برنامه ریزی پروژه چیست؟ برنامه ریزی پروژه فرآیند شناسایی، اولویت بندی و تخصیص هزینه، محدوده و زمان بندی مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه در زمان مقرر شده و با بودجه مشخص شده است. برنامه ریزی پروژه را به مانند طرز تهیه یک وافل خوشمزه در نظر بگیرید. شما به آرد، تخم مرغ، شکر، شیر، کره و فر برای پخت نیاز دارید.

از خود بپرسید: «برای چه کسی آشپزی می‌کنم؟ خانواده خودم یا برای مهمان؟ آیا یکی از مهمانان به لاکتوز حساسیت دارد یا دیگری غذای چرب نمی‌خورد؟» درحقیقت، ما باید قبل از پخت غذا همه عوامل موثر در پروژه آشپزی خود را بررسی کنیم تا غذا به موقع و مطابق با میل همه افراد تهیه شود. این موضوع درباره هر پروژه‌ای اعم از برگزاری کمپین‌های بازاریابی یا ساخت یک ساختمان 10 طبقه صادق است. در این بررسی به طور کامل در مورد برنامه ریزی پروژه صحبت می‌کنیم.

برنامه ریزی پروژه چیست؟

برنامه ریزی پروژه (Project Planning) عبارت است از فکر کردن و سازماندهی همه چیزهایی که برای انجام هر چه سریع‌تر و کامل یک کار نیاز دارید. شامل همه چیز از تعیین هدف، محدوده، وظایف و منابع گرفته تا تنظیم بودجه و جدول زمانی را نیاز دارید. اینها همه کارهایی هستند که در همان ابتدای پروژه انجام می‌دهید تا مطمئن شوید که همه کارها بدون مشکل پیش می‌رود.

برنامه ریزی پروژه یک مرحله از مدیریت پروژه است که چشم اندازه پروژه از شروع تا پایان را نشان می‌دهد. مدیریت پروژه شامل پنج مرحله از جمله شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن است. ممکن است نام «برنامه ریزی استراتژیک پروژه» را نیز شنیده باشید که با «برنامه ریزی پروژه» متفاوت است. برنامه ریزی استراتژیک پروژه معمولاً در بالاترین سطح اتفاق میفتد و شامل تعیین اهداف و اولویت‌های شرکت، بهبود عملیات و هدایت کارکنان از طریق مأموریت، چشم انداز و ارزش‌های شرکت است. چه برنامه ریزی استراتژیک باشد و چه پروژه‌ای، به یک نقشه راه واضح، در دسترس و آسان نیاز دارید که هر فردی در سازمان بتواند آن را دنبال کند.

• بیشتر بخوانید: راهنمای کامل مدیریت پروژه 

نحوه برنامه ریزی پروژه

بیایید به سناریوی آزمایشی خود در ساخت وافل بازگردیم. ما می‌دانیم که شما یک سرآشپز حرفه‌ای هستید. علاوه بر غذا، عناصر زیادی وجود دارند که به یک تجربه خوب خوردن غذا ختم می‌شود. همه عناصر و جزئیات خاص (ایجاد لیست خرید، انتخاب تنظیمات جدول، دعوت از مهمانان) طرح پروژه شما را تشکیل می‌دهند. اگرچه برنامه ریزی سخت نیست، اما به زمان و تفکر نیاز دارد. در ادامه بیایید نحوه برنامه ریزی پروژه را مو به مو بررسی کنیم:

1- چه کسی، چه چیزی و چگونه را مشخص کنید

برنامه ریزی چیزی فراتر از تعیین وظایف و تاریخ است. یک طرح خوب با پرسیدن چند سوال مهم و مستندسازی پاسخ‌ها آغاز می‌شود که شامل موارد زیر هستند:

• اهداف و مقاصد چیست؟
• ذینفعان چه کسانی هستند؟
• بودجه چقدر است؟
• موارد قابل تحویل چیست؟
• چه کسانی در تیم پروژه حضور دارند و چه نقشی خواهند داشت؟
• مهلت نهایی تحویل پروژه چقدر است و آیا نقاط عطف دیگری نیز وجود دارند؟
• چه کسی بازخورد و تایید نهایی را در مورد محصولات تحویلی ارائه می‌دهد؟

پاسخ به این سؤالات، به همه افراد دید کاملی از آنچه که باید در حین پیشرفت پروژه انتظار داشته باشند را ارائه می‌دهد.

2- آنچه را که نیاز دارید مشخص کنید

گام بعدی این است که تصمیم بگیرید برای انجام پروژه به چه چیزی نیاز دارید. با فکر کردن در مورد میزان تلاش برای هر کار و اینکه چه کسی می‌تواند رهبری را بر عهده بگیرد، شروع کنید. منابع یا فروشندگانی را که می‌توانید از خارج از شرکت به آنها دسترسی داشته باشید، در نظر بگیرید. در مورد فرآیند بررسی و بازخورد نیز کوتاهی نکنید. این امر ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما بدون پرسیدن نظر دیگران برنامه ریزی نکنید! با تمام اعضای تیم و فروشندگان تماس بگیرید تا پروژه را بررسی کنند و نظراتشان را به شما بگویند. اطمینان از اینکه هر فردی وظیفه خود را انجام می‌دهد، از بسیاری از ناامیدی‌ها و استرس‌های غیر ضروری جلوگیری خواهید کرد.

3- تحقیق، تحقیق، تحقیق!

قبل از تهیه پیش نویس طرح، تمام حقایق را بررسی کنید. سند RFP می‌تواند محدوده کار یا نمای کلی پروژه را تعیین کند. RFP یک سند تجاری است که در آن جزئیات پیشنهاد انجام یک پروژه اعلام می‌شود. پس مهم است دقیق باشید تصمیمات را مستند کنید و هرگونه سوال باقیمانده را پاسخ دهید. در سند RFP می‌توانید موارد زیر را بررسی کنید:

• اهداف و مقاصد
• انتظارات مشتری یا حامی پروژه
• ترکیب تیم پروژه و فرآیند تصمیم گیری
• ذینفعان و انتظارات آنها

در این مرحله، شناسایی موانع یا نگرانی‌های احتمالی نیز ارزشمند است:

• آیا تیم در گذشته چنین پروژه‌ای را پشت سر گذاشته است؟ آیا آنها به حمایت یا آموزش اضافی نیاز دارند؟
• مهلت پروژه چقدر است و آیا مسائلی وجود دارند که می‌توانند بر تحویل نهایی تأثیر بگذارند؟
• مشتری یا حامی پروژه چقدر پاسخگو است و آیا برنامه زمانی آنها بر زمان بندی کلی تأثیر می‌گذارد؟

همچنین یک دقیقه به این فکر کنید که چگونه ممکن است از هدف خود دور شوید. این کار می‌تواند گلوگاه‌ها و نقاط ضعف را مشخص کند.

4- یک طرح کلی ایجاد کنید

پس از تحقیقات و پاسخ به سوالات، آماده تهیه طرح برای برنامه ریزی پروژه باشید. طرح اولیه شما می‌تواند ساده باشد، اما باید موارد زیر را شامل شود:

• قابل تحویل باشد
• دارای چارچوب زمانی باشد
• منابع مورد نیاز مشخص باشد
• فرضیات پروژه مشخص باشد
• فرآیند تایید پروژه مشخص باشد

5- نظر اعضای تیم را جویا شوید

هنگامی که طرح پروژه را ترسیم کردید، برای بررسی نظرات با اعضای تیم خود تماس بگیرید. به یاد داشته باشید! اعضای تیم شما متخصصانی هستند که می‌دانند چگونه باید کاری را انجام دهند، بنابراین به خودتان لطف کنید و نظر آنها را بخواهید. این فرصتی است که ایده‌های خود را مطرح کنید و تیم خود را برای بهتر کردن این ایده‌ها به چالش بکشید. آیا راه سریع‌تر یا خلاقانه‌تری برای انجام کارها وجود دارد؟ آیا به منابع دیگری نیاز داریم؟ همچنین جویا شدن نظرات تیم می‌تواند یک فضای دوستانه و استقبال کننده برای پروژه ایجاد کند. این امر باعث ایجاد اعتماد می‌شود و تیم را برای همکاری با یکدیگر جهت رسیدن به یک هدف مشترک مجهز می‌کند.

6- پیش نویس برنامه پروژه را بنویسید

پس از پرسیدن نظرات تیم، آماده تهیه پیش نویس پروژه شوید. پیش نویس باید موارد زیر را شامل شود:

• تمام اطلاعات مربوط به پروژه (نام مشتری، نام پروژه، تاریخ شروع و تاریخ تحویل)
• محصولات قابل تحویل با تاریخ شروع و پایان
• تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های هر کار
• مدت زمان شروع و اتمام وظایف
• جزئیات کار و یادداشت برداری از مراحل پروژه
• بررسی خطرات یا موانع احتمالی

همانطور که شما و تیمتان با این فرآیند بیشتر آشنا می‌شوید، برنامه ریزی پروژه موثرتر و قدرتمندتر می‌شوند.

مراحل برنامه ریزی استراتژیک پروژه

ما قبلاً به ایده برنامه ریزی استراتژیک پروژه اشاره کردیم، حالا بیایید عمیق‌تر شیرجه بزنیم! در حالی که هر طرح پروژه‌ای مستلزم برنامه ریزی استراتژیک در سطح بالا نیست، گاهی اوقات این رویکرد می‌تواند به شما کمک کند تا ایده‌های جدیدی پیدا کنید و چالش‌های خود را بهتر تشخیص دهید. پس با مراحل برنامه ریزی استراتژیک پروژه همراه باشید:

چشم انداز و ماموریت

اولین گام برنامه ریزی استراتژیک پروژه، توسعه چشم انداز و بیانیه ماموریت است. چشم انداز هدف نهایی یک سازمان را تعریف می‌کند. در ادامه چند نمونه از بیانیه‌های چشم انداز وجود دارند که به شما دیدگاه واضحی از این مفهوم می‌دهد:

• اطلسیان: برای کمک به تیم‌ها در سراسر کره زمین از طریق قدرت نرم افزار
• انجمن آلزایمر: جهانی بدون بیماری آلزایمر
• تسلا: برای ایجاد قانع ‌کننده‌ترین شرکت خودروسازی قرن بیست و یکم با هدایت انتقال جهان به خودروهای الکتریکی

در طرف مقابل چشم انداز، ماموریت است. ماموریت مبتنی بر عمل است که یک سازمان چه کاری انجام می‌دهد و چگونه آن را انجام خواهد داد. به چند نمونه از ماموریت در ادامه اشاره می‌کنیم:

• Make-A-Wish: برآوردن خواسته‌های کودکان مبتلا به بیماری‌های پزشکی تهدید کننده زندگی برای امیدبخشی و شادی انسان‌ها
• استارباکس: برای الهام بخشیدن و پرورش روح انسان، یک نفر، یک فنجان و یک محله در یک زمان

اهداف و مقاصد

در حالی که بیانیه‌های چشم انداز و ماموریت تدوین شده‌اند، وقت آن رسیده است که بفهمید واقعاً در مورد آنها چه کاری انجام دهید. زمان هدف گذاری است! بدیهی است که اهداف برای موفقیت هر کسب و کاری ضروری هستند. اگر ندانید کجا می‌روید رسیدن به مقصد بسیار سخت است. هنگام ایجاد اهداف خود، بیانیه‌های ماموریت و چشم انداز خود را روی یک یادداشت با برچسب بر روی مانیتور خود بچسبانید تا به یاد داشته باشید که همه این بیانات را در مسیری منسجم به جلو حرکت می‌کنند. اهداف و مقاصد شما می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• افزایش بهره‌وری
• هزینه‌های جاری کمتر
• بهبود خدمات به مشتری
• افزایش آگاهی از برند
• افزایش فروش شش ماهه

اهداف تجاری

اهداف کسب و کار اقدامات قابل اندازه گیری هستند که سازمان را در بازار به انجام اقداماتی سوق می‌دهد. آنها به کارکنان شما کمک می‌کنند تا بفهمند شما از آنها چه انتظاری دارید. به عنوان مثال، اگر بهبود خدمات مشتری یک هدف باشد، اهداف ممکن است افزایش کارکنان در بخش خدمات مشتری یا اجرای یک خط مشی جدید باشند که تضمین می‌کنند مشتریان در یک زمان مشخص تماس تلفنی دریافت می‌کنند. با اهداف مشخص و محکمی که به تازگی تعیین کرده‌اید، هرکسی می‌تواند اهداف خود را برای رسیدن به آنها تعیین کند. به این ترتیب، کارکنان همه در یک جهت کار می‌کنند اما گام‌های متفاوتی برمی‌دارند تا سازمان به یک مسیر مشترک برسد.

در مرحله بعد، شما باید اهداف و مقاصد را به یک برنامه عملیاتی تبدیل کنید. این بدان معناست که شما باید اهداف بلند مدت را به نقاط عطف خاص و قابل دستیابی تقسیم کنید. از آنجا می‌توانید نقشه راه دقیق‌تری ایجاد کنید که به فعالیت‌های روزانه‌ای که باید اولویت‌بندی کنید، اشاره می‌کند. یک برنامه اقدام خوب شامل همه چیزهایی است که شرکت شما برای انجام جزئیات نیاز دارد. برنامه اقدام می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• چه کسی کار را رهبری می‌کند؟
• کدام تیم‌ها درگیر در کار هستند؟
• وظایف و مسئولیت‌ها چیست؟
• سرمایه گذاری‌های مورد نیاز چیست؟
• مراحل کلیدی برای انجام کارها چیست؟

با گذشت زمان، جزئیات ممکن است تغییر کنند و تکامل یابند، اما داشتن یک برنامه مشخص می‌تواند مسیر آینده را مشخص کند.

تصمیم گیری‌ها

شما می‌توانید با سپردن وظایف به سطوح مختلف سازمان، از این موانع در سازمان خود جلوگیری کنید و به آنها اختیار تصمیم گیری سریع در انجام کار را بدهید. در حالی که اکثر تصمیم گیرندگان رهبران تیم هستند، بقیه اعضا اغلب اجرا کننده تصمیمات خواهند بود. اما مهم است که براساس مسئولیت و موقعیت افراد در سازمان به آنها نقشی برای تصمیم گیری بدهید. این کار مزایای زیادی دارد، اول اینکه تصمیمات جزئی از ذهن مدیران دور می‌شود و آنها به موضوعات بزرگ‌تر و مهم‌تر فکر می‌کنند، دوم اینکه همه اعضای سازمان در تصمیم گیری دخیل هستند و احساس یک تیم مشترک را دارند.

نکات مهم در برنامه ریزی پروژه

هنگامی که در حال برنامه ریزی پروژه هستید، برگزاری یک جلسه طوفان فکری مفید خواهند بود. در این جلسه می‌توانید با آمارها و نمودارها به بررسی پروژه بپردازید. پس بیایید به سه نکته مهم در برنامه ریزی پروژه براساس طوفان فکری بپردازیم:

نمودار علت و معلولی

این نمودارها که گاهی به آنها نمودارهای استخوان ماهی یا ایشیکاوا نیز گفته می‌شود، به یافتن مشکلات قبل از وقوع آنها کمک می‌کنند. نمودار علت و معلولی رابطه بین همه عواملی که منجر به یک موقعیت می‌شود را نشان می‌دهد. این نمودارها می‌توانند کارهای زیر را انجام دهد:

• علل مهم را شناسایی می‌کند.
• آنها را به علل فرعی تقسیم می‌کند.
• به نتایج احتمالی اشاره می‌کند.

نمودارهای علت و معلولی ابزاری عالی برای مدیریت ریسک هستند و فقط به واقعیت‌ها نگاه می‌کنند.

تحلیل مسیر بحرانی

برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده با فعالیت‌های زیادی که همزمان انجام می‌شوند، تحلیل مسیر بحرانی می‌تواند بسیار مفید باشد. با بررسی طولانی‌ترین فعالیت در برنامه خود و اندازه گیری زمان لازم برای تکمیل آن از ابتدا تا انتها، مسیر بحرانی خود را پیدا کنید. درک وظایف حیاتی و غیر حیاتی از مشکلات مربوط به چارچوب زمانی و گلوگاه‌ها جلوگیری می‌کند. تحلیل مسیر بحرانی یک تکنیک عالی برای مدیریت پروژه‌های بزرگ با وابستگی‌های متعدد است، اما برای پروژه‌های کوچک‌تر می‌تواند بسیار پیچیده باشد.

• بیشتر بخوانید: روش مسیر بحرانی (CPM) چیست؟ | به همراه مثال و تصویر

نمودارهای گانت

نمودار گانت نوعی نمودار میله‌ای است که برنامه زمانبندی پروژه را نشان می‌دهد. این نمودار وظایف را در محور عمودی و فواصل زمانی در محور افقی فهرست می‌کند تا به شما در برنامه ریزی، هماهنگی و پیگیری کارهای خاص کمک کند. این نمودار همچنین یک نمایش بصری از پیشرفت پروژه شماست که می‌تواند در گزارش‌های وضعیت استفاده شود. گانت چارت تقریباً برای هر پروژه‌ای مفید است، زیرا چشم انداز کل کار را از ابتدا تا انتها نشان می‌دهد و در صورت نیاز، تهیه پلن B را آسان می‌کند.

• بیشتر بخوانید: گانت چارت چیست؟

چگونه نرم افزار مدیریت پروژه همتیک به شما در برنامه ریزی پروژه کمک می‌کند

برنامه ریزی پروژه می‌تواند یک فرآیند طولانی و وقت گیر باشد. خوشبختانه، دنیای فناوری راهی برای کاهش مشکلات پیدا کرده است. راه حل‌های زیادی برای انتخاب وجود دارند، اما نرم افزار مدیریت پروژه همتیک به شما در برنامه ریزی پروژه کمک زیادی خواهد کرد. این نرم افزار به شما ویژگی‌های زیر را ارائه می‌دهد:

• ابزارهای قوی که به شما در سازماندهی، پیگیری و مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کنند.
• برای ایجاد همه چیز از یادداشت‌های جلسه تا الزامات محصول قالب‌های انعطاف پذیر ارائه می‌دهد.
• یک رابط بصری که به شما امکان می‌دهد کار را سازماندهی کرده و با تیم خود به اشتراک بگذارید.
• یک ویژگی جستجو که یافتن آنچه را که نیاز دارید آسان می‌کند.
• یک فضای کاری باز و مشترک که همکاری و بازخورد بین اعضا را تشویق می‌کند.

اگر مشتاق به استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه همتیک هستید، برای مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر درخواست دمو ثبت کنید.

منبع