اهمیت برنامه ریزی کاری در پروژه
16-05-2021
عصر یخبندان
دیگر آن دوره‌ای که کلی کاغذ و دفتر روی میز کاری آدم‌ها پخش و پلا میشدند و پیدا کردن یک سند خاص تبدیل به سردرد میشد، دوره‌ای که هماهنگی بین اعضای یک تیم به سختی انجام میشد و آدم‌ها کلافه و سر در گم میشدند، دوره‌ای که به موقع و به بهترین شکل انجام دادن همه‌ی کارها و رسیدن به deadline پروژه‌ها و همچنین مدیریت هزینه‌ها یک جورهایی خیلی آرمانی به نظر میرسید، به سر آمده … .
در دنیای امروزی برای هر کاری و برای رفع هر مشکلی یک راه‌حل کامپیوتری و نرم افزاری وجود دارد، نرم افزار یا برنامه‌ای که انجام دادن کارهای سخت را ساده کرده و با امکاناتی که دارد نه تنها تمام نیازها را پوشش داده بلکه با داشتن قابلیت‌های بیشتر از حد نیاز، کار کردن با آن‌ها را لذت بخش میکند.
هر بار، بهتر از قبل
در دنیای کاری همان‌طور که اشاره شد، چالش‌های متعددی به صورت رایج وجود دارند اما با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه و کارها، مثل همتیک، میشود از پسشان بر آمد. وقتی سیستم مدیریت پروژه همتیک را داشته باشید، در هر زمان و هر مکانی با موبایل یا سیستم کامپیوتریتان میتوانید از آن استفاده کنید و کارهایتان را به خوبی مدیریت کنید.
همتیک ویژگی‌ها و امکانات زیادی دارد؛ مثلاً کاربران همتیک میتوانند به راحتی از وظایف و کارهای خودشان مطلع شده و برای انجام دادنشان برنامه‌ریزی کنند، با همکاران و اعضای تیمشان درباره‌ی مسائل مختلف تبادل نظر کنند و تجربیات و مهارت‌هایشان را به اشتراک بگذارند و از هم بیشتر یاد بگیرند، گزارشات خودشان را ثبت کنند و وضعیت پیشرفتشان را بسنجند و همیشه هم به تمامی فایل‌ها و اطلاعات موردنیازشان دسترسی داشته باشند؛ مدیران پروژه هم میتوانند کارها، منابع انسانی و ارتباطات، اسناد، هزینه‌ها و زمان را به خوبی مدیریت کنند و هر بار نسبت به قبل، نتیجه‌ی بهتری بگیرند.
خداحافظ شلختگی!
آیا قبول دارید زندگی کردن در یک خانهی قشنگ و تمیز لذت‌بخش‌تر از بودن در یک خانهی بهم‌ریخته و کثیف با دکوراسیون زشت است؟ مطمئناً قبول دارید، آخر مگر میشود در یک خانهی درب و داغان کلافه نشد و احساس آرامش داشت؟
اگر دقت کنید چنین حس و حالتی را موقع استفاده از نرم افزارها و برنامه‌های نصب شده روی کامپیوترتان یا اپلیکیشن‌های موبایلتان که روزانه ممکن است بارها از آن‌ها استفاده کنید هم تجربه میکنید. مطمئناً اگر کار کردن با یک برنامه سخت باشد یا محیط کاربری زشتی داشته باشد، شما بعد از مدتی خسته میشوید و آن را کنار میگذارید و سراغ یک برنامه‌ی بهتر و جذاب‌تر میروید، مگر نه؟
در نرم افزار مدیریت پروژه و کارهای همتیک، تلاش شده تا علاوه بر داشتن امکانات متعدد، با فراهم کردن یک محیط کاربری ساده و جذاب، راحتی کاربران تضمین شده و آن‌ها بدون آن که احساس کلافگی و سردرگمی داشته باشند، بتوانند از این برنامه استفاده کرده و نیازهایشان را رفع کنند.
آیا به مغزتان پاداش میدهید؟
زمان‌هایی که ذهنتان شلوغ است و کلی کار دارید که باید همه را انجام بدهید ولی نمیدانید از کدام یکی باید شروع کنید و پیش بروید، چه کار میکنید؟ درست است! اولویت‌بندی … .
در واقع با این کار، شما دارید بر اساس اولویت انجام کارها، آن‌ها را دسته‌بندی میکنید و برایشان برنامه‌ریزی میکنید. این کار، علاوه بر اینکه به منظم شدن ذهنتان کمک میکند و استرستان را کم میکند، به شما انگیزه میدهد که کارهایتان را بهتر و بیشتر پیش ببرید چون هر کاری که انجام میدهید و تیک انجامش را میزنید، دارید به مغزتان یک پاداش میدهید، در واقع این تشویق شدن، به عنوان یک تقویت‌کننده‌ی مثبت عمل میکند و شما را رو‌به‌جلو حرکت میدهد.
در همتیک، بخشی وجود دارد به نام منوی پروژه‌ها؛ در این قسمت، پروژه‌ها و اطلاعاتشان به تفکیک و مرتب و منظم قرار میگیرند، مثلاً میتوانید بفهمید چه افرادی در هر پروژه عضو هستند، به فایل‌ها و اسناد مربوط به هر بخش از پروژه دسترسی داشته باشید، کارهایی که باید در هر پروژه انجام شوند، میزان پیشرفت روزانه‌ی کارها، محدودیت زمانی و میزان هزینه‌ی مورد نیاز برای پیشبرد پروژه را هم میتوانید ببینید؛ هر موقع هم بخواهید میتوانید با کمک قابلیت جست‌وجو، اطلاعات و داده‌هایی که نیاز دارید را فیلتر کنید.
مشورت کن و ایده بگیر تا کامروا شوی …
زمان‌های پر چالش زندگی‌تان، وقت‌هایی که با یک مشکلی مواجه میشوید، زمان‌هایی که نمیتوانید راجع به یک موردی تصمیم قطعی بگیرید، چه کار میکنید؟ اینجور وقت‌ها چه چیزی میتواند خیلی به آدم‌ها کمک کند؟ استفاده از تجربیات افرادی که قبلاً از آن مسیر گذشته‌اند … .
مشورت کردن و تعامل با دیگران و بهره‌گیری از ایده‌ها و پیشنهادات و تجارب بقیه میتواند از طریق مستقیم صحبت کردن با آن‌ها یا خواندن نوشته‌هایشان و غیره، میتواند خیلی به پیشرفت افراد کمک کند.
تبادل نظرات میتواند منشأ ایدههای سازنده‌ای باشد که جرقه‌ای برای پیشرفت‌های بزرگ می‌شوند؛ این کار در دنیای کاری علاوه بر پیشرفت فردی، به پرورش روحیه تیمی و به اشتراک گذاری ایدههای جدید و خوب و رشد شرکت هم کمک میکند. در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک، در بخش گفتمان، افراد میتوانند در زمینه‌های کاری خودشان به بیان تجربیات و نظرات خود بپردازند و به رشد همدیگر کمک کنند.
هدف داشتن، کافی نیست!
آیا صرف هدف‌گذاری کردن و برنامه‌ریزی کردن کافی‌ست؟ اگر قرار نباشد در هر مرحله از برنامه خروجی و نتیجه‌ی حاصله را ببینیم و بر مبنای آن، تصمیم بگیریم قدم بعدی را چطوری برداریم و به چه شکلی پیش برویم، قطعاً شکست میخوریم چون ممکن است برنامه‌ای که قبلاً تبیین کردیم مشکلی داشته باشد، مثلاً یک سری موارد به خوبی پیش‌‍‌بینی نشده باشند، یک سری متغیرها خیلی تغییر کرده باشند و غیره؛ در واقع شکست برابر است با مقاومت در برابر تغییر… .
در نرم افزار مدیریت کارهای همتیک همواره میشود گزارشاتی کامل و کاربردی از تمام فعالیت‌های انجام شده در رابطه با یک پروژه را در اختیار داشت، با بررسی آمار تایم‌شیت‌های پر شده، افراد میتوانند نقاط ضعف و نقاط قوت خودشان را بهتر بشناسند و راندمان کاری‌شان را بالا ببرند، مدیران پروژه میتوانند میزان پیشرفت پروژه را در قالب نمودار و با معیار درصد ببینند و برنامه‌ریزی‌شان را بهبود ببخشند.
