هر کسب و کاری به منابعی مانند نیروی کار، مواد اولیه، تجهیزات و سایر مواد اولیه تحت عنوان ورودی‌های پروژه نیاز دارد. 

تیم شما از منابع برای اجرای پروژه‌های مختلف مانند ساخت محصولات یا ارائه خدمات استفاده می‌کند. این منابع باید توسط سازمان شما خریداری شود و فرآیند تدارکات باید با دقت برنامه‌ریزی و اجرا شود. آنچه امروز در رابطه با مدیریت تدارکات پروژه خواهیم خواند، ما را با مراحل این فرآیند بیشتر آشنا خواهد کرد.

پس با مقاله امروز همتیک همراه باشید تا درسی دیگر از پروژه را با هم بیاموزیم. مدیریت تدارکات پروژه یکی از 10 حوزه دانش مدیریت پروژه در استاندارد PMBOK است.

مدیریت تدارکات پروژه چیست؟ 

مدیریت تدارکات پروژه، عمل به دست آوردن کلیه مواد و خدمات مورد نیاز پروژه است. مدیریت تدارکات پروژه شامل فرآیندهایی است که برای اطمینان از موفقیت تدارکات پروژه استفاده می‌شود که شامل سه فرآیند اصلی است:

• برنامه‌ریزی تدارکات
• انجام تدارکات
• مدیریت (یا کنترل) تدارکات

نسخه‌های قبلی کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) شامل فرآیند چهارمی هم بود که در نسخه ششم حذف شده است. 

مدیریت تدارکات پروژه ممکن است برای انواع صنایع مورد استفاده قرار گیرد چرا که هر پروژه‌ایی که نیاز به مواد یا خدمات برون سپاری شده دارد، نیازمند مدیریت تدارکات است. صنایع زیر معمولاً از مدیریت تدارکات پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه خود استفاده می‌کنند:

• ساخت و ساز
• تولید
• مهندسی
• فن آوری
• دارایی، مالی، سرمایه‌گذاری
• مراقبت‌های بهداشتی

اگر تا به حال تجربه برگزاری یک جشن تولد ساده را داشته باشید، خیلی راحت‌تر با آنچه درباره مدیریت تدارکات خواهیم خواند، آشنا می‌شوید. 

آرش برزویی، حدود چند سال است که در حوزه مدیریت تدارکات پروژه فعال است. شغلی که بر خلاف باور عمومی، چندان هم آسان نیست و قرار نیست تنها با چند هماهنگی تلفنی انجام شود. 

در بخش‌های بعدی می‌خواهیم با زیر و بم کار آرش به عنوان یک مدیر تدارکات آشنا شویم و به شما کمک کنیم تا اگر این مسیر را انتخاب کردید، با درک خوبی از آن شروع به کار کنید و یا اگر در کار خود، با این بخش همکاری دارید، نسبت به آن آگاهی لازم را داشته باشید. 

وظایف مدیر تدارکات پروژه

در واقع آنچه آرش در کار مدیریت تدارکات انجام می‌دهد، کلیه اقدامات و استراتژی‌های مرتبط با چرخه شناسایی، ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان نهاده‌های تولید اطلاق می‌شود. که این شامل ایجاد یک برنامه مدیریت تدارکات، تست کیفیت، مدیریت قراردادهای تدارکات، اجرای خرید و هر فعالیت دیگری است که برای کنترل چگونگی انجام خریدها در سازمانی که آرش کار می‌کند، صورت می‌پذیرد. 

آرش برای اینکه بتواند به درستی کار خود را پیش ببرد، باید توجه ویژه‌ای به ایجاد و حفظ روابط با منابع خارجی مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه داشته باشد. یک مدیر تدارکات پروژه مثل آرش با فروشندگان برای خرید، اجاره یا قرارداد محصولات و خدمات مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه ارتباط برقرار می‌کند. 

اغلب، انتخاب فروشندگان پس از ارائه مناقصه برای مشارکت با تیم‌هایی که به دنبال محصولات یا خدمات هستند، انجام می‌شود. سپس یک مدیر تدارکات پروژه مثل آرش خان برزویی تعیین می‌کند که کدام پیشنهاد برای اهداف آن‌ها سودمندتر است. 

ممکن است مذاکرات بیشتر برای اطمینان از نمایندگی عادلانه از منافع هر دو طرف هم صورت گیرد.

مدیریت تدارکات پروژه با مدیریت خرید یکسان نیست!

یک اشتباه رایج در خصوص مدیریت تدارکات پروژه، یکسان دانستن این شغل با فرآیند مدیریت خرید است. مدیریت خرید تنها بخش کوچکی از حوزه مدیریت تدارکات است که بزرگ‌تر و استراتژیک‌تر است. 

مدیریت خرید به سادگی مجموعه‌ای از اسناد، ابزارها و رویه‌هایی است که برای مدیریت فرآیند خرید استفاده می‌شود؛ مانند درخواست‌های خرید، درخواست‌ها برای قیمت و سفارش خرید.

اما تدارکات، از نظر مدیریت پروژه، زمانی است که برای رسیدن به هدف پروژه خود نیاز به خرید، اجاره یا قرارداد با برخی منابع خارجی دارید. این روابط مانند هر فرآیندی در پروژه نیاز به مدیریت دارد.

مدیریت این روابط به معنای دریافت بهترین کیفیت از فروشندگان خارجی است که توسط شرکت به کار گرفته شده‌‌اند تا به انجام تجارت کمک کنند. مدیریت تدارکات راهی برای مدیریت کارآمدتر و بهینه‌تر فرآیند منبع‌یابی، درخواست، سفارش، تسریع، بازرسی و تطبیق تدارکات است.

با این حال، قبل از انجام خرید، باید به این سوال پاسخ داده شود که آیا کالا و خدمات از فروشندگان خارجی مورد نیاز ما خواهد بود یا خیر. آیا ارتباط با شرکت‌های خارجی در بلندمدت ضروری و بهینه است؟ 

تنها در این صورت است که شخصی مثل آرش می‌تواند با اطمینان از اینکه قدم‌هایی که برمی‌دارد از نظر مالی سالم است و در چارچوب زمانی سازمان مناسب است، پیش برود.

نگاهی به برنامه مدیریت تدارکات پروژه 

یک برنامه مدیریت تدارکات، الزامات تدارکات، دستورالعمل‌ها و فرآیند کلی را که توسط یک سازمان برای یک پروژه خاص تعیین می‌شود، شرح می‌دهد. سطح پیچیدگی و جزئیات یک برنامه مدیریت تدارکات از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است، اما برای داشتن برنامه مدیریت تدارکات استاندارد باید اقدامات زیر صورت پذیرد:

• معیارهای ارزیابی را برای انتخاب تامین کنندگان تعریف کنید
• روند مناقصه را تشریح کنید
• متدولوژی هزینه مورد استفاده را شناسایی کنید (تجزیه و تحلیل هزینه و فایده)
• توضیح دهید که چرا فعالیت‌های تدارکاتی مورد نیاز است و چگونه آن‌ها با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ هستند.
• یک جدول زمانی برای فعالیت‌های تدارکاتی تعیین کنید
• ذینفعان مدیریت تدارکات را شناسایی کنید
• KPIها را برای فعالیت‌های تدارکاتی تعریف کنید
• هر گونه محدودیت منابع یا مفروضات پروژه را که ممکن است بر فعالیت‌های تدارکات تأثیر بگذارد، فهرست کنید
• شرایط کلی حقوقی و پرداخت را تعریف کنید
• نقش‌ها و مسئولیت‌های مختلف مدیریت تدارکات را توضیح دهید
• هزینه‌های برآورد شده برای تدارکات محاسبه و ثبت شود
• هرگونه استراتژی کاهش یا خطرات بالقوه‌ای را که ممکن است بر خرید تأثیر بگذارد، فهرست کنید

خب اول متن هم اشاره کرده بودیم که اگر تا به حال تجربه برگزاری یک جشن ساده را داشته باشید، با ذره‌ای از سختی‌های کار مدیریت تدارکات آشنا خواهید بود. اما حالا وقت آن رسیده که شما را با مراحل پیچیده و اصلی کار شخصی مثل آرش برزویی آشنا کنیم. 

مراحل مدیریت تدارکات پروژه 

هنگامی که برای شروع مدیریت تدارکات گام برمی‌دارید، مدیریت تدارکات پروژه به چهار فرآیند اصلی تقسیم می‌شود.

برنامه مدیریت تدارکات

تدارکات ابتدا در مرحله برنامه‌ریزی پروژه شناسایی و نیازسنجی می‌شوند. برای هر پیمانکار خارجی، باید یک بیانیه کار (SOW) وجود داشته باشد تا به عنوان سندی برای تشریح کارهایی که قرارداد می‌شود، ارائه شود.

با این حال، در برخی پروژه‌ها قبل از قرارداد، چیزی مانند درخواست پیشنهاد وجود دارد که در آن چندین پیمانکار می‌توانند در مناقصه کار شرکت کنند و مدیر پروژه می‌تواند از بین پیشنهادات انتخاب کند که چه کسی قرارداد را دریافت می‌کند.

این درخواست‌ها کاملاً و از چند جهت بررسی می‌شوند، چون به‌عنوان اسناد راهنما در طول پروژه عمل می‌کنند. هر چه دقیق‌تر، بهتر است. این امر از سردرگمی‌های بعدی جلوگیری می‌کند و به توسعه دقیق‌تر برنامه‌ها کمک می‌کند. 

این فرآیند در برنامه مدیریت تدارکات که شامل ثبت اسناد مورد نیاز، ثبت ریسک، برنامه زمانی پروژه، برآورد هزینه فعالیت و موارد دیگر است، ضروری و اجتناب‌ناپذیر است و شخصی مثل آرش باید برای آن پاسخگو باشد.

برای هدایت این تصمیم‌ها کمک گرفتن از کارشناسان، انجام تحقیقات بازار و ملاقات با ذینفعان و استفاده از ابزارهای تحلیلی به هدایت این تصمیم کمک می‌کند.

انجام تدارکات

پس از اتمام کاغذبازی مرحله اول، وقت آن است که شما پیشنهادها را مطالعه کنید و تعیین کنید که کدام یک را بپذیرید. با این حال، قبل از تصمیم‌گیری، باید معیاری وجود داشته باشد تا تصمیم بگیرید که کدام پیشنهاد برای پروژه بهینه است و با مدیریت تدارکات شما مطابقت دارد. در این صورت، قراردادها امضا شده و برنامه مدیریت پروژه به روز می‌شود.

برنده مناقصه را در جلسه کنفرانس و ارائه روش‌های ارزیابی پیشنهادات و تخمین‌هایتان، تعیین کنید. افرادی مثل آرش که تجربه خوبی در این کار دارند، از مشاوره  متخصصان در زمینه‌هایی که قرارداد دارند، استفاده می‌کنند تا از درستی تصمیمات مطمئن شوند.

بعد از همه این کارها، مذاکراتی برای تدارکات وجود دارد که برای تنظیم قراردادهای نهایی برای رفع نیازهای شما و پیمانکار مورد نیاز است. شما باید از یک سفارش خرید، برای ثبت قیمت، مقدار، پنجره تحویل و شرایط پرداخت کالا/خدمات سفارشی استفاده کنید. این یک سند ضروری و قانونی است که تضمین می‌کند شما و فروشنده شما در یک راستا هستید و می‌توانید روی مرحله بعدی مدیریت تدارکات تمرکز کنید؛ یعنی کنترل تدارکات!

کنترل تدارکات

پس از امضای قراردادها، مدیریت پیمانکاران از مسئولیت‌های مهم و حیاتی آرش است. چرا که کار پیمانکاران می‌تواند تأثیر منفی بر بودجه‌ها و برنامه‌ها داشته باشد و شما را از مسیر پروژه خارج کند یا پیش‌روی را سخت کند.

بنابراین، به‌روزرسانی منظم وضعیت برای بررسی توافق‌نامه‌های پیمانکار، دریافت به‌روزرسانی‌های پیشرفت و بررسی عملکرد کار ضروری است تا اطمینان حاصل شود که پیمانکاران الزامات ثبت شده در قراردادهای خود را برآورده می‌کنند. 

اگرچه پیمانکاران را به این دلیل استخدام می‌کنید که تخصص آن‌ها را در کاری که انجام می‌دهند، قبول دارید اما همچنان باید بر کارهای آنان نظارت ویژه داشته باشید تا  مطمئن شوید، همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود.

بهتر است یک سیستم کنترل تغییر قرارداد هم داشته باشید و به طور منظم عملکرد تدارکات را بررسی کنید، از جمله بازرسی و ممیزی برای اطمینان از اینکه کار درست پیش می رود. 

گزارش عملکرد به میزان درک و آگاهی مدیران از روند اجراییات پروژه کمک می‌کند. یک سیستم پرداخت و همچنین مدیریت مطالبات و سیستم مدیریت سوابق باید وجود داشته باشد تا زیر و بم مرحله نظارت به خوبی انجام شود. 

احتمالا متوجه شدید که در این مرحله شاید کار عملیاتی بسیار سنگینی برای مدیر تدارکات پروژه مثل آرش وجود نداشته باشد اما فشار روانی این مرحله و میزان تمرکزی که نیاز دارد بسیار بالاست. 

نهایی کردن تدارکات

همانطور که فرآیندی برای شروع تدارکات وجود دارد، نهایی کردن و اتمام تدارکات نیز نیازمند یک فرآیند اساسی است. آنچه که کار را تکمیل خواهد کرد باید در توافق اولیه با پیمانکار توضیح داده شود تا هیچ ابهامی در مورد زمان انجام کار از طرف هیچ‌کدام از طرفین وجود نداشته باشد.

بیمه و تعهد نیز، معمولاً مستلزم آزادسازی رسمی مسئولیت هستند. این به آرش اطمینان می‌دهد که هیچ تغییر بزرگی در رابطه با ارزش و تاریخ اتمام قرارداد وجود ندارد و می‌تواند از نهایی شدن کار خیالش راحت باشد.

ممیزی تدارکات و همچنین انجام مذاکرات تدارکات ساختاریافته به این فرآیند کمک می‌کند. یک سیستم مدیریت سوابق نیز، برای مدیریت تمام اسناد مربوط به این مرحله از فرآیند تدارکات مورد نیاز است.

نرم افزارهای مدیریت پروژه نیز می‌تواند هم در این مرحله و هم سایر مراحل برای شما ایده‌آل باشد تا برنامه زمانی موردنیاز برای خرید تجهیزات، مواد، قطعات یا هر چیزی که برای پروژه های خود نیاز دارید را بهتر تخمین بزنید. 

چند مزیت چشم‌گیر مدیریت تدارکات پروژه

افزودن مدیریت تدارکات به پروژه‌هایی با اندازه و پیچیدگی متفاوت مزایای متعددی دارد که نمی‌توان از آن بی‌توجه عبور کرد. 

هر چند که ممکن است افزودن مدیر تدارکات کاربلدی مثل آرش به یک پروژه هزینه داشته باشد؛ اما باید به این هزینه مانند هزینه‌های مدیریت پروژه نگاه شود چرا که مزیت‌هایی که ایجاد می‌کند، آن‌چنان هم کم اهمیت نیست. 

افزایش کیفیت با مدیریت تدارکات 

مدیریت تدارکات پروژه به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا قراردادهای خدمات را، به صورت دقیقی با نیازهای خود مطابقت دهند و مذاکره کنند. همچنین می‌تواند اطمینان شما را از کیفیت کالاها و خدمات افزایش دهد. 

افزایش اطمینان از کیفیت می‌تواند به ذی‌نفعان کمک کند تا نسبت به موفقیت پروژه اطمینان بیشتری داشته باشند و ممکن است منجر به سرمایه‌گذاری و تامین مالی آینده شود.

افزایش رضایت ذینفعان

با وجود طرح تدارکات برای یک پروژه، مدیرانی مثل آرش می‌توانند به راحتی امتیاز رضایت ذینفعان را با عدد بالایی کسب کنند.

اهداف قابل اندازه‌گیری

با داشتن یک برنامه تدارکاتی برای یک پروژه، تیم می‌تواند با اهداف ملموس کار کند. این موضوع، دستیابی پروژه به موفقیت‌ را تسهیل می‌بخشد. 

کاهش ریسک با مدیریت تدارکات 

فرآیند تهیه پیش‌نویس و مذاکره قراردادهای خدمات می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا با تشریح هزینه‌ها، فرآیندها و کیفیت خدمات، گزینه‌های فروشنده خود را با وضوح بیشتری بشناسند. این می‌تواند به کاهش خطر نقض شرایط قرارداد کمک کند که می‌تواند از تاخیر در موفقیت پروژه یا تأثیر منفی در نتیجه جلوگیری کند.

هزینه کنترل شده با مدیریت تدارکات 

شرایط تدارکات که به دقت در مذاکره تعیین شده‌اند، راه بسیار خوبی برای کاهش هزینه‌ها و کنترل مخارج هستند. مدیریت تدارکات ممکن است به سازمان‌ها کمک کند تا هزینه‌های لازم برای تکمیل یک پروژه را بهتر درک کنند و همچنین سبب می‌شود که محصولات و خدماتی را از فروشندگان انتخاب کنند که به بهترین وجه با نیازهای آن‌ها مطابقت دارند، بدون اینکه از بودجه آن‌ها بیشتر خرج شود.

فرآیند شفاف

با یک برنامه مدیریت تدارکات پروژه، افزایش شفافیت به خوبی انجام می‌گیرد. همه ذینفعان از فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده، آگاه هستند. در عین حال، مدیران پروژه می‌توانند پیشرفت منظم را بررسی و باهم به اشتراک بگذارند.

مذاکره بهتر

طرح مدیریت تدارکات پروژه شما را قادر می سازد تا قدرت مذاکره بهتری با تامین کنندگان و فروشندگان داشته باشید. از آنجایی که دید بهتری در مورد مراحل بعدی و خطرات موجود وجود دارد، مدیر تدارکات می‌تواند از این اطلاعات به نفع خود استفاده کند و در مورد نرخ‌های بهتر مذاکره کند.

با آرزوی موفقیت شما و آقای آرش برزویی در مدیریت تدارکات پروژه…

منابع:

wrike, business.adobe, gep, indeed, projectmanager