مدیریت زمان پروژه در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند.

 مدیریت زمان به تمام مؤلفه­‌های یک سازمان وابسته است؛ به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه­‌های مؤثر از حالت تنظیمات خود خارج می­‌شوند.

فرض کنید یک پروژه­‌ای در یک سازمان باید در مدت دو ماه به صورت کامل، گام اول و مرحله اولیه خود را به اتمام برساند. اگر اعضای تیم یا سازمان و همچنین مدیر سازمان نتواند در این دو ماه برنامه زمانی پروژه را به مرحله اولیه برساند، بقیه گام‌­های پروژه نیز از حالت تنظیمات خود خارج می­شود. اگر مرحله اول به موقع انجام نشود مرحله دوم و سوم پروژه نیز به تعویق می‌­افتد.

اگر در آن پروژه به افراد و منابع سازمانی خود حقوق می‌­دهید باید بدانید که هرقدر مراحل زمانی پروژه شما به تعویق بیفتد در نتیجه هزینه­‌های بیشتری باید بابت پرداخت کنید. با بیان این مثال نتیجه می­گیریم که به تعویق افتادن هر پروژه‌ای از لحاظ زمانی به معنی آن است که هزینه­‌های پرداختی پروژه فربه‌تر شده و چیزی جز ضرر و زیان برای شما نخواهد داشت.

ارتباط مدیریت زمان و مدیریت پروژه در یک سازمان

هدایت بهینه و سالم پروژه نیاز به مدیریت پروژه استاندارد و حرفه­‌ای دارد پس بهتر است تا بر طیف گسترده‌­ای از اصطلاحات مدیریت پروژه، ابزارها، مهارت‌ها و به طور کلی دانش مدیریت پروژه مسلط باشید. برای درک مسئولیت‌های بی شمار مدیران پروژه راهکاری به نام استاندارد PMBOK ایجاد شده که به شما برای یکپارچه سازی و استاندارد سازی بخش‌های مختلف پروژه کمک می‌کند.

کلمه PMBOK مخفف عبارت Project Management Body of Knowledge و به معنی دانش مدیریت پروژه است. فرایندهای مدیریت پروژه در pmbok شامل مجموعه‌ای از اصطلاحات و دستورالعمل‌های تأیید شده و استاندارد برای مدیریت پروژه است که توسط موسسه مدیریت پروژه PMI منتشر و به روز رسانی شده است. توجه لازم و کافی به اصطلاحات موجود در دانش مدیریت پروژه به یک مدیر پروژه کمک می­‌کند تا بتواند استاندارد، علمی و حرفه‌­ای پیش برود.

مدیریت پروژه؛ اختصاص دادن، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص است. به بیان دیگر، به کارگیری دانش، مهارت، تخصص، ابزارها و تکنیک‌های مختلف برای انجام فعالیت‌های پروژه به منظور رسیدن به اهداف پروژه را مدیریت پروژه می‌نامند.

یکی از روش­‌های رایج این است که معمولاً مدیران پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی CPM برنامه ریزی‌ها را انجام می‌دهند. روش مسیر بحرانی، فرمولی است که فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به مؤثرترین شکل ممکن، زمان‌بندی می‌کند. پس از مشخص شدن برنامه مالی و زمانی، لازم است مدیر پروژه سایر مدیران را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهد و وظایف اعضای تیم پروژه را به آن‌ها یادآوری کند.

استاندارد دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide)، 5 گروه از فرآیندهای مدیریت پروژه را مشخص می‌کند که باید توسط مدیر پروژه مورد توجه قرار گرفته و توسط اعضای تیم به دقت اجرا شوند. مدیریت زمان در روش مسیر بحرانی و تنظیم آن متناسب با اهداف و گام‌­های پروژه یکی از دشوارترین و سخت­‌ترین وظایف مدیریت پروژه است که با توجه به اشراف کامل و کافی مدیر پروژه ممکن خواهد شد.

اگر بخواهیم حوزه‌های دانش مدیریت پروژه را به صورت موردی و خلاصه ذکر کنیم به این صورت است:

• مدیریت زمان
• مدیریت یکپارچه ­سازی
• مدیریت حوزه پروژه
• مدیریت هزینه
• مدیریت کیفیت
• مدیریت ذینفعان
• مدیریت تدارکات
• مدیریت ریسک
• مدیریت ارتباطات
• مدیریت منابع انسانی

که در این متن توجه ما به بحث مدیریت زمان است و قصد داریم تا مفاهیم اصلی در دانش مدیریت پروژه را با مرکزیت قرار دادن مفهوم مدیریت زمان ارائه دهیم.

مدیریت زمان پروژه چیست؟

شما در مدیریت زمان پروژه سعی می‌­کنید تا برنامه­‌ها و گام‌­های برنامه ­ریزی ­شده­‌ی یک طرح را زمان­بندی کنید. در واقع باید با ارائه یک برنامه، فعالیت‌ها را تعریف کرده و در آن تعیین کنید چه کسی مسئول چه چیزی است. با انجام این کار، ساختاری شبیه WBS یا ساختار شکست کار ایجاد می‌کنید. ساختار شکست، پروژه را به اجزای کوچک و قابل مدیریت تجزیه می‌کند که در آن هر سطح پایین‌تر، جزئیات بیشتری از کار پروژه را ارئه می‌کند.

به بیان دیگر، مدیریت زمان، شامل فرآیندهای ضروری برای مدیریت تکمیل به موقع پروژه است. یک پروژه به وظایفی تقسیم می‌شود که با تاریخ شروع، مهلت انجام هر فعالیت و بودجه هر کار، برنامه ریزی شده است. از آنجا که در مراحل پروژه، همه چیز به طور دائم در حال تغییر است، این موارد باید مرتب مورد بازبینی قرار گیرند. بنابراین شما یک «لیست وظیفه» ایجاد می‌کنید که به تمامی ابعاد پروژه توجه می‌کند.

سپس این وظایف با نوعی ترتیب منطقی تنظیم شده و وابستگی‌های میان آن‌ها بیان می‌شود. با مشخص شدن وظایف، منابع مورد نیاز برای انجام آن‌ها برآورد و اختصاص داده می‌شود. علاوه براین، مدت زمان انجام هر فعالیت نیز در این مرحله مشخص می‌شود. با مشخص کردن مسیرهای مهم و شناور برای انجام هر کار یک برنامه خواهید داشت. پس از ایجاد برنامه، لازم است آن را کنترل کنید. مدیریت و کنترل برنامه را به طور منظم انجام دهید تا مطمئن شوید کارها طبق برنامه ریزی پیش می‌رود.

6+1 گام اساسی در مدیریت زمان پروژه

گام صفر: برای مدیریت زمان بندی برنامه ریزی کنید

گام پنجم: برنامه را پیاده سازی کنید

مدیریت زمان و ارتباط آن با مدیریت یکپارچه­ سازی پروژه­ ها

یک پروژه مجموعه­ ای از کار‌ها و فرآیندهای به هم مرتبطی است که در کنار یکدیگر با تشکیل یک سیستم یکپارچه به عملکرد خود ادامه می‌­دهند.

مدیریت یکپارچه­ سازی پروژه­ ها نقشی است که در کنار هم نگه داشتن و ایجاد ارتباطات معنادار میان مؤلفه­‌های مستقل بسیار کاربردی بوده و در ارتباط مستقیم با مدیریت زمان نقش آفرینی می­‌کند. حوزه یکپارچه سازی پروژه، هدایت و مدیریت کار پروژه را نیز شامل می‌شود که تولید محصولات و خدمات قابل تحویل را به دنبال دارد.

این فرآیند تحت نظارت، تحلیل و گزارش قرار می‌گیرد تا تغییرات و مشکلات را شناسایی و کنترل کند. پروژه‌ها برای اجرا معمولاً به یک تیم سپرده می‌شوند. تیم اجرا برای رسیدن به عملکرد مناسب و تحقق اهداف مورد نظر، پیش از هر چیز، نیاز به یکپارچگی دارد. در مدیریت یکپارچگی، فرآیندهای مورد نیاز برای ادغام، یکسان سازی و هماهنگی فعالیت‌های مختلف انجام می‌شود.

برنامه ریزی سازمانی و ارتباط آن با مقوله مدیریت زمان پروژه

برنامه ریزی سازمانی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا اهداف مهمی را برای رشد کسب و کار خود تعیین و محقق کنند و روشی برای برنامه‌ریزی اهداف آینده سازمان است تا اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم انتظارات مدیریت را درک می‌کنند. برنامه ریزی سازمانی همانند ترسیم مسیر سازمان شما بر روی نقشه است. باید بدانید چه مسیری را دنبال می‌کنید تا در عرصه رقابت باقی بمانید.

برنامه ریزی­‌های سازمانی معمولاً در سه لایه مقیاس‌­بندی شده انجام می‌­شوند:

لایه راهبردی و استراتژیک برنامه کاری، لایه عملیاتی و تاکتیکی و همچنین لایه تکنیکی که گام­‌های تحقق اهداف پروژه و یا سازمان را در مقیاس‌های بزرگ به کوچک تنظیم می‌­کند.

اغلب اوقات، یک برنامه سازمانی با نگاهی به کل شرکت و اهداف بزرگتر و بلندمدت قبل از تجزیه به اهداف کوچکتر و قابل کنترل، شروع می‌شود. در حالی که مدیران سطح بالا ممکن است روند برنامه ریزی سازمانی را شروع کنند، هر کارمند بخشی از این چرخه است.

یک برنامه سازمانی مناسب چهار فاز دارد:

استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و احتمالی.

نقش مدیریت زمان در برنامه ­ریزی سازمانی بسیار مفید و حائز اهمیت است و در یک برنامه ­ریزی سازمانی تا زمانی که نتوانیم مدیریت زمان را به خوبی تنظیم کنیم، نمی‌­توان گفت که آن برنامه به صورت کاملاً عملی قابل اجرا است.

منابع:

Wrike