سازمانی را تصور کنید که چندین پروژه در حال اجرا و حتی نزدیک به تحویل دارد:

• خروجی برخی از پروژه‌ها به عنوان ورودی به پروژه‌های دیگر وارد می‌شود.
• یک یا چند مدیر پروژه، هر پروژه را مدیریت می‌کنند.
• ذی‌نفعان متعددی مانند مدیران بخش، فروشندگان، شرکت‌های شریک و… در پروژه مشارکت دارند.

در چنین مواردی، مدیریت پروژه‌ها به یک کار پیچیده تبدیل می‌شود. شما به واحدهایی برای پیگیری پروژه‌ها، رعایت استانداردها و شیوه‌های اصولی، ارتباط بین مدیران پروژه و توجه داشتن به خواسته همه ذینفعان نیاز دارید. و اینجا، جایی است که دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office) کلید می‌خورد!

در این مقاله، می‌خواهیم با نگاهی کاربردی به کمک هم یاد بگیریم که PMO چیست، نقش‌ها و مسئولیت‌های آن چطور می‌تواند در سازمان شما جای بگیرد و در هر سازمانی که باشید، چطور می‌توانید استقرار دفتر مدیریت پروژه را انجام دهید.

برای درک بهتر دفتر مدیریت پروژه، نیاز داریم که یک نمونه واقعی را بررسی کنیم. پس با من به حدود هشت ماه پیش سفر کنید!

من در این مقاله قرار است تجربه هشت ماه پیش خودم را در فرآیند پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمانم بازگو کنم. هشت ماه پیش، در یکی از پروژه‌های مطرح سازمان، چند کارشناس استخدام شدند، یکی از کارشناسان ارشد سابق نیز ارتقا پیدا کرد و همه چیز برای استقرار یک دفتر مدیریت پروژه فراهم شده بود، اما…

در گام اول، ببینیم دفتر مدیریت پروژه چیست؟

اگر بخواهیم برای تعریف دقتر مدیریت پروژه (PMO) نگاه تئوری داشته باشیم؛ مؤسسه مدیریت پروژه، PMO را اینگونه تعریف می‌کند:

«ساختار سازمانی که ممکن است برای استانداردسازی پروژه، برنامه یا فرآیندهای سازمانی مرتبط با پروژه و تسهیل به اشتراک‌گذاری منابع، روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها استفاده شود».

اما از نگاه اجرایی، دفتر مدیریت پروژه (PMO) یک گروه یا بخش است که استانداردهای مدیریت پروژه را در سراسر یک سازمان تعریف، حفظ و تضمین می‌کند. PMO می‌تواند داخلی یا خارجی باشد.

دفتر مدیریت پروژه به عنوان یک بخش متمرکز در یک سازمان، روی پروژه‌ها از طریق مدیران پروژه نظارت و مدیریت دارد. همچنین یک دفتر مدیریت پروژه دقیق باید هر نوع پشتیبانی، راهنمایی، استاندارد، ابزار و آموزش را برای اطمینان از تکمیل به موقع پروژه‌ها در چارچوب بودجه، با رعایت استانداردهای کیفی مورد نیاز ارائه دهد.

اما باید دقت داشت که انواع مختلفی از دفتر مدیریت پروژه یا PMO مدنظر افراد است که اینجا یک نگاه سریع به آن‌ها می‌اندازیم:

دفتر مدیریت پروژه PMO (Project Management Office)

پشتیبانی اداری برای تیم مدیریت پروژه ارائه می‌کند و فرآیندهای مرتبط با مدیریت پروژه را استاندارد می‌کند. هدف دفتر مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل کند پروژه‌ها به‌طور موفقیت‌آمیز برنامه‌ریزی، اجرا و به پایان برسند.

عملکردهای کلیدی:

ارائه روش‌ها، استانداردها و بهترین رویکردهای مدیریت پروژه؛ ارائه حمایت، راهنمایی و ابزارها به مدیران پروژه؛ نظارت بر پیشرفت و عملکرد پروژه‌ها.

• بیشتر بخوانید: دوره PMO

دفتر مدیریت برنامه (Program Management Office) PgMO

فرآیند مدیریت برنامه را مدیریت می‌کند و تلاش‌های تیم مدیریت برنامه را هماهنگ می‌کند. هدف دفتر مدیریت برنامه این است که اطمینان حاصل کند وابستگی‌ها بین پروژه‌ها به بهترین شکل مدیریت شود.

عملکردهای کلیدی:

مدیریت ریسک‌ها، منابع و وابستگی‌های سطح برنامه؛ اطمینان از انطباق با استراتژی سازمان؛ ارائه نظارت بر مدیران پروژه در چارچوب برنامه.

دفتر مدیریت پورتفولیو (Portfolio Management Office) PfMO

دفتر مدیریت پورتفولیو پروژه بر تمامی پروژه‌ها و برنامه‌های یک سازمان نظارت دارد و از دفاتر مدیریت پروژه و برنامه پشتیبانی می‌کند. هدف دفتر مدیریت پورتفولیو این است که اطمینان حاصل کند سرمایه‌گذاری‌های سازمان در پروژه‌ها و برنامه‌ها با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ شده باشند و حداکثر ارزش ایجاد شود.

عملکردهای کلیدی:

هماهنگ‌سازی پروژه‌ها و برنامه‌ها با استراتژی سازمان؛ اولویت‌بندی پروژه‌ها و برنامه‌ها بر اساس اهداف استراتژیک؛ بهینه‌سازی تخصیص منابع در سراسر پرتفو؛ نظارت و گزارش‌دهی در مورد وضعیت کلی و عملکرد پرتفو.

به طور خلاصه PfMO, PgMO, PMO در سطوح مختلف سلسله مراتب سازمانی خدمت می‌کنند؛ PMO بر روی پروژه‌های فردی تمرکز دارد، PgMO بر روی هماهنگی پروژه‌های مرتبط در یک برنامه و PfMO بر روی مدیریت استراتژیک کل پرتفوی پروژه‌ها و برنامه‌ها تمرکز دارد.

خب حالا که متوجه شدید که دفتر مدیریت پروژه‌ای که ما راه‌اندازی کردیم، چه بوده است بهتر است به سراغ اهمیت استقرار دفتر مدیریت پروژه در سازمان ما برویم.

یعنی دلایلی که باعث شد به فکر پیاده سازی pmo بیفتیم:

 

دلایل نیاز سازمان‌ها به دفتر مدیریت پروژه

یک PMO در درجه اول، بر سه عملکرد کلیدی تمرکز دارد:

حاکمیت:

دفتر مدیریت پروژه برای اطمینان از انطباق پروژه با مقررات، تعریف استانداردها، ایجاد خط مشی‌ها و رویه‌ها و یا بررسی‌ها و ممیزی‌های دوره‌ای، کار می‌کند تا از حاکمیت قوی بر پروژه‌های انجام شده توسط سازمان اطمینان حاصل کند.

پشتیبانی:

یک PMO مدیران پروژه و تیم‌های پروژه را، پشتیبانی و راهنمایی می‌کند. روش‌ها و فرآیندها را توسعه می‌دهد، منتورینگ تیم‌های پروژه را به عهده دارد و آن‌ها را آموزش می‌دهد، منابع و بودجه را تخصیص می‌دهد و ابزارها را تهیه و به کار می‌گیرد.

تحویل:

تیم PMO همچنین بر مدیریت ذینفعان، مستندسازی و تحویل، مدیریت ریسک، ردیابی و همکاری، مدیریت تغییر تمرکز دارد و اجرا و تحویل روان‌تر را تضمین می‌کند.

PMO نقش کلیدی در مدیریت پروژه‌ها را در سطح استراتژیک ایفا می‌کند. برخلاف مدیریت پروژه، که بر فعالیت‌های روزانه یک تیم پروژه تمرکز می‌کند، دفتر مدیریت پروژه به عنوان چارچوبی برای مدیران پروژه عمل می‌کند و متدولوژی‌ها و الگوهای PMO را برای مدیریت برنامه‌ها در یک سازمان ارائه می‌دهد.

تیم‌های رهبری در یک سازمان، معمولاً کارهای مهم دیگری برای تمرکز بر روی اداره کسب‌وکار دارند و ظرفیت یا مهارت‌های بالقوه برای پیگیری همه پروژه‌های در حال اجرا در سطح بالا را ندارند.

در پروژه‌های سازمان ما نیز همین چالش وجود داشت که مدیران پروژه مشغول فعالیت‌های روزمره و تیم‌هایشان بودند. بنابراین این ورطه بدون سرنشین رها شده بود و هیچ‌کس از ارتفاع 3000 کیلومتری در مورد چگونگی ارائه پروژه‌های زیادی که در سازمان ما وجود داشت، اظهار نظر نمی‌کرد.

همچنین اینکه سازمان بدون PMO، ممکن است ارتباطاتش متزلزل شود، زیرا مدیریت ارشد تصویر کلی محکمی از سلامت کسب و کار خود ندارد.

پس اینجا بود که این نیاز به درستی در پروژه‌ها شناسایی شد و استقرار دفتر مدیریت پروژه در همان هشت ماه پیش کلید خورد.

مزایای راه اندازی دفتر مدیریت پروژه

خب در گام اول، همه چیز گل بود و بلبل. همه متوجه اهمیت دفتر مدیریت پروژه شده بودیم و به مزایای آن هم پی بردیم. مزایای مهمی مثل:

• ایجاد فرآیندهای استاندارد برای مدیریت و تحویل پروژه.
• ایجاد یک پایگاه داده متمرکز دانش برای جمع‌آوری و به اشتراک‌گذاری تجربیات
• بهبود شفافیت، ارتباطات و گزارش‌دهی با یک نقطه تماس اصلی
• همسو کردن استراتژی کسب و کار با برنامه‌ریزی و اجرای پروژه
• اجرای شیوه‌ها و رویه‌های استاندارد.
• مدیریت کارآمد منابع مشترک

اما چالش اصلی داستان ما از اینجا شروع شد که نقطه راه اندازی دفتر مدیریت پروژه و استقرار آن کلید خورد.

نحوه راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه

برای راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه، ما چند گام را طی کردیم که به شرح زیر است:

مرحله اول؛ ایجاد پرونده تجاری

برای توجیه پیشنهاد اجرای یک دفتر مدیریت پروژه، در گام اول باید یک پرونده تجاری را تکمیل کنیم. برای هزینه کردن و برنامه‌ریزی سازمانی مهم است که قبل از حرکت، مطمئن شوید این پروژه ارزش کافی را دارد.

پرونده تجاری موارد زیر را مشخص می‌کند:

• اهداف PMO
• مزایا و محدودیت‌های PMO
• هرگونه خطری که در راه‌اندازی PMO وجود دارد
• برآورد هزینه اجرا
• جدول زمانی یا طول پروژه
• تاثیر بالقوه بر کسب و کار
• هرگونه اطلاعات مرتبط دیگر

دقیقا در این نقطه شما متوجه می‌شوید که اصلا تمام پروژه‌ها ممکن است به PMO نیازی نداشته باشند.

برای درک بیشتر اینکه چگونه اندازه شرکت بر نیاز به PMO تأثیر می‌گذارد، اجازه دهید توجه‌تان را به برخی از داده‌ها جلب کنم:

• 90 درصد شرکت‌های بزرگ دارای PMO هستند
• 88 درصد از شرکت‌های متوسط ​​دارای PMO هستند
• 61 درصد از شرکت‌های کوچک دارای PMO هستند

به طور کلی، 71٪ از شرکت‌ها دارای PMO هستند.

در واقع زمانی اجرای دفتر مدیریت پروژه برای شما سودمند است که شرکت شما، در چند مفهوم کلیدی به قطعیت رسیده باشد. این نقاطی بود که متاسفانه در پروژه ما هنوز نیازمند بررسی بود اما قبل از آن Pmo راه‌اندازی شده بود و چالش‌ها شروع شدند.

• نقش PMO باید به وضوح مشخص شود و هیچ ابهامی برای مسئولیت باقی نماند.
• به جای تخصیص چندین نقش و مسئولیت PMO، بر آنچه سازمان نیاز دارد تا در اهداف کوتاه مدت و بلندمدت انجام دهد، تمرکز کنید.
• تعهد مدیریت ارشد برای پذیرفته شدن یک PMO توسط تمام بخش‌های سازمان الزامی است. بدون این مأموریت، بخش PMO فقط یک حفره دیگر است که برای ایجاد صدای خود در سازمان مبارزه می‌کند.

 

مرحله دوم؛ شناخت نوع دفتر مدیریت پروژه (PMO)

پرونده تجاری باید شامل انتخاب مدل PMO برای اجرا نیز باشد. سه نوع رایج PMO عبارتند از:

حمایتی (Supportive)

یک PMO حمایتی به عنوان مشاور یا منتور عمل می‌کند. به طور کلی یک مرکز دانش و منبعی از بهترین شیوه‌ها، آموزش‌ها و درس‌ آموخته‌ها است. تأکید این نوع PMO بر روی ارائه کمک و ترویج استفاده از شیوه‌های استاندارد مدیریت پروژه است.

نقش:

این نوع PMO نقش محدودی در مورد کنترل مستقیم بر پروژه‌ها دارد. دفتر مدیریت پروژه پشتیبانی بیشتر به عنوان یک تسهیل‌کننده عمل می‌کند و به مدیران و تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا رویه‌ها و شیوه‌های موثر مدیریت پروژه را اجرا کنند.

کنترل کننده (Controlling)

یک PMO کنترل کننده، به عنوان حسابرس و همچنین مشاور عمل می‌کند. این یک گام فراتر می‌رود تا اطمینان حاصل شود که بهترین شیوه‌ها و استانداردها دنبال می‌شوند. اغلب کنترل‌ها و استانداردهای حاکمیتی را ایجاد می‌کند.

نقش:

PMO کنترل کننده پروژه‌ها را به دقت نظارت می‌کند تا اطمینان حاصل شود که پروژه‌ها با استانداردهای سازمانی هماهنگ هستند. این نوع PMO نقش فعال‌تری در نظارت بر پروژه‌ها دارد و در صورت لزوم مداخله می‌کند تا پروژه‌ها با رهنمودهای تعیین شده هماهنگ شوند.

هدایت کننده (Directive)

یک PMO در نقش هدایت کننده، مستقیماً مسئول اجرای پروژه‌هاست. مدیران پروژه به جای یک عملکرد یا گروه سازمانی جداگانه، مستقیماً به PMO گزارش می‌دهند.

نقش:

این نوع PMO سطح بالایی از کنترل بر پروژه‌ها دارد و ممکن است استقلال مدیران پروژه را محدود کند. این نوع PMO بیشتر در عملیات روز به روز پروژه‌ها دخیل است، تصمیمات کلیدی را اتخاذ می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که پروژه‌ها طبق رهنمودهای PMO اجرا می‌شوند.

به طور خلاصه سطح کنترل و مشارکت از PMO حمایتی به PMO کنترل کننده و سپس PMO هدایت‌کننده افزایش می‌یابد.

در واقع یک نقطه کلیدی که چالش بزرگی برای ما ایجاد کرد این است که نوع دفتر مدیریت پروژه بر نحوه کارآیی آن بسیار تاثیر دارد. پس اگر انتخاب دقیقی نداشته باشید، انگار یک تکه پازل را به اشتباه در جای دیگری قرار دادید که نه تنها کمک‌کننده نیست، بلکه نظم قبلی را نیز برهم می‌زند.

 

مرحله سوم؛ رهبری قوی را مشخص کنید!

اگر پروژه برای پیشبرد تایید شود، گام بعدی تعیین اعضای کلیدی تیم برای مدیریت و اجرای طرح است. این شامل حامی پروژه، مدیر پروژه و سایر افرادی است که مستقیماً در موفقیت پروژه نقش دارند.

در این مرحله نیز، ما به استخدام تعدادی کارشناس پرداختیم و یکی از کارشناسان ارشد سابق را ارتقا دادیم. اما حالا که به عقب نگاه می‌کنم، در انتخاب این نقش‌های کلیدی، بررسی‌های کافی انجام نشده بود و می‌توانستیم، مهره‌های مفیدتری را انتخاب نماییم.

 

مرحله چهارم: منشور را ایجاد کنید

در این مرحله، مدیر پروژه اکنون منشور پروژه را برای ایجاد دفتر مدیریت پروژه تهیه خواهد کرد. این منشور شامل موارد زیر خواهد بود:

• محدوده پروژه
• الزامات سطح بالا
• مفروضات مرتبط
• محدودیت‌ها
• نقاط عطف اصلی

بدون تعیین هر کدام از این موارد، Pmo در سازمان شما با ابهام زیادی کار را شروع می‌کند و چالش اصلی آنجایی اتفاق میفتد که این ابهامات به سطوح دیگر پروژه نیز منتقل می‌شود و مشکلات زیادی را به وجود می‌آورد.

 

مرحله پنجم؛ لطفا چرخه حیات مدیریت پروژه را دنبال کنید.

پس از تصویب منشور، پروژه باید همان چرخه عمر پروژه‌های دیگر را دنبال کند و شما باید تمام قد، توجه خود را به آن معطوف کنید. چرا که اگر در مقرر اصلی این فرآیند درست طی نشود، در خروجی شاهد مشکلات آن خواهید بود. مراحل چرخه عمر مدیریت پروژه عبارتند از:

• شروع
• برنامه‌ریزی
• اجرا
• نظارت و کنترل
• اتمام

فرآیندها، رویه‌ها و مستندات استاندارد باید مانند هر پروژه دیگری ایجاد شوند. به عنوان مثال، شما به یک محدوده، برنامه و بودجه پایه و همچنین منابع، مواد و الزامات یا نتایج اختصاص داده شده برای سنجش موفقیت نیاز دارید.

پس این اشتباه من را تکرار نکنید که مستندات را جدی نگیرید. چرا که در این صورت باید چالشی را که یک بار حل کردید، بار دیگر به علت نداشتن مستندات حل و فصل کنید.

• بیشتر بخوانید: تجربیات دفتر مدیریت پروژه

شرح وظایف دفتر مدیریت پروژه PMO چیست؟

از چالش‌های بزرگ من در تجربه گذشته‌ام برای دفتر مدیریت پروژه، ابهام در نقش‌ها و مسئولیت‌های pmo بود. در واقع ما نیروهای خوبی را در دست داشتیم که نتوانستیم در جایگاه درستی برای مسئولیت‌های مناسب‌شان استفاده کنیم.

پس بهتر است به برخی از مسئولیت‌ها و نقش‌های دفتر مدیریت پروژه، نگاهی بیندازیم:

1. حاکمیت:
   • تعریف و اجرای سیاست‌ها، رویه‌ها و استانداردهای مدیریت پروژه.
   • اطمینان از انطباق با مقررات مرتبط و دستورالعمل‌های سازمانی.
   • برگزاری بررسی‌ها و حسابرسی‌های دوره‌ای برای ارزیابی پیروی از استانداردها.
2. توسعه و استانداردسازی روش‌ها:
   • توسعه و حفظ روش‌ها و بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه.
   • استانداردسازی فرآیندهای مدیریت پروژه برای اطمینان از یکنواختی در پروژه‌ها.
   • راهنمایی در آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا و خاتمه پروژه‌ها.
3. حمایت و راهنمایی:
   • ارائه حمایت و راهنمایی به مدیران پروژه و تیم‌های پروژه.
   • ارائه آموزش در زمینه روش‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه.
   • کمک به حل مسائل و چالش‌های مرتبط با پروژه.
4. مدیریت منابع:
   • تخصیص و مدیریت منابع به صورت کارآمد در پروژه‌ها.
   • نظارت بر بهره‌وری و در دسترسی منابع.
   • اطمینان از این که پروژه‌ها از مهارت‌ها و توانمندی‌های لازم برخوردار باشند.
5. مدیریت ریسک:
   • شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌های پروژه.
   • توسعه استراتژی‌ها و برنامه‌های ضدریسک و طرح‌های ذخیره.
   • نظارت بر ریسک در طول چرخه حیات پروژه.
6. گزارش‌دهی و اسناد:
   • ایجاد و حفظ استانداردهای اسناد پروژه.
   • تولید گزارش‌های دوره‌ای وضعیت پروژه برای سهامداران.
   • اطمینان از دقت و به موقع بودن اسناد پروژه.
7. مدیریت سهامداران:
   • مدیریت ارتباط با سهامداران پروژه.
   • تسهیل همکاری بین تیم‌های پروژه و سهامداران.
   • مدیریت انتظارات و نگرانی‌های سهامداران.
8. نظارت بر عملکرد و معیارها:
   • نظارت بر عملکرد پروژه نسبت به شاخص‌های عملکرد کلان (KPI).
   • تعیین و پیگیری معیارهای موفقیت پروژه.
   • تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی در مورد عملکرد پروژه به سهامداران.
9. مدیریت تغییر:
   • مدیریت تغییرات در دامنه، زمان و بودجه پروژه.
   • ارزیابی تأثیر تغییرات بر اهداف پروژه.
   • اطلاع‌رسانی تغییرات به سهامداران مربوط.
10. مدیریت پرتفو:
    • هماهنگ کردن پروژه‌ها با اهداف استراتژیک سازمان.
    • اولویت‌بندی و بهینه‌سازی پرتفوی پروژه‌ها.
    • اطمینان از این که پرتفوی کلی ارزش حداکثری را ایجاد می‌کند.
11. پیشرفت مداوم:
    • ارزیابی فرآیندهای مدیریت پروژه و شناسایی زمینه‌های بهبود.
    • اجرای فعالیت‌های بهبود مداوم.
    • جمع‌آوری و به اشتراک گذاری درس‌های یادگرفته شده از پروژه‌های انجام شده.

چند توصیه برای استقرار دفتر مدیریت پروژه

من از تجربه شکست‌ها و چالش‌هایی که برای دفتر مدیریت پروژه داشتم؛ به چند توصیه برای شما رسیدم که امیدوارم با در نظر گرفتن آن‌ها، بتوانید به کلید موفقیت در PMO برسید.

روی پیروزی‌های کوچک و اولیه تمرکز کنید:

شناسایی، دستیابی و جشن گرفتن برخی بردهای سریع ارزشمند است. این به ایجاد تعهد و تشویق روحیه در هنگام اجرای تغییرات کمک می‌کند. به عنوان مثال، هرگاه نقطه عطفی رخ داد، باید آن را تحسین و تجلیل کرد.

حفظ انگیزه در طول دوره‌های نزولی:

شکست بخشی از کار است و اجرای هر تغییر قابل توجهی می‌تواند دشوار باشد. احتمالاً دوره هایی وجود خواهد داشت که به نظر می‌رسد همه چیز به کندی اتفاق می‌افتد یا اصلاً اتفاق نمی‌افتد. مثبت ماندن و تمرکز بر روی مشارکت و متعهد نگه داشتن ذینفعان به هدف نهایی ضروری است و در واقع رسالت اصلی دفتر مدیریت پروژه، ادامه دادن بعد از هر کدام از این دوره‌هاست.

مطمئن شوید که معیارهای موفقیت را تعریف کردید:

همانطور که قبلاً ذکر شد، بخشی از پرونده تجاری باید مزایای یک PMO را مشخص کند. داشتن مزایای قابل اندازه‌گیری که بتوان آن‌ها را ردیابی و گزارش کرد، مهم است.

از انعطاف کافی برای سازگاری و بلوغ PMO استفاده کنید:

با رشد و تغییر کسب و کار، PMO باید سازگار شود. به عنوان مثال، PMO ممکن است به عنوان یک PMO حمایتی شروع شود، اما بیش از حد به یک PMO هدایت کننده تبدیل شود. برای رشد و بلوغ دفتر مدیریت پروژه خود هزینه کنید و مطمئن باشید که این نوعی سرمایه‌گذاری بلندمدت خواهد بود.

 

امیدوارم از تجربه چالش‌های من، شما به موفقیت در استقرار دفتر مدیریت پروژه برسید. 😊

دوره استقرار دفتر مدیریت پروژه

 

منابع:

wrike, toptal, projectmanager, pmi, blog.logrocket