محدوده پروژه (Project Scope) برای تکمیل یک پروژه از منظر وظایف، زمان و منابع مورد نیاز است. بنابراین، مدیریت محدوده پروژه فرآیند نظارت و تنظیم همه این موارد به گونه‌ای است که بتوانید پروژه خود را به موقع و در حد بودجه تکمیل کنید.

شما ممکن است برای خرید تخم مرغ وارد فروشگاه شوید، زمانی که به دنبال تخم مرغ‌ها هستید، قسمت لبنیات نظر شما را جلب می‌کند و سپس یک بطری شیر برمی‌دارید. در مسیر خود برای رسیدن به تخم مرغ، چشمتان به محصولات بهداشتی میفتد، سپس چند دستمال کاغذی بر می‌دارید. توقف پنج دقیقه‌ای شما در خواربارفروشی به خرید یک ساعته تبدیل شد. چیزی که قرار بود 50 هزار تومان هزینه بردارد، اکنون 500 هزار تومان شد. شما در این حالت از محدوده بودجه و زمان خود خارج شدید، بنابراین به اهداف خود نرسیدید.

این موضوع نشان می‌دهد که چرا مدیریت محدوده پروژه یک امر مهم برای تکمیل به موقع و در بودجه تعیین شده است. در ادامه در مورد محدوده پروژه بیشتر صحبت می‌کنیم.

مدیریت محدوده پروژه چیست؟

محدوده پروژه به لیستی از اهداف، مهلت‌ها و وظایف پروژه اشاره دارد. محدوده پروژه اغلب در سندی به نام بیانیه محدوده یا بیانیه کار به تفصیل بیان می‌شود. با ترسیم محدوده پروژه در یک سند، راهنمای تمام جنبه‌های پروژه، از وظایفی که باید تکمیل شوند تا منابع مورد نیاز و اهدافی که باید به آنها دست یافت، به کل تیم ارائه خواهد شد.

دامنه پروژه را می‌توان گسترش داد و اگر پروژه برای تیم بسیار بزرگ باشد، می‌توان آن را محدود کرد. به طور کلی، محدوده پروژه بخش مهمی از مسئولیت‌های مدیر پروژه است و به شما کمک می‌کند تا در انجام وظایف خود پافشاری کرده و از لغزش در محدوده پروژه جلوگیری کنید. طبق گفته موسسه مدیریت پروژه، یک بیانیه قوی محدوده پروژه چندین ویژگی کلیدی به شرح زیر دارد:

• مرزهای پروژه را مشخص می‌کند.
• نیاز تجاری و نتیجه مورد انتظار پروژه را تعریف می‌کند.
• محدودیت‌های را شناسایی می‌کند.
• راه حل‌های واقع بینانه را ارائه می‌دهد.
• مفروضات مربوط به تصمیمات خارج از کنترل تیم پروژه را فهرست می‌کند.
• فرآیندهای تجاری که پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهد، شناسایی می‌کند.
• ذینفعان داخلی و خارجی که تیم پروژه با آنها ارتباط برقرار می‌کند را مشخص می‌کند.

اهمیت مدیریت محدوده پروژه

بر اساس گزارش موسسه مدیریت پروژه (PMI)، 52 درصد از پروژه‌ها دچار لغزش در دامنه می‌شوند. درحقیقت، اگر نیازهای پروژه شما همچنان در حال گسترش باشند، منابع شما محدود خواهند شد. مدیریت اثربخش محدوده پروژه به شما کمک می‌کند تا حد امکان به برنامه اصلی خود نزدیک شوید و منابع خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید که منجر به مزایای زیر می‌شود:

1- جدول زمانی واقع بینانه

یک مطالعه از بررسی توانایی کار جسمی (PWC) روی بیش از 10600 پروژه نشان داد که تنها 2.5 درصد از شرکت‌ها پروژه‌های خود را با موفقیت 100 درصدی تکمیل می‌کنند. بقیه پروژه‌ها هم بودجه و هم مهلت اصلی خود را از دست می‌دهند. مدیریت محدوده پروژه مانع از این مشکلات می‌شود.

وقتی دقیقاً بدانید که برای تکمیل یک پروژه چه چیزی لازم است، نگاهی واقع بینانه به زمان خواهید داشت. دوباره به داستان مربوط به فروشگاه فکر کنید. اگر بدانید که فهرست بلند بالایی از چیزهایی برای خرید دارید، زمان بیشتری را کنار می‌گذارید و بلافاصله یک سبد خرید بزرگ در دست می‌گیرید. اما اگر زمان را برنامه ریزی نکرده باشید، حالا بقیه روزتان باید برای جبران آن ساعت‌های از دست رفته تنظیم شود.

2- تعیین بودجه دقیق

درک اینکه یک پروژه چقدر هزینه خواهد داشت و اینکه آیا در ادامه مشمول تغییرات هزینه نیز می‌شود، دشوار است. تعریف محدوده به شما کمک می‌کند در وهله اول بودجه معقولی تعیین کنید و نظارت بر محدوده زمانی می‌تواند شما را در بودجه نگه دارد. با این حال، برای شرایطی که نوسانات ارزی وجود دارد، تعیین بودجه دقیق عملاً کاری بیهوده خواهد بود. در چنین شرایطی، پروژه ممکن است در اواسط کار متوقف شود.

3- پروژه‌های کارآمد

شما با پروژه‌ای روبه‌رو هستید که به پایان نمی‌رسد، زیرا تیم‌ها یا مشتریان دائماً ویژگی‌ها، ترفندها یا تغییرات جدید را درخواست می‌کنند. دامنه پروژه همچنان در حال گسترش است و پروژه همچنان ادامه دارد. تیم‌های پروژه تمایل دارند با درخواست‌ها موافقت کنند، بدون اینکه متوجه شوند چقدر از برنامه اولیه فاصله گرفته‌اند.

مدیریت محدوده پروژه شما به تیمتان این امکان را می‌دهد که پروژه‌ها را مطابق با الزامات اصلی و به طور کارآمد به مشتری ارائه دهند. محدوده پروژه چیزی است که مدیر پروژه و تیم می‌توانند از آن برای هدایت تصمیمات مربوط به پروژه خود استفاده کنند.

نحوه تعریف مدیریت محدوده پروژه

به راحتی می‌توان گفت که محدوده پروژه چیست، اما ایجاد یک سند محدوده پروژه چندان آسان نیست! شما می‌تواند جزئیات زیادی داشته باشد و این چیزی نیست که بتوان آن را ساده گرفت. اما اگر محدوده پروژه را به پنج مرحله زیر تقسیم کنید، روند کار بسیار ساده می‌شود:

1- اهداف را مشخص کنید

اولین گام برای تعریف محدوده پروژه، تعریف محصول یا اهداف نهایی است که به آنها «مواد تحویلی» نیز گفته می‌شود. ایده خوبی است که با استفاده از قانون SMART اهداف خود را مشخص کنید:

• Specific: مشخص (محدوده پروژه دقیقاً بیان می‌کند که پروژه چیست)
• Measurable: قابل اندازه گیری (هدف قابل اندازه گیری است نه مبهم)
• Achievable: قابل دستیابی (باید باور کنیم که تیم می‌تواند به هدف دست یابد)
• Realistic: واقع بینانه (به راحتی می‌توان بدون صرف بودجه به هدف دست یافت)
• Timely: به موقع (در بازه زمانی تعریف شده می‌توان به هدف دست یافت)

نکات مهم برای تعیین اهداف

تعیین اهداف بسیار مهم است، زیرا مسیری که محدوده پروژه باید طی کند را تعیین می‌کند. در ادامه چند راه وجود دارند که می‌توانید از تعیین اهداف درست مطمئن شوید:

انعطاف پذیر باشید: گاهی اوقات ممکن است اهداف در طول پروژه به کلی تغییر کنند و این مشکلی ندارد. به عنوان مثال، اگر هدف شما ساختن یک خانه دو طبقه است، اما می‌بینید که بودجه ساخت یک تراس را نیز دارید. پس تغییر محدوده پروژه اشکالی ندارد.

همه را به تعامل وادار کنید: اهداف نباید توسط یک نفر ایجاد شوند. همه ذینفعان باید در نظر گرفته شوند و دیدگاه خود را ارائه دهند. این امر ممکن است به شما کمک کند چیزهایی را که فراموش کرده‌اید را در محدوده بگنجانید، یا از اهدافی که نباید دنبال شوند اجتناب کنید.

2- موانع احتمالی را بررسی کنید

گام بعدی برای برنامه ریزی موثر پروژه، شناسایی مناطقی است که پروژه شما شاید از ریل خارج شود. چه چیزی می‌تواند بودجه پروژه شما را تهدید کند؟ چه چیزی می‌تواند باعث تاخیرهای عمده شود؟ برای مثال، اگر در حال ساختن یک خانه کوچک هستید، ممکن است با مشکل آب و هوا مواجه شوید، اگر روزهای بارانی دو برابر بیشتر از روزهای آفتابی در سال باشد، ممکن است پیشرفت شما را به تاخیر بیندازد. یا شاید تا زمانی که شما یک محموله را سفارش دهید، قیمت بتن پنج درصد افزایش می‌یابد.

نکات مهم برای تعریف موانع احتمالی

هیچ چیز را از قلم نیندازید: هر چیزی که ممکن است در پروژه اشتباه پیش برود را یادداشت کنید.

یک برنامه داشته باشید: پیش نویسی یک برنامه اضطراری که در آن چه کاری برای کاهش عواقب یک مشکل انجام خواهید داد، تهیه کنید تا در صورت وقوع آن آماده باشید.

3- منابع لازم را شناسایی کنید

هزینه پروژه چقدر خواهد بود؟ چه لوازمی مورد نیاز است؟ چه تعداد کارگر مورد نیاز خواهد بود؟ همه این سوالات باید با جزئیات پاسخ داده شود. شما باید تحقیقات گسترده‌ای انجام دهید و به ارقام دقیق برسید. حدس‌های و شک‌ها به افزایش هزینه منجر می‌شوند که می‌تواند کل پروژه را از مسیر خارج کند.

• بیشتر بخوانید: مدیریت منابع چیست ؟

نکات مهم برای شناسایی منابع لازم

واقع بین باشید: حتی هزینه‌های کمی هم می‌تواند افزایش یابد، بنابراین فهرستی از هر عاملی که باعث موفقیت می‌شود، تهیه کنید.

با دیگران مشورت کنید: فهرستی را که ایجاد کرده‌اید با سایر ذینفعان پروژه به اشتراک بگذارید تا ببینید آنها چه فکر می‌کنند و آیا باید چیزی به لیست اضافه یا کم شود.

4- یک نقطه عطف را ارائه دهید

اکنون که اهداف، موانع و منابع را مشخص کرده‌اید، این امکان را دارید یک جدول زمانی کلی از آنچه می‌توانید به دست آورید تنظیم کنید. مهم است که نقاط عطف خاصی را کنار بگذارید که به همه کمک می‌کند پیشرفت پروژه را نظارت کنند. به عنوان مثال، اگر در حال ساختن یک خانه هستید، اولین نقطه عطف ممکن است پی ریزی باشد، مرحله دوم می‌تواند ساخت اسکلت سازه باشد، سومین نقطه عطف می‌تواند نصب برق و لوله کشی باشد و چهارمین نقطه عطف می‌تواند تکمیل زیباسازی خانه باشد.

نکات مهم برای ارائه یک برنامه نقطه عطف

برای هر نقطه عطف تاریخ مشخص کنید: باید برای نقاط عطف تاریخ مشخص کنید، در غیر این صورت هیچ حس اولویتی در وظایف شما وجود ندارد و خطر به پایان نرسیدن پروژه در زمان تعیین شده بیشتر می‌شود.

یک برنامه اضطراری داشته باشید: اگر یک نقطه عطف را از دست دادید، باید برنامه‌ای برای اقدامات آتی داشته باشید تا به موقع به نقطه عطف بعدی برسید.

مرحله 5: ذینفعان را مشخص کنید

با تعریف اهداف پروژه اکنون زمان آن رسیده که فهرستی از ذینفعان ایجاد کنید. ذینفع هر کسی است که علاقه یا نگرانی در پروژه دارد. به عنوان مثال، ذینفعان یک شرکت ساختمانی شامل مدیر اجرایی، مدیر ارشد مالی، سرمایه گذاران و مدیر ساخت و ساز می‌شود. همه افرادی را که باید در جریان این پروژه باشند و مسئولیت مهمی در حصول اطمینان از اجرای پروژه دارند را مشخص کنید.

• بیشتر بخوانید: مدیریت ذینفعان پروژه

نکات مهم برای فهرست کردن ذینفعان:

از نقاط عطف عبور کنید: یک راه خوب برای شناسایی ذینفعان این است که از تمام جنبه‌های که تاکنون برای محدوده پروژه ساخته‌اید عبور کنید. از خود بپرسید که چه افرادی مسئول دستیابی به هر نقطه عطف، برای دستیابی به هر منبع و غلبه بر هر مانع هستند. این امر به شما کمک می‌کند تا کسی را فراموش نکنید.

ذینفعان را در پروژه دخیل کنید: تعیین کنید که مسئولیت هر فرد چیست. اگر وظایف و مسئولیت‌های مشخص شوند، بهتر می‌توان محدوده پروژه را تعریف کنید.

کلام آخر

مدیریت محدوده پروژه شرح مفصلی از کاری را که باید انجام شود تا خروجی یک پروژه در زمان مقرر و در چارچوب بودجه اختصاص داده شده را ارائه می‌دهد. محدود پروژه همچنین اهداف پروژه و خروجی آن را نشان می‌دهد. توسعه یک برنامه برای تعیین محدوده پروژه بسیار مهم است، زیرا هم زمان و هم منابع را مشخص می‌کند. به این ترتیب، مدیران پروژه به خوبی می‌دانند که از چه محدوده‌ای باید عبور کنند و از چه محدوده‌ای نباید عبور کنند.

 

منبع:

Atlassian