مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت­‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه­‌های یک سازمان وابسته است؛ به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه­‌های مؤثر از حالت تنظیمات خود خارج می­شوند.

فرض کنید یک پروژه­ای در یک سازمان باید در مدت دو ماه به صورت کامل، گام اول و مرحله اولیه خود را به اتمام برساند. اگر اعضای تیم یا سازمان و همچنین مدیر سازمان نتواند در این دو ماه برنامه زمانی پروژه را به مرحله اولیه برساند، بقیه گام‌­های پروژه نیز از حالت تنظیمات خود خارج می­شود. اگر مرحله اول به موقع انجام نشود مرحله دوم و سوم پروژه نیز به تعویق می‌­افتد.

اگر در آن پروژه به افراد و منابع سازمانی خود حقوق می‌­دهید باید بدانید که هرقدر مراحل زمانی پروژه شما به تعویق بیفتد در نتیجه هزینه­‌های بیشتری باید بابت پرداخت کنید. با بیان این مثال نتیجه می­گیریم که به تعویق افتادن هر پروژه‌ای از لحاظ زمانی به معنی آن است که هزینه­‌های پرداختی پروژه فربه‌تر شده و چیزی جز ضرر و زیان برای شما نخواهد داشت.

ارتباط مدیریت زمان و مدیریت پروژه در یک سازمان

بیان این نکته حائز اهمیت است که هدایت بهینه و سالم پروژه نیاز به مدیریت پروژه استاندارد و حرفه­‌ای دارد پس بهتر است تا بر طیف گسترده‌­ای از ابزارهای مدیریت پروژه، اصطلاحات، مهارت‌ها و به طور کلی دانش مدیریت پروژه مسلط باشید. برای درک مسئولیت‌های بی شمار مدیران پروژه راهکاری به نام PMBOK ایجاد شده که به شما برای یکپارچه سازی و استاندارد سازی بخش‌های مختلف پروژه کمک می‌کند.

مدیریت پروژه؛ اختصاص دادن، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص است. به بیان دیگر، به کارگیری دانش، مهارت، تخصص، ابزارها و تکنیک‌های مختلف برای انجام فعالیت‌های پروژه به منظور رسیدن به اهداف پروژه را مدیریت پروژه می‌نامند. مدیریت زمان یکی از مؤلفه­‌های اصلی در دانش مدیریت پروژه است. درجه اهمیت مفهوم زمان آنقدر زیاد است که اگر پروژه را در نمودار چندوجهی زمان در نظر نگیریم، مدیریت پروژه موفقیت ­آمیز پیش نمی‌­رود.

یکی از روش­‌های رایج این است که معمولاً مدیران پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی CPM برنامه ریزی‌ها را انجام می‌دهند. فرمول CPM فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به مؤثرترین شکل ممکن زمان‌بندی و سازماندهی می‌کند. این روش در مدیریت زمان بسیار مؤثر و کارساز است.

معمولاً مدیر پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی CPM، برنامه‌ریزی خود را انجام می‌دهد. روش مسیر بحرانی، فرمولی است که فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به مؤثرترین شکل ممکن، زمان‌بندی می‌کند. پس از مشخص شدن برنامه مالی و زمانی، لازم است مدیر پروژه سایر مدیران را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهد و وظایف اعضای تیم پروژه را به آن‌ها یادآوری کند.

استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide)، 5 گروه از فرآیندهای مدیریت پروژه را مشخص می‌کند که باید توسط مدیر پروژه مورد توجه قرار گرفته و توسط اعضای تیم به دقت اجرا شوند. مدیریت زمان در روش مسیر بحرانی و تنظیم آن متناسب با اهداف و گام‌­های پروژه یکی از دشوارترین و سخت­‌ترین فعالیت­‌های جاری مدیریت پروژه است که با توجه به اشراف کامل و کافی مدیر پروژه ممکن خواهد شد.

کلمه PMBOK مخفف عبارت Project Management of Knowledge و به معنی دانش مدیریت پروژه است. فرایندهای مدیریت پروژه در pmbok شامل مجموعه‌ای از اصطلاحات و دستورالعمل‌های تأیید شده و استاندارد برای مدیریت پروژه است که توسط موسسه مدیریت پروژه PMI منتشر و به روز رسانی شده است. توجه لازم و کافی به اصطلاحات موجود در دانش مدیریت پروژه به یک مدیر پروژه کمک می­‌کند تا بتواند استاندارد، علمی و حرف‌ه­ای پیش برود.

اگر بخواهیم حوزه‌های دانش مدیریت پروژه را به صورت موردی و خلاصه ذکر کنیم به این صورت است: مدیریت زمان، مدیریت یکپارچه ­سازی، مدیریت حوزه پروژه، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت ذینفعان، مدیریت تدارکات، مدیریت ریسک، مدیریت ارتباطات و مدیریت منابع انسانی است که در این متن توجه ما به بحث مدیریت زمان اصالت داده است و قصد داریم تا مفاهیم اصلی در دانش مدیریت پروژه را با مرکزیت قرار دادن مفهوم مدیریت زمان ارائه دهیم.

مدیریت زمان و ارتباط آن با مدیریت یکپارچه­ سازی پروژه­ ها

یک پروژه مجموعه­ ای از کار‌ها و فرآیندهای به هم مرتبطی است که در کنار یکدیگر با تشکیل یک سیستم یکپارچه به عملکرد خود ادامه می‌­دهند. مدیریت یکپارچه­ سازی پروژه­ ها نقشی است که در کنار هم نگه داشتن و ایجاد ارتباطات معنادار میان مؤلفه­‌های مستقل بسیار کاربردی بوده و در ارتباط مستقیم با مدیریت زمان نقش آفرینی می­‌کند. حوزه یکپارچه سازی پروژه، هدایت و مدیریت کار پروژه را نیز شامل می‌شود که تولید محصولات و خدمات قابل تحویل را به دنبال دارد.

این فرآیند تحت نظارت، تحلیل و گزارش قرار می‌گیرد تا تغییرات و مشکلات را شناسایی و کنترل کند. پروژه‌ها برای اجرا معمولاً به یک تیم سپرده می‌شوند. تیم اجرا برای رسیدن به عملکرد مناسب و تحقق اهداف مورد نظر، پیش از هر چیز، نیاز به یکپارچگی دارد. در مدیریت یکپارچگی، فرآیندهای مورد نیاز برای ادغام، یکسان سازی و هماهنگی فعالیت‌های مختلف انجام می‌شود.

مدیریت زمان پروژه

شما در مدیریت زمان پروژه سعی می­کنید تا برنامه­‌ها و گام‌­های برنامه ­ریزی ­شده­‌ی یک طرح را زمان­بندی کنید. در واقع باید با ارائه یک برنامه، فعالیت‌ها را تعریف کرده و در آن تعیین کنید چه کسی مسئول چه چیزی است. با انجام این کار، ساختاری شبیه WBS یا ساختار شکست ایجاد می‌کنید. ساختار شکست، پروژه را به اجزای کوچک و قابل مدیریت تجزیه می‌کند که در آن هر سطح پایین‌تر، جزئیات بیشتری از کار پروژه را ارئه می‌کند.

به بیان دیگر، مدیریت زمان، شامل فرآیندهای ضروری برای مدیریت تکمیل به موقع پروژه است. یک پروژه به وظایفی تقسیم می‌شود که با تاریخ شروع، مهلت انجام هر فعالیت و بودجه هر کار، برنامه ریزی شده است. از آنجا که در مراحل پروژه، همه چیز به طور دائم در حال تغییر است، این موارد باید مرتب مورد بازبینی قرار گیرند. بنابراین شما یک «لیست وظیفه» ایجاد می‌کنید که به تمامی ابعاد پروژه توجه می‌کند.

سپس این وظایف با نوعی ترتیب منطقی تنظیم شده و وابستگی‌های میان آن‌ها بیان می‌شود. با مشخص شدن وظایف، منابع مورد نیاز برای انجام آن‌ها برآورد و اختصاص داده می‌شود. علاوه براین، مدت زمان انجام هر فعالیت نیز در این مرحله مشخص می‌شود. با مشخص کردن مسیرهای مهم و شناور برای انجام هر کار یک برنامه خواهید داشت. پس از ایجاد برنامه، لازم است آن را کنترل کنید. مدیریت و کنترل برنامه را به طور منظم انجام دهید تا مطمئن شوید کارها طبق برنامه ریزی پیش می‌رود.

یکی از راه­‌های قراردادن برنامه­ های اجرایی پروژه در تنظیمات زمان‌­بندی شده، استفاده از روش گانت چارت است که درباره آن نیز صحبت خواهیم کرد.

برنامه ریزی سازمانی و ارتباط آن با مقوله مدیریت زمان

برنامه ریزی سازمانی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا اهداف مهمی را برای رشد کسب و کار خود تعیین و محقق کنند. یک سازمان می‌تواند بیشتر جنبه‌های کسب و کار خود را از طریق یک برنامه سازمانی بهبود ببخشد. برنامه سازمانی روشی برای برنامه‌ریزی اهداف آینده سازمان است تا اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم انتظارات مدیریت را درک می‌کنند. برنامه ریزی سازمانی همانند ترسیم مسیر سازمان شما بر روی نقشه است. باید بدانید چه مسیری را دنبال می‌کنید تا در عرصه رقابت باقی بمانید.

اگر بخواهیم به صورت موردی بیان کنیم که برنامه ریزی سازمانی چه ویژگی‌هایی دارد باید بگوییم که؛ برنامه ریزی سازمانی؛ مجموعه را به سمت موفقیت­‌های بیشتر و سودآوری‌های روزافزون پیش می­برد. برنامه ریزی سازمانی می‌تواند نیروی کار، امور مالی یا محصولات یک کسب و کار را بهبود بخشد و به طور کلی باعث رشد آن شود. برنامه ریزی­‌های سازمانی معمولاً در سه لایه مقیاس‌­بندی شده انجام می­شوند: لایه راهبردی و استراتژیک برنامه کاری، لایه عملیاتی و تاکتیکی و همچنین لایه تکنیکی که گام­‌های تحقق اهداف پروژه و یا سازمان را در مقیاس‌های بزرگ به کوچک تنظیم می­کند.

اغلب اوقات، یک برنامه سازمانی با نگاهی به کل شرکت و اهداف بزرگتر و بلندمدت قبل از تجزیه به اهداف کوچکتر و قابل کنترل، شروع می‌شود. در حالی که مدیران سطح بالا ممکن است روند برنامه ریزی سازمانی را شروع کنند، هر کارمند بخشی از این چرخه است. یک برنامه سازمانی مناسب چهار فاز دارد: استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و احتمالی. نقش مدیریت زمان در برنامه ­ریزی سازمانی بسیار مفید و حائز اهمیت است و در یک برنامه ­ریزی سازمانی تا زمانی که نتوانیم مدیریت زمان را به خوبی تنظیم کنیم، نمی‌­توان گفت که آن برنامه به صورت کاملاً عملی قابل اجرا است.

با مفهوم مدیریت زمان و ارتباط معنادار آن با مدیریت پروژه آشنا شدیم

مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­‌ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه­‌های یک سازمان وابسته است؛ به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه­‌های مؤثر از حالت تنظیمات خود خارج می­شوند.

بیان این نکته حائز اهمیت است که هدایت بهینه و سالم پروژه نیاز به مدیریت پروژه استاندارد و حرفه ­ای دارد پس بهتر است تا بر طیف گسترده‌­ای از ابزارهای مدیریت پروژه، اصطلاحات، مهارت‌ها و به طور کلی دانش مدیریت پروژه مسلط باشید. برای درک مسئولیت‌های بی شمار مدیران پروژه راهکاری به نام PMBOK ایجاد شده که به شما برای یکپارچه سازی و استاندارد سازی بخش‌های مختلف پروژه کمک می‌کند.

یک پروژه مجموعه­ ای از کارویژه­‌ها و فرآیندهای به هم مرتبطی است که در کنار یکدیگر با تشکیل یک سیستم یکپارچه به عملکرد خود ادامه می­دهند. مدیریت یکپارچه­ سازی پروژه­‌ها نقشی است که در کنار هم نگه داشتن و ایجاد ارتباطات معنادار میان مؤلفه­‌های مستقل بسیار کاربردی بوده و در ارتباط مستقیم با مدیریت زمان نقش آفرینی می­‌کند. حوزه یکپارچه سازی پروژه، هدایت و مدیریت کار پروژه را نیز شامل می‌شود که تولید محصولات و خدمات قابل تحویل را به دنبال دارد.

مدیریت زمان را می‌­توان از طریق نرم افزارهای مدیریت پروژه نیز پیگیری کرد که قطعاً استفاده از این نرم افزارها می‌­تواند مدیران پروژه را در بهبود وضعیت به صورت بهینه­ تری یاری رساند زیرا استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه خود به نوعی به مدیریت زمان در کارهای مدیر سازمان یا مدیر پروژه کمک می­‌کنند.