شرکت‌ها برای رسیدن به هدفی مشخص پروژه‌ای را آغاز می‌کنند که به نیازی از نیاز‌های مجموعه خود پاسخ دهند. هدف می‌تواند یک منبع خارجی، مانند خواسته‌های مشتری یا رقابت شدید با رقبا باشد یا یک منبع داخلی، مانند اختراع یا نوآوری. تیم پروژه به منظور پیشبرد فعالیت خود چندین مورد از جمله قابلیت‌ها، اولویت‌ها و استراتژی‌های خود را بررسی و تجزیه و تحلیل می‌کنند که بدین منظور، تجزیه و تحلیل SWOT در مدیریت پروژه یک تکنیک برنامه‌ریزی استراتژیک است که مدیران پروژه می‌توانند از آن برای کمک به تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف پروژه‌های خود و همچنین فرصت‌ها و تهدید‌هایی که ممکن است با آن مواجه شوند استفاده کنند. گنجاندن تجزیه و تحلیل SWOT در مدیریت پروژه می‌تواند به شما در بهبود برنامه‌ریزی پروژه، کاهش ریسک پروژه و افزایش احتمال موفقیت کلی پروژه کمک کند.

تجزیه و تحلیل SWOT تکنیکی است که مشاغل اغلب برای ارزیابی چهار جنبه کلیدی سازمان خود از آن استفاده می‌کنند. این تجزیه و تحلیل می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا درک بهتری از میزان احتمال موفقیتشان داشته باشند و برای بهبود روی چه زمینه‌هایی تمرکز کنند.

در اینجا یک مرور کلی از چهار حوزه تمرکزی که مخفف SWOT را تشکیل می‌دهند که شامل نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهایی است که با آن‌ها در حین انجام پروژه روبرو خواهیم شد که در ادامه نحوه اعمال آن بر پروژه پرداخته‌ایم:

نقاط قوت (Strength)

نقاط قوت عوامل داخلی یا به عبارتی عوامل قابل کنترل هستند که پروژه یا کسب و کار شما را برای دستیابی به موفقیت همراهی می‌کنند و می‌توانند دلیل اساسی برا رسیدن به هدف باشند. نقاط قوت پروژه شامل هر جنبه‌ای از پروژه می‌تواند باشد که احتمال دست یابی به موفقیت را افزایش می‌دهد. برخی از نمونه‌ها و نکات مثبتی که می‌توانید در کسب و کار به آن‌ها اشاره کنیم عبارتند از الزامات دقیق پروژه، مشتری متعهد، نرم‌افزار مدیریت پروژه قوی، و اعضای باتجربه تیم.

نقاط ضعف (Weakness)

نقاط ضعف عوامل داخلی و یا جنبه‌های منفی و بازدارند‌ه‌ای هستند که ممکن است راه‌های دستیابی به موفقیت را برای شما دشوار کنند. به عنوان مثال، می‌توان به عدم هماهنگی بین نیروهای انسانی در تیم اشاره کرد. مثلاً تیم که هرگز با یکدیگر همکاری نداشته‌اند و با روش کاری هم آشنا نیستند و یا اعضای جدید و تازه وارد می‌توانند سرعت پیشرفت را در پروژه کاهش دهند. همچنین تخصیص بیش از حد یا کم تر بودجه و منابع در پروژه که این‌ها می‌توانند چند مورد از نقاط ضعف ما باشند. هنگامی که با این نقاط روبرو می‌شوید کاملاً واقع بین باشید و از پذیرش آن‌ها طفره نروید زیرا این موارد کم کم می‌توانند منجر به کم رنگ شدن ارزش‌های سازمان شما شوند.

فرصت‌ها (Opportunity)

فرصت‌ها عواملی خارج از کنترل شما (عوامل خارجی) هستند که می‌توانند به موفقیت پروژه‌ی شما کمک کنند. می‌توانند فرصت‌های فعلی باشند که اکنون وجود دارند اما هنوز از آن‌ها استفاده نشده است یا فرصت‌های آینده‌ای که فکر می‌کنید ممکن است رخ دهد. به طور مثال اگر فروشنده مواد اولیه شما به طور ناگهانی تخفیف ارائه کرد، فرصتی برای صرفه‌جویی در هزینه‌های پروژه شما خواهد بود.

تهدید‌ها (Threat)

تهدیدها عوامل خارجی هستند که در صورت وقوع می‌توانند به پروژه‌ی شما آسیب بزنند. مانند فرصت‌ها، تهدیدها هم می‌توانند تهدید‌های فعلی یا آینده باشند. مثلاً افزایش هزینه‌های تدارکات، مواد یا پیمانکاران.

هدف از تجزیه و تحلیل SWOT چیست؟

تجزیه و تحلیل SWOT در مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا پروژه خود را برنامه‌ریزی کنید و عواملی را در نظر بگیرید که ممکن است به موفقیت آن کمک کند یا مانع موفقیت آن شود. هدف SWOT شناسایی حوزه‌های خطر و همچنین عوامل قابل کنترلی است که باید در طول پروژه به آن‌ها توجه و نظارت کنید. شما می‌توانید با شناخت توانمندی‌ها و محدودیت‌های خود به بهترین شکل ممکن تصمیمات درستی بگیرد. نقاط قوت و ضعف، نکاتی درون سازمانی هستند ولی شما با شناخت درست آن‌ها می‌توانید از فرصت‌ها به بهترین شکل ممکن استفاده کنید و در هنگام رویارویی با تهدیدها از آن‌ها عبور کنید. تجریه و تحلیل SWOT  یکی از مواردی است که هر سازمان پیش از پذیرش پروژه باید آن را انجام دهد که بتواند به نتیجه‌ای مطلوب دست پیدا کند.

SWOT یک راه ساده و مقرون به صرفه برای ایده پردازی و برنامه‌ریزی برای پروژه شما است. هنگامی که شما به طور کامل نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدید‌های پروژه خود را درک کنید، می‌توانید یک استراتژی برای موفقیت برنامه‌ریزی کنید که به این چهار عامل توجه کند.

انجام یک تجزیه و تحلیل SWOT می‌تواند به شما کمک کند تا ایده‌های جدیدی تولید کنید تا به شما کمک کند از آنچه شما و تیمتان به بهترین نحو انجام می‌دهید و فرصت‌های بالقوه‌ای که ممکن است به وجود بیاید، استفاده کنید. SWOT همچنین به افزایش آگاهی شما از نقاط ضعف و تهدیدات احتمالی پروژه شما کمک می‌کند تا بتوانید برای آن‌ها چاره‌ای بیندیشید.

الگوی تحلیل SWOT چیست؟

تجزیه و تحلیل SWOT نباید یک فرآیند بیش از حد پیچیده باشد. می‌توانید با یک جدول ساده شروع کنید.

نکاتی برای انجام تحلیل SWOT در مدیریت پروژه

تجزیه و تحلیل SWOT در مدیریت پروژه تنها در صورتی مؤثر است که اطلاعات مناسب را جمع‌آوری کرده و از آن برای انجام اقدامات مناسب استفاده کنید. در اینجا هشت نکته وجود دارد که به شما در انجام و اجرای تجزیه و تحلیل SWOT در مدیریت پروژه کمک می‌کند:

۱-همه ذی‌نفعان کلیدی خود را در این فرآیند بگنجانید. اعضای تیم، مشتری، حامی مالی شما و سایر افراد نزدیک به پروژه باید به شناسایی و تجزیه و تحلیل عوامل مهم کمک کنند تا هیچ چیز نادیده گرفته نشود

۲-همه را دور هم جمع کنید (مجازی یا حضوری) و فهرستی برای هر یک از چهار دسته (نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدید‌ها) ایجاد کنید.

۳-وقتی طوفان فکری کامل شد، عوامل هر بخش را از مهم‌ترین به کم‌اهمیت‌ترین اولویت‌بندی کنید.

۴-تجزیه و تحلیل SWOT را ایجاد و توزیع کنید. فاکتور‌های هر دسته را فهرست کنید که مهمترین آن‌ها در بالا و کم اهمیت‌ترین آن‌ها در پایین قرار دارد.

۵-برای رسیدگی به عوامل تحت کنترل شما (نقاط قوت و ضعف) و همچنین فرصت‌ها یا تهدید‌های فعلی، برنامه‌های اقدام ایجاد کنید.

برای نحوه مدیریت فرصت‌ها و تهدید‌هایی که ممکن است بعداً ایجاد شوند، برنامه‌های آتی ایجاد کنید. این برنامه‌ها باید شامل ابزاری برای شناسایی فرصت یا تهدید و همچنین برنامه اقدام برای استفاده از آن‌ها باشد.

۷-فهرست را در مکانی نگهداری کنید که همه بتوانند به راحتی به آن ارجاع دهند و مرتباً به آن مراجعه کنید تا اولویت‌ها در ذهن شما باقی بماند.

۸-فهرست را به‌طور دوره‌ای در طول پروژه بررسی و ارزیابی مجدد کنید تا ببینید آیا چیزی تغییر کرده است یا خیر و آیا باید عوامل جدیدی اضافه شود.

مزایای تجزیه و تحلیل SWOT

پس از فعالیت تجزیه و تحلیل SWOT، شرکت‌ها قبل از اینکه به هر اقدام یا طرح پروژه‌ای متعهد شوند، می‌توانند به سؤالاتی مانند «آیا ما پروژه را انجام دهیم؟» یا «آیا ما پروژه را انجام ندهیم؟» پاسخ دهند.

تجزیه و تحلیل SWOT ارزیابی‌های صادقانه از نقاط قوت و ضعف پروژه ارائه می‌کند بطوریکه تیم‌ها می‌توانند استراتژی ای را شکل دهند که نقاط قوت موجود را برای استفاده از فرصت‌ها به حداکثر برسانند و نقاط ضعف موجود را کاهش داده یا از بین ببرند تا از تهدیدات جلوگیری کنند.