاعات، ناهماهنگی نیروهای انسانی، نرسیدن به اهداف، زمان بندی نامناسب، ضعف در ارزیابی نتایج، برآورد اشتباه هزینه‌ها و … اشاره کرد. کاملاً بدیهی است که مدیریت کارها با وجود این مشکلات دشواری‌های خاص خودش را دارد و باید از شیوه‌های جدید برای این کار بهره برد. در ادامه با انواع روش‌های برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه آشنا می‌شوید:

کنترل رفت و برگشت

یکی از روش‌های معمول برای کنترل یک پروژه، شیوه رفت و برگشت است. زمانی که شما برخی از پیش‌شرط‌ها مانند بودجه، زمان و … را برای رسیدن به اهداف مشخص شده، مورد بررسی قرار می‌دهید، به این معنی است که کنترل رفت و برگشت را در نظر گرفته‌اید.

به کمک این روش کل مسیر پروژه زیر نظر گرفته می‌شود و می‌توان گفت که به صورت آزمایشی کار را تعریف می‌کنند. در این آزمایش باید شما یقین داشته باشید که تمام پیش‌شرط‌ها به طور دقیق بررسی شده‌اند و برآوردها نیز دقیق هستند. این روش باید در طول پروژه اجرا شود و نمی‌توان از قبل برنامه‌ریزی کرد.

کنترل سایبرنتیک

اگر در برنامه‌ریزی پروژه بر خروجی‌ها تمرکز شود، به این روش سایبرنتیک گفته می‌شود. خروجی‌ها در هر مرحله بررسی می‌شوند تا دقیقاً مطابق استانداردهای تعریف شده باشند. در صورتی که نقاط عطف از بررسی تیم کنترل امتیاز کافی نگیرد، باید مشکلات به طور کامل تجزیه و تحلیل شوند. گاهی نیاز می‌شود که الگوهای فعالیت را تغییر دهید.

کاملاً مشهود است که این روش بر کنترل انحراف از استاندارد تمرکز دارد و یکی از مرسوم‌ترین روش‌ها می‌باشد. اگر در پروژه یک ساختمان برای تکمیل سازه زمان مشخصی تعیین کرده باشید و این کار به تأخیر افتاده باشد، باید تمام مراحلی که پس از آن برنامه‌ریزی شده بود نیز زمانشان تغییر کند. تغییر برنامه به شکلی جلو می‌رود که سرعت انجام مراحل دیگر بالا می‌رود تا تأخیر قبلی جبران شود.

کنترل پس از عملکرد

یکی از روش‌هایی که بر عملکرد کار به صورت گام به گام نظارت نمی‌شود و تنها در پایان آن کنترل‌ها انجام می‌شود، کنترل پس از عملکرد است. در میان روش‌های برنامه‌ ریزی و کنترل پروژه این مورد چندان مرسوم نیست. پس از پایان پروژه، تیم شرکت برای کنترل وارد عمل می‌شوند تا ایرادات را برای پروژه‌های دیگر بررسی کنند و از نتایج آن استفاده نمایند.

به عنوان مثال پروژه یک نمایشگاه را در نظر بگیرید که پس از اتمام آن، شما با بررسی متوجه می‌شوید که تأخیرهای کار از تیم سیم‌کشی بود و برای رفع آن در کارهای بعدی تدابیری را خواهید اندیشید.

به هرحال شما نیاز دارید تا کارهای خود را با کنترل پیش ببرید تا به بهترین نحو ممکن کارها پیش رود.

نرم افزار کنترل پروژه

پیشرفت تکنولوژی باعث شده تا اکثر کارها به شیوه‌ای دقیق‌تر بررسی شوند. این روزها هر مدیر کاربلدی نیاز دارد تا از یک نرم‌افزار کنترل پروژه استفاده نماید تا در یک نگاه پیشرفت و یا مشکلات روند کارها را بسنجد. این نرم‌افزارها می‌توانند به مدیران و مسئولین شرکت کمک کنند تا میزان پیشرفت کارها و عملکرد افراد تیم را به طور دقیق زیر نظر بگیرند و تصمیمات درستی برای ادامه کار اتخاذ کنند.

به کمک این نرم‌افزارها اولویت‌بندی کارها برای تمام افراد تیم مشخص می‌شود و همین مسئله درصد موفقیت پروژه را بسیار بالا می‌برد. یکی دیگر از موارد مهم برنامه ریزی پروژه، مدیریت زمان است و ثبت تایم شیت برای افراد تیم کار دشواری می‌باشد. با وجود یک نرم‌افزار این مشکل نیز به راحتی کنار زده می‌شود تا افراد تیم با محیط جذاب آن، به تایم کار نیز اهمیت دهند و همه‌ی کارها سر وقت انجام شوند.

برای اینکه نتایج کنترل مورد بررسی قرار بگیرد باید تمام داده‌ها مرتب باشند. در صورت استفاده از نرم‌افزار داده‌ها به صورت مرتب و منظم برای بررسی در اختیار افراد تیم قرار می‌گیرد که سرعت زیادی به روند بررسی می‌دهد.

در روش‌های برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه شما می‌توانید روی نرم افزار مدیریت پروژه همتیک حساب کنید.

جمع بندی

با توجه به اینکه حجم بسیاری از پروژه‌ها در دنیای امروز وسیع است، مدیریت آن‌ها کار بسیار دشواری است و بدون ابزار نمی‌توان نظارت و کنترل داشت. روش‌های برنامه ریزی و کنترل پروژه بسیاری برای مدیریت پروژه در جهان امروز پیشنهاد شده است که ما در این مطلب به برخی از آن‌ها اشاره کردیم. برای اینکه یک پروژه موفقیت صددرصدی داشته باشد، باید کارها اولویت‌بندی شوند، تایم شیت برای کارمندان لیست شود، مدیریت هوشمند باشد، کار تیمی به بهترین نحو ممکن انجام شود و … شما نیاز دارید تا از یک نرم افزار کنترل پروژه بهره‌مند شوید.

نرم افزار مدیریت پروژه همتیک می‌تواند به شما در افزایش بهره‌وری و کنترل هر چه بهتر کارها دستیار مناسبی باشد. هر مدیری می‌تواند برای بهبود وضعیت کارها از این برنامه استفاده کند. شما نیز می‌توانید به راحتی هر چه تمام با شماره تلفن‌های مندرج در سایت با مسئولین و مشاورین همتیک تماس گرفته و پاسخ سؤالات خود را دریافت کنید.