شیرپوینت (SharePoint) یکی از محصولات شرکت مایکروسافت است که بر بستری تحت وب برای همکاری درون سازمانی و مدیریت فایل‌ها و اسناد راه اندازی شده است. شیرپوینت به شرکت‌ها کمک می‌کند تا آرشیوها، اسناد، گزارش‌ها و سایر محتواهای مربوط به شرکت را مدیریت کنند. طبق تعریف مایکروسافت شما می‌توانید از شیرپوینت به عنوان یک محل امن برای ذخیره‌سازی، سازماندهی، اشتراک گذاری و دسترسی به اطلاعات با هر دستگاهی (کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت، موبایل) استفاده کنید. تنها چیزی که نیاز دارید یک مرورگر وب است.

کاربردهای شیرپوینت

کاربردهای شیرپوینت را می‌توان در 6 حوزه دسته‌بندی کرد:

اینترنت درون سازمانی: سایت خبری داخلی یک شرکت

اینترنت بیرون سازمانی: امکان آپلود فایل توسط مشتریان

ذخیره‌سازی اسناد: نگه‌داری تمام فایل‌ها و اسناد در یک مکان مشخص که در دسترس همه باشد

همکاری: ابزاری برای ارتباط بین اعضای تیم

وبسایت: ایجاد وبسایت برای سازمان با سیستم مدیریت محتوا

هوش تجاری: استفاده از داده‌های سیستم برای شناسایی روندها و گرفتن تصمیمات جدید

آیا شیرپوینت برای مدیریت پروژه مناسب است؟

شیرپوینت همواره در تلاش بوده که ابزاری همه کاره باشد. یعنی همه‌ی نیازهای هر مدل سازمانی را برطرف کند. شیرپوینت یک سیستم بزرگ و سنگین است که به عنوان یک راه حل نهایی برای تمام مشکلات مربوط به مدیریت اطلاعات شرکت طراحی شده است؛ در نتیجه هیچ یک از عملکردهای مورد نظر را در سطح عالی انجام نمی‌دهد، بلکه همه‌ی آن‌ها را در سطح متوسط انجام می‌دهد.

چرا شیرپوینت برای مدیریت پروژه مناسب نیست؟

1. مدیریت پروژه در حد یک فیچر
2. دسترسی محدود
3. دشواری در استقرار و نگه داری
4. پشتیبانی در کار نیست
5. ساخت و ساز روی زمین مردم
6. سختی در استفاده
7. غیرقابل اعتماد برای فایل‌ها
8. خداحافظی با به روزرسانی

1- مدیریت پروژه در حد یک فیچر!

شیرپوینت یک سیستم مدیریت محتوا، ابزاری برای ارتباط درون سازمانی و سیستمی برای به اشتراک گذاری فایل‌ها است. مدیریت پروژه در شیرپوینت یک ویژگی جانبی‌ست و به همان اندازه هم می‌توان از آن انتظار داشت. همانطور که اشاره شد شیرپوینت از محصولات شرکت مایکروسافت است و فاقد بخش مدیریت پروژه و فرآیند است؛ چون مایکروسافت برای این منظور محصول دیگری دارد: (Microsoft Project).

ایجاد یک برنامه برای پروژه، اختصاص دادن کارها به افراد، پیگیری کارها و پیشرفت پروژه کاری نیست که شیرپوینت بتواند به سادگی انجام دهد، چون برای این کار طراحی نشده است.

2- دسترسی محدود

شیرپوینت در سازمان‌ها ابزاری است که معمولاً توسط واحد آی تی مدیریت می‌شود و سایر افراد کنترل محدودی روی اضافه کردن کاربران جدید و تعیین دسترسی‌ها دارند.

3- دشواری در استقرار و نگه داری

شیرپوینت به زمان زیادی برای پیاده‌سازی و آموزش نیاز دارد و این فقط برای راه اندازی سیستم است. بعد از آن هم باید یک نیروی تمام وقت مسئولیت این سیستم را به عهده بگیرد یا به شرکت‌هایی که چنین خدماتی ارائه می‌دهند، برون سپاری شود.

اجازه بدهید کمی این موضوع را بازتر کنیم. شیرپوینت یک سری امکانات دارد که به امکانات خارج از جعبه (out-of-the-box) معروف‌اند و اتفاقاً در صورت استفاده، امکانات خوبی را در اختیار شما قرار می‌دهند اما برای استفاده از این ویژگی‌ها و امکانات خارج از جعبه‌ی شیرپوینت، نیاز به یک توسعه دهنده (developer) دارید.

اگر شرکت نسبتاً بزرگی باشید، احتمالاً یک توسعه دهنده در تیم خود دارید (که بتواند با ASP.NET کار کند) البته اگر بخواهید بهترین حالت را در نظر بگیرید نیاز به شخصی دارید که به صورت تخصصی توسعه دهنده شیرپوینت باشد که تخصص کمیابی است و برای شما گران تمام خواهد شد.

نیاز به توسعه دهنده بعد از راه اندازی سیستم و شخصی سازی آن ادامه دارد و تمام نمی‌شود، بلکه دو برابر می‌شود، چون حالا باید از این سیستم نگه داری کرده و آن را به روزرسانی کنید و به احتمال زیاد هر بار که سیستم شما بروز شود نیاز به شخصی سازی دوباره آن دارید وحتی نمی‌توانید یک افزونه جدید بدون دانش برنامه نویسی نصب کنید.

4- پشتیبانی در کار نیست!

قرار نیست موقع استفاده از شیرپوینت پشتیبانی خاصی دریافت کنید. باید با کمک یک سری فایل‌های آموزشی، با آزمون و خطا و طی یک فرآیند خسته‌کننده، کار کردن با سیستم را یاد بگیرید. در صورتی که معمولاً با خرید یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی، پشتیبانی تمام وقت در دسترس است.

5- ساخت و ساز روی زمین مردم!

در حقیقت اگر به طور مستقیم از شیرپوینت در ایران استفاده کنید، به خاطر استفاده از نسخه کرک شده، پشتیبانی رسمی نخواهید داشت و اگر از نرم افزارهای ایرانی بر پایه شیرپوینت استفاده کنید، به دلیل اینکه این نرم افزارها اجازه رسمی از مایکروسافت ندارند، باز هم پشتیبانی شرکت اصلی که مایکروسافت باشد را نخواهید داشت.

به عبارتی استفاده از شیرپوینت یا نرم افزارهای ایرانی بر پایه شیرپوینت برای مدیریت پروژه، مانند این است که روی زمین مردم ساختمان خود را ساخته باشید. وقتی از شیرپوینت استفاده می‌کنید، به طور همزمان در حال استفاده از سرویس‌های دیگری از مایکروسافت هم هستید (مانند Exchange و SQL) و اگر روزی مایکروسافت تصمیم بگیرد کنترلی روی این موضوع داشته باشد یا به عبارتی مالک زمین دیگر اجازه استفاده از ملکش را به شما ندهد، شما می‌مانید و ساختمانی که روی زمین دیگری ساخته شده است!

6- سختی در استفاده!

همه‌ی افرادی که قرار است از یک نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنند، لزوما یک انسان فنی و اهل سر و کله زدن با نرم افزار نیستند. رابط کاربری شیرپوینت، سخت و پیچیده است و به همین دلیل خیلی از امکانات آن قابل استفاده‌ برای عموم نیست. در صورتیکه سایر نرم افزارهایی که به طور خاص برای مدیریت پروژه طراحی شده‌اند، رابط کاربری خوبی دارند و همه‌ی افراد تیم، با کمترین دانش فنی می توانند با آن کار کنند.

7- غیرقابل اعتماد برای فایل‌ها

اگر برای ذخیر‌سازی کوتاه مدت فایل‌ها از شیرپوینت استفاده می‌کنید، مشکلی نخواهید داشت اما اگر به فکر ایجاد یک پایگاه دانش در شیرپوینت هستید که بهره‌وری کارمندانتان را بالا ببرد، بهتر است تجدید نظر کنید.

اگر قبلاً با شیرپوینت کار کرده باشید، احتمالاً با این صحنه مواجه شده‌اید که به دنبال فایلی مربوط به چند ماه قبل یا سال قبل بوده‌اید اما فایل را در جایی که قرار بود باشد پیدا نکرده‌اید و سندی که محل ذخیره ساز‌‌ی فایل در آن نوشته شده اشتباه است، فردی را که احتمال می‌دهید آخرین بار از این فایل استفاده کرده باشد، پیدا نمی‌کنید و می‌بینید او هم از شرکت رفته است.

فایل دیگری وجود ندارد و شما چند ساعت از وقتی را که می‌شد صرف تهیه دوباره آن فایل کنید، به جستجوی فایل اختصاص داده‌اید و به این صورت است که بعد از یک بازه زمانی، شیر پوینت از یک ابزار کارآمد برای بهبود روند کارها، تبدیل به یک مانع و عامل ایجاد وقفه در کارها می‌شود.

8- خداحافظی با به روزرسانی

بالاتر از سختی‌های شیرپوینت در استقرار و استفاده و نیاز به حضور یک توسعه دهنده برای پیش بردن کارها گفتیم. این که اگر بخواهید از شیرپوینت استفاده کنید، یک نفر متخصص باید از سیستم اصلی، طبق نیازهای شما یک سیستم مناسب شما تولید کند تا از آن استفاده کنید.

حالا وقتی شیرپوینت نسخه جدیدی ارائه دهد، اگر بخواهید از نسخه جدید استفاده کنید باید با هر چه تولید طبق نیاز خودتان تولید کرده‌اید، خداحافظی کنید. در واقع یا باید از همان نسخه قدیمی استفاده کنید یا اگر به نسخه جدید کوچ می‌کنید، تمام چیزی را که برای خودتان تولید کرده بودید، باید دوباره تولید کنید.

چه جایگزینی برای شیرپوینت وجود دارد؟

حالا که شیرپوینت و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بر پایه شیرپوینت، سختی‌ها و چالش‌های مخصوص به خود را دارند، باید به دنبال نرم افزاری باشید که در بلندمدت مشکلی به مشکلات شما اضافه نکند.

اولین توصیه ما به شما این است که اقیانوسی به عمق یک سانتی متر نباشید! یعنی به جای اینکه به دنبال یک نرم افزار واحد باشید که بتواند همه‌ی نیازهای شما را برآورده کند، باید نرم افزار تخصصی‌ و با قابلیت یکپارچه سازی داشته باشند. اگر به ابزاری برای مدیریت پروژه و کارهایتان نیاز دارید، پس از بین نرم افزارهای تخصصی مدیریت پروژه گزینه‌ی مناسب برای کسب و کار خودتان را انتخاب کنید.

نرم افزار مدیریت پروژه همتیک

با 8 دلیل توضیح دادیم که چرا شیرپوینت برای مدیریت پروژه مناسب نیست، حال می‌خواهیم همان 6 مورد را در یک نرم افزار مدیریت پروژه بررسی‌کنیم.

ساخته شده برای این کار!

وقتی از یک نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، تمام امکانات نرم افزار در خدمت نیاز اصلی شماست. در اینجا دیگر مدیریت پروژه، یک فیچر از دریای فیچرهای مختلف سیستم نیست. در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک، هدف اصلی مدیریت پروژه‌ها و کارهای شماست و ویژگی های متعددی هم برای رسیدن به این هدف در اختیار شما قرار دارد.

دسترسی‌های متعدد

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه همتیک، می‌توانید طبق چارت سازمانی خودتان دسترسی های مختلفی برای اعضای مختلف پروژه ایجاد کنید.

راحتی در استقرار و نگه داری

اگر از نسخه‌های ابری همتیک استفاده کنید که همه چیز به سادگی چند کلیک است. اگر هم بخواهید نرم افزار را روی سرور شخصی خودتان داشته باشید، باز هم در زمان استقرار و برای نگه داری و آپدیت سیستم نیاز به یک نیروی مجزا ندارید. همه‌ی کارها توسط تیم پشتیبانی نرم افزار همتیک انجام می‌شود.

پشتیبانی آنلاین همتیک

روند یادگیری نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین همتیک با آزمون و خطا همراه نیست و علاوه بر فایل های متنی و ویدئویی آموزشی، پشتیبانی آنلاین و تلفنی همتیک آماده‌ی پاسخگویی به سؤالات شماست.

ساخت و ساز روی زمین خودتان!

وقتی از یک نرم افزار ایرانی استفاده کنید، مشکلات مربوط به استفاده‌ی غیرقانونی از نرم افزارهای خارجی را نخواهید داشت.

راحتی در استفاده از نرم افزار

برای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه همتیک، نیازی نیست تخصص خاصی داشته باشید و به راحتی می‌توانید در یک محیط کاملاً فارسی با تقویم شمسی، از پس کارهای خودتان بر بیاید.

فایل‌ها‌ی خود را در جایی امن نگهداری کنید

امروزه نگهداری و امنیت فایل‌ها و دسترسی راحت و همیشگی به آن‌ها از مهمترین دغدغه‌های سازمان‌هاست، کافیست فایل‌ها­­­ی مربوط به هر پروژه را در کارهای مربوط به همان پروژه آپلود کنید و خیالتان از دسترسی و امنیت آن‌ها راحت باشد.

بعد از به روزرسانی مشکلی نخواهید داشت

با هر به‌روزرسانی‌ای که در سیستم اتفاق بیفتد، هیچ تغییری در تنظیمات شما اتفاق نمی‌افتد و طبق روال می‌توانید از نرم افزار استفاده کنید.

نتیجه گیری

در این مقاله سعی کردیم به جنبه‌هایی از شیرپوینت بپردازیم که شاید تا به حال کمتر به آن‌ها اشاره شده است. در ادامه، نرم افزار مدیریت پروژه همتیک را به عنوان جایگزین مدیریت پروژه با شیرپوینت و نرم افزارهای بر پایه شیرپوینت معرفی کردیم. امیدواریم به کمک این اطلاعات، یک قدم به انتخاب نرم افزار مناسب کسب و کارتان نزدیک‌تر شده باشید.

منابع: Workzone و Continu