PDCA مخفف عبارت Plan – Do – Check – Act استراتژی تعاملی حل مسئله است. از این چرخه در بهبود فرایندها و اجرای تغییرات مختلف استفاده می‌شود. PDCA چرخه‌ای مستمری از بازخورد دائمی برای تکرار فرایندها و بهبود آن‌هاست که با پیروی از آن، ایده‌های خود را آزمایش می‌کنند و باعث بهتر شدن آن‌ها می‌شوند. PDCA تکنیکی مفید برای رسیدگی، تجزیه و تحلیل و حل مشکلات بر اساس فرایندهای بهبود مستمر است. این چرخه انعطاف‌پذیر و مفید است.

تاریخچه چرخه PDCA

چرخه PDCA اولین بار توسط والتر شوهارت، پدر کنترل کیفیت آماری معرفی شد. شوهارت در کتاب خود با عنوان کنترل اقتصادی کیفیت محصول تولیدی، از روشی علمی برای کنترل کیفیت اقتصادی استفاده کرد. دبلیو ادواردز دمینگ از نظریه شوهارت دفاع کرد و آن را توسعه داد. او از این روش علمی نه تنها برای کنترل کیفیت که برای بهبود فرایند استفاده کرد. دمنیگ چرخه PDCA را چرخه شوهارت نام‌گذاری کرد و آن را به مهندسان ژاپنی آموزش داد. آن‌ها چرخه شوهارت را با کایزن (اصل ژاپنی برای بهبود مستمر که توسط کائورو ایشیکاوا توسعه داده شد) در سیستم تولید تویوتا ترکیب کردند. از PDCA معمولا به عنوان بخشی از مدیریت پروژه ناب استفاده می‌شود. این متدولوژی نام‌های زیادی دارد از جمله:

بیشتر بخوانید: نظام پیشنهادات تویوتا؛ 70 سال ایده پردازی و موفقیت

• چرخه PDCA
• چرخه دمینگ یا چرخه دومینک
• چرخه شوهارت
• چرخه کنترل
• چرخه PDSA

چه زمانی باید از چرخه PDCA استفاده کنید؟

PDCA چارچوبی برای نحوه رویکرد داشتن و حل مشکلات مدیریت پروژه است. در نتیجه می‌توان از آن برای اجرای پروژه‌های مختلف استفاده کرد. می‌توان PDCA را عنصری برای بهبود فعالیت‌های تیم‌های مختلف دانست. چرخه PDCA زمانی مفید است که بخواهید:

• یک فرایند کاری تکراری را ساده کنید و آن را بهبود ببخشید
• یک فرایند تجاری جدید را توسعه دهید
• بهبود مستمر داشته باشید
• به سرعت تغییرات را تکرار کنید و نتایج را فورا ببینید
• خطاها را به حداقل و نتایج را به حداکثر برسانید
• چند راه حل را به سرعت تست کنید.

مراحل استفاده از چرخه PDCA

برای استفاده از چرخه PDCA باید ۴ مرحله اساسی را پشت سر بگذارید. از آنجایی که شما قرار است از یک چرخه استفاده می‌کنید، می‌توانید پس از پشت سر گذاشتن هر مرحله سراغ مرحله جدید بروید.

1- برنامه ریزی کنید – Plan

اولین قدم برای بهبود فرایند یا برنامه‌ریزی پروژه این است که بدانید چه کاری باید انجام دهید. مانند هر طرح پروژه این بخش نیز اطلاعات مختلفی را در بر می‌گیرد:

• اهداف پروژه
• معیارهای موفثیت
• محصولات نهایی پروژه
• ذی‌نفعان پروژه
• جدول زمانی پروژه،
• خطرها و موانع پروژه

شما می‌توانید از چرخه PDCA در پروژه‌های مختلفی استفاده کنید. چه در حال ساخت یک محصول باشید، چه قصد بهبود کیفیت را دارید، سرمایه‌گذاری روی چرخه PDCA برای شما مفید خواهد بود. فقط هربار مطمئن شوید آن را به روز کرده و در راستای اهداف پروژه‌تان است.

2- انجام دادن – Do

هنگامی که طرح پروژه خود را تکمیل کردید، در گام بعدی باید مانند بسیاری از انواع مدیریت پروژه ناب تغییراتی انجام دهید. در طول مرحله گام‌های کوچک بردارید تا مطمئن شوید این چرخه برای پروژه شما کاربردی است. در این مرحله می‌توانید از A/B تست استفاده کنید.

3- بررسی کردن – Check

پس از انجام دادن، باید چرخه PDCA خود را تست کنید تا مطمئن شوید همه‌چیز طبق برنامه پیش می‌رود. به احتمال زیاد در این مرحله مواردی که به بهبود نیاز دارند را شناسایی خواهید کرد. به همین دلیل است که به این چرخه ابزاری برای بهبود فرایند می‌گویند. مرحله سوم چرخه PDCA برای یافتن مواردی است که ممکن است در ادامه دردسرساز شوند. در صورت نیاز، طرح پروژه خود را مجدد بررسی کنید تا مطمئن شوید پروژه‌تان همچنان با اهدفی که دارید سازگار است. از طرف دیگر، اگر متوجه شدید باید در طرح پروژه خود تغییراتی ایجاد کنید، همین حالا این کار را انجام دهید. در این مرحله داده‌هایی که به دست آورده‌اید را بررسی می‌کنید و نتیجه می‌گیرید که آیا این داده‌ها برایتان مفید بوده است یا خیر؟

4- عمل کردن – Act

آخرین مرحله از چرخه PDCA عمل کردن است. فراموش نکنید برای بهبود مستمر پروژه یا فرایندهای خود باید هر بار پس از تکمیل شدن این مراحل آن را مجدد شروع کنید. اگر تغییراتی که در این مراحل در پروژه خود پیاده کرده‌اید خوب کار کرده باشد، می‌توانید همان روند را دامه دهید. اما اگر نتیجه تغییرات شما رضایت‌بخش نبوده باشد باید دوباره به همین مراحل را تکرار کنید تا به مرحله اجرا و عمل کردن برسید.

مزایا و معایب چرخه PDCA

چرخه PDCA ابزار قدرتمند برای بهبود مستمر فرایندها است. این سیستم علاوه‌بر مزایای بسیاری، معایب کمی هم دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره کرده‌ایم.

مزایا

• برای تیم‌هایی که دنبال شروع کردن کار و بهبود مستمر آن هستند مفید است؛
• روشی منعطف برای شناسایی فرایندهای هر پروژه است؛
• می‌توانید تغییرات را به سرعت اجرا کرده و نتایج آن را ببینید؛
• روشی ثابت شده برای بهبود مستمر است.

معایب

• برای استفاده از چرخه PDCA به حمایت مدیر ارشد نیاز دارید؛
• باید حتما چند بار از آن استفاده کنید. اگر فقط برای یک بار قصد برنامه‌ریزی دارید، روش مناسبی نیست؛
• یادگیری و اجرای آن زمان‌بر است؛
• برای پروژه‌‌هایی که فوری هستند مناسب نیست، زیرا باید چندین بار آن را اجرا کنید.

سخن آخر

چرخه PDCA رویکردی چهار مرحله‌ای و پر کاربرد برای اجرای بهبود مستمر است. کسب و کارهایی که از این چرخه استفاده می‌کنند به صورت مداوم فرایندهای خود را تکرار می‌کنند و فرصت‌های جدیدی برای بهبود فرایندهای خود به دست می‌آورند. PDCA رویکردی است که در ایجاد تغییرات کوچک و تدریجی به تیم شما کمک می‌کند. اگر تیم در هر مرحله با شکست مواجه شود می‌توان فعالیت دیگری را برای آن طراحی کرد. با گذشت زمان، از این تغییرات تدریجی می‌توان در مقیاس بزرگتری استفاده کرد. چرخه PDCA می‌تواند بخشی از کسب و کار، فرایند تولید محصول جدید یا جزوی از فرهنگ کار تیمی در سازمان شما باشد.

منابع

Asana, Productplan

شاید از این مطالب هم خوشتان بیاید:

نمودار Raci چیست؟

تحلیل swot در مدیریت پروژه