اگر بخواهیم خیلی ساده برویم سر اصل مطلب، از قدیم گفته‌اند:

«مدیر پروژه بودن کار خیلی آسونیه؛ درست مثل پرواز کردن برای یک پرنده. فقط با این تفاوت که شما بال نخواهید داشت.»

بله! مدیر پروژه وظایف مختلف و متعددی دارد که رسیدگی به همه آن‌ها، در زمان درست خود، شاید چیزی کمتر از یک پرواز بدون بال نباشد! اما امروز در این مقاله، قرار است وظایف مدیر پروژه را از منظرهای گوناگون بررسی کنیم تا اگر در مسیر شغلی خود، گذری به این سمت داشتید، انتخاب و تصمیمات درستی داشته باشید.

با همتیک همراه باشید تا این بار متفاوت‌تر از همیشه، شغل مدیر پروژه را با تمام وظایفش بررسی کنیم.

اول از همه، مدیر پروژه کیست؟

نمی‌دانم اهل شرلوک دیدن هستید یا خیر! اما برای این مقاله ما نگاه‌ تیزبین شرلوک عزیز را قرض گرفتیم تا مو را از ماست مدیر پروژه‌ها بیرون بکشیم و اول از همه بدانیم در واقع چه کسی در یک سازمان، مدیر پروژه تلقی می‌شود.

اگر قصد داشته باشیم خیلی ساده شغل مدیر پروژه را تعریف نماییم، می‌توان گفت «مدیر پروژه مسئول برنامه‌ریزی، نظارت و هدایت پروژه‌ها از ایده‌پردازی تا اتمام آن‌هاست.»

مدیر پروژه یکی از نقش‌های سطوح ارشد یک سازمان است. چرا که مدیر پروژه نیاز به تعامل با طیفی از ذی‌نفعان داخلی و خارجی دارد تا بتواند چندین بخش پروژه را، به طور همزمان مدیریت کند.

همچنین می‌توان گفت مدیر پروژه، مسئولیت تحویل پروژه‌ها را پس از اجرای دقیق و درست آن‌ها، به صورت روزانه بر عهده دارد.

نقش مدیر پروژه در سازمان چطور تعریف می‌شود؟

اگر تیزبینی شرلوک را داشته باشید، الان باید این سوال را بپرسید که مدیر پروژه، دقیقا در سازمان چه نقشی دارد و مرز وظایف آن کجاست؟

خب جواب اینجاست که مدیر پروژه فردی است که مسئول تحویل پروژه است! یعنی این فرد تیم پروژه را با اختیار و مسئولیتی که از طرف هیئت مدیره به او داده شده، هدایت و مدیریت می‌کند تا کارهای پروژه به صورت روزانه اجرا شود.

علاوه بر مسئولیت‌های رسمی تعیین شده، مدیر پروژه نفشی است که ممکن است متناسب با سازمان و پروژه‌های موجود منعطف باشد و طبق مدل مدیریتی پیاده شده، برخی وظایف را به عهده بگیرد. مثلا در روش‌هایی مانند PRINCE2، مدیر پروژه نقش مهمی در ارتباط بین پروژه و حوزه تجاری دارد.

چرا؟ چون برای تحول و تغییر در حوزه کاری هر پروژه‌ای، نیازمند ارتباط عمیق بین پروژه و بازار آن هستیم. آن هم از طرف کسی که زیر و بم اجرای پروژه را بشناسد.

بدون تعریف چنین نقشی، در هر سازمانی که بررسی کنید، خلل و تاخیرهایی را در برنامه موجودشان شاهد خواهیم بود.

در لایه بعدی، مدیر پروژه موظف است که شروع و اتمام پروژه را زمان‌بندی کند. قدم‌های اجرایی را پیش‌بینی و برنامه‌ریزی نماید و همچنین با همراهی تیم خود مسئولیت شکست یا پیروزی در یک پروژه را پذیرا باشد.

• بیشتر بخوانید: مدیریت زمان پروژه

شرح وظایف مدیر پروژه: مراحل پروژه و نقش مدیر پروژه

شما که دقت نکردید، اما خود آقای شرلوک از آن عقب‌ها سوال خوبی درباره شرح وظایف مدیر پروژه پرسید. با وجود نقش کلیدی‌ای که مدیر پروژه در سازمان شما می‌تواند داشته باشد، پس آگاهی و تسلط بر شرح وظایف مدیر پروژه از واجبات است.

اما قبل از آن، بگذارید خیلی شرلوک‌وار یک مبحث وابسته را بررسی کنیم و آن هم چرخه عمر مدیریت یک پروژه است. وظایف یک مدیر پروژه، کاملا وابسته به پروژه است. پس اینکه اول مراحل مدیریت یک پروژه را بدانیم ما را به شناخت بهتری می‌رساند.

به طور کلی، چرخه مدیریت پروژه شامل مراحل زیر است که وظایفی را بر عهده مدیر پروژه قرار می‌دهد:

در شروع پروژه، وظیفه مدیر پروژه رسیدن به انسجام و یکدستی است. همچنین شناختن ذی‌نفعان در این مرحله کمک شایانی می‌کند.

در مرحله برنامه‌ریزی پروژه، مدیر پروژه باید برای رسیدن به یکپارچگی، یک برنامه و منشور مدون آماده نماید تا بتواند مسیر پروژه، محدوده پروژه، اقدامات روزانه که از شکست کار حاصل می‌شود و همچنین مدیریت هزینه، ریسک، منابع انسانی، ارتباطات و کیفیت و هر جز وابسته‌ای را به خوبی انجام دهد.

در مرحله اجرای پروژه، نقش مدیر پروژه برای رسیدن به هماهنگی در اقدامات و کارهای اجرایی و روزانه است. به شکلی که با مدیریت منابع انسانی، ارتباطات و تدارکات و همچنین ذی‌نفعان بتواند به خوبی از پس مدیریت و هدایت پروژه بربیاید.

در مرحله نظارت و کنترل پروژه، نقش یک مدیر پروژه حرفه‌ای منتهی است به مدیریت هزینه‌ها، کنترل کیفیت خروجی‌های کار، برنامه‌ریزی اقدامات بعدی و مسیر پیش‌رو.

در نهایت مسیر هم، مرحله پایانی پروژه را داریم که مدیر پروژه باید بتواند تکمیل شدن تمام اقدامات و به ثمر رساندن پروژه را پیش ببرد.

در تمام این مراحل شاهد هستیم که یک مدیر پروژه حرفه‌ای و کاردرست چه نقشی عظیمی در پروژه ایفا می‌کند و در تمام حوزه‌های تئوری مدیریت پروژه یعنی یکپارچگی، کیفیت، هزینه، زمان، منابع انسانی، ارتباطات، ریسک، محدوده و ذی‌نفعان باید دستی بر آتش داشته باشد و از پس آن‌ها برآید.

•  بیشتر بخوانید: مدیریت هزینه پروژه

شرح وظایف مدیر پروژه: مسئولیت‌های مدیر پروژه

با توجه به مسیری که تا اینجا برای شناخت مدیر پروژه و وظایف آن در کنار شرلوک خان قدم زدیم، خوب است تا به صورت کلی مسئولیت‌ها اختصاصی و وظایف مدیر پروژه را که در چارچوب مورد توافق با سازمان‌هاست، مرورکنیم:

• طراحی و به کارگیری استانداردهای مدیریت پروژه حرفه‌ای
• مدیریت تولید محصولات یا خدمات مورد نیاز
• برنامه‌ریزی و نظارت بر پروژه
• اتخاذ هرگونه تفویض اختیار و استفاده از نقش‌های اجرایی در پروژه
• مدیریت ریسک‌های پروژه، از جمله توسعه و پیش‌بینی برنامه‌های مواقع اضطراری
• ارتباط با مدیریت سازمان (اگر پروژه بخشی از یک سازمان یا مجموعه باشد) و ارتباط با مدیران سایر پروژه‌های مرتبط؛ برای اطمینان از اینکه کار نه نادیده گرفته شده و نه تکراری است.
• نظارت بر پیشرفت کلی و استفاده از منابع
• شروع اقدامات اصلاحی در صورت لزوم
• اعمال کنترل تغییرات و اجراییات
• ارائه گزارش از طریق ساختارهای توافق شده در مورد پیشرفت پروژه و ارزیابی‌های مرحله نهایی
• ارتباط با ذینفعان پروژه، برای اطمینان از جهت‌گیری کلی و یکپارچگی پروژه
• مدیریت وابستگی‌های متقابل یا احتمالی با سایر پروژه‌ها و تأثیر آن‌ها بر خروجی پروژه
• اتخاذ و به کارگیری استراتژی‌ها و استانداردهای فنی و کیفی مناسب
• شناسایی و دریافت پشتیبانی و مشاوره مورد نیاز برای مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
• تهیه هرگونه پیشنهاد یا پیش‌بینی برای اقدامات بعدی

لازم به ذکر است که نقش مدیر پروژه در کسب‌وکارهای مختلف، کلیدی به شمار می‌رود و متناسب با حوزه موردنظر مثل مدیر پروژه معماری، مدیر پروژه مالی، مدیر پروژه بازایابی و… می‌تواند تغییراتی در راستای زنجیره تامین آن کسب‌وکار داشته باشد.

به عنوان مثال مدیر پروژه در پروژه‌های ساختمانی، احتمالا نقش ارتباط با تامین‌کنندگان کار را نیز بر عهده داشته باشد.

وظایف مدیر پروژه از منظر PMBOK

اگر پایه ماجراجویی‌های شرلوک هستید، پس احتمالا مشتاقید که در ابعاد دیگر هم سرکی بکشیم و بررسی کنیم که وظایف مدیر پروژه یک سازمان به چه شکل‌های دیگری تبیین می‌شود.

نقش PMBOK چیست؟

PMBOK یک نمای کلی از فرآیند مدیریت پروژه به همراه دستورالعمل‌هایی برای کمک به مدیران پروژه در خصوص تصمیم‌گیری عاقلانه ارائه می‌دهد. با مطالعه راهنمای PMBOK، مدیران پروژه می‌توانند مهارت‌های خود را در مدیریت هزینه، مدیریت منابع انسانی و مدیریت کیفیت بهبود بخشند.

• بیشتر بخوانید: استاندارد PMBOK چیست؟

برای این ریزبینی در وظایف مدیریت پروژه، خوب است که حوزه‌های تاثیرگذاری مدیر پروژه را نام ببریم. در اصل، مدیر پروژه می‌تواند در سه محدوده تاثیرگذار باشد.

• پروژه
• سازمان
• صنعت

در راستای تاثیر مدیر پروژه در این سه محدوده، می‌توان مسئولیت‌ها و وظایف مدیر پروژه را مطابق با آنچه پیش‌تر گفتیم، مشخص کرد.

اما یک مدیر پروژه حرفه‌ای، به چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟

شاید نگاه تیزبین شرلوک را داشته باشید، اما همچنان ممکن است برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه کاربلد، مهارت‌هایی را به دست بیارید.

در قدم اول، باز گردید و دوباره شرح شغلی مدیر پروژه را مرور کنید. این کار سبب می‌شود تا از توانایی خودتان برای انجام این کارها اطمینان حاصل نمایید. پس از آن باید دقت کنید که برای رسیدن به شغل مدیریت پروژه و رشد در این مسیر، نیاز به مهارت‌ها و قابلیت‌هایی خواهید داشت که همتیک به جزئیات آن را بررسی خواهد کرد.

یک مدیر پروژه عالی، معمولاً دارای پنج سال یا بیشتر، تجربه کاری و یک یا چند مدرک رسمی است. داشتن گواهینامه آموزشی در هر یک از زمینه‌های زیر می‌تواند امتیاز محسوب شود:

• مهندسی
• فناوری اطلاعات یا علوم کامپیوتر
• بازرگانی یا مدیریت بازرگانی
• مدیریت

علاوه بر این، مدیران پروژه باید دارای سطوح بالایی از مهارت‌های زیر باشند تا بتوانند در این نقش به خوبی عمل کنند:

• مهارت‌های ارتباط نوشتاری و کلامی
• توانایی مدیریت شرایط با استرس بالا
• توانایی انجام چند کار و مدیریت عناصر مختلف پروژه به طور همزمان
• مهارت‌های رهبری
• تفکر و بینش کلی‌نگر و آینده‌نگر
• توجه به جزئیات
• مهارت‌های حل تعارض و تضاد در تیم
• مهارت قوی کار تیمی

سخن پایانی: یک توصیه به‌دردبخور برای مدیران پروژه

«مدیر پروژه بودن مانند هنرمند بودن است، شما پالت‌های رنگی مختلفی دارید که قرار است آن‌ها را به خوبی، در یک اثر هنری ترکیب کنید.» – گرگ سیماروستی

با توجه به اینکه در نهایت به کمک شرلوک به نتیجه معمای وظایف مدیر پروژه رسیدیم، خوب است که چند خطی از سخنان این بزرگوار را که برای گوش‌های شما مدیران پروژه گفته است، بخوانید:

در واقع، وقتی صحبت از نقش‌ها و مسئولیت‌های مدیر پروژه می‌شود، ایجاد استراتژی‌ها، کارسپاری‌ها، نظارت بر پیشرفت، اطمینان از هماهنگی بین اعضای تیم و همکاری تیمی شروع می‌شود.

با این حال، اگر فکر می‌کنید می‌توانید بر این مهارت‌ها مسلط شوید و مدیر پروژه موفقی باشید، دوست من سرعت خود را کم کنید و صبور باشید!

هنوز تجربیات زیادی در راه است. کارهای جذابی مانند تیم‌سازی، ایفای نقش پل ارتباطی بین تیم و ذی‌نفعان و اطمینان از اتمام به موقع پروژه، همگی بخشی از وظایف مدیر پروژه است.

همتیک تمام سعی خود را کرده است تا به جای اینکه این مقاله را مثل یک پند کلیشه‌ای بخوانیم، آنچه لازم است برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق بدانیم را به دست آوریم.

پس برای بررسی نقش‌ها و مسئولیت‌های کلیدی مدیر پروژه، کمربند ایمنی خود را ببندید.

منابع:

roberthalf, workable, proofhub, purdue