تصوری که همه از مدیران پروژه دارند، شاید چیزی شبیه به کارآگاه گجت باشد. کسی که در مدیریت بی‌نهایت کار و هدف قهرمانانه ظاهر می‌شود. اما این تصور بدون یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه، چقدر امکان‌پذیر خواهد بود؟

چرا باید از سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) استفاده کرد؟

یک چالش مشابه برای مدیران پروژه، مدیریت اطلاعات فراوانی است که روزانه با آن سر و کار دارند. همان‌طور که می‌دانیم هر پروژه‌، حاوی اطلاعات، اسناد و گزارشات زیادی است. در نتیجه مدیر پروژه، همیشه باید به دنبال ابزار یا تکنیکی برای مدیریت این حجم بالای اطلاعات باشد. 

سیستم مدیریت اطلاعات پروژه، دقیقا همان عصای جادویی است که به کمک مدیران پروژه می‌آید. Project Management Information System که به اختصار PMIS خوانده می‌شود، یک سیستم برای سازماندهی تمام اطلاعات پروژه است که کمک می‌کند پروژه از مسیر خود خارج نشود. 

اما یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه دقیقا چیست؟

سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) یک نرم‌افزار است که جریان داده‌ها و اطلاعات پروژه را سازمان‌دهی و کنترل می‌کند.

مدیران پروژه از PMIS برای برنامه‌ریزی، نظارت و اجرای پروژه‌های تحویلی خود استفاده می‌کنند. آن هم به صورتی که مدیریت کارآمدتری دارند و در دریایی از اطلاعات نامتناهی غرق نمی‌شوند. 

مدیران پروژه با سیستم‌های مدیریتی متفاوتی برای انتخاب روبه‌رو هستند. اگر چه این سیستم‌های مدیریت اطلاعات پروژه، ممکن است از نظر وسعت یا پیچیدگی متفاوت باشند، اما همه‌ی آن‌ها ویژگی‌های مشترکی مانند مدیریت کار، جمع‌آوری اطلاعات و زمان‌بندی وظایف مشترک را دارند.

در نتیجه انتخاب هر کدام از آن‌ها، متناسب با سبک کاری مدیر پروژه اثربخشی کافی را دارد. 

PMIS یا مدیریت اطلاعات پروژه چگونه کار می‌کند؟

قبل از بررسی کاربردهای منحصر به فرد PMIS، اجازه دهید یک نگاه دقیق‌تر به نحوه عملکرد PMIS در مدیریت یک پروژه داشته باشیم. 

در واقع سیستم مدیریت اطلاعات پروژه، بر اساس هر مرحله از پروژه عملکرد متفاوتی دارد. در این سیستم‌ها سعی شده است که با نیازهای مدیر پروژه تطابق ایجاد شود و به تکمیل الزاماآشنایی کامل با مراحل مدیریت پروژهت هر فاز خاص از پروژه کمک شود. در ادامه به بررسی هر کدام خواهیم پرداخت:

• بیشتر بخوانید: آشنایی کامل با مراحل مدیریت پروژه

در فاز شروع پروژه، سیستم مدیریت اطلاعات می‌تواند در موارد زیر مفید باشد:

• تنظیم بودجه اولیه پروژه، شامل برآورد هزینه و منابع
• تشریح محدوده و فازهای پروژه و تهیه مناقصه‌
• برنامه‌ریزی وظایف پروژه و واگذاری آن‌ها به اعضای تیم مربوطه
• سازماندهی اطلاعات پروژه و تهیه گزارش‌های لازم برای ارائه به ذینفعان کلیدی

سیستم مدیریت اطلاعات پروژه در فاز برنامه‌ریزی پروژه، بهترین همراه شما در این موارد خواهد بود:

• برنامه‌ریزی عمیق پروژه که شامل تجزیه و تحلیل مسیر، پیش‌بینی وضعیت بحرانی و کارهای مرتبط است.
• مدیریت هزینه و بودجه، از جمله کنترل‌ بر روی هزینه‌ها، تجزیه و تحلیل بودجه و نتایج هزینه‌ها در راستای رسیدن به شاخص های کلیدی عملکرد ( KPI)
• برنامه‌ریزی منابع کل پروژه، شناسایی منابع موجود و تهیه یک برنامه اضطراری برای مواردی که ممکن است، بعدا مورد نیاز باشد.
• ایجاد معیارهای پایه در راستای بررسی برنامه، هزینه و محدوده پروژه

در فاز اجرای پروژه، با توجه به تعدد ذی‌نفعان داخلی و خارجی که تعاملات و مکالمات هر کدام، بخشی از گزارشات پروژه محسوب می‌شود؛ PMIS یکی از الزامات در راستای موارد زیر است:

• جمع‌آوری و نگهداری تمام تعاملات، توصیه‌ها، فایل‌ها و اسناد تیم پروژه در یک مرکز واحد که برای همه ذینفعان به راحتی و در امنیت قابل دسترس است.
• امکان‌پذیر کردن مقایسه داده‌ها و شرایط فعلی پروژه با تخمین‌های پروژه در مرحله برنامه‌ریزی
• امکان بررسی پیش‌بینی‌ها و برنامه‌ریزی‌های هزینه و بودجه توسط مدیران پروژه در اواسط مسیر اجرایی
• پشتیبانی از چندین ماژول پروژه مانند مدیریت مواد، مدیریت هزینه، اندازه‌گیری عملکرد پروژه و گزارش پروژه 

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه 

فاز بررسی و پایان پروژه با سیستم مدیریت اطلاعات پروژه به راحتی به اتمام خواهد رسید. مسلماً بررسی و تکمیل شدن پروژه، مهم‌ترین مرحله در یک پروژه است. 

هر پروژه دارای یک ماموریت یا هدف از پیش تعیین شده‌ای است که در مرحله پایانی  باید برآورده شود. PMIS در این فاز، با اقدامات زیر کمک‌کننده خواهد بود:

• امکان ارزیابی کامل پروژه برای اطمینان از برآورده شدن اهداف تعریف شده 
• سازماندهی و ذخیره تمام اطلاعات پروژه، در یک هاب متمرکز برای دسترسی آسان در مراحل بعدی 
• بایگانی تمام اطلاعات پروژه به عنوان تاریخچه کارها، برای استفاده در پروژه‌های آینده
• کمک به تولید گزارش‌های نهایی پروژه از طریق معیارهای تجزیه و تحلیل بهره‌وری برای تصمیم‌گیری ذی‌نفعان

5 مزیت کلیدی از سیستم‌های مدیریت اطلاعات پروژه

اگر تا اینجا هم هنوز برای داشتن سیستم مدیریت اطلاعات پروژه، قانع نشدید؛ پس وقت آن است که چند مورد دیگر از کاربردهای داشتن PMIS رو کنیم. 

همان‌طور که مراحل متوالی پروژه را با تیم خود سپری می‌کنید، به یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه نیاز دارید که تکامل یافته و متناسب با نیازهای شما برای هر مرحله باشد.

ممکن است لازم باشد برای یک مشتری پیشنهادی ارسال کنید یا روی یک فایل به اشتراک گذاشته شده، کار کنید و حتی کارهای تیمی را برنامه‌ریزی کنید. داشتن دستیاری برای انجام این کارها، شاید چیزی شبیه به رویا باشد. رویایی که PMIS برای شما برآورده کرده است!

• سیستم مدیریت اطلاعات، پروژه را در مسیر خود نگه می‌دارد.

با ردیابی هزینه‌ها، بودجه‌ها و برنامه‌های کاری، PMIS می‌تواند به شما در جلوگیری از اقدامات پرهزینه پروژه کمک کند. اعلان‌های فوری و ردیابی کارها، پروژه را در جدول زمانی برنامه‌ریزی شده خود نگه می‌دارد.

اکثر سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه، پیشرفت پروژه را ردیابی می‌کنند و اگر چیزی مطابق با برنامه پیش نرود، فوراً اعلان‌های متنی یا ایمیلی برای شما ارسال می‌کنند.

با به‌روزرسانی‌های سریع PMIS، تیم می‌تواند فوراً هر گونه تنظیمات لازم را انجام دهد، منابع را مجدداً تخصیص دهد و فرآیندهای جدید را پیاده‌سازی کند.

سیستم ردیابی سریع PMIS، به عنوان یک مزیت رقابتی موثر برای شرکت‌ها عمل می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را در چارچوب بودجه و جدول زمانی برنامه‌ریزی شده مدیریت کنند.

• PMIS همکاری و کار تیمی در پروژه را تقویت می‌کند.

تصور کنید یکی از اعضای تیم هنوز از نسخه اول سند استفاده می‌کند، در حالی که نسخه دوم قبلاً برای کل تیم منتشر شده است.

به تمام ساعت‌ها، انرژی و تلاشی که هدر می‌رود، فکر کنید. جدا از تاثیر نامطلوب بر بهره‌وری فردی، پروژه یک یا دو روز را به دلیل انحراف تیم از مسیر خود، از دست می‌دهد.

چنین خطایی را با داشتن یک PMIS که به شما امکان می‌دهد، اسناد را به‌طور هم‌زمان با اعضای تیم خود کنترل، اشتراک‌گذاری و به‌روزرسانی کنید، به راحتی رفع خواهید کرد. 

حتی هر زمان که سند، نسخه یا ویرایش جدیدی منتشر شود، PMIS تیم را در مورد نسخه به روز شده، مطلع می‌کند.

• سیستم مدیریت اطلاعات پروژه، شما را از رقبا متمایز خواهد کرد!

داده‌ها در مرکز هر سیستم مدیریت اطلاعاتی، قرار دارند. سازمان‌های مبتنی بر داده‌ها، ۲۳ برابر بیشتر احتمال دارد مشتریان جدیدی به دست آورند. این موضوع منجر می‌شود این شرکت‌ها،  ۱۹ برابر بیشتر از شرکت‌هایی که تصمیم‌های مبتنی بر داده نمی‌گیرند، سودآوری داشته باشند. 

PMIS نقش مهمی در موفقیت مدیریت پروژه دارد و قابلیت‌های سازمان‌ها را در برابر همتایان خود برجسته می‌کند.

• تصمیم‌گیری با کیفیت را، با سیستم مدیریت اطلاعات پروژه تجربه کنید. 

تصمیم‌گیری در نهایت به داشتن اطلاعات و نتایج صحیح منجر می‌شود. با راهکاری مانند PMIS، از فرآیندهای دقیق پروژه گرفته تا نتایج آزمایش محصول یا حتی ساعات کار تیم، به هر چیزی که ممکن است نیاز داشته باشید، دسترسی دارید.

داشتن یک نمای کلی از پروژه و داده‌های جزئی آن، می‌تواند به تصمیم‌گیری‌هایی کمک کند که برای تیم مفید باشد. جدا از اینکه به پروژه شما مزیت رقابتی برجسته‌ای می‌بخشد، می‌تواند عملکرد سازمانی را بهبود بخشد و به دستیابی اهداف پروژه کمک کند.

• مدیریت هم‌زمان پروژه‌های مختلف با سیستم مدیریت اطلاعات 

در بسیاری از شرکت‌ها، اغلب چندین پروژه به طور هم‌زمان در حال اجرا است. اگر ابزار مناسبی نداشته باشید، مدیریت آن‌ها می‌تواند یک چالش باشد.

در مدیریت چند پروژه‌، یک PMIS به ذی‌نفعان کلیدی اجازه می‌دهد تا هر پروژه، برنامه کاری آن و مدیریت منابع را شفاف بررسی کنند.

چه یک پروژه در حال انجام باشد، چه تکمیل شده باشد یا در مراحل برنامه‌ریزی باشد، سیستم‌های مدیریت اطلاعات پروژه می‌توانند به مدیریت همزمان چندین پروژه کمک کنند.

4 چالش‌ اصلی در استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات پروژه

مسلما این ابزار قرار نیست مثل عصای حضرت موسی، برای شما و پروژه‌ معجزه کند. پیاده‌سازی این سیستم هم مانند هر ابزار دیگری یا حتی مثل ایجاد هر تغییری در ساختار، چالش‌هایی خواهد داشت. 

بخشی از این چالش‌ها، مربوط به مقاومتی است که اعضای تیم در برابر تغییر نشان می‌دهند. بنابراین مهم است که به یاد داشته باشید که با ذهنی باز و آماده برای گوش دادن فعالانه به هر انتقاد یا سؤالی از تیم خود، به فرآیند اجرا نزدیک شوید.

• عدم هماهنگی در پروژه

ایجاد ارتباط و هماهنگی مناسب بین تیم‌ها، در هنگام معرفی یک سیستم مدیریت اطلاعات برای موفقیت در کار با آن بسیار مهم است. 

گاهی اوقات با توجه به پراکندگی تیم‌ها و یا موردی مثل هم‌زمانی کار بر روی چند پروژه توسط افراد ثابت، برخی از اطلاعات مهم ممکن است از بین برود و یا اولویت‌ها از تیمی به تیم دیگر تغییر کنند.

• منابع هدر رفته از پروژه 

ضعف در هماهنگی تیمی، اغلب می‌تواند منجر به هدر رفتن منابع شود. زیرا برنامه‌های تیم‌ها با هم مطابقت ندارد و مهلت اجرا به اتمام می‌رسد. مدیران پروژه باید با بررسی‌های منظم با همتایان خود در تیم‌های دیگر، برای مسائلی که ممکن است در حین اجرا ایجاد شود، آمادگی کافی داشته باشند. 

• بی‌علاقگی اعضای تیم پروژه

هر تغییر عمده در سازمان شما، مستلزم همکاری تیم‌هاست. اما همان‌طور که می‌دانید بسیاری ترجیح می‌دهند، وضعیت موجود ثابت بماند. 

ارتباطات ضعیف و تفویض اختیار، ضعف فرهنگ سازمانی و فقدان در آموزش و منابع کارکنان، همگی می‌توانند منجر به روحیه پایین و فقدان انگیزه در تیم شما شوند. هنگامی که این اتفاق می‌افتد، تلاش برای معرفی یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه می‌تواند سخت‌تر از همیشه باشد.

• نبود مهارت‌های تخصصی مورد نیاز

معرفی یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه، به تعدادی افراد ماهر نیاز دارد تا در اجرای موفقیت آمیز آن کمک کنند. اگر تیم شما در زمینه مدیریت تغییر بی‌تجربه است، یا اگر پروژه شما به طور خاص با اطلاعات فنی و منابع بیشتری سر و کار دارد، این می‌تواند برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت اطلاعات شما مشکل ایجاد کند. 

قبل از شروع فرآیند اجرای PMIS، اطمینان حاصل کنید که افراد مناسب با مهارت‌های متناسب در تیم هستند.

آشنایی با مهم‌ترین قابلیت‌های سیستم مدیریت اطلاعات پروژه 

آیا می‌توانید حدس بزنید کدام ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه، برای شما کلیدی خواهد بود؟

هر سیستم مدیریت اطلاعاتی برای کمک به مدیریت موفق پروژه، ساخته شده است. برای رسیدن به این هدف، یک PMIS معمولاً اطلاعات را رصد می‌کند، داده‌ها را جمع‌آوری می‌کند و آن‌ها را برای استفاده در مناطق مختلف ذخیره می‌کند. برخی از این اطلاعات ذخیره شده به شرح زیر است:

• محدوده پروژه
• ارتباطات تیمی
• مدیریت هزینه پروژه
• مدیریت ریسک پروژه
• مدیریت کیفیت پروژه
• مشارکت ذی‌نفعان
• مدیریت تامین‌کننده و فروشنده پروژه

ماژول‌های فرعی زیادی برای مدیریت در سطح جامع‌تری از یک پروژه، برای افراد تیم وجود دارد. استفاده از PMIS باعث کاهش بی‌نظمی، کاهش ریسک، کاهش هزینه‌ها و حتی بهبود کارایی پروژه می‌شود.

قبل از اینکه پرونده آشنایی و استفاده از سیستم‌های مدیریت اطلاعات پروژه را به پایان برسانید، در ستایش آن به برخی از عملکردهای کلیدی PMIS، می‌پردازیم:

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه: ابزارهای زمان‌بندی، برنامه زمانی پروژه را به همه ذی‌نفعان کلیدی ابلاغ می‌کنند.

پیش‌بینی: ابزارهای برآورد پروژه در یک PMIS، قیمت‌ها را به وظایف پروژه اختصاص می‌دهند که برای محاسبه برآورد کلی پروژه یا هزینه استفاده می‌شوند.

مدیریت منابع: کم یا زیاد، هر کاری به منابعی برای موفقیت نیاز دارد. در دسترس بودن منابع باید ردیابی شود و با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات، به طور موثری مدیریت شود.

مدیریت داده‌های پروژه: مستندسازی بخش اساسی هر پروژه است. چه در حال ایجاد یک سند یکپارچه یا یک منبع اطلاعاتی گسترده باشید، تیم‌ها برای مدیریت مستندات پروژه به یک PMIS قوی، ایمن و قابل دسترس نیاز دارند.

کنترل پروژه: تیم‌های پروژه زمان معقولی را صرف ایجاد برنامه‌های پروژه می‌کنند. تمام فعالیت‌هایی که آن‌ها، برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه در برابر اهداف برنامه‌ریزی شده انجام می‌دهند، زیرمجموعه کنترل پروژه قرار می‌گیرند. 

گزارش و ارتباطات: هر ابزار PMIS باید انعطاف‌پذیری لازم، برای ایجاد چندین سبک گزارش، از جمله گزارش‌های درخواستی یا سفارشی مورد نیاز برای تصمیم‌گیری ذی‌نفعان را داشته باشد.

یکپارچه سازی و سهولت استفاده: PMIS همچنین می‌تواند مانند ابزارهایی که با آن‌ها ادغام می‌شود، تجربه کاربری آسانی داشته باشد. آموزش کارکنان برای استفاده از PMIS با یک رابط کاربری ساده و شهودی آسان‌تر و ارزان‌تر است.

در پایان، باید برای خوبی‌های سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ایستاده دست بزنیم و کلاه از سر برداریم. چرا که پشت هر مدیر پروژه موفق، یک سیستم مدیریت پروژه خوب است که مثل کارآگاه گجت کارهای شما و تیم‌تان را سر و سامان می‌دهد! حالا وقت آن است که همه ی این ویژگی های مثبت را در پروژه های خود پیاده سازی کنید. برای شروع کافیست برای سیستم مدیریت پرژه همتیک، درخواست دمو بدهید.

منبع: Wrike