مقایسه CRM و نرم افزار مدیریت پروژه | چرا به هر دو نیاز داریم؟
۲۴-۱۱-۱۴۰۲
در آپدیت های زمستان 1402 همتیک چه تغییراتی داشتیم؟
۱۵-۱۲-۱۴۰۲
ارتباطات!
حلقه گمشده بسیاری از افراد درگیر در پروژه برای رسیدن به موفقیت، مدیریت ارتباطات پروژه است. تیم‌های پروژه اغلب از بخش مهمی مثل ارتباط غافل می‌مانند که همین سبب می‌شود، برخی از پروژه‌ها از ابتدا محکوم به شکست شوند.
اما امروز و در این مقاله، قرار است یاد بگیرید که از روش‌هایی ارتباطات را در تیم پروژه خود بهبود بخشید و از مدیریت ارتباطات پروژه به عنوان یک کلید طلایی برای درهای موفقیت استفاده نمایید.
مدیریت ارتباطات؛ نقطه شروع موفقیت در پروژه
داستانی که امروز می‌خواهیم درباره آن گفت‌وگو کنیم، از سرگذشت پیشرفت کاری یک مدیر پروژه سی و اندی ساله، به نام کیان است.
کیان بیش از سه سال در حوزه مدیریت پروژه، تجربه کاری داشت. اما نمی‌توان گفت تجربه کاری موفق! چرا؟
چون ارتباطات یک مهارت حیاتی برای توسعه فعالیت‌ها و نیروهای سازمان امروزی است. چیزی که شخصیتی مثل کیان، در رویکرد کاری خود اعتنایی به آن نداشت و سرلوحه پیشرفت را تلاش و تخصص می‌دانست.
در حالی که هر مدیر پروژه موفقی، برای به حداقل رساندن اشتباهات، جلوگیری از تلف شدن فرصت‌های پیش‌رو و برآورده نشدن انتظارات، برقراری ارتباطات موثر و کارآمد را پیشنهاد می‌کند.
در بحث مدیریت ارتباطات مثل همیشه بخش مهمی از آن، وابسته به مدیر پروژه خواهد بود. یک مدیر پروژه باید دارای مهارت‌های مختلفی باشد تا بتواند تیم خود را به صورت موفقیت‌آمیزی هدایت کند.
- بیشتر بخوانید: وظایف مدیر پروژه
هر فردی در تیمی قرار گیرد، تحت عنوان نقش خود می‌تواند به پیشرفت پروژه کمک کند. اما شخص مدیر پروژه، مسئول سازماندهی تلاش‌های آن شخص است. ارتباطات کلید سازماندهی و هماهنگی‌ای است که مدیر پروژه و بعد تمام افراد درگیر در پروژه، موظف به انجام آن هستند.
فقدان ارتباطات در پروژه ممکن است منجر به دوباره‌کاری، سوء تفاهم، تخصیص نادرست یا انتظارات غیرواقعی شود. اتفاقاتی که کارنامه کاری شخصی موفق و باهوش مثل کیان را لکه‌دار کرده بود.
پس بیایید در ادامه مقاله، به معنا و اهمیت ارتباطات در مدیریت پروژه به گونه‌ای دیگر نگاه کنیم.
مدیریت ارتباطات پروژه به چه معناست؟
ارتباطات یعنی تبادل اطلاعات، ایده‌ها و پیشنهادات که منجر به اجرای موثر و کارآمد پروژه‌ها می‌شود.
ارتباطات در واقع روشی برای انتقال نتایج مورد انتظار از اعضای پروژه و اهداف موردنظر افراد ارشد سازمان است. ارتباطات به سنجش درست توانایی اعضای تیم، برنامه‌ریزی پروژه و چرخش کار طراحی شده توسط مدیران پروژه و افراد ارشد کمک می‌کند.
پس مدیریت ارتباطات پروژه به همان معنای همیشگی مهارت ارتباطات خلاصه نمی‌شود. بلکه تمام فرآیندهایی که برای تولید، جمع‌آوری، نگهداشت و توزیع اطلاعات صورت می‌گیرد و همچنین ثبت اطلاعات پس از اتمام پروژه و به کارگیری آن برای پروژه‌های بعدی نه تنها توسط مدیر پروژه بلکه تمام اعضای دخیل در پروژه، زیرمجموعه مدیریت ارتباطات است.
پس شخصی مثل کیان با چشم‌پوشی از یک جز مدیریت ارتباطات، بخش‌های مهمی از پروژه و همکاری‌های آن را از دست داده است.
چرا مدیریت ارتباطات در موفقیت پروژه اهمیت دارد؟
بر اساس گزارش PMI، از هر سه پروژه، یک مورد از مشکلات ارتباطی رنج می‌برد. در واقع، شرکت‌ها به ازای هر یک میلیارد دلار هزینه در پروژه، 135 میلیون دلار ریسک می‌کنند و تحقیقات جدید نشان می‌دهد که 75 میلیون دلار از این 135 میلیون دلار (56 درصد) به دلیل ارتباطات ناکارآمد در معرض خطر قرار می‌گیرد که نشان‌دهنده نیاز حیاتی سازمان ها برای رسیدگی به کمبودهای ارتباطی است.
در اکثر تیم‌های پروژه، ارتباطات در ایمیل‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه شکل می‌گیرد. هنگامی که مشتری از طریق ایمیل، از مهلت اتمام کار سوال می‌کند، باید به صورت دستی از صفحه یا برگه‌ای که هر عضو تیم به آن دسترسی دارد، تاریخ چک شده و به‌روزرسانی شود. اگر فردی از چنین تغییری آگاه نباشد، وظایف ناتمام می‌ماند.
بدون برنامه ارتباطی در پروژه، به‌روز نگه داشتن همه طرف‌های مسئول در مورد تغییر وضعیت پروژه غیرممکن است.
در تجربه شخصی مانند کیان نیز، معمولا شاهد آن بودیم که در پروژه‌ها عدم شفافیتی وجود دارد که در نهایت منجر به تصمیمات ناکارآمد و معکوس می‌شود که مانع از رسیدن به اهداف پروژه موردنظر می‌شود.
کیان نیز پس از چالش‌های زیادی که طی کرد، متوجه شد که با برقراری ارتباطات موثر، حفظ شفافیت در تمام بخش‌های مدیریت پروژه آسان است. همچنین این ارتباطات کمک می‌کند تا بهترین تصمیم‌ها گرفته شود که منجر به تحویل کارآمد پروژه می‌شود.
انواع روش‌های ارتباطات در مدیریت پروژه
اهمیت شفافیت و قابل اعتماد بودن در روش ارتباطی، سبب شده است تا ارتباط شفاهی و نوشتاری، بیش از همه ترجیح داده شود. وضوح در ارتباطات، عدم اطمینان را از بین می‌برد و منجر به اقدامات کارآمد می‌شود.
در ادامه به برخی از رایج‌ترین روش‌های ارتباطات در پروژه، خواهیم پرداخت.
جلسات
جمع شدن افراد صاحب ایده و کسانی که قدرت تصمیم‌گیری دارند، افکار و ایده‌های موثری را به میز جلسه می‌آورد. چنین ارتباط موثری، روش بهتری برای رسیدن به نتیجه پروژه یا حل مشکلات جدید در طول پروژه است.
ایمیل
ایمیل یکی دیگر از منابع رسمی ارتباط در مدیریت پروژه است که کاملا قابل اعتماد است. ایمیل می‌تواند در تفکیک اطلاعات رسمی و غیر رسمی مورد استفاده قرار گیرد و به دلیل سهولت دسترسی، دسترسی فوری بدون توجه به مرزهای جغرافیایی و امکان پیوست کردن منابع مناسب و بی‌شمار بر اساس نیاز، منبعی معتبر است.
نرم افزار مدیریت پروژه
نرم افزارهای مدیریت پروژه به تیم این امکان را می‌دهند که وظایف مختلف پروژه را به صورت مرتب و سازمان‌یافته ثبت کنند. هر فرد می‌تواند وظایف خود را ببیند و از مهلت‌ها و اولویت‌ها مطلع شود. اعضای تیم و مدیران پروژه می‌توانند در جریان باشند کدام بخش از پروژه در چه مرحله‌ای قرار دارد و چه وظایفی تا به حال انجام شده‌اند.
امکان ارتباطات تیمی درون سیستم وجود دارد، که به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا به صورت مستقیم درباره وظایف، مسائل و پیشرفت پروژه با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
این سیستم‌ها امکان گزارش‌گیری از پیشرفت پروژه، مشکلات موجود، وضعیت وظایف، و دیگر جزئیات مدیریتی را فراهم می‌کنند. این گزارش‌ها می‌توانند به عنوان ابزار تصمیم‌گیری برای مدیران و تیم‌ها استفاده شوند.
سیستم‌های مدیریت پروژه اطلاعاتی را در مورد تغییرات و ویرایش‌های انجام شده در پروژه نگهداری می‌کنند. این اطلاعات می‌توانند در برنامه‌ریزی و ارزیابی پروژه مفید باشند.
پیامرسان اختصاصی
این پیامرسان‌ها برخلاف پیامرسان‌های عمومی مثل تلگرام و واتس‌اپ، به صورت داخلی در سازمان استفاده می‌شوند وبه اعضای تیم این امکان را می‌دهند تا تجربیات، اطلاعات، و دانش خود را با سایر اعضا به اشتراک بگذارند.
ایجاد گروه‌ها و انجمن‌های تخصصی در این پیامرسان‌های اختصاصی، اعضای تیم را قادر می‌سازد تا در موضوعات خاصی که مربوط به پروژه است، بحث و تبادل نظر کنند.
طرح‌های پروژه
سند اصلی سازمان، طرح پروژه است که به عنوان راهنما برای اجرای پروژه عمل می‌کند. طرح، سمت و سوی پروژه را ارائه می‌دهد و برای قابل اتکا بودن نیازمند به‌روز‌رسانی‌های منظم است. علاوه بر این، برنامه‌های پروژه حاوی اطلاعات دقیق در مورد اهداف، گردش کار و منابع از جمله منابع انسانی و مالی هستند.
چگونه ارتباط در پروژه‌ها شکست می‌خورد؟
زمانی که استراتژی ارتباطی شما به شکلی که باید عمل نمی‌کند، بر کیفیت کار ارائه شده تأثیر می‌گذارد و مشتریان شما را ناراضی می‌کند.
یادگیری بهترین شیوه‌های انجام ارتباطات از مسائلی است که امروزه بسیاری از نیروها و سازمان‌ها به آن روی آوردند. چرا که در حال حاضر، مدیریت ارتباطات از بهترین راه‌ها برای انتقال ایده‌ها، اهداف و ایجاد اعتماد است.
اما بی‌شک کار چندان آسانی نیست!
ارتباط فقط به معنای صحبت مستقیم با یک فرد یا گروه نیست. می‌تواند هر نقطه تماس نوشتاری، شفاهی و غیرکلامی را شامل شود. برای ارتباط «موثر» و «کارآمد» در یک پروژه، چیزهای زیادی را باید در نظر داشته باشیم.
از جمله دلایل اصلی که باعث می شود ارتباطات در اکثر تیم‌های پروژه شکست بخورد:
- برنامه‌ریزی ناکافی
- عدم شفافیت
- رصد نکردن کارها در برنامه زمانی
سه مرحله در فرآیند مدیریت ارتباطات پروژه
هنگام راه‌اندازی یک فرآیند ارتباطی در پروژه، اصولی وجود دارد که باید برای اطمینان از موثر بودن این ابزار، در نظر گرفته شوند.
کیان به عنوان یک مدیر پروژه، سعی کرد به یک فرآیند اصولی برای مدیریت ارتباطات پروژه برسد. در نتیجه سه گام اصلی را طراحی نمود که در ادامه آن‌ها را به شما پیشنهاد می‌دهیم.
ارتباط را برنامه‌ریزی کنید
قبل از شروع هر پروژه‌ای، لازم است که یک طرح ارتباطی برای کمک به تعیین نحوه انتقال اطلاعات مرتبط به کارکنان و سیستم‌های مربوطه، وجود داشته باشد.
فرآیند برنامه‌ریزی مدیریت ارتباطات شما، باید به عنوان مرکز مدیریت دانش تیم شما عمل کند.
از ابزارهای مدیریت پروژه برای به اشتراک گذاری فایل‌ها و پیگیری وضعیت استفاده کنید.
یک زنجیره مدیریت ارتباطات یا گردش کار تعریف کنید که به وضوح نحوه انتقال اطلاعات تولید شده در هر مرحله از پروژه را به جایی که مورد نیاز است، بیان می‌کند.
کارکنان باید توجیه شده باشند که مسئول انتقال اطلاعات در هر مرحله هستند.
ارتباطات را مدیریت کنید.
هنگامی که یک استراتژی ارتباطی در پروژه ایجاد شد، گام بعدی این است که آن را به کار بگیرید و دیدگاه‌ها را از محل تولدشان در فرآیند مدیریت پروژه، تا جایی که توسط کارکنان مسئول در فرآیندها اعمال می‌شوند، منتقل کنید.
در واقع تدوین یک استراتژی مدیریت ارتباطات پروژه، به شما کمک می‌کند تا ضعف‌هایی که در ارتباطات پروژه شما وجود دارد، آشکار شود.
نظارت بر ارتباطات
استراتژی مدیریت ارتباطات پروژه خود را، هر چند وقت یکبار تجزیه و تحلیل کنید تا بفهمید چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی نه! اطمینان حاصل کنید که پیام‌ها با استفاده از کانال‌های مورد نظر ارسال و دریافت شده‌اند و اینکه آیا آن‌ها به درستی برداشت شده‌اند. در مراحل اولیه اختلاف‌ها را پیدا کنید تا در پایان ابهام و درگیری ایجاد نشود.
تطبیق مدیریت ارتباطات با مدیریت پروژه
کیان، به سرعت متوجه می‌شود که چندین نوع ارتباط وجود دارد که مدیران پروژه می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند. همچنین متوجه شد که هماهنگ کردن ارتباطات با مدیریت پروژه بسیار مهم است.
در حالی که جلسات ارائه هنوز جایگاه خود را در مدیریت پروژه دارند، توسعه و فناوری ما را به سمتی برده است که شاهد چندین روش ارتباطی دیگر نیز هستیم که می‌تواند پروژه را موفق‌تر کند.
همچنین برای مدیران پروژه مهم است که روش ارتباطی متناسب با نیازهای سازمان را انتخاب کنند. آنچه در یک شرکت کوچک کار می‌کند احتمالاً برای یک تجارت بزرگ نمی‌تواند موثر باشد.
برای بسیاری از مدیران پروژه، روش‌های ارتباطی فعال مفیدترین روش‌ها هستند. این روش‌ها شامل تعامل مستقیم با اعضای تیم است و مؤثرترین راه برای اطمینان از اینکه همه اعضا، مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند.
سخن نهایی در باب مزیت‌های مدیریت ارتباطات پروژه
تا به اینجا مسلما شما هم مانند کیان متوجه شده‌اید که مدیریت ارتباطات پروژه، بخش انکارناپذیری از موفقیت پروژه است.
همچنین برای رسیدن به این موفقیت نیازمند طرح ارتباطی نیز هستیم.
طرح مدیریت ارتباطات پروژه دارای یک استراتژی برای ارتباطات است. پیاده‌سازی آسان و ایجاد اعتماد برخی از مزایای همچین طرحی است. از مزایای دیگر طرح مدیریت ارتباطات پروژه به موارد زیر می‌توان اشاره داشت:
- این طرح به تیم شما کمک می‌کند تا انتظارات واضحی داشته باشد.
- برنامه‌ریزی پروژه را ساده می‌کند.
- ارتباط با مشتریان و ذینفعان را افزایش می‌دهد.
- سندی را ایجاد می‌کند که تیم شما همیشه می‌تواند به آن ارجاع دهد.
برای حرف آخر یادتان نرود که ارتباطات در مدیریت پروژه، موفقیت یا شکست پروژه را تعریف می‌کند.
منابع:
communicationmgmt, simplilearn, kissflow
