مهارت ۲: ارزیابی دقیق ایده‌های مختلف جهت حذف ایده‌های نامناسب

سال‌ها پیش وقتی پروژه‌ی کتاب نگون بخت اُ جی سیمپسون با عنوان «اگر انجامش میدادم: اعترافات قاتل» در لحظه‌ی آخر در میان خشم عمومی و واکنش تبلیغاتی لغو شد، راپرت مورداک رئیس شرکت خبری اعلام کرد که از نظر شرکت این کتاب یک پروژه‌ی نامناسب و بد بوده است؛ درحالیکه از قبل در مورد نگارش کتاب گزارشاتی ارائه شده بود و نسخه‌هایی از آن در اختیار فروشندگان به منظور فروش قرار گرفته بود؛ این مورد به نظر یک مثال فوق‌العاده از یک پدیده‌ی مشترک و متداول میباشد، یعنی ناکامی در ارزیابی دقیق ایده‌ی مربوط به پروژه.

برای اجتناب از این پدیده، مدیریت پروژه برخلاف باور عموم می‌آموزد که آغاز یک پروژه (نه برنامه ریزی پروژه) باید اولین فاز از مدیریت پروژه باشد. در فاز آغاز ایده‌ها به صورت دقیق ارزیابی میشوند تا مشخص شود که آیا این پروژه نمونه‌ای از همه جهت خوب خواهد بود یا دارای نقاط ضعف و قوتی است. اگر این تحلیل انجام نگیرد، پروژه‌های نامناسب از دل محرک‌های خطرناک بیرون می‌آیند.

فرآیند آغاز پروژه میتواند به صورت‌های مختلفی باشد؛ در اینجا ما به سؤالات مهمی می‌پردازیم که باید این فرآیند را شکل دهند.

سؤالات اصلی در آغاز یک پروژه:
قرار است چه مشکلی را برطرف کنیم؟
آیا این پروژه بهترین راه ممکن برای حل مشکل مورد نظر است؟
آیا روش به کار برده شده در این پروژه استفاده‌ی درستی از منابع خواهد بود (زمان، سرمایه و غیره)؟
آیا مزیت‌های پیش‌بینی‌شده نسبت به خطرات و ریسک‌ها بیشتر هستند؟
ریسک‌های پیش‌بینی‌شده کدامند؟
هزینه‌ی عدم انجام پروژه چیست؟
آیا واقعاً باید این پروژه انجام شود؟

مهارت ۳: انجام آنالیز ریسک‌ها

درحالیکه برنامه ریزی خیلی عالی است اما همه میدانند که به ندرت عین پیش‌بینی و برنامه ریزی، به وقوع خواهند پیوست چرا که همواره مشکلاتی در سر راه قرار میگیرند. به جای شوکه شدن در اثر پیچ و خم‌های غیرمنتظره، مدیر پروژه باید آنالیز ریسک را به عنوان بخشی از فرآیند عادی برنامه ریزی پروژه انجام دهد. هری هال، مربی بررسی ریسک پروژه میگوید: «همه‌ی ما مدیران ریسک هستیم فقط برخی از دیگران برترند.» آنالیز ریسک در محور خود به برنامه ریزی برای چیزهایی که ممکن است اشتباه پیش بروند، می‌پردازد. همچنین اجرای کورکورانه‌ی پروژه بدون انجام سطح مناسبی از آنالیز ریسک کاری غیرحرفه‌ای است و تازه این در حالی است که اگر سختگیرانه نخواهیم بگوییم که کار خطرناکی است. واقعیت ناخوشایند این است که سازمان‌ها همیشه آنالیز ریسک را انجام نمیدهند اما در مسیر پروژه انتظار بهترین نتایج را دارند، در حالیکه بعدها مجبورند هزینه‌ی این کار را بپردازند.

انتخاب روش آنالیز ریسک به اندازه‌ی اقدام کردن بر اساس یافته‌ها اهمیت ندارد. به خاطر داشته باشید که از یافته‌های آنالیز ریسک که بهره‌گیری از آن در درجه اولویت بالاتری قرار دارد، برای موارد زیر استفاده میکنند:

– کمک به ارائه‌ی یک پیام دشوار به رهبر ارشد یا سهام‌دار
– مشخص کردن وضعیت پروژه از نظر احساس نیاز به منابع، پشتیبانی مضاعف یا حتی مسیر متفاوت عمل کردن
– به حداقل رساندن میزان اضطراب در خصوص اینکه «چه چیزهایی ممکن است اشتباه پیش برود»
– ارائه‌ی فرصت برای اجتناب/حداقل‌سازی ریسک‌ها از طریق کاهش کنش‌گرایانه‌ و یک برنامه‌ریزی پشتیبان (backup) برای وظایف اصلی و کلیدی

مهارت ۴: گزارش‌­گیری پروژه

دیوانگی یعنی اینکه یک کار را به دفعات مکرر انجام دهیم و انتظار داشته باشیم نتیجه‌ی متفاوتی بدست آوریم! خیلی احمقانه‌­ست اما متأسفانه خیلی از سازمان‌ها درگیر این چرخه‌ی معیوب هستند! اما چرا؟ زیرا پس از پایان پروژه یا کار، بدون اینکه به تغییرات بالقوه‌ی آینده فکر کنند، بلافاصله به سراغ پروژه یا کار بعدی میروند. این واکنش بازتابنده اغلب فرصت استفاده از چیزهایی که در پروژه‌ی قبل یاد گرفته‌ایم را از ما سلب میکند و نمیتوانیم پروژه‌های آینده را بهبود ببخشیم. برخی از محیط‌ها از جمله بیمارستان و ارتش که با مرگ و زندگی مردم به صورت روزانه سر و کار دارند، گزارش‌­گیری را به عنوان بخش همیشگی فعالیت خود میدانند اما خیلی‌ها بی‌توجه هستند و فرصت‌های زیادی را از دست میدهند. از گزارش­‌گیری میتوان در جلسات، رویدادهای مهم، پروژه‌ها و حتی کارها استفاده کرد. هدف این است که پس از رسیدن به پایان کار (یا حتی برای پروژه‌های طولانی، در مسیر کار)، در مورد چیزهایی که به درستی پیش رفته‌اند و چیزهایی را که میتوان به شکل دیگری انجام داد، بازنگری انجام دهیم. درک خطاهای (یا موفقیت‌های) گذشته مؤلفه‌ی ضروری برای بهبود مستمر است و کارشناسان ماهر در این حوزه باعث ارتقاء ارزش سازمان میشوند.

اگر در توسعه‌ی برنامه آموزش خود به دروس مدیریت پروژه توجهی ندارید، اشتباه بزرگی میکنید. روز به روز مدیریت پروژه به مسیر حرکت خیلی‌ها تبدیل میشود زیرا پروژه‌ها برای پیشرفت نیاز دارند تا افراد مهارت‌های مدیریت پروژه را در خود تقویت کنند.

طبق گزارش «شکاف استعداد و رشد شغل مدیریت ۲۰۱۷-۲۰۲۷» تا سال ۲۰۲۷ کارفرمایان به ۸۷.۷ میلیون نفر در مدیریت پروژه نیاز دارند و با کمبود افراد مستعد وشایسته مواجه خواهیم بود.

درحالیکه این چهار مهارت منحصر به مدیریت پروژه نیست اما بسیار خوب شناسایی شده و متأسفانه بسیاری از افراد خارج این حوزه به آن بی‌توجهی میکنند. بنابراین، اگر به این فکر هستید که مهارت‌های مدیریت پروژه را برای حرفه‌ی مدیران پروژه در نظر بگیرید، لطفاً تجدید نظر نمایید. مهارت‌های مدیریت پروژه نه تنها برای اثربخشی افزایش بهره‌وری فرد اهمیت دارند، بلکه باعث افزایش ارزش شرکت شما در بازار خواهد شد.

منبع : سایت forbes.com