به روزرسانی رابط کاربری و تجربه کاربری برخی از بخش‌های همتیک
24-01-2022
اجایل یا مدیریت پروژه چابک چیست؟
05-02-2022
مدیریت پروژه یکی از تخصصی‌ترین مواردی است که می‌تواند در راستای پیشرفت و پیشبرد پروژه‌های مختلف در هر زمینه‌ای مؤثر واقع شود و حتی نرم افزار مدیریت پروژه نیز طراحی شده تا این فرآیند با روند بهتر و سریعتری انجام شود. به دلیل همین اهمیت از قرن‌ها پیش این کار به صورت غیر رسمی مورد توجه قرار گرفته است اما در حال حاضر به عنوان یک تخصص گماشته می‌شود. در همین راستا استاندارهای متعددی تعریف شده‌اند که یکی از مهم‌ترین آن‌ها استاندارد PMBOK است. در ادامه‌ی این مطلب با ما همراه شوید تا علاوه بر بررسی استاندارد PMBOK، روش مدیریت پروژه با آن را به شما آموزش دهیم.
PMBOK چیست؟
PMBOK در واقع استانداردی برای مدیریت پروژه است که در زبان فارسی به آن گستره دانش مدیریت پروژه نیز گفته می‌شود. PMBOK سرواژه‌ی عبارت Project Management Body Of Knowledge است و به عنوان معروف‌ترین استاندارد جهانی در این زمینه شناخته می‌شود و به معیاری برای بررسی و ارزیابی سیستم‌های مدیریت پروژه مبدل شده است. PMBOK در واقع زبانی مشترک در زمینه‌ی مدیریت پروژه به حساب می‌آید و بر اساس فرآیندهایی که در یک پروژه طی می‌شود، راهنمایی برای به کارگیری ابزارهای مختلف در پیاده‌سازی چارچوب‌ها را ارئه می‌کند، اما پیش از هرچیزی بهتر است به تاریخچه‌ی این استاندارد بپردازیم.
تاریخچه استاندارد PMBOK
مؤسسه‌ای رسمی در پنسیلوانیای آمریکا در حیطه‌ی مدیریت پروژه وجود دارد که به مؤسسه‌ی PMI مشهور است. این مؤسسه در سال ۱۹۶۹ تأسیس شد تا بتواند رهبری لازم در این زمینه را در دست بگیرد. این مؤسسه بعد از گذشت ۱۸ سال از تأسیس خود، یعنی در سال ۱۹۸۷ به صورت غیر رسمی اولین ویرایش استاندارد PMBOK را ارائه کرد، اما سرانجام در سال ۱۹۹۶ به صورت رسمی این استاندارد به صورت رسمی چاپ و در دسترس عموم قرار گرفت.
از سال ۱۹۹۶ تا ۲۰۱۳ ویرایش دوم تا پنجم این استاندارد منتشر شد و در نهایت در سال ۲۰۱۳ آخرین نسخه‌ی این استاندارد با نام PMBOK 5 عرضه شد. اگر شما بتوانید به این تخصص مسلط شوید و آزمون مؤسسه‌ی PMI را با موفقیت سپری کنید، می‌توانید گواهینامه‌ی PMP را دریافت نمایید تا به عنوان شخصی حرفه‌ای در زمینه شناخته شوید. تا به اینجا بارها و بارها عبارت مدیریت و کنترل پروژه را تکرار کردیم. به همین دلیل پیش از هر چیزی بیایید تا با مفهوم و تعریف مدیریت پروژه آشنا شویم تا بتوانیم این استاندارد را بهتر درک کنیم.
تعریف مدیریت پروژه
مدیریت پروژه در واقع به مجموعه فعالیت‌هایی گفته می‌شود که مدیر متخصص برای هدایت و پیشبرد پروژه بر اساس اهداف آن پروژه، انجام می‌دهد. این فعالیت‌ها در نهایت منجر به مدیریت زمان، هزینه، کیفیت انجام فرآیندها، نتایج به دست آمده و استفاده‌ی درست از منابع موجود و در دسترس می‌شوند. اگر بخواهیم به صورت ساده‌تر این مفهوم را بیان کنیم، باید بگوییم که یک مدیر پروژه با استفاده از منابعی که در اختیار دارد و با توجه به اهداف آن پروژه، باید بتواند طوری برنامه ریزی کند که بهترین کار با هزینه و زمان مشخص به سرانجام برسد. برای طراحی و اجرای این برنامه ریزی نیاز تکنیک‌ها و ابزارهای خاصی دارد و آگاهی از استانداردهایی مانند استاندارد PMBOK به شما در این زمینه کمک بزرگی خواهد کرد؛ بنابراین خیلی سریع به سراغ ساختار استاندارد PMBOK می‌رویم.
ساختار استاندارد PMBOK
ساختار این استاندارد متشکل از ۴۷ فرآیند است که تمامی این فرآیندها به 5 گروه اصلی تقسیم‌بندی می‌شوند. این استاندارد برای اکثریت پروژه‌ها کارآمد است و به همین دلیل نیز به این سطح از محبوبیت و معروفیت رسیده است. استاندارد PMBOK به ۱۰ حوزه‌ی دانش نیز اشاره دارد که در ادامه هر یک را به شما توضیح خواهیم داد.
گروه‌های فرآیندی PMBOK
همانطور که اشاره کردیم تمامی ۴۷ فرآیند این استاندارد در ۵ دسته اصلی قرار می‌گیرند. این ۵ دسته عبارتند از:
- گروه آغازین (Initiating)
- گروه برنامه‌ریزی (Planning)
- گروه اجرایی (Executing)
- گروه نظارت و کنترل (Monitoring & Controlling)
- گروه خاتمه (Closing)
فرآیندهای آغازین
همانطور که از نام این گروه می‌توان حدس زد، این گروه شامل مجموعه فعالیت‌هایی است که منجر به افزایش اثر بخشی در قسمت ابتدایی پروژه می‌شوند. این فاز زمانی آغاز می‌شود که به طور رسمی پروژه تأیید شده و می‌خواهد به مرحله‌ی اجرا برسد. در این مرحله شما باید تمامی مجوزها و دستورالعمل‌های ضروری برای شروع کار را مهیا کنید. در این مرحله باید فازهای بعدی پروژه را مشخص کنید و میزان بودجه را نیز طرح ریزی کنید. علاوه بر این موارد باید ذینفعان نیز مشخص شوند؛ زیرا این افراد نقش مستقیم و مؤثری در شکست و یا موفقیت یک پروژه دارند.
فرآیندهای برنامه ریزی
در این سری از فرآیندها شما باید برنامه‌ای استراتژیک تدوین کنید تا انتظارات و اهداف پروژه برآورده شوند. پس از مشخص شدن اهداف و بودجه در بخش آغازین، شما باید برنامه ریزی دقیقی داشته باشید و اسنادی دقیق تدوین کنید که کاملاً جزئیات را در بر بگیرد. این برنامه ممکن است در طی انجام سایر مراحل به تدریج تکامل پیدا کند.
فرآیندهای اجرایی
در این مرحله مدیر پروژه باید وظایف تیم‌های اجرایی را مشخص کرده و در تمامی مراحل نظارت دقیقی بر نتایج حاصل شده از انجام این وظایف داشته باشد. ممکن است در طی انجام این مرحله نیاز به تیم‌سازی‌های جدید و جذب نیروی انسانی نیز باشد؛ بنابراین مدیر پروژه باید بتواند بر اساس خواسته‌ها و نیازهای یک پروژه نسبت به مرتفع کردن آن‌ها اقدام کند. در این مرحله علاوه بر ساخت ارتباطات نظارت بر این روابط، باید توجه ویژه‌ای به کیفیت انجام کار داشته باشید.
فرآیندهای نظارت و کنترل
در این سلسله فرآیندها بیشتر شاهد فعالیت‌هایی خواهیم بود که در اثر پیشامدهای غیر قابل پیش بینی ایجاد می‌شوند. این مرحله بر خلاف اغلب فرآیندهای دیگر، به صورت مقطعی نیست و کنترل بر روی کل پروژه انجام خواهد شد. در این مرحله حتی باید مواردی که نیاز به تغییر دارند را پیدا کنید و روند پیشرفت پروژه مورد بررسی قرار داده و آن را با اهدافی که برای پروژه تعیین کرده اید، مقایسه کنید. در صورت وجود انحرافاتی از برنامه ریزی اصلی باید اقدامات لازم در جهت اصلاح این انحرافات را انجام دهید.
فرآیندهای خاتمه
مهم‌ترین بخش هر پروژه، موفقیت‌آمیز بودن نتیجه‌ی آن است. این موفقیت وابسته به اقدامات اجرایی و برنامه ریزی‌هایی است که به ثمر نشسته‌اند. در این بخش باید پروژه به صورت رسمی به پایان رسیده و تحویل داده شود. در صورت نیاز به پرداخت و برگزاری جلسات باید این کارها را نیز انجام دهید و تمامی سوابق این پروژه را مستند و ذخیره‌سازی کنید.
10 حوزه دانش مدیریت پروژه در استاندارد PMBOK
در این استاندارد به 10 حوزه‌ی دانش اشاره شده است. در لیست زیر این 10 حوزه را برای شما آورده‌ایم:
