اصول مذاکره | 10 مهارت مذاکره که شما را به قرارداد می‌رساند
۲۹-۰۲-۱۴۰۳
چرخه PDCA چیست؟
۰۸-۰۳-۱۴۰۳
احتمالا شما هم آخر هفته‌های خود را در میان انبوهی از ایمیل و ابزارهای مختلف سپری می‌کنید تا بتوانید روند پروژه خود را بررسی کنید. در هر قسمت از پروژه گزارش‌گیری در مورد وضعیت آن و شناسایی خطاهای احتمالی و ماندن در همان محیط بسیار مهم است. اما ممکن است جمع‌آوری این اطلاعات برای شما کار سختی باشد. به جای جمع‌آوری دستی این اطلاعات می‌توانید یک الگوی گزارش‌گیری ساده داشته باشید. با این کار زمان کمتری را صرف داده‌های غیر ضروری و زمان بیشتری را صرف کارهای مهم می‌کنید. چه در حال آماده شدن برای اولین گزارش وضعیت پروژه خود باشید و چه به دنبال سیستمی بهتر از سیستم فعلی خود باشید، این مقاله برای شما مفید خواهد بود. از گزارش‌های وضعیت پروژه می‌توانید هر زمان بخواهید از آن استفاده کنید.
گزارش وضعیت پروژه چیست؟
گزارش وضعیت پروژه برای به‌روز رسانی به موقع پیشرفت پروژه‌های شما است. گزارش‌های پروژه که مختصر نوشته شده‌اند، اطلاعات مهمی در مورد میزان پیشرفت پروژه ارائه می‌دهد و بنابراین اعضای تیم در یک نگاه متوجه می‌شوند چه اتفاقی در فرایند پروژه رخ داده است. با ارائه به موقع گزارش وضعیت پروژه، ذینفعان در جریان پروژه قرار می‌گیرند و با نحوه پیشرفت آن بیشتر آشنا می‌شوند. قبل از این که اعضای تیم بخواهند سوالی بپرسند، گزارش وضعیت پروژه همه چیز را به صورت کامل شرح می‌دهد و به اعضای تیم می‌گوید در موقعیت درستی قرار دارند یا خیر و باعث جلب اعتماد همه می‌شود.
این که هر چند وقت بک‌بار گزارش وضعیت پروژه را با دیگران به اشتراک بگذارید به جدول زمانی پروژه شما بستگی دارد. برخی از پروژه‌ها به صورت هفتگی به این گزارش نیاز دارند و برای برخی از پروژه‌ها ارائه گزارش به صورت ماهانه کافی است. برنامه‌ریزی کنید که هر چند وقت بک‌بار گزارش وضعیت پروژه‌ای برای ارائه به ذینفعان ارائه دهید. گزارش‌های موثر به تیم شما کمک می‌کند در مسیر درستی قرار داشته باشند.
مزایای نوشتن گزارش وضعیت پروژه
گزارش‌دهی مزایای مختلفی دارد و صرفا بخاطر فهرست گرفتن از کارهایی که باید انجام شوند، نیست. از مزایای نوشتن گزارش وضعیت پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
بررسی صحیح بودن مسیر پروژه
بدترین اتفاق زمانی رخ می‌دهد که به زمان تحویل برسید و متوجه شوید تمام مدت خارج از مسیر اصلی حرکت کرده‌اید. هیچ‌کس دوست ندارد چشم بسته در مسیری قدم بگذارد. گزارش وضعیت پروژه راهی برای بررسی بودن یا نبودن در مسیر است.
خلاصه‌ای از وضعیت پیشرفت پروژه
گزارش‌های وضعیت پروژه گزارش‌های لحظه‌ای نیستند. این گزارش خلاصه‌ای از اتفاقاتی است که در طول هفته، هر دو هفته یا هر ماه در فرایند پروژه رخ داده است. این خلاصه، فرصتی برای ذینفعان است تا از میزان پیشرفت پروژه مطمئن شوند.
کم کردن کارهای دستی
به عنوان مدیر پروژه به اندازه کافی دغدغه دارید. لازم نیست به صورت هفتگی یا ماهانه ساعت‌ها زمان خود را صرف گرفتن اطلاعات مختلف کنید. ابزارهای مختلفی برای انجام این کار وجود دارد.
به اشتراک گذاشتن مراحل بعدی
گزارش وضعیت پروژه باید در اختیار تیم، سهامداران و … قرار گیرد. این گزارش‌ها برای هر کس که می‌خواهد از وضعیت پیشرفت پروژه مطلع شود مناسب است. این بهترین راه برای آگاه کردن همه افراد است بدون این که بخواهید وارد جزئیات شوید. اگر مراحل دیگری نیز برای انجام پروژه نیاز است، آن‌ها را در این گزارش قید کنید.
شناسایی موانع
اگر پروژه شما در مسیر درستی قرار نداشته باشد، با گزارش پروژه می‌توانید این مورد را به سایرین اطلاع دهید تا بدانند علت تاخیر چیست و برای رفع این چالش راه‌حل‌هایی ارائه دهند.
خداحافظی از جلسه‌های بی‌نتیجه
دیگر دوران جلسه‌های بی‌نتیجه به پایان رسیده است. همچنین نیاز نیست برای به اشتراک گذاشتن گزارش وضعیت پروژه جلسه‌های حضوری برقرار کنید. می‌توانید این گزارش را در جلسه‌های آنلاین با دیگران به اشتراک بگذارید.
مدیریت پروژه موثر
بزرگترین مزیت گزارش وضعیت پروژه این است که کارهای دستی شما را کاهش می‌دهد، اطلاعات مفید را جمع‌آوری می‌کند و کمک می‌کند همه افراد در جریان پروژه قرار بگیرند. می‌توانید از نرم افزار مدیریت پروژه برای جمع‌آوری این اطلاعات استفاده کنید. این کار باعث می‌شود:
- یک منبع جامع درباره پروژه داشته باشید و بدانید چه کسی در چه زمانی چه کاری را انجام می‌دهد.
- به راحتی اطلاعات را در نمودارهای مختلف گانت، کانبان و … ببینید.
- تنها با یک کلیک گزارش‌ها را ببینید.
- به سایر اطلاعات مانند طرح پروژه، برنامه ارتباطی، اهداف و پروژه و … دسترسی داشته باشید.
۸ قدم برای نوشتن یک گزارش وصعیت پروژه عالی
چگونه گزارش وضعیت پروژه را تهیه می‌کنید؟ مطمئن شوید که می‌خواهید یک ساختار واضح داشته باشید و می‌توانید از آن برای گزارش‌های وضعیت پروژه آینده‌تان استفاده کنید. باید مطمئن شوید گزارش وضعیت پروژه با خلاصه‌ای که از پروژه‌های خود نشوته‌اید مطابقت دارد. در ادامه راهنمای جامعی در مورد گزارش وضعیت پروژه نوشته‌ایم.
1- از اطلاعات موجود در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
قبل از این که گزارش خود را آماده کنید، مطمئن شوید اطلاعات مربوط به پروژه را در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه ثبت کرده‌اید. با این کار دیگر نیاز ندارید مدام اطلاعات را از منابع مختلف جمع‌آوری کرده و آن‌ها را به صورت دستی در گزارش خود وارد کنید. همچنین استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند وابستگی فعالیت های پروژه را درک کنید و وظایف آینده را یادداشت کنید.
2- اسمی برای گزارش خود انتخاب کنید
اگر به طور مرتب گزارش وضعیت پروژه را تهیه می‌کنید از اسم و تاریخ برای آن استفاده کنید. مثلا می‌توانید بنویسید: خرداد ۱۴۰۳-گزارش طراحی بصری سایت
3- وضعیت کلی سلامت پروژه را در هر گزارش مشخص کنید
وضعیت سلامت بودن پروژه ممکن است از گزارشی به گزارش دیگر تغییر کند. مخصوصا اگر با موانع و خطرهای مختلفی مواجه شوید. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند متوجه شوید وضعیت پروژه چگونه است. می‌توانید از رنگ‌های مختلف برای نشان دادن وضعیت استفاده کنید. رنگ سبز مسیر درست را نشان می‌دهد، رنگ زرد نشان می‌دهد پروژه شما در معرض خطر است و رنگ قرمز نشان می‌دهد از مسیر اصلی خارج شده‌اید.
4- برای گزارش وضعیت پروژه یک خلاصه بنویسید
خلاصه گزارش وضعیت پروژه شما باید مختصر باشد. حدودا ۲ الی ۳ جمله. هعدف این است که خوانندگان بتوانند به راحتی آن را بخوانند. نکته‌های مهم، موانع و خطرهای احتمالی را باید در این گزارش بیان کنید.
5- حوزه‌های کلیدی را نشان دهید
بسته به نوع پروژه شما، حوزه‌های کلیدی ممکن است از گزارشی به گزارش دیگر تغییر کند یا ثابت بماند. برای هر پروژه، مجموعه‌ای از گزارش‌های کلیدی وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را بیان کنید.
6- به اسناد یا منابع دیگر لینک دهید
در حالی که شما تمام جزئیات را در مورد نحوه پیشرفت پروژه در گزارش خود قید می‌کنید، ممکن است سایر افراد بخواهند اطلاعات بیشتری داشته باشند. برای ذینفعانی که می‌خواهند اطلاعات جزئی تری داشته باشند، می‌توانید به اسناد مختلف لینک دهید.
- بیشتر بخوانید: مدیریت ذینفعان پروژه
7- موانع را مشخص کنید
همه پروژه‌ها با موانع روبرو می‌شوند. افزایش غیر منتظره، تاخیر در انجام پروژه و … از جمله موانع هستند. اگر همه در جریان موانع قرار بگیرند راحت‌تر می‌توانند هنگام بروز مشکل راه‌حلی پیدا کنند یا با تغییرات هماهنگ شوند.
8- مراحل بعدی را مشخص کنید
این قسمت می‌تواند شامل فهرستی از مراحل بعدی باشد و بهترین راه برای انی است که بدون این که وارد جزئیات شوید، همه ذینفعان را از مراحل بعدی آگاه کنید.
بهترین شیوه‌های ارائه گزارش وضعیت پروژه
اکنون که می‌دانید چه مواردی را باید در گزارش وضعیت پروژه خود قید کنید، ممکن است سوال‌های گوناگونی برایتان به وجود بیاید. در ادامه به چند سوال شما پاسخ داده‌ایم:
چند وقت یکبار باید گزارش وضعیت پروژه داشته باشیم؟
زمان گزارش وضعیت به پروژه شما بستگی دارد. اگر بازه زمانی پروژه شما کوتاه است می‌توانید گزارش وضعیت را به صورت هفتگی آماده کنید. اگر بازه زمانی پروژه‌تان طولانی است هر دو هفته یکبار یا ماهی یکبار می‌توانید گزارش وضعیت پروژه خود را تهیه کنید.
چه کسانی باید گزارش وضعیت پروژه را دریافت کنند؟
این گزارش را باید با افرادی که در پروژه نقش دارند به اشتراک بگذارید. اما می‌توانید آن را برای ذینفعان نیز ارسال کنید. داشتن دید کلی درباره پروژه برای همه لازم است.
چه جزئیاتی را باید در گزارش وضعیت پروژه نوشت؟
تمام جزئیات نیاز نیست در گزارش وضعیت پروژه نوشته شود. گزارش وضعیت پروژه یک محتوای کلی است که در اختیار افراد قرار می‌گیرد.
گزارش وضعیت پروژه خود را کجا بنویسیم؟
بهترین ابزار برای نوشتن و به اشتراک‌گذاری وضعیت پروژه ابزارهای مدیریت کار هستند.
سخن آخر
گزارش وضعیت، گزارشی درباره میزان پیشرفت و جزئیات یک پروژه است. در فرایند انجام پروژه می‌توان این گزارش را تهیه کرد و در اختیار اعضای تیم و ذینفعان قرار داد. هنگام نوشتن این گزارش باید به اهداف پروژه خود، تکمیل شدن یا نشدن در زمان معین، دستاوردها، چالش‌های احتمالی و چالش‌هایی که پشت سر گذاشته‌اید اشاره کنید. می‌توانید اطلاعات این گزارش به صورت تصویری با نمودارهای گانت یا کانبان نشان دهید. برای به اشتراک گذاشتن این گزارش نیز می‌توانید از ابزارهای مختلفی مانند ابزارهای مدیریت کار استفاده کنید. مطمئن شوید این گزارش با خلاصه پروژه‌اید که نوشته‌اید مطابقت دارد. در صورت نیاز می‌توانید به منابع مختلف پروژه خود لینک دهید تا به سوالات احتمالی ذینفعان پاسخ دهید.
منبع
