همیشه بر سر راه هدف نهایی مشکلاتی قرار دارند که باید آن‌ها را از میان برداریم تا همه چیز در زمان درست آن اتفاق بیفتد. برخلاف تمام تلاش‌هایی که برای پیش برد یک پروژه انجام می‌شود اما گاهی ممکن است پروژه به سرانجام نرسد. از سری عواملی که در شکست پروژه موثر هستند می‌توان به نداشتن اطلاعات کافی، خطاهایی که در حین جمع‌آوری داده‌ها اتفاق می‌افتد، خوش‌بینی بیش از حد و برآورد اشتباه منابع مالی و … اشاره کرد.

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه به جمع‌آوری اطلاعات و مدیریت آن‌ها و سپس تجزیه و تحلیل داده‌های یافت‌شده، گفته می‌شود؛ با این کار کیفیت حفظ شده، بر زمان و هزینه‌ها کنترل داشته و برای رسیدن به هدف نهایی به‌شکل درستی برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد. اصول کنترل پروژه شامل شروع پروژه، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل آن، برقراری ارتباط، برآورد هزینه‌ها و در نهایت تهیه برنامه زمان‌بندی برای پروژه می‌باشد. از کنترل برای تشخیص مشکلات احتمالی، پیش از وقوع آن‌ها، در هنگام انجام پروژه استفاده می‌شود.

کنترل پروژه فرآیندی است که در طی پروژه برای بررسی وضعیت آن، پیش‌بینی نتایج احتمالی و به‌منظور بهبود عملکرد آن تکرار می‌شود. این فرآیند به مدیر پروژه کمک می‌کند تا پیش از بزرگ شدن مشکلات، آن‌ها را شناسایی و حل کند.

در فرآیند کنترل لازم است مدیر پروژه، با استفاده از ابزارهای اندازه‌گیری مختلف از انحرافات موجود مطلع شود تا بتواند در صدد برطرف کردن آن‌ها برآید و پروژه را به مسیر اصلی خود بازگرداند.

فرآیند کنترل پروژه

• برنامه‌ریزی پروژه

از مراحل مهمی است که در آن کنترل‌کننده‌ها و مدیران پروژه با یکدیگر همکاری می‌کنند. این همکاری می‌تواند برای ارائه یک برنامه جدید باشد و یا هزینه نهایی در آن برآورد شود؛ همه این موارد به بخش برنامه‌ریزی مرتبط است.

• بودجه بندی

حضور مرحله بوجه‌بندی در فرآیند کنترل برای محاسبه هزینه‌ها به‌طور دقیق، ضروری است. به کمک بودجه‌بندی می‌توان یک مدل شفاف به مدیران ارشد و سایر اعضا نشان داد تا با توجه به آن جریان مالی در طی پروژه مدیریت شود.

• مدیریت ریسک

با شناسایی خطراتی که در پروژه پیش می‌آیند و تهیه برنامه‌هایی به منظور جلوگیری از آن‌ها می‌توانیم از اختلالاتی که در هنگام پیش برد آن رخ می‌دهند، پیشگیری کنیم. مدیریت ریسک راه خوبی برای برنامه ریزی ارائه می‌کند.

• مدیریت دامنه تغییرات

با مدیریت تغییرات و بررسی تاثیری که بر پروژه می‌گذارند، می‌توان از تاثیر منفی آن‌ها بر هدف نهایی جلوگیری کرد.

• مدیریت و نظارت بر پروژه

برای کنترل صحیح پروژه باید در بازه‌های زمانی مشخص، میزان پیشرفت آن بررسی شود. میزان منابع مصرف‌شده و داده‌هایی از جمله زمان و بودجه و داده‌های مرتبط با آن‌ها که غیرقابل پیش‌بینی هستند نیز جمع‌آوری و ثبت می‌شوند.

• پیش‌بینی

با استفاده از فرمول‌های استاندارد و روش‌های ترکیبی، دقت برآورد افزایش می‌یابد و در نتیجه کنترل کنندگان و مدیران می‌توانند بین بودجه واقعی و بودجه موردانتظار تعادل ایجاد کنند و پیش از رسیدن به مرحله کمبود بودجه، راه‌حلی برای آن ارائه دهند.

• اقدامات اصلاحی

در کنترل صحیح پروژه سعی بر این است که پروژه از مسیر اصلی خود منحرف نشود. در صورتی‌که حین تحلیل و بررسی پروژه، انحرافی پیش روی آن باشد، باید اقدامات جلوگیری کننده و در نهایت اقدامات اصلاحی صورت گیرد تا انحراف از بین رفته و پروژه از مسیر اصلی خود خارج نشود.

• گزارش‌نویسی

تهیه گزارشی از اطلاعات به‌دست آمده یک منبع بسیار ارزشمند است. این تصمیمات در پیش‌برد پروژه به شکل بهینه بسیار تاثیرگذار است.گزارش‌ها باید در بازه‌های زمانی مشخص و به‌صورت مختصر و مفید تهیه شده و به مدیر پروژه ارائه شود.

• بیشتر بخوانید: اهمیت مستندسازی سازمانی

اصول کنترل پروژه

به‌طورکلی کنترل را می‌توان به سه بخش اساسی تقسیم کرد. این سه بخش شامل پیشگیری (Prevention)، تشخیص (Detection) و اقدام (Action) یا به اختصار PDA می‌باشد.

در این بخش قصد داریم تا اصول کنترل پروژه را دقیق‌تر و با مثال، بررسی کنیم:

• پیشگیری

همه ما این جمله را شنیده‌ایم که پیشگیری بهتر از درمان است. همانطور که برای حفظ سلامت جسمانی خود باید مراقب باشیم که بیمار نشویم، برای کنترل کردن پروژه هم این روش صدق می‌کند. به منظور رسیدن به نتیجه نهایی باید از انحراف آن جلوگیری شود. فعالیت‌های کلیدی از جمله دقت در برنامه‌ریزی، برقراری ارتباط موثر، نظارت مداوم بر عوامل خطرساز و حل مسائل احتمالی، می‌توانند به حفظ سلامتی پروژه کمک کند.

• تشخیص

مانند سیستم هشدار اولیه عمل می‌کند. در کنترل آن باید انحرافات(واریانس‌ها) به سرعت تشخیص داده‌شوند. هرچه زودتر بتوانیم واریانس‌ها را تشخیص داده و علیه آن‌ها اقدامی انجام دهیم، احتمال برگشت به مسیر اصلی پروژه و رسیدن به موفقیت، بیشتر است. نکته کلیدی برای تشخیص زودهنگام استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای کنترل پروژه است. از راه‌های رایج تشخیص، ارائه گزارش عملکرد و برگزاری جلسات بازبینی در بازه‌های زمانی مشخص است.

• اقدام

یکی از اصول کنترل پروژه، اقدام می‌باشد. برای کنترل موثر پروژه لازم است که پس از تشخیص واریانس، پاسخ مناسب و به موقعی ارائه شود. چند نوع اقدام وجود دارد که از جمله آن‌ها می توان به اقدامات اصلاحی و اقدام بر اساس تجربیات اشاره کرد.

تجربیات منابع مهمی برای بهبود عملکرد در پروژه فعلی و پروژه‌های آینده هستند.

مزایای کنترل پروژه

بر کسی پوشیده نیست که میان کنترل و موفقیت پروژه رابطه مستقیمی وجود دارد. احتمال دستیابی به اهداف اصلی برای کسانی که کنترل را امری حیاتی می‌دانند و به آن توجه ویژه دارند، بسیار بالا است.

در گذشته از مهندسان باتجربه به‌عنوان کنترل‌کنندگان پروژه استفاده می‌شد اما امروزه یکی از گرایش‌های اصلی رشته‌های مهندسی محسوب می‌شود؛ زیرا اجرای صحیح یک پروژه مبتنی بر یک طرح قوی است و این کار با کنترل مناسب پروژه انجام‌پذیر است. این واقعیت که شکست در یک پروژه می تواند سود یک سال را از بین ببرد باعث می‌شود تا با استفاده از کنترل و مدیریت بحران‌های مالی، احتمال شکست را به حداقل برسانید.

این مزایا عبارتند از:

• پیش‌بینی و کاهش هزینه‌های پروژه
• تخمین تاریخ اتمام پروژه
• کاهش انحراف از اهداف اصلی
• جمع‌آوری اطلاعات قابل استفاده در پروژه‌های آینده
• ایجاد مزیت رقابتی

تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه

به‌طور کلی کنترل زیرمجموعه مدیریت پروژه محسوب می‌شود. در کنترل، تمرکز برروی مدیریت هزینه و برنامه‌ها است؛ اما در مدیریت، اطلاعات کلی پروژه جمع‌آوری شده و درباره آن‌ها تصمیم‌گیری می‌شود. مدیر مسئولیت هدایت گروه را برعهده دارد در حالی‌که کنترل‌کننده پروژه وظیفه دارد مسائل مربوط به هزینه ها و برنامه کلی پروژه را به مدیریت یادآوری کند.

در نهایت، کنترل برای موفقیت مدیریت پروژه، امری ضروری است؛ به همین دلیل لازم است نیرویی متخصص مسئولیت کنترل را برعهده بگیرد تا بتواند در زمان مناسب، صاحبان پروژه را نسبت به مشکلات احتمالی مطلع سازد تا آن‌ها فرصت اصلاح داشته باشند.

• بیشتر بخوانید: مدیر پروژه چه کارهایی انجام می‌دهد؟

رابطه کنترل و برنامه‌ریزی پروژه

برای دستیابی به موفقیت در هر کاری نیاز به برنامه‌ریزی است. برای موفقیت در پروژه و به اتمام رساندن آن در زمان به‌‌خصوص، با بودجه و کیفیتی مشخص هم نیاز به برنامه‌ریزی می‌باشد. برنامه‌ریزی فرآیندی است برای هدف‌گذاری که مسیر و روش‌های دستیابی به هدف را تعیین می‌کند. پس از جمع‌آوری اطلاعات و برگزاری جلسات مدیریتی و کارشناسی برنامه تهیه خواهدشد.

کنترل پروژه وظیفه اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین‌شده را دارد. این رابطه باعث می‌شود اگر پروژه از مسیر اصلی خود خارج شد، علل اصلی آن مشخص شود و بتوان با سرعت مطلوبی به مسیر اصلی پروژه بازگشت.

به طور کلی می‌توان رابطه بین برنامه ریزی و کنترل را به 3 بخش تقسیم کرد:

1. تعیین وضعیت فعلی پروژه

2. مقایسه وضعیت فعلی با آنچه برنامه‌ریزی شده

3. اقدام اصلاحی (در صورت نیاز).

چالش‌های کنترل پروژه

با توجه به این مسئله که کنترل پروژه به‌عنوان یک رشته مهندسی دارد به حیات خود ادامه می‌دهد، سوال این است که آیا نتیجه به‌دست آمده از کنترل، با آن‌چه انتظار می‌رود مطابقت دارد؟ نتایج با یکدیگر سازگار هستند؟

زمانی‌که پروژه‌ای با شکست مواجه می‌شود، افراد بر کارآیی کنترل شک می‌کنند.

در نتیجه در اجرای صحیح کنترل چالش‌هایی پیش‌روی تیم است:

کنترل باید صورت گیرد، نه نظارت 

از چالش‌های بزرگ در مسیر کنترل، نظارت منفعلانه به جای کنترل فعال است. کنترل، به تصمیم‌گیری فعالانه بر اساس گزارشات و تحلیل‌ها گفته می‌شود.

کنترل یک هزینه اضافی در پروژه 

کنترل آنچنان که باید مورد توجه قرار نمی‌گیرد و حتی از آن به‌عنوان هزینه سربار یاد می‌شود. این تصور دور از واقعیت است و کنترل درست پروژه می‌تواند از ضرر و زیان‌های پروژه جلوگیری کند در حالی‌که اگر جلوی آن‌ها گرفته نشود می‌توانند آثار مخربی از خود بر جای بگذارند.

مقاومت در برابر نقش کنترل‌کننده 

برخی افراد نسبت به شغل کنترل‌کننده مقاومت نشان می‌دهند و برای غلبه بر این موضوع لازم است مشارکت ایجاد شود. کنترل‌کننده باید به‌طور مداوم چرخه حیات پروژه را بررسی کرده و از انحراف آن جلوگیری کند.

استفاده از فرآیندهای دستی و منسوخ 

در تیم‌ها حتی اگر آگاهی نسبت به مسئولیت کنترل‌کننده وجود داشته‌باشد، اما استفاده از ابزارهای کنترل‌کننده برای مدیریت ماتریس‌های ریسک و ایجاد تغییر در درخواست‌ها بسیار سخت می‌باشد و ابزارهای دست و پاگیر و دستی را به آن‌ها ترجیح می‌دهند.

اعضای تیم کنترل پروژه

لازم است بدانید که وظیفه کنترل در پروژه تنها بر عهده یک شخص نمی‌باشد و پشت این مسئولیت مهم یک تیم قرار دارد. تیمی که باید با مشورت و بر اساس اصول پروژه، پروژه را کنترل کرده و به هدف نهایی برسانند.

مدیر پروژه، بخش مالی، تیم تدارکات، بخش فنی، فروشندگان و … از اعضای کنترل‌کننده پروژه هستند.

نرم افزار کنترل پروژه

نرم‌افزار کنترل پروژه، نرم افزاری است که برای برنامه ریزی، مدیریت زمان و کارها و تخصیص بهتر منابع استفاده می شود و همچنین افراد  در جریان پیشرفت پروژه و راهبردهای کلی مورد نیاز قرار می گیرند،همتیک یکی از بهترین نرم افزار کنترل پروژه فارسی است که تقریبا تمام نیازهای شما را در کنترل پروژه برآورده می کند،برای استفاده رایگان از امکانات پایه این نرم افزار روی دگمه زیر کلیک کنید.