از مدیریت هزینه پروژه‌ها زیاد شنیده‌اید. شاید به گوشمان کلیشه‌ای به نظر برسد و حتی نخواهیم یک خط جدید درباره آن بخوانیم. اما اگر سر و کارتان با هر پروژه‌ای باشد، امکان ندارد هر بار برای مدیریت هزینه‌های آن به چالش برنخورید. پس تا وقتی که دل به دل این موضوع ندهیم و به درک درستی از آن نرسیم، فایده نخواهد داشت.

مدیریت هزینه پروژه، به عنوان یکی از اصول بنیادین در موفقیت یک پروژه، نقش حیاتی و حساسی را ایفا می‌کند. این موضوع، جزئی اساسی از هر فعالیت یا تلاشی است که به عنوان یک پروژه شناخته می‌شود. از ابتدای طراحی و برنامه‌ریزی تا اجرا و انجام پروژه، مدیریت هزینه تأثیر مستقیمی بر مسیر، کیفیت، و موفقیت نهایی پروژه دارد.

در هر صنعت و هر نوع پروژه‌ای، مدیریت هزینه به معنای واقعی، جوهره‌ای از تصمیم‌گیری‌ها، مدیریت و سازماندهی است. این موضوع نه تنها تعیین‌کننده قابلیت دستیابی به اهداف مالی پروژه است، بلکه از جهات مختلف، از جمله تضمین کیفیت، رضایت مشتری و مدیریت منابع، نقش تاثیرگذاری را بازی می‌کند.

مدیریت هزینه پروژه به ویژه در دنیای امروزی، با تغییرات پیوسته و فشارهای مختلف، به یکی از مهم‌ترین چالش‌ها برای مدیران و تیم‌های پروژه تبدیل شده است.

از این‌رو، بررسی عمیق و شناخت دقیق اصول، رویکردها و بهترین روش‌های مدیریت هزینه پروژه، اساسی برای دستیابی به یک پروژه موفق و سودآور می‌باشد.

در این مقاله، به گونه‌ای به بررسی این مبحث پرداخته‌ایم که به مدیران و علاقه‌مندان به مدیریت پروژه کمک شایانی برای درک بهتر این حوزه و ارتقاء مهارت‌های لازم برای مدیریت هزینه ارائه شود.

اما قبل از آن خوب است یکی از مثال‌هایی که اهمیت مدیریت هزینه پروژه را نشان می‌دهد، بزنیم تا از ارزش مطالب باخبر شوید. احتمالا شما هم فیلم «بی‌پولی‌» را تماشا کردید. نمونه‌ای ناموفق از مدیریت هزینه یک زندگی که به مثابه یک پروژه بود.

پس بیایید با همین تمثیل جلوتر برویم و به درک بهتری از مدیریت هزینه برسیم!

مدیریت هزینه پروژه چیست؟

هدف سازمان‌ها این است که در پروژه‌های خود موفق شوند و انتظارات مشتری و همچنین اهداف داخلی خود را برآورده سازند. اما واقعیت در عمل چیست؟ در گزارش PMI چهارده درصد از پروژه‌های فناوری اطلاعات بررسی شده، به عنوان پروژه شکست خورده تلقی شدند. تنها 57 درصد از پروژه‌ها با بودجه اولیه خود به پایان رسیدند و بقیه از هدفی که برای خود تعیین کرده بودند، فراتر رفتند.

خب این خیلی هم خبر خوبی برای شرکت‌ها نیست! زیرا مازاد هزینه‌ها نه تنها بر حاشیه سود آن‌ها تأثیر می گذارد، بلکه مانع توانایی اجرای پروژه‌های آینده می‌شود. درک اینکه مدیریت هزینه پروژه چیست و چگونه می‌توان در آن موثر بود، می‌تواند برای سازمان‌ها مفید باشد تا در مسیر خود باقی بمانند.

از این رو، مدیریت هزینه پروژه یکی از ارکان کلیدی مدیریت پروژه است و صرف نظر از حوزه، اعم از تولید، خرده فروشی، فناوری، ساخت و ساز و غیره مرتبط است.

مدیریت هزینه پروژه، روشی است که شما منابع مالی را برای هر پروژه معینی تخمین زده و تخصیص می‌دهید. مدیریت خوب هزینه پروژه به مدیران پروژه کمک می‌کند تا هزینه‌ها را ردیابی و پیش‌بینی کنند و در صورت نیاز، مسیر پروژه را اصلاح کنند تا نیازهای آن برآورده شود.

مزایای تمام‌نشدنی مدیریت هزینه پروژه

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، گوشمان از شنیدن مزایای مدیریت هزینه پر شده است. اما بد نیست که گریزی به برخی از مهم‌ترین مزیت‌های آن نیز بزنیم تا سر و کارمان به شرایط ایرج و شکوه در بی‌پولی نیفتد.

برخی از مهم‌ترین مزیت‌ها که اهمیت مدیریت هزینه را دو چندان می‌کند؛ به این شرح است:

• مدیریت هزینه، پروژه‌ها را در محدوده پارامترهای بودجه نگه می‌دارد
• مدیریت هزینه، ریسک هزینه‌های پیش بینی نشده را کاهش می‌دهد
• مدیریت هزینه، به مدیران کمک می‌کند تا از قبل برنامه‌ریزی کنند
• مدیریت هزینه می‌تواند هزینه‌های یک پروژه را کاهش دهد
• مدیریت هزینه، پیشرفت پروژه را میسر می‌کند

درک اهمیت مدیریت هزینه پروژه، آسان است. یک مثال ساده و واقعی، این است که اگر تصمیم به ساختن خانه دارید، اولین کاری که باید انجام دهید تعیین بودجه است!

وقتی متوجه شدید که چقدر باید برای پروژه هزینه کنید، گام بعدی این است که بودجه برای موارد با اولویت بالا و موارد فرعی تقسیم نمایید.

این بودجه تعیین شده، نقاط تصمیم ‎گیری حیاتی را مشخص می‌کند. مثلا: کدام طراح را استخدام کنیم؟ کسی که پروژه را به صورت نهایی اما ایده‌آل تحویل دهد، یا کسی که بتواند با چند مورد مواد اولیه کمک کند و بتواند با بودجه کمتری کار کند؟ ساختار باید چطور باشد؟ چه کیفیتی از مواد باید استفاده شود؟

بدون بودجه از پیش تعریف شده، نه تنها پاسخ دادن به این سؤالات دشوار است؛ بلکه ارزیابی اینکه آیا پس از انجام پروژه در مسیر درستی پیش می‌روید، غیرممکن می‌شود.

در سازمان‌های بزرگ، به دلیل اجرای همزمان چندین پروژه، تغییر در مفروضات اولیه و اضافه شدن هزینه‌های غیرمنتظره، مقیاس این مشکل بیشتر می‌شود. اینجاست که مدیریت هزینه می‌تواند در نقش استاد ایرج ظاهر شود، به شرطی که شما دست کمک او را رد نکنید.

پس یادتان نرود که با اجرای شیوه‌های مدیریت هزینه کارآمد، شما می‌توانید:

• انتظارات روشنی را با ذینفعان تعیین کنید
• پیشرفت را پیگیری کنید و با اقدامات اصلاحی با سرعت به تغییرات پاسخ دهید
• حاشیه مورد انتظار را حفظ کنید، بازگشت سرمایه (ROI) را افزایش دهید و از ضرر پروژه جلوگیری کنید
• داده‌ها را به عنوان معیار پروژه‌های آینده ثبت کنید و روند هزینه‌های بلندمدت را دنبال کنید

مدیریت هزینه پروژه چطور انجام می‌شود؟

اما سوال اصلی این است که چطور در مدیریت هزینه‌ها موفق باشیم؟ یعنی چطور راهی که ایرج رفت را نرویم و خودمان را از آن مهلکه نجات دهیم؟

در واقع چهار مرحله در مدیریت هزینه پروژه وجود دارد که می‌توان با طی کردن آن‌ها، خود را از مسیرهایی که منتهی به «بی‌پولی» می‌شوند، دور کنیم.

در حالی که مدیریت هزینه به عنوان یک فرآیند مستمر در نظر گرفته می‌شود، اما می‌توان انجام آن را در چهار مرحله تقسیم کرد:

برنامه‌ریزی منابع، برآورد، بودجه‌بندی و کنترل.

این موارد، عمدتاً متوالی هستند، اما ممکن است برخی از تغییرات منابع در میانه پروژه اتفاق بیفتد و بودجه‌ها را مجبور به تعدیل کند. یا انحرافات مشاهده شده در طول فرآیند کنترل، می‌تواند نیاز به تجدید نظر در برآورد هزینه را ایجاد کند.

4 مرحله اصلی مدیریت هزینه موفق در پروژه

اما اجازه دهید هر یک از این چهار مرحله را با جزئیات بررسی کنیم.

برنامه‌ریزی منابع پروژه

برنامه‌ریزی منابع، فرآیند شناسایی منابع مورد نیاز برای اجرای یک پروژه و تکمیل آن است. نمونه‌هایی از منابع افراد (مانند کارمندان و پیمانکاران) و تجهیزات (مانند زیرساخت ها، وسایل نقلیه بزرگ ساختمانی و سایر تجهیزات تخصصی در عرضه محدود) هستند.

برنامه ریزی منابع در ابتدای پروژه، قبل از شروع هر کار عملیاتی‌ای نیاز است، انجام شود. اینطوری با احتمال کمتری به سرنوشت ایرج دچار می‌شوید که با تکیه بر هر منبع غیرواقعی‌ای خود را در بحران انداخت.

برای شروع، مدیران پروژه ابتدا باید ساختار شکست کار (WBS) را آماده کنند. آن‌ها باید به هر یک از وظایف فرعی در WBS نگاه کنند و بپرسند چند نفر، با چه نوع مهارت‌هایی برای تکمیل این کار مورد نیاز هستند؟ و چه نوع تجهیزات یا موادی برای تکمیل این کار مورد نیاز است؟

با اتخاذ این رویکرد در سطح وظیفه، این امکان برای مدیران پروژه فراهم می‌شود که فهرستی دقیق و کامل از تمام منابع ایجاد کنند که این مورد پس از آن، به عنوان ورودی به مرحله بعدی برآورد هزینه‌ها وارد می‌شود.

چند نکته که در طول فرآیند باید در نظر گرفته شود:

1- قبل از تعیین وظایف فرعی و منابع مربوطه، داده‌های سابق، برنامه‌ها و تلاش‌های گذشته را در نظر بگیرید.

2- از شرکت‌های کوچک و متوسط ​​و اعضای تیم بازخورد بگیرید. یک رویکرد مشارکتی به‌ویژه در پروژه‌هایی که داده‌ای از گذشته برای استفاده ندارند، به خوبی کار می‌کند.

3- تاثیر زمان بر نیاز به منابع را ارزیابی کنید. به عنوان مثال، یک منبع ممکن است تنها پس از چند ماه در دسترس باشد و برنامه پروژه را به تعویق بیندازد. این می‌تواند بر برآورد هزینه تأثیر بگذارد. حتی با وجود در نظر گرفتن شرایط داخلی کشور، ممکن است در گذشت زمان، برآوردها تغییر یابد.

4- اگرچه این مرحله در برنامه‌ریزی اتفاق می‌افتد، اما مدیران پروژه باید واقعیت‌های عملیات را در نظر بگیرند. به عنوان مثال، ممکن است نیاز به یک منبع با تخصص خاصی را شناسایی کنید، اما اگر چنین منبعی در سازمان در دسترس نباشد، باید به فکر استخدام یک پیمانکار باشید یا تیم خود را آموزش دهید تا سرعت آن‌ها را به روز کند. همه این متغیرها بر مدیریت هزینه تاثیر می‌گذارند.

برآورد هزینه

برآورد هزینه، فرآیند کمی کردن هزینه‌های مرتبط با تمام منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه است. برای انجام محاسبات هزینه به اطلاعات زیر نیاز داریم:

• منابع مورد نیاز (خروجی از مرحله قبل)
• قیمت هر منبع (به عنوان مثال، هزینه کارکنان در ساعت، هزینه‌های استخدام فروشنده، هزینه‌های تهیه سرور، نرخ مواد در هر واحد، و غیره)
• مدت زمانی که هر منبع مورد نیاز است
• فهرست مفروضات
• خطرات احتمالی
• هزینه‌های پروژه گذشته و معیارهای صنعت، در صورت وجود
• بینش سلامت مالی و ساختارهای گزارشگری شرکت

تخمین احتمالاً دشوارترین مرحله در مدیریت هزینه است زیرا دقت کار و حساسیت در اینجا بسیار بالاست. همچنین مدیران پروژه باید عواملی مانند هزینه‌های ثابت و متغیر، سربار، تورم و ارزش زمانی پول را در نظر بگیرند.

هر چه انحراف بین برآورد و هزینه‌های واقعی بیشتر باشد، احتمال موفقیت یک پروژه کمتر است. با این حال، مدل‌های تخمین زیادی برای انتخاب وجود دارد. اگر داده‌هایی کافی از هزینه‌کردهای گذشته از پروژه‌های مشابه دارید، تخمین مشابه انتخاب خوبی است.

برخی از سازمان‌ها رویکردهای ریاضی مانند مدل سازی پارامتری یا تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) را ترجیح می‌دهند.

البته باید اشاره داشت که پس از آن انتخاب بین استفاده از رویکرد بالا به پایین در مقابل از پایین به بالا وجود دارد. از بالا به پایین معمولا زمانی کار می‌کند که داده‌های هزینه‌های گذشته در دسترس باشد.

در این زمینه، مدیران پروژه معمولاً تجربه اجرای پروژه‌های مشابه را دارند و بنابراین می‌توانند به خوبی پاسخ دهند. پایین به بالا برای پروژه‌هایی که سازمان‌ها در آن‌ها تجربه زیادی ندارند، کار می‌کند. بنابراین، منطقی است که برآورد هزینه را در یک سطح کار محاسبه کنیم و سپس آن را به سطح بالا بیاوریم.

بودجه‌بندی هزینه

بودجه‌بندی هزینه را می‌توان به عنوان بخشی از برآورد و پیش‌بینی یا به عنوان فرآیند جداگانه خود در نظر گرفت. بودجه‌بندی فرآیند تخصیص هزینه‌ها، به بخش خاصی از پروژه تعلق می‌گیرد. بودجه‌ها همچنین باید شامل ذخایر احتیاطی تخصیص یافته برای مدیریت هزینه‌های غیرمنتظره هم باشند.

به عنوان مثال، فرض کنید کل هزینه‌های برآورد شده برای پروژه‌ای که بیش از سه سال اجرا می‌شود، 2 میلیارد است. با این حال، از آنجایی که تخصیص بودجه تابع زمان است، مدیر پروژه تصمیم می‌گیرد فعلاً فقط دو فصل اول را در نظر بگیرد.

آن‌ها موارد کاری را که باید تکمیل شود، شناسایی می‌کنند و بودجه‌ای مثلاً 350 میلیونی برای این دوره زمانی و این موارد کاری اختصاص می‌دهند. مدیر پروژه برای رسیدن به این عدد از WBS و برخی از روش‌های تخمین مورد بحث در بخش قبل، می‌تواند استفاده کند.

دقت کنید…

بودجه بندی یک خط پایه هزینه ایجاد می‌کند که بر اساس آن می‌توانیم به اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد هزینه پروژه ادامه دهیم. اگر بودجه نبود، کل هزینه برآورد شده یک رقم انتزاعی باقی می‌ماند و اندازه‌گیری در میانه راه دشوار بود.

ارزیابی عملکرد پروژه فرصتی را برای ارزیابی میزان بودجه برای فازهای آینده پروژه ایجاد می‌کند. پس به این شکل شما تا ته یک چاه مانند ایرج نمی‌روید که تنها انتخاب‌تان غرق شدن باشد. بلکه در میانه راه با بررسی بودجه‌بندی، از درستی جایی که هستید اطمینان حاصل می‌کنید.

دلیل دیگر برای تثبیت بودجه این است که سازمان ها اغلب برای تأمین مالی خود به جریان های نقدی مورد انتظار آینده متکی هستند. در طول مراحل اولیه، مدیر پروژه دارای استخر مالی محدودی است و باید اهداف را بر اساس آن تعیین کند. این شبیه به ساخت فونداسیون و یک طبقه خانه در چند ماه اولیه است و بعداً بقیه پروژه را تکمیل می کنید، زیرا بیشتر صرفه جویی می کنید.

کنترل هزینه

کنترل هزینه فرآیند اندازه‌گیری انحرافات هزینه‌ها از پایه و انجام اقدامات مناسب، مانند افزایش بودجه تخصیص یافته یا کاهش دامنه کار، برای اصلاح آن شکاف است. کنترل هزینه، یک فرآیند مستمر است که در طول چرخه عمر پروژه، انجام می‌شود. در اینجا علاوه بر اندازه‎‌گیری، بر گزارش به موقع و واضح نیز، تاکید می‌شود.

همراه با خط پایه هزینه، برنامه مدیریت هزینه هم یک ورودی ضروری برای کنترل هزینه است. این طرح حاوی جزئیاتی مانند نحوه سنجش عملکرد پروژه، آستانه انحرافات، اقداماتی که در صورت نقض آستانه انجام خواهد شد و فهرست افراد و نقش‌هایی که دارای اختیارات اجرایی برای تصمیم‌گیری هستند، می‌باشد.

مدیریت ارزش کسب شده (EVM) یکی از محبوب‌ترین رویکردها برای اندازه گیری عملکرد هزینه است. بیایید یک مثال بزنیم.

مثال عملیاتی برای مدیریت هزینه پروژه

در پایان یک هفته، پیشرفت کار X را اندازه‌گیری می‌کنید و متوجه می‌شوید که ۲۵٪ کامل شده است. حال، چگونه ارزیابی می‌کنید که آیا در مسیر رسیدن به بودجه کار هستید؟

یک مدیر پروژه، ابتدا مقدار برنامه‌ریزی شده برای این کار (در مرحله برنامه‌ریزی) را محاسبه می‌کند. فرض کنید کار X بودجه‌ای معادل 400 میلیون تومان دارد و انتظار می‌رود تا پایان هفته 50٪ تکمیل شود.

اکنون، شما همچنین هزینه واقعی (AC) کار را تعیین می‌کنید که شامل متغیرهای دیگری مانند هزینه تجهیزات و مواد (مثلاً 80 میلیون =AC ) می شود.

واریانس زمان بندی منفی نشان می‌دهد که کار عقب افتاده است، اما واریانس مثبت هزینه نشان می‌دهد که این کار کمتر از بودجه مورد انتظار هزینه ببرده است و می‌توانید ادامه دهید. پس کفگیرتان ته دیگه نخورده است.

در حالی که با صدها کار در پروژه های بزرگ سروکار دارید، کنترل هزینه می‌تواند سطح شفافیتی را که تصمیم گیرندگان برای پاسخ سریع به موقعیت نیاز دارند، فراهم کند.

توصیه‌هایی برای مدیریت هزینه پروژه بعدی شما

با وجود ابهامات و چالش‌های این مبحث، همان‌طور که گفتیم چیزی از اهمیت آن کم نمی‌شود. در نتیجه باید به درک خوبی از مطالب گفته شده برسید تا بتوانید با اعداد و ارقام واقعی و درست در پروژه‌ها به خروجی‌ای که باید برسید.

رسیدن به سرنوشت ایرج در فیلم بی‌پولی، ممکن است برای همه ما در پروژه‌های مختلف شخصی یا کاری متحمل باشد. اما این شما هستید که می‌توانید با پیاده‌سازی همین اقدامات خلاصه که همتیک برای شما ارائه کرده است، به نتیجه برسید.

تا دیدار بعد، امیدواریم بودجه‎ های پروژه‌تان به باد نرفته باشد… 😊

منابع:

ecosys, Wrike, Forbes