تصور کنید که در یک جزیره گیر افتاده‌اید. سه چیز می‌توانید با خود داشته باشید، چه چیزهایی می‌خواهید؟

اقلام موردنیاز خود را انتخاب کردید؟ تبریک می‌گویم، هم اکنون شما با این کار مدیریت منابع را تمرین کردید. شما یک هدف، یعنی زنده ماندن، دارید و باید تصمیم بگیرید که چگونه با حداقل منابع ممکن (سه مورد) به آن هدف برسید. با این‌حال، دردنیای کسب و کار، همیشه به این سادگی نیست. مدیریت منابع نیاز به شفافیت اهداف و درک کامل از ظرفیت هایتان دارد.

تیم شما می‌خواهد یک جلسه طوفان فکری داشته باشد. لپ تاپ خود را بر می‌دارید و به اتاق کنفرانس می‌روید. به نظر می‌رسد از قبل جلسه‌ای در آنجا در حال برگزاری است. به سمت اتاق دیگری در فضای کوچکتر می‌روید. حالا باید دوباره به اعضای جلسه خبر بدهید که در کدام اتاق هستید. اعضای جلسه هر کدام مشغول کار خودشان هستند. بنابراین شما بدون برنامه ریزی در حال گشت و گذار به این طرف و آن طرف هستید. چشمتان را باز می‌کنید و می‌بینید که یک ساعت از وقت‌تان هدر رفته است.

برنامه ریزی منابع فرآیندی برای تعیین منابع مانند افراد، نرم افزار، تجهیزات و بودجه برای تکمیل یک پروژه و سپس تخصیص آنها برای حداکثر بهره وری است.

منابع چیست؟

منبع هر چیزی است که برای اجرای یک کار یا پروژه موردنیاز است. بنابراین بسته به نوع پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید، انواع مختلفی از منابع وجود دارد. برای مثال، اگر در حال برنامه‌ریزی برای برگزاری یک رویداد هستید، چند منبع شامل برنامه‌ریزی کارکنان دارای توانایی لازم جهت اجرای رویداد، برنامه‌ریزی در مورد فروشندگان لوازم و وسایل تبلیغاتی، سرمایه‌گذاری نرم‌افزاری که شرکت‌کنندگان بتوانند از طریق آن ثبت‌نام کنند و بودجه‌بندی برای همه چیز از هدایا گرفته تا پذیرایی است.

در امور سازمانی منابع می‌تواند معنای زیر را داشته باشد:

• کارکنان
• بودجه
• تجهیزات
• فضا

برنامه ریزی و مدیریت منابع چیست؟

برنامه ریزی منابع (Resource Planning) شامل تعیین نیازهای شما برای یک پروژه است تا بتوانید آن موارد را به طور موثر تخصیص دهید. به عبارتی، برنامه ریزی منابع به یک استراتژی سازمان یافته برای استفاده هوشمندانه از منابع برای یک پروژه خاص یا مجموعه‌ای از پروژه‌ها اشاره دارد.

در اصل، تعریف برنامه ریزی منابع شامل توزیع و تخصیص وظایف بین اعضای تیم بر اساس تخصص آنهاست. بدون برنامه ریزی منابع، مدیریت نرخ بهره برداری، پیگیری سطوح عملکرد یا ظرفیت‌های کارکنان، حفظ بودجه در مسیر یا نظارت بر پیشرفت کلی پروژه برای هیچ سازمانی امکان پذیر نیست.

مدیریت منابع فرایندی از پیش برنامه‌ریزی شده، دارای زمان‌بندی و تخصیص منابع در اختیار شما برای به حداکثر رساندن کیفیت کار است.

اهمیت برنامه ریزی و مدیریت منابع پروژه

قبل از درک فرآیند و مراحل برنامه ریزی منابع، ارزش این را دارد که به اهمیت برنامه ریزی منابع نگاهی بیاندازیم:

• ایجاد شفافیت: برنامه ریزی منابع به شناسایی و طبقه بندی دقیق منابع کمک می‌کند. اگر برنامه ریزی منابع به درستی انجام شود، اتلاف منابع به حداقل می‌رسد. همچنین بینش مفیدی را در مورد اینکه چه زمانی باید کارکنان جدید استخدام شوند به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. از طرف دیگر برنامه ریزی منابع شفافیت بیشتری را به مشتریان ارائه می‌دهد و روابط آنها را با سازمان‌ها بهتر می‌کند.
• بالا بردن رضایت: اهمیت برنامه ریزی منابع را می‌توان در افزایش رضایت شغلی برای کارکنان و نرخ‌های بالاتر حفظ پرسنل در تیم‌ها در طول زمان مشاهده کرد.
• جلوگیری از فرسودگی شغلی: برنامه ریزی صحیح منابع با اطمینان از اینکه هیچکس روزانه بیش از حد کار نمی‌کند یا فراتر از محدودیت‌های خود نمی‌رود، از فرسودگی شغلی جلوگیری می‌کند.
• جلوگیری از وقفه‌های پیش‌بینی نشده: برنامه ریزی منابع یک جدول زمانی واقع بینانه ایجاد می‌کند که طبق آن یک پروژه می‌تواند با مقاطع خاصی که به عنوان نقطه عطف برای بخش‌های مختلف پروژه در نظر گرفته شده است، پیش برود.

مدیریت منابع به‌عنوان بخشی از مدیریت پروژه، در مورد انجام بیشترین کار با کمترین امکانات است. این نوع مدیریت برای بهینه‌سازی و بالابردن بهره وری است. وقتی بدانید برای موفقیت یک پروژه به چه چیز‌هایی نیاز دارید، می‌توانید تصمیم بگیرید که چگونه برای استفاده از منابع به روشی کارآمد برنامه‌ریزی کنید.

فرآیند برنامه ریزی منابع

چگونه می‌توانید همه چیزهایی که پروژه شما نیاز دارد را بدانید؟ ما این موضوع را به یک فرمول ساده در ادامه خلاصه می‌کنیم که می‌توانید از آن برای برنامه ریزی و مدیریت موثر منابع خود استفاده کنید:

1- مشخص کنید به چه منابعی نیاز دارید

با تهیه لیستی از همه چیزهایی که برای تکمیل پروژه نیاز دارید شروع کنید. به خصوص برای پروژه‌های بزرگ و چند مرحله‌ای، انجام این کار می‌تواند دشوار باشد. یک کاغذ و یک خودکار بردارید و شروع به نوشتن منابع مورد نیاز خود کنید. برای مثال، اگر می‌خواهید جلسه‌ای را برگزار کنید، به اتاق مناسب، شرکت کنندگان واجد شرایط و تجهیزات پیشرفته (لپ تاپ، ویدئو کنفرانس و غیره) نیاز دارید.

اگر فکر می‌کنید چیزی را جا گذاشته‌اید، از چند نفر دیگر بخواهید لیست شما را بررسی کنند. به خصوص اگر قبلاً پروژه‌های مشابهی را تکمیل کرده باشند، افراد دیگر می‌توانند منابعی را که شما نادیده گرفته‌اید را یادآوری کنند. هنگامی که لیست خود را تکمیل کردید، با گروه بندی آنها در دسته‌هایی مانند افراد، نرم افزار، تجهیزات و بودجه، به پروژه نظم بدهید.

2- بدانید چه منابعی در دسترس دارید

حالا باید بررسی کنید که چه منابعی در اختیار دارید! بیایید از رنگ سبز برای چیزهایی که در دسترستان است و از رنگ قرمز برای چیزهایی که باید تهیه کنید استفاده کنیم. با منابع سبز شروع کنید. فهرست خود را بررسی کنید و منابعی را که از قبل در اختیار دارید برجسته کنید. برای مثال، اگردستگاه ویدئو پروژکتور دارید، آن را روی کاغذ بنویسد و با رنگ سبز هایلایت کنید. منابعی را که ندارید با‌ هایلایتر قرمز خود رنگ کنید. این کار را تا زمانی تکرار کنید که همه منابع مورد نیازتان در لیست شما سبز یا قرمز شوند.

3- منابع مورد نیاز خود را جمع آوری کنید

بیایید نگاهی دقیق‌تر به منابع قرمز بیندازیم. اینها چیزهایی هستند که برای پروژه خود نیاز دارید، اما آنها را ندارید. شما می‌دانید که اتاق کنفرانس نور خوبی ندارد، پس باید از لامپ‌ها با قدرت نوردهی بالا استفاده کنید، یا ممکن است به نرم افزاری برای ارتباط با نیروهای دورکار نیاز داشته باشید. اینکه چگونه هر یک از این نیازها را برآورده خواهید کرد را مشخص کنید و راه حل‌های موجود را در لیست خود بنویسید.

4- وابستگی‌های منابع را مشخص کنید

وقت آن است که توجه خود را به منابع سبز معطوف کنید. یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مرتکب می‌شوید این است که فکر کنید که منابع در دسترس شما می‌توانند به سرعت به یک جلسه عالی ختم شود. اینجاست که باید نگاهی واقع بینانه داشته باشید. با اعضای تیم گفتگو کنید تا ظرفیت آینده آنها را درک کنید. شاید یکی از اعضای جلسه وقت کافی برای برگزاری جلسه در هفته جاری را نداشته باشد، یا ممکن است ویدئو پروژکتور در اختیار تیم‌های دیگر سازمان باشد. مهم است که منابع در دسترس را بررسی کنید تا ببینید آیا می‌توانید از آنها در زمان تعیین شده به نحو احسن استفاده کنید.

5- طرح پروژه خود را ایجاد کنید

اکنون همه اطلاعات را دارید، پس می‌توانید طرح پروژه خود را بر اساس دسترسی واقعی به منابع ایجاد کنید. به یاد داشته باشید، بهترین برنامه‌های پروژه حول منابع شما ساخته می‌شوند، به جای اینکه بخواهید منابع را در یک برنامه موجود فشرده کنید. شما باید تکه‌های پازل را جابه جا کنید. اگر می‌دانید که نرم افزار ویدئو کنفرانس تا ماه آینده در دسترس نیست، می‌دانید که تا آن زمان نمی‌توانید جلسه خود را میزبانی کنید. همانطور که مراحل طرح پروژه خود را ترسیم می‌کنید، منابع مورد نیاز را فهرست کنید. همچنین خوب است که مشخص کنید چه زمانی کار با آن منبع تمام می‌شود، تا دیگران بتوانند بعد از شما برای استفاده از آن منابع برنامه ریزی کنند.

برخی از تکنیک‌های مدیریت منابع

1. تخصیص منابع

تخصیص منابع به شما کمک می‌کند تا بیشترین بهره را از منابع موجود ببرید. بر اساس مهارت‌ها و ظرفیت اعضای تیم، تخصیص منابع، فرایندی برای انجام پروژه‌ها با استفاده از منابعی که در اختیار دارید، به کارآمدترین شکل ممکن است.

برای داشتن دید واضح و روشنی از تخصیص، مدیران پروژه اغلب از گزارش‌های تخصیص منابع استفاده می‌کنند. این گزارش‌ها می‌توانند از یک چشم‌انداز سطح بالا گرفته تا خلاصه‌ای دقیق از در دسترس‌بودن منابع را ارائه دهند که به شما کمک می‌کند از تأخیر در برنامه‌ریزی و هزینه‌کردن بیش از بودجه، جلوگیری کنید. هرچه قابلیت‌های گزارش‌دهی بهتری در اختیار شما باشد، شفافیت و کارایی بیشتری در پروژه‌های خود خواهید داشت.

2. سطح‌بندی منابع

ابتدا باید بدانیم سطح‌بندی منابع در پروژه و اهداف آن چیست؟ هدف این تکنیک کشف منابع کم استفاده یا ناکارآمد در سازمان و استفاده از آن‌ها به نفع خود است.

نمونه‌ای از سطح‌بندی منابع این است که یک نویسنده محتوا که در طراحی گرافیک تجربه دارد، به تیم طراحی با انجام کار‌های محتوایی کوچکی که نیاز به کار طراحی دارد، کمک کند. اگر یکی از اعضای تیم بتواند مهارت‌های طراحی خود را منعطف کند، تیم طراحی درصورتی‌که ناگهان با حجم زیادی از درخواست‌های طراحی مواجه شود، نیازی به استخدام فریلنسر نخواهد داشت.

3. پیش‌بینی منابع

داشتن یک برنامه مدیریت مؤثر منابع برای مدیریت منابع انسانی و بهینه‌سازی افراد، مواد و بودجه بسیار مهم است. پیش‌بینی منابع به شما این امکان را می‌دهد تا قبل از شروع پروژه، نیاز‌های منابع آینده خود را پیش‌بینی کنید. در طول مراحل برنامه‌ریزی یک پروژه، می‌توانید نرم‌افزار مدیریت منابع را نیز داشته باشید که محدوده پروژه، محدودیت‌های احتمالی، هزینه‌های پیش‌بینی نشده و خطرات احتمالی را پیش‌بینی می‌کند.

برای انجام این پیش‌بینی‌ها، مدیران پروژه باید با چرخه عمر پروژه و اهداف آن آشنا باشند. همچنین، دیدی کلی از منابع موجود در سازمان نیز موردنیاز است. نرم‌افزار مدیریت پروژه این سطح از دید و همچنین دسترسی آسان به پروژه‌ها و منابع شما را به طور یکجا فراهم می‌کند.

چگونه نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به برنامه ریزی منابع کمک کند

ما در بالا یک رویکرد دستی برای برنامه ریزی منابع را بیان کردیم. با این حال، وقتی نوبت به شناسایی، تخصیص و به حداکثر رساندن منابع می‌رسد، لازم نیست فقط خودکار، هایلایتر و کاغذ استفاده کنید. نرم افزار مدیریت پروژه فارسی می‌تواند به شما در موارد زیر کمک کند:

• تصویر سازی پروژه در سراسر سازمان
• شناسایی همپوشانی بین منابع
• تنظیم برنامه‌های پروژه و منابع مورد نیاز در زمان حال
• مدیریت حجم کار  اعضای تیم
• دسترسی به داده‌ها و گزارش‌ها برای شکل دادن به برنامه‌های آینده

سیستمی کردن پروژه می‌تواند در وقت و زمان شما صرفه جویی کند و باعث شود تا همه نفرات در یک مسیر واحد باشند.

سخن پایانی

مدیریت منابع برای رفع نیاز‌های کسب‌وکار شما و همچنین بالابردن کیفیت اجرای پروژه‌ها بسیار مهم است. با مدیریت مؤثر منابع و داشتن درک روشنی از حجم کاری و اولویت‌ها، یک تیم می‌تواند باانگیزه و سازنده باقی بماند. با برنامه‌ریزی مناسب، این روش تضمین می‌کند که پروژه‌ها به‌موقع تکمیل می‌شوند.

استفاده از نرم‌افزاری مناسب و کارآمد، در برنامه‌ریزی‌های شما بسیار مؤثر است. نرم‌افزار مدیریت پروژه همتیک، از بهترین نرم‌افزار‌ها برای مدیریت منابع است. نرم‌افزار همتیک بر بستر ارتباطات تیمی طراحی شده است که می‌توانید با استفاده از آن اعضای سازمان خود را در خطی واحد به سمت اهداف هدایت کنید.

منبع: harappa.education و Atlassian, wrike