صحنه زیر چقدر برایتان آشناست؟

خیلی با انگیزه پشت میز کارتان نشسته‌اید تا کار را شروع کنید اما ناگهان حجم زیادی از استرس و نگرانی به سمت شما هجوم می‌آورد. فکر کردن به جلسه‌ی مهمی که در آن روز دارید و پروژه بزرگی که در پیش است، تمرکز شما را از بین می‌برد.

احتمالاً تعجب برانگیز نیست که تحقیقات نشان داده‌اند که افزایش حجم کاری، اصلی‌ترین دلیل استرس در محیط کار است؛ به همین دلیل مدیریت حجم کاری کارمندان خیلی مهم است. در این مقاله قرار است در مورد بهترین راه‌های مدیریت کردن حجم کاری و در نتیجه کاهش استرس مربوط به کار بخوانید.

ارتباط شرایط کاری با استرس

استرس، پاسخ طبیعی بدن ما به محرک‌هایی‌ست که باعث ایجاد ترس و هراس در ما می‌شوند. هراس معمولاً بدن ما را در حالت جنگ یا گریز (fight or flight mode) قرار می‌دهد که باعث ترشح دو هورمون کورتیزول و آدرنالین می‌شود. اگرچه که ترشح این هورمون‌ها در موقعیت‌های خطرناک مفید است اما می‌تواند در زندگی شخصی و کاری ما اختلال ایجاد کند و استرس کاری یکی از همان موقعیت‌هایی است که بدن ما را به سمت حالت جنگ یا گریز می‌برد. به همین دلیل لازم است که آن را کنترل کنیم.

کار کردن بیشتر همیشه منجر به نتیجه‌ی بهتر نمی‌شود. در حقیقت، شاید حتی تأثیر معکوس داشته باشد، چون استرس و کمبود خواب، خستگی روحی را هم به دنبال دارد. وقتی حجم کاری کارکنان مدیریت شود و زمان ددلاین یا تحویل پروژه‌ها معقول و منطقی باشد، کارکنان می‌توانند بین کار و زندگی‌شان تعادل برقرار کنند و این باعث می‌شود که به خوبی از حداکثر ظرفیت‌شان استفاده کنند. خبر خوب این است که با مقداری برنامه ریزی می‌توانید حجم کاری اعضای تیم‌تان را بهینه کنید و از میزان استرس کم کنید.

نقش نرم افزار مدیریت کارها در مدیریت زمان

داشتن یک to do list ساده برای مدیریت تسک‌های پیشرفته‌ی سازمان‌های مدرن امروزی مناسب نیست و خوشبختانه با پیشرفت تکنولوژی، نرم افزارهای مدیریت کار مختلفی برای اولویت‌بندی و اختصاص کارها در دسترس هستند. این ابزارها به مدیران پروژه و اعضای تیم کمک می‌کنند تا چالش‌ها را مدیریت کنند، پروژه‌ها را به موقع تحویل دهند و به شرایط استرس‌زای محل کار مسلط باشند. با کمک یک نرم افزار مدیریت کارها می‌توان تسک‌ها را به اجزای کوچک‌تری که مدیریت آن‌ها راحت‌تر است تقسیم کرد. با این روش، دقت انجام کارها بالاتر می‌رود و امکان اشتباه کمتر می‌شود و در نتیجه پروژه به موقع انجام می‌شود.

پیش بردن چند کار به صورت همزمان با نرم افزار مدیریت پروژه

به طور کلی انجام دادن همزمان چند کار توصیه نمی‌شود اما گاهی شرایط طوری است که باید کارها را به صورت موازی پیش برد. یکی از عوامل اصلی که موقع انجام چند پروژه همزمان باعث استرس و سردرگمی می‌شود، تغییر زمینه است. تغییر زمینه زمانی اتفاق می‌افتد که یک کارمند از فکر کردن روی یک کار، سراغ فکر کردن روی کار دیگری می‌رود. این تغییر ناگهانی زمینه، به طور موقت خط فکری و تمرکز کارمند را منحرف می‌کند و مقداری زمان می‌برد تا شخص با موضوع جدید سازگار شود و بتواند تمرکز کند.

در نبود یک سیستم یکپارچه و قابل اعتماد که بتواند همه‌ی پروژه‌های افراد را در خود جا دهد، کارمندان فقط از پروژه‌ای به پروژه‌ی دیگر سردرگم هستند.

برای موفقیت کارمندان در یک محیط کاری با فشار و سرعت زیاد کارها، آن‌ها باید قادر باشند بلافاصله و به وضوح هر چیزی مربوط به تسک هایشان مثل، ددلاین، میزان پیشرفت کار، تغییرات ایجاد شده و نظرات هم‌تیمی‌هایشان را ببینند. وقتی جزئیات کارهای مربوط به هر پروژه به اندازه کافی واضح باشد، راحت‌تر می‌توان چند کار را با هم پیش برد.

نقش تغییرات فرهنگ سازمانی در مدیریت بهتر

برای تکمیل پروژه‌های متعدد، یک ابزار قوی برای مدیریت پروژه ضروری است اما در عین حال باید این فرهنگ هم در سازمان جا بیفتد که اولویت بندی برای رسیدن به موفقیت ضروری است. اگر مدیری هستید که می‌خواهید کارمندانتان کارها را با موفقیت به اتمام برسانند، این که فقط از آن‌ها انتظار داشته باشید کارها را اولویت‌بندی کنند کافی نیست، باید ابزار مناسب برای این کار را هم در اختیار آن‌ها قرار دهید.

مدیران می‌توانند با کمک به کارکنان در اولویت‌بندی منطقی وظایف و پروژه‌ها، به آن‌ها کمک کنند تا استرس، سردرگمی و اشتباهاتشان کمتر شود و در نهایت نتایج کارها بهتر شود.

آیا شما آماده‌ی تغییر فرهنگ سازمانی، استفاده از ابزار مناسب برای اولویت بندی کارها و مدیریت همزمان چند پروژه هستید؟

الان شروع کنید!

منابع: Monday , Wrike , mindmeister