تفاوت رئیس و رهبر در مدیریت پروژه چیست؟
۲۷-۰۱-۱۴۰۲
مدیریت ریسک پروژه
۲۷-۰۱-۱۴۰۲
یکی از مهم‌ترین اصول در مدیریت کار، توانایی تخمین زمان لازم برای انجام یک پروژه است. شاید شما هم تجربه یک تخمین اشتباه را داشته باشید. در این حالت، پروژه بیش از حد انتظار طول می‌کشد و تیم نمی‌تواند کار را به‌موقع تحویل دهد.
اگر قرار است اغلب تخمین‌ها نادرست باشند، چه لزومی دارد که وقت صرف آن کنیم؟ فرض کنید زمان زیادی را برای ایجاد یک تخمین سپری کنید اما در طول اجرای پروژه، بودجه از حد تصور بیشتر شود و با مشکل مواجه شوید. در واقع مدیریت زمان در پروژه به تعیین انتظارات و تعیین اینکه تیم شما چه مقدار کار می‌تواند در یک بازه زمانی خاص انجام دهد، کمک می‌کند. به‌عنوان مدیر یک پروژه باید مهارت‌های مدیریت زمان و همراهی با تیم را در خود تقویت کنید.
اگر وظیفه مدیریت زمان در پروژه را برعهده دارید، می‌توانید با کمک یک ابزار مدیریت پروژه، مهارت خود را بهبود ببخشید. اساس کار این نرم‌افزار‌ها بر پایه مقیاس فیبوناچی یا یک دنباله فیبوناچی اصلاح‌شده برای ارزیابی وظایفی که باید در یک اسپرینت تکمیل شوند، است. در این مقاله می‌خوانیم که مقیاس فیبوناچی چیست و چگونه می‌توان از آن برای تخمین مدت زمان انجام تسک ها برای پروژه‌های خود استفاده کرد؟
مقیاس فیبوناچی چیست؟
مقیاس فیبوناچی مجموعه‌ای از اعداد است که به طور تصاعدی در حال افزایش هستند. این اعداد به‌منظور تخمین زمان و تلاش موردنیاز برای تکمیل یک کار یا اجرای یک پروژه مورداستفاده قرار می‌گیرند. تیم‌های برنامه‌ریزی چابک در مورد تسک های اسپرینت بعدی بحث می‌کنند و با استفاده از مقیاس فیبوناچی به هر یک امتیاز می‌دهند تا وظایفی را که در اسپرینت بعدی گنجانده شدند، اولویت‌بندی کنند. به وظایف پیچیده، امتیاز بیشتر و به وظایف کوچک‌تر، امتیاز کمتری اختصاص داده می‌شود.
مقیاس فیبوناچی، بر اساس دنباله فیبوناچی، شامل اعدادی است که 2 عدد قبلی را جمع می‌کنند و با 0 و 1 شروع می‌شوند. دنباله فیبوناچی استاندارد 0،1،2،3،5،8،13،21،34،55 و 89 است.
چرا دنباله فیبوناچی در اجایل استفاده می‌شود؟
شما می‌توانید دنباله فیبوناچی را در طبیعت و بسیاری از رشته‌های مختلف بیابید. این دنباله برای توصیف رشد زندگی گیاهان، تخمین افزایش جمعیت، مدل‌سازی شیوع ویروس و پیش‌بینی رفتار بازار‌های مالی استفاده می‌شود. اما چه ربطی به برنامه‌ریزی چابک (اجایل) دارد؟
اساساً فیبوناچی در اجایل Agile با استفاده از استوری پوینت(story point)، امکان نزدیک‌شدن به تخمینی واقع‌بینانه را برای تیم‌ها و مدیران پروژه فراهم می‌کند.
استوری پوینت نشان‌دهنده اندازه، پیچیدگی و تلاش موردنیاز برای تکمیل پروژه است. در این روش شما یک عدد از مقیاس فیبوناچی به هر استوری پوینت اختصاص می‌دهید. هرچه این عدد بزرگ‌تر باشد، استوری پوینت پیچیده‌تر بوده و تلاش بیشتری برای تکمیل آن نیاز است.
نحوه‌ی استفاده از تخمین فیبوناچی در اجایل
چندین روش متداول برای محاسبه‌ی استوری سایز (story size) در پوینت ها وجود دارد. به طور معمول، مالک یا مدیر محصول در جلسه‌ای با اعضای تیم، یوزر استوری ها (User Story) را با استفاده از مراحل زیر تخمین می‌زند.
- هر یک از اعضای تیم عددی را در مقیاس فیبوناچی تخمین می‌زند که نشان‌دهنده‌ی اندازه کار است.
- همه‌ی اعضای تیم به طور هم‌زمان اعداد خود را فاش می‌کنند تا تحت‌تأثیر برآورد‌های یکدیگر قرار نگیرند.
- آن‌ها با هم اعداد فاش شده را بررسی می‌کنند تا درباره‌ی زمان لازم برای هر کار و یوزر استوری به توافق برسند.
- سپس هر یوزر استوری به یک سطل اضافه می‌شود که نشان‌دهنده‌ی یک نقطه مربوطه در دنباله فیبوناچی است.
- تیم این مراحل را برای تمام یوزر استوری ها تکرار می‌کند تا به بک لاگ محصول محصول اضافه شوند.
روش رایج دیگری که تیم‌های چابک برای مدیریت زمان در پروژه از آن استفاده می‌کنند، روش برنامه‌ریزی پوکر (Planning Poker Method) است. این تکنیک شامل توزیع کارت های حاوی اعداد در دنباله فیبوناچی است. هر تیم دسته کارت‌های خود را دریافت می‌کند و مالک یا مدیر محصول فرایند تخمین را با مروری بر یوزر استوری آغاز می‌کند.
تیم درباره یوزر استوری بحث می‌کند و برای رفع هرگونه سردرگمی سؤالاتی می‌پرسد. سپس کارتی را برای نشان‌دادن برآورد خود انتخاب می‌کند و آن را روبه پایین روی میز قرار می‌دهد.
با درخواست مالک محصول، اعضای تیم کارت‌های خود را تحویل می‌دهند. اگر همه یک عدد را انتخاب کنند، آن عدد به تخمین تبدیل می‌شود و تیم به سراغ یوزر استوری بعدی می‌رود. اگر اعداد متفاوتی وجود داشته باشد، آن‌هایی که برآورد‌هایشان به طور قابل‌توجهی بالاتر یا کمتر است، فراخوانده می‌شوند تا انتخاب‌های خود را توجیه کنند و همه به اجماع برسند.
مزایای استفاده از مقیاس فیبوناچی در اجایل چیست؟
استفاده از مقیاس فیبوناچی در محیط اجایل به چند دلیل ارزشمند است. این دلایل عبارت‌اند از:
1- تشویق به همکاری در تیم‌های متقابل
تکنیک‌های تخمین فیبوناچی مستلزم آن است که اعضای تیم از دیدگاه‌ها، تجربیات و تخصص خود برای اجرای یوزر استوری ها استفاده کنند. این باعث می‌شود فرایند تخمین پروژه دقیق‌تر، مشارکتی و واقع‌بینانه‌تر باشد. برای مثال، برای تخمین زمان موردنیاز برای تکمیل یک لندینگ پیج جدید، به تیم‌های UX، طراحی، توسعه و محتوا نیاز دارید.
2- ایجاد مقیاسی برای مقایسه استوری پوینت ها
تکنیک‌های تخمین فیبوناچی روشی محکم برای تعیین وزن هر یوزر استوری ارائه می‌دهد. ماهیت نمایی دنباله فیبوناچی باعث می‌شود که تیم‌ها به‌راحتی بفهمند اعداد اختصاص داده‌شده چیست و انجام یک کار خاص چقدر ممکن است پیچیده باشد. به‌عنوان‌مثال، 0 یا 1 به این معنی است که استوری پوینت ساده بوده و می‌تواند به‌سرعت تکمیل شود. در مقابل، 8 یا 13 به این معنی است که استوری پوینت پیچیده‌تر بوده و ممکن بوده هفته‌ها طول بکشد تا به پایان برسد.
3- افزایش دقت مدیریت زمان در پروژه
یک مزیت کلیدی استفاده از مقیاس فیبوناچی در محیط‌های چابک این است که فضایی را برای اعضای تیم و مدیران پروژه ایجاد می‌کند تا در یک چرخه اسپرینت، واقع‌بینانه‌تر به مدیریت کار‌ها بپردازند. این باعث می‌شود تا در فرایند برنامه‌ریزی پروژه تخمین‌های دقیق‌تری انجام شود.
4- تقویت مشارکت تیمی
استفاده از مقیاس فیبوناچی تضمین می‌کند که کار به طور مناسب بین تیم‌ها توزیع شود. در مرحله برنامه‌ریزی اسپرینت، با بررسی دیدگاه‌های اعضای تیم مطمئن می‌شوید که همه با جدول‌های زمانی پیش‌بینی‌شده هماهنگ بوده و برای موفقیت تیم آماده همکاری با یکدیگر هستند. اگر از این رویکرد به طور مداوم استفاده کنید، در پیش‌بینی جدول زمانی پروژه دقیق‌تر می‌شوید و از تعهد بیش از حد در طول هر چرخه اسپرینت اجتناب می‌کنید.
