مانند مسابقه‌های رفت و برگشتی، اغلب پروژه‌ها نیز با انتقال وظایف از یک تیم به تیم دیگر تکمیل می‌شود. اما خلاف مسابقه‌های رفت و برگشتی، برای شروع برخی از کارها باید کارهای دیگری را از قبل انجام داده باشید. این رابطه بین انجام کارها وابستگی نام دارد. به عنوان یک مدیر پروژه، درک نحوه عملکرد وابستگی فعالیت های پروژه به شما کمک می‌کند قبل از شروع پروژه، یک برنامه واضح و منسجم تعریف کنید. برای قرار گرفتن در مسیر درست باید اطلاعاتی درباره ساده‌سازی فرایندها، بهینه کردن وابستگی‌ها، اولویت‌بندی وظایف، جلوگیری از بروز بحران و مدیریت عوامل خارجی داشته باشید.

وابستگی در مدیریت پروژه چیست؟

وابستگی به معنای متکی بودن هر چیزی به چیز دیگر است. به عنوان مثال نوزاد به پرستار وابسته است، گیاهان به نور خورشید وابسته‌اند و ماهی‌ها به آب وابسته هستند. در مدیریت پروژه وابستگی به معنای متکی بودن وظایف مختلف به یکدیگر است

به عنوان مثال در صنعت ساختمان‌سازی، انجام کارهای فونداسیون به تکمیل گودبرداری وابسته است. در بازاریابی، راه‌‌‌اندازی کمپین محصول جدید به نهایی شدن طراحی آن محصول و برندسازی بستگی‌ دارد.

به عنوان یک مدیر پروژه، باید تمام وابستگی‌های پروژه‌های خود را زیر نظر داشته باشید تا ذی‌نفعان بدانند باید در چه زمانی کدام بخش پروژه را شروع کنند. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به شما در تعیین این وابستگی‌ها کمک کند.

اصطلاحات کلیدی برای آشنایی با وابستگی‌ها در مدیریت پروژه

قبل از این که انواع مختلف وابستگی‌ها را مورد بحث قرار دهیم، در این بخش چند اصطلاح کلیدی را برای شما توضیح داده‌ایم.

محدودیت‌های پروژه

محدودیت‌های پروژه، محدودیت‌هایی هستند که مدیر پروژه باید در طول انجام پروژه به آن‌ها توجه کند. سه محدودیت اصلی عبارتند از:

• هزینه: مقدار پولی که می‌توانید برای این پروژه خرج کنید
• زمان: مدت زمانی که نیاز است تا یک پروژه تکمیل شود؛
• محدوده پروژه: اهداف مشخص، ویژگی‌ها و عملکردهای لازم برای انجام شدن یک پروژه.

محدودیت‌های پروژه به یکدیگر مربوط هستند و اغلب از آن‌ها به عنوان مثلث مدیریت پروژه یاد می‌شود. هر بخش از این محدودیت تغییر کند، سایر بخش‌ها نیز باید به تناسب آن تغییر کنند. این تغییرات ممکن است باعث افزایش هزینه، تاخیر در تحویل پروژه یا تغییر محدوده آن شوند.

• بیشتر بخوانید: مدیریت محدوده پروژه

مسیر بحرانی

در میدریت پروژه، مسیر بحرانی مجموعه‌ای از وظایف است که طولانی‌ترین زمان تحویل پروژه را تشکیل می‌دهد و به شما امکان می‌دهد کوتاه‌ترین زمان ممکن را برای تکمیل پروژه خود تعیین کنید. مسیر بحرانی برای تعریف وابستگی‌ها امری کلیدی است. چرا که هرگونه تاخیر در بخشی از پروژه باعث تاخیر در زمان نهایی تحویل پروژه می‌شود.

روش مسیر بحرانی یا (CPM) تکنیکی است که در برنامه‌ریزی پروژه برای شناسایی وظایف کلیدی و غیر بحرانی، محاسبه مدت زمان مورد انتظار پروژه و نشان دادن وابستگی بین وظایف مورد استفاده قرار می‌گیرد. نمودار گانت یکی از روش‌ها متداول برای نشان دادن وابستگی‌های کار و تجسم مسیر حیاتی یک پروژه است.

• بیشتر بخوانید: روش مسیر بحرانی

مسدودکننده‌ها

مسدودکننده هر چیزی است که مانع از انجام یک فعالیت می‌شود. مسدودکننده‌ها می‌توانند مسائل داخلی باشند، مانند غیبت یکی از اعضای تیم یا عوامل خارجی باشند مانند عدم انجام به موقع سفارش خرید توسط فروشنده خارجی. شناسایی زودهنگام مسدودکننده‌ها می‌تواند تاثیر آن‌ها را بر زمان تحویل به حداقل برساند.

انواع وابستگی‌ها در مدیریت پروژه

مفهوم وابستگی، مفهومی ساده است. اما انواع مختلفی از وابستگی‌های پروژه وجود دارد که باید آن‌ها را در نظر گرفت.

وابستگی‌های منطقی

این وابستگی‌ها که به عنوان وابستگی علّی نیز شناخته می‌شوند، بخش‌های ضروری برای تکمیل یک پروژه هستند. آن‌ها اغلب خروجی هدف وظایف قبلی هستند و نمی‌توانند به موازات سایر وظایف انجام شوند. به عنوان مثال اگر فرد دیگری در تیم خود نداشته باشید، نمی‌توانید کاری را به شخص دیگری محول کنید. در این حالت استخدام یکی دیگر از اعضای تیم وابستگی منطقی محسوب می‌شود.

وابستگی به منابع

وابستگی‌های مبتنی بر منابع محدودیت‌های پروژه هستند زیرا به مقدار منابع محدودی که برای پروژه خود دارید مربوط می‌شود. اگر منابع اضافی برای پروژه در دسترس باشد، این وابستگی مشکلی نخواهد داشت. تخصیص موثر منابع برای مدیریت این وابستگی الزامی است. به عنوان مثال برای پروژه B به اتمام طراحی پروژه A بستگی دارد تا پهنای باند پروژه B بدون کار زیاد مشخص شود.

وابستگی‌های ترجیحی

وابستگی‌های ترجیحی توسط فرایندهای تحمیل شده توسط تیم ایجاد می‌شوند، اما لزوما برای تکمیل پروژه مورد نیاز نیستند. برای مثال ممکن است یک ویراستار قبل از ارسال مقاله برای انتشار، به یک بررسی نهایی نیاز داشته باشد. در حالی که این مرحله‌ای است که تیم آن را ایجاد کرده تا مطمئن شود هیچ اشتباهی در مقاله وجود ندارد، این مرحله لزوما برای تکمیل پروژه نیاز نیست.

وابستگی‌های خارجی

وابستگی‌های خارجی وظایفی هستند که به عوامل بیرونی وابسته هستند که شما یا تیمتان هیچ کنترلی روی‌ آن‌ها ندارید. وابستگی‌های داخلی رایج‌تر هستند، زیرا به چیزهایی وابسته‌اند که تیم شما می‌تواند آن‌ها را کنترل کند. در ادامه به یک مثال مناسب برای وابستگی خارجی اشاره کرده‌ایم.

فرض کنید یک پدیده آب و هوایی مانع از رسیدن محموله میوه و سبزیجات تازه به یک رستوران می‌شود. یک آشپز ممکن است بخواهد طبق منوی خود غذایی درست کند که به پرتقال نیاز دارد. اما به دلیل این اتفاق نمی‌تواند آن غذا را درست کند. سرآشپز برای تولید غذاهای خاص به عاملی بیرونی که همان فروشنده پرتقال است وابسته است. شناسایی عوامل خارجی کمک می‌کند تا برنامه‌های اضطراری را شناسایی کنیم.

انواع وابستگی در مدیریت پروژه

برخی از وابستگی‌ها مختص به دو وظیفه هستند که در این بخش متداول‌ترین نوع وابستگی‌های وظایف نوشته شده است:

Finish to Start (FtS)

این رایج‌ترین وابستگی در کار است. در واقع تا فعالیت A تمام نشود، فعالیت B نمی‌تواند شروع شود.

Finish to Finish (FtF)

تا زمانی که فعالیت A تمام نشود فعالیت B هم تمام نمی‌شود. این وابستگی در میان وظایف فرعی رایج است. اگر وظایف فرعی انجام نشوند، فعالیت اصلی نیز انجام نمی‌شود.

Start to Start (StS)

این فعالیت‌ها باید همزمان با یکدیگر شروع شوند. این وابستگی در راه‌اندازی کسب و کار الکترونیکی بسیار رایج است. ممکن است بازایاب شبکه‌های اجتماعی بخواهد یک آگهی آنلاین را ارسال کند، برای انجام چنین کاری توسعه‌دهنده صفحات وب نیز باید فعالیت خود را انجام دهد و صفحه‌ها را به روز کند. در واقع تا توسعه‌دهنده شروع به فعالیت نکند، بازاریاب نیز نمی‌تواند کاری انجام دهد.

Start to Finish (StF)

تا زمانی که فعالیت B تمام نشود، فعالیت A نمی‌تواند آغاز شود. در فعالیت‌هایی که همپوشانی دارند از این وابستگی زیاد استفاده می‌شود. به عنوان مثال اگر شما قرار است نیروی کاری جدیدی استخدام کنید، تا فرد جدید شروع به کار نکند، فرد قبلی نمی‌تواند از سازمان خارج شود.

مزایای مدیریت وابستگی فعالیت های پروژه

مدیریت وابستگی نه تنها برای پروژه بلکه برای مدیر پروژه و تیم او نیز مفید است. مزایای مدیریت وابستگی پروژه عبارتند از:

• کاهش امکان تاخیر در تحویل پروژه
• تخصیص بهینه منابع
• افزایش شانس تکمیل به موقع پروژه و در چارچوب بودجه
• ارتباط و هماهنگی واضح بین اعضای تیم

مزایای فردی و تیمی مدیریت وابستگی پروژه

• تقویت مهارت حل مسئله و تصمیم‌گیری برای مدیران پروژه
• بهبود همکاری تیمی و بهره‌وری
• ایجاد فرصت برای توسعه مهارت‌های جدید و بر عهده گرفتن مسئولیت‌های بیشتر
• احساس موفقیت بیشتر و رضایت شغلی پس از اتمام پروژه

با درک و مدیریت خوب وابستگی‌ها، مدیران پروژه می‌توانند تیم خود را به موفقیت برسانند و باعث رشد فردی و حرفه‌ای آن‌ها شوند.

نکته‌هایی برای مدیریت وابستگی فعالیت های پروژه

مدیریت وابستگی‌ها در نگاه اول کار دشواری به نظر می‌رسد، اما یادگیری نحوه مدیریت آن می‌تواند باعث موفقیت پروژه‌های شما شود. در این بخش به مواردی که به شما در بهینه‌سازی وابستگی وظایف کمک می‌کند اشاره کرده‌ایم.

سازماندهی وظایف با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه

استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه که مناسب تیمتان باشد، به شما کمک می‌کند وابستگی‌های داخلی خود را تغییر دهید. چنین نرم‌افزاری می‌تواند فعالیت‌های پروژه شما را پوشش دهد و وظایف و وابستگی‌ها را شناسایی کند و به تیم شما کمک تا طبق زمان‌‌بندی عمل کنند.

مشخص کردن وابستگی‌ها

مشخص کردن وابستگی‌ها راهی آسان برای درک بهتر وظایفی است که تعیین می‌کند به چه ترتیبی انجام شوند. از ابزارهای بصری مانند نمودار گانت یا کانبان می‌توان برای این کار استفاده کرد که نشان می‌دهد اعضای تیم شما در حال حاضر روی چه مرحله‌ای کار می‌کنند و وابستگی‌های وظایف برای انجام شدن آن بخش از پروژه چیست.

شناسایی خطرات احتمالی

هنگامی که در حال ایجاد یک طرح برای پروژه خود هستید، برای تمام وابستگی‌های داخلی بالقوه که در طول پروژه ممکن است با آن‌ها مواجه شوید، جلسه طوفان فکری برگزار کنید. آیا عضوی از تیم شما کار سنگینی بر عهده دارد؟ آیا برای تکمیل این پروژه به عوامل خارجی نیاز دارید؟ در صورت تاخیر در اتمام یک بخش، آیا می‌توان زمان تحویل دادن پروژه را تغییر داد؟

شما نمی‌توانید تمام ریسک‌ها و خطرات احتمالی را در نظر بگیرید اما می‌توانید وابستگی‌ها را مشخص کنید تا مطمئن شوید در زمان مشخص‌ شده محصول را تحویل خواهید داد. این امر به ویژه در وابستگی‌های بین تیمی مهم است؛ مانند زمانی که تیم بازاریابی منتظر انجام شدن کار تیم طراحی است. ارتباط منظم کلید این بخش است.

تشویق ذی‌نفعان به مشارکت

هنگامی که صحبت از وابستگی می‌شود ارتباط بیش از حد معنایی ندارد. اگر یکی از ذی‌نفعان پروژه بداند که ممکن است کار تاخیر داشته باشد، می‌تواند سایر برنامه‌های خود را طبق آن مشخص کند

• بیشتر بخوانید: مدیریت ذینفعان پروژه

سخن آخر

وابستگی‌ به معنای متکی بودن هر بخش از پروژه به بخش دیگر است که انواع مختلفی دارد. مانند وابستگی شروع- پایان، پایان- پایان و … که در این مقاله به معرفی هر یک از آن‌ها پرداختیم. درک وابستگی می‌تواند به شما در تعیین برنامه زمانی برای تحویل پروژه و تخمین هزینه‌ها و سایر موارد کمک کند. این وابستگی‌ها را می‌توان به کمک نرم‌افزارهای مختلف مشخص کرد. تمام اعضای تیم باید در جریان وابستگی‌ها قرار بگیرند. این کار به درک شرح وظایف آن‌ها کمک شایانی خواهد کرد. همچنین تعیین وابستگی‌ها کمک می‌کند ریسک‌ها و خطرهای احتمالی که در مسیر پروژ‌ه ممکن است با آن مواجه شوید را تا حدودی مشخص کنید. پس از شناسایی وابستگی فعالیت‌های پروژه باید ذی‌نفعان را نیز در جریان این مورد قرار دهید تا بدانند پروژه در چه مرحله‌ای قرار دارد و ممکن است با چه چالش‌هایی مواجه شود و طبق آن جدول زمانی خود را تعیین کنند. برای تعیین وابستگی‌ها می‌توانید از نمودار گانت یا کانبان استفاده کنید و ان را در اختیار تیم خود قرار دهید.

منبع:

Asana