به پایان روز کاری خود می‌رسید و به فهرست کارهایتان نگاه می‌کنید، وقتی متوجه می‌شوید که نیمی از کارها هنوز انجام نشده‌اند، دچار سرخوردگی می‌شوید. بیشتر از هشت ساعت پشت میز کارتان بوده‌اید، اما چرا موفق نشدید همه کارها را انجام دهید؟ حفظ سطح بهره وری کار آسانی نیست، اما با در نظر گرفتن برخی روش‌ها برای افزایش سرعت و کیفیت در محیط کار می‌توانید به همه کارهای خود در ساعات کاری برسید. به همین دلیل، ما در این مطلب به 10 راه برای افزایش بهره وری در محیط کاری اشاره می‌کنیم.

1- انرژی خود را مدیریت کنید

دکتر «ملیسا گراتیاس» مربی و سخنران بهره وری در محل کار توضیح می‌دهد: «مردم در تمرکزشان برای انجام فرآیندهای کاری دچار نوسان هستند. این نوسانات در تمرکز و انگیزه به طور طبیعی در بدن آنها رخ می‌دهد.» شما نمی‌توانید با علم رقابت کنید. بنابراین به جای دوبرابر کردن میزان مصرف کافئین، اقدام هوشمندانه‌تر این است که به زمان‌هایی از روز که بیشترین انرژی را دارید توجه کنید.

یک دفتر تهیه کرده و احساس خود را یادداشت کنید. برای تشخیص زمان نوسانات به راحتی می‌تواند مواقعی که تمرکز بیشتر و کمتر را دارید، شناسایی کنید. با این اطلاعات می‌توانید کار خود را بهتر انجام دهید. کارهای سنگین، پیچیده یا خلاقانه خود را برای ساعات طلایی که تمرکز بالا دارید، برنامه ریزی کنید و کارهای کوچک را برای مواقعی موکول کنید که احساس خستگی دارید.

2- لیست کارهای مفیدی بسازید

گراتیاس می‌گوید: «اگر لیستی از 25 کار را تهیه کنیم، تضمین می‌کنم که در پایان روز از پیشرفت خود ناامید خواهیم شد.» سعی کنید اولویت‌های خود را کم کنید، گراتیاس توصیه می‌کند بین پنج تا 10 وظیفه را انتخاب کنید که می‌خواهید در طول روز انجام دهید. این به یک اصل روانشناختی به نام «عدد جادویی هفت، به علاوه یا منهای دو» مربوط می‌شود.

بعضی ها هم به قانونی مانند 1-3-5 بسنده می‌کنند. یک کار مهم را انتخاب کنید که باید در آن روز انجام دهید، سپس سه کار متوسط و پنج کار کوچک را نیز انتخاب کنید. اگر واقعاً در تلاش هستید تا بفهمید چه کارهایی سزاوار قرار گرفتن در این برنامه هستند، از ماتریس آیزنهاور که گاهی اوقات ماتریس اولویت‌بندی نامیده می‌شود استفاده کنید تا وظایف خود را مرتب کنید تا بفهمید که کدام یک از کارها باید انجام و کدام یک باید به بعد موکول شوند.

ماتریس آیزنهاور

3- عوامل حواس پرتی را دور کنید

گراتیاس می‌گوید: «حواس ‌پرتی‌ها و وقفه‌ها مطمئناً مانعی برای بهره وری هستند. او توضیح می‌دهد که این حواس پرتی ها به دو دسته زیر تقسیم می‌شود:

• خود تحمیلی: حواس پرتی خود تحمیلی شامل گشت زدن در شبکه‌های اجتماعی، تماس غیرضروری، خواندن مداوم اخبار و سایر موارد هستند.
• تحمیل شده از محیط: حواس ‌پرتی محیطی شامل صحبت کردن دیگران با گوشی، سروصدای بیرون (خودرو و مردم) و سایر موارد هستند.

و مشکل فقط خود حواس پرتی نیست که وقت شما را تلف می‌کند،، بلکه زمان و انرژی ای است که باید برای دوباره تمرکز کردن صرف کنید. تحقیقات نشان می‌دهند که تمرکز مجدد بیش از 23 دقیقه طول می‌کشد. گراتیاس هشدار می‌دهد که عوامل حواس پرتی هرگز به طور کامل حذف نخواهند شد، اما می‌توانید آنها را با موارد زیر کاهش دهید:

• خاموش کردن اعلان‌های مزاحم گوشی همراه
• قرار دادن هدفون برای جلوگیری از حواس پرتی محیطی
• درخواست برای تغییر محیط کار

4- در یک زمان روی یک چیز تمرکز کنید

تحقیقات نشان می‌دهند که مغز انسان در واقع قادر به انجام همزمان چند کار نیست. در عوض، شما به سرعت در حال جابجایی بین وظایف مختلف هستید که معمولاً به عنوان تعویض کار (Task Switching) شناخته می‌شود. شما در واقع دارید در کارتان وقفه می اندازید و اکنون می‌دانید که این اختلالاتی که خودتان هم باعثش هستید، فقط باعث کاهش بهره ‌وری شما می‌شود.

چگونه مغز خود را وادار به انجام یک کار در یک لحظه مکنید؟ چیزی را که قرار است روی آن کار کنید با صدای بلند بگویید، مثلاً من می‌خواهم این قسمت از کار را تمام کنم! به این کار «خودگویی بیرونی» می‌گویند و تحقیقات زیادی نشان داده‌اند که می‌تواند تأثیر واقعی بر رفتار شما داشته باشد.

5- وظایف خود را دسته بندی کنید

حتی اگر از نظر تکنیکی فقط بر روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید، جابجایی مکرر بین انواع مختلف کار می‌تواند خسته کننده باشد. ممکن است ابتدا به یک ایمیل پاسخ ‌دهید، سپس یک گزارش کار را به‌ روزرسانی می‌کنید، سپس روی کار اصلی خود مشغول می‌شوید و دوباره به ایمیل دیگری پاسخ می‌دهید! از پریدن بین کارهای مختلف در یک زمان خاص جلوگیری کنید.

شما از قسمت‌های مختلف مغزتان برای کارهای مختلف استفاده می‌کنید، به این معنی که با نداشتن هیچ نوع رویکرد سیستماتیکی به کارتان، به طور عمده به مغزتان فشار می‌آورید. سعی کنید وظایف خود را دسته بندی کنید که اساساً کارهای مشابه را با هم گروه بندی کرده و همه آنها را یکجا انجام دهید. زمان بندی را امتحان کنید، عنوان مثال از ساعت 9 صبح تا 10 صبح به ایمیل‌ها پاسخ دهید و سپس به سراغ کارهای دیگر بروید.

6- عادات سالم را در اولویت قرار دهید

عادات سالم فقط کارهایی که در طول روز کاری انجام می‌دهید نیست که بر بهره وری شما تأثیر می‌گذارد، کارهایی که خارج از محل کار انجام می‌دهید نیز مهم هستند. حفظ عادات سالم بسیار ساده‌تر از انجام دادن آنهاست، اما حتی تغییرات به ظاهر کوچک می‌توانند تأثیر زیادی بر سطح انرژی، تمرکز و خلق و خوی کلی شما داشته باشند. در ادامه چند نکته مهم وجود دارند:

• قبل از چای یا قهوه صبح یک لیوان کامل آب بنوشید.
• هر یک ساعت یک تایمر تنظیم کنید تا از روی میز بلند شوید و حرکات کششی انجام دهید.
• زمان خواب خود را تغییر دهید (حتی نیم ساعت زودتر کمک می‌کند) تا کمی بیشتر بخوابید.

7- استراحت کنید

مطالعات نشان می‌دهند که استراحت‌های منظم می‌توانند بهره وری شما را افزایش دهند. اگر مستعد این هستید که در کار خود غرق شوید و فراموش کنید که کمی به استراحت نیاز دارید، استفاده از روش های مدیریت زمان مانند «تکنیک پومودورو» تضمین می‌کند که بین هر دوره کاری 25 دقیقه‌ای می‌توانید پنج دقیقه استراحت کنید. برای تنفس هوای تازه به بیرون از خانه بروید. بیرون رفتن در طبیعت می‌تواند خستگی ذهنی را کاهش دهد.

8- فضای کاری خود را اصلاح کنید

خیلی از ما این روزها در خانه کار می‌کنیم و می دانیم این شیوه کار هم خوب است و هم بد! به همین دلیل ارزش آن را دارد که فضای کاری را طوری تنظیم کنید که به شما کمک کند بیشترین تمرکز و انگیزه را داشته باشید. این امر می‌تواند معنای متفاوتی برای همه داشته باشد، اما در ادامه چند پیشنهاد برای این کار وجود دارند:

• برای مراقبت از بدن خود، روی برخی از لوازم ارگونومیک مانند صندلی، میز یا تکیه گاه مچ هزینه کنید.
• میز خود را نزدیک پنجره قرار دهید. نور طبیعی می‌تواند عملکرد کاری شما را افزایش دهد.
• گیاهان را به فضای کاری خود اضافه کنید. یک مطالعه نشان داد افرادی که گیاهانی در نزدیکی خود دارند، 12 درصد بهره روی بیشتری دارند.

9- محیط خود را تغییر دهید

وقتی محیط شما می‌تواند تأثیر زیادی بر تمرکز و بهره‌وریتان داشته باشد، ارزش آن را دارد که هر از چند گاهی آن را تغییر دهید. اگر در خانه کار می کنید، از روی میز خود حرکت کنید تا به چند ایمیل روی مبل خود پاسخ دهید یا لپ تاپ خود را به بالکن منزلتان بیاورید یا چند ساعت کار را در فضای باز انجام دهید. این کار نه تنها باعث استراحت می‌شود، بلکه به شما کمک می‌کند تا کمی ذهنتان را تازه نگه دارید. مغز شما عاشق نوآوری است و وقتی چیزی جدید و هیجان انگیزی ارائه می‌شود، دوپامین ترشح می‌کند. دوپامین فقط یک ماده شیمیایی برای احساس خوب نیست، بلکه یک محرک قدرتمند برای افزایش بهره وری است.

10- کمال گرایی را کنار بگذارید

گراتیاس توضیح می‌دهد: «من فکر می‌کنم یکی از  باورهای اشتباهی که بهره وری را بیش از هر چیز دیگری محدود می‌کند، کمال گرایی است. این کمال گرایی نه تنها منجر به شکست در شروع کارها می‌شود، چون “اگر نمی تونم به بهترین شکل تمومش کنم، پس شروعش هم نمی کنم.” حتی ممکن است باعث شود نتوانیم آنها را به طور کامل به پایان برسانیم! چون ” اگر کامل و بی عیب نیست پس به کار کردن روی اون ادامه می دم و مدام اصلاحش می کنم.” این میل به انجام کار بی‌عیب هم تحسین برانگیز است و هم می‌تواند به طور قابل توجهی مانع پیشرفت و بهره وری شما شود.»

چگونه می‌توانید وسواس را کنار بگذارید و بر پیشرفت بیش از کمال تمرکز کنید؟ وقتی کار یا پروژه‌ای دارید، یک تایم باکس (یعنی یک بازه زمانی مشخص مانند 15 دقیقه یا یک ساعت) تعیین کنید که تعیین می‌کند چه مدت باید روی آن مورد خاص کار کنید. وقتی تایم باکس به پایان می‌رسد، کار مورد نظر انجام خواهد شد. این تاکتیک نه تنها احساس اضطرار را القا می‌کند، بلکه مقداری فشار را نیز از بین می‌برد، شما بیشتر بر روی دیدن میزان پیشرفتی که می‌توانید در آن دوره زمانی انجام دهید متمرکز هستید.

کلام آخر

بسیاری از ما کارهای زیادی برای انجام دادن داریم. اما حتی با توقعات بالا و بهترین نیت، سخت است که انگیزه داشته باشیم و از زمان خود در محل کار بهترین استفاده را ببرید. حقیقت این است که شما یک انسان هستید، هر روز در تمام طول روز با تمام انرژی کار نخواهید کرد. اما هنوز چیزهای زیادی وجود دارند که می‌توانید برای افزایش بهره وری خود استفاده کنید. بهتر است از نکاتی که در این مقاله ارائه شدند، برای بهبود سطح بهره وری و کارایی خود استفاده کنید.