ساختار شکست کار (WBS) چیست؟ نحوه ایجاد + مثال
۱۲-۰۲-۱۴۰۳
راهنمای وابستگی فعالیت های پروژه
۲۵-۰۲-۱۴۰۳
«بودجه تمام شد!» شنیدن این کلمه‌ها از زبان یک مدیر پروژه برای تمام اعضای تیم سخت است. برای جلوگیری از شنیدن چنین عبارتی، به عنوان یک مدیر پروژه باید فرایندهای مختلف ساخت و راه‌اندازی یک پروژه یا محصول، هزینه‌های مورد نیاز خود و … را تعیین کنید. در این صورت ممکن است با چالش مدیریت هزینه و تامین منابع مواجه شوید. استاندارد PMBOK برای جلوگیری از به وجود آمدن چنین شرایطی تعیین می‌شود. طبق این استاندارد، شما می‌توانید فرایندها، اصطلاحات و دستورالعمل‌هایی برای پروژه خود تعیین کنید.
در این مقاله از مجموعه مقالات آموزش مدیریت پروژه همتیک، راهنمای جامعی درباره مدیریت کیفیت پروژه طبق استاندارد PMBOK تهیه کرده‌ایم. با ما همراه باشید.
PMBOK چیست؟
PMBOK مخفف عبارت Project Management Body of Knowledge و به معنی مجموعه‌ای از فرایندها، اصطلاحات، شیوه‌ها و دستورالعمل‌هایی است که به عنوان استاندارد در صنعت مدیریت پروژه به کاربرده می‌شوند. PMBOK به شرکت‌ها کمک می‌کند فرایندهایی متناسب با نیازهای خود تعیین و از شکست پروژه جلوگیری کنند. این شیوه با Agile نیز سازگار است و مدیران می‌توانند برای مدیریت بهتر پروژه‌ها و تیم‌های خود از آن استفاده کنند. این استاندارد در حوزه‌های مختلف مدیریت پروژه مانند زمان، هزینه، کیفیت، منابع انسانی، مدیریت ریسک و … استفاده می‌شود.
- بیشتر بخوانید: استاندارد PMBOK چیست؟
فازهای مختلف مدیریت کیفیت پروژه
مدیریت کیفیت پروژه ۳ فاز اصلی دارد که عبارتند از:
برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت
در این فاز الزامات و استانداردهای پروژه و محصول تعیین می‌شود. هدف اصلی مدیریت کیفیت پروژه باید برای تمامی ذینفعان و سرمایه‌گذاران مشخص شود و هر فرد مسئولیت کارهای خود را بر عهده بگیرد. اگر قرار است محصولی ساخته شود، تیم‌های فنی، مارکتینگ، محصول و … باید نسبت به وظایف خود آگاه باشند و سهامداران را در جریان پیشرفت کارهای خود قرار دهند.
تضمین کیفیت
در این فاز تمام موارد و استانداردهای لازم برای کیفیت یک پروژه یا محصول تعیین می‌شود. در مثال ساخت نرم‌افزار، مواردی مانند سرعت بالای پردازش اطلاعات، طراحی رابط کاربری مناسب و … جزو فاز تضمین کیفیت محسوب می‌شود. دقت، تکرارپذیری، زمان و میزان تلاش مهم‌ترین جزئیات تضمین کیفیت هستند. در تجزیه و تحلیل، افراد، روش‌ها، ماشین‌ها، مواد اولیه، سیستم‌های اندازه‌گیری و محیط به خوبی بررسی می‌شود.
کنترل کیفیت
این فاز شامل ثبت و بررسی نتایج فعالیت‌های مختلف است که در ارزیابی عملکرد و تعیین تغییرات لازم به اعضای تیم مدیریت کمک خواهد کرد. اگر قصد ساخت یک نرم‌افزار را دارید، در این فاز می‌توانید عملکرد نرم‌افزار و میزان رضایت کاربران از آن را بررسی کنید. اگر رضایت کاربران کم باشد و به هر دلیلی نتوانسته باشند از نرم‌افزار شما استفاده کنند ممکن است لازم باشد در بخش‌های مختلفی از محصول خود، تغییراتی ایجاد کنید.
هنگام بررسی هر یک از این فازها، باید تا حد امکان نمودارهای خود را ساده نگه دارید. نمودارها باید با هدف‌های شما مرتبط باشند و داده‌های نامربوط و پرت نداشته باشند و بتوانید رابطه علت و معلولی بین داده‌های آن‌ها را مشخص کنید.
منظور از واژه کیفیت در مدیریت کیفیت پروژه چیست؟
برای درک فرایند و فازهای فوق از واژه کیفیت استفاده می‌کنیم. اگر می‌خواهید برای محصول خود تعریف دقیقی از کیفیت داشته باشید، باید مفاهیم زیرا را برای تیم خود توضیح دهید:
اعتبارسنجی
اطمینان از کاربردی بودن محصول و رفع نیازهای کاربران، بدون این تعریف ممکن است محصولی بسازید که مشکل خاصی را حل نمی‌کند.
تایید
تمام فرایندهای پروژه باید مطابق الزاماتی که تعیین کرده‌اید باشد.
دقت
کیفیت محصول باید تا جای ممکن به کیفیتی که از قبل تعیین کرده‌اید نزدیک باشد.
بیایید به مثال خود، ساخت نرم‌افزار بازگردیم. در این بخش ورودی‌ها، ابزار و تکنیک‌ها و خروجی‌های بخش‌های طراحی مدیریت کیفیت پروژه طبق استاندارد PMBOK پروژه خود را تعیین کنیم.
ورودی‌ها
ابتدا طرح مدیریت پروژه، اسناد و مدارک مربوط به آن را تعیین می‌کنیم. در مثال ساخت نرم‌افزار ابزارهای مورد نیاز تیم فنی، زبان‌های برنامه‌نویسی و … تعیین و اسناد و مدارک مرتبط با آن جمع‌آوری می‌شود.
ابزار و تکنیک‌ها
در این بخش به جمع‌آوری اطلاعات، تحلیل داده‌ها، تصمیم‌گیری، بررسی و حل مسئله می‌پردازیم. در جمع‌آوری اطلاعات برای ساخت نرم‌افزار چک‌لیستی از تمام ابزارها و دانش مورد نیاز برای ساخت این محصول تهیه می‌کنیم. سپس سراغ تحلیل داده‌ها می‌رویم. در این مرحله ابتدا تمام مواردی را که می‌توانند جایگزین مدارک یا اطلاعات ما شوند، به خوبی بررسی می‌کنیم. زیرا ممکن است در طول فرایند ساخت نرم‌افزار به یک زبان برنامه‌نویسی، سخت‌افزار یا غیره دسترسی داشته باشیم.
پس از تصمیم‌گیری درباره ابزارها و زبان‌های برنامه‌ریزی مورد نیاز باید داده‌های به دست آمده را به کمک نمودارهای مختلف تحلیل کنیم. فلوچارت‌ها و هیستوگرام‌ها از کاربردی‌ترین نمودارها برای بازنگری و بررسی داده‌ها هستند.
خروجی‌ها
پس از راه‌اندازی نرم‌افزار و استفاده از آن نوبت به بررسی خروجی‌ها می‌رسد. در این مرحله گزارش از کیفیت محصول (پروژه) تهیه و فرایندهای مختلف سپری شده، بررسی می‌شود. شما می‌توانید مدارکی که در مراحل اولیه تهیه کرده‌اید، عملکرد محصول فعلی را با استانداردهایی که از قبل تعیین کرده‌اید مقایسه کنید. ممکن است لازم باشد طرح مدیریت کیفیت پروژه خود را بازنگری کنید و تغییری در ساختار و هزینه‌های خود بدهید. سپس باید اسناد و مدارک پروژه خود را به‌روزرسانی کنید. در این بخش باید فهرستی از تمام خطاها و مشکلات پیش آمده، نکته‌های مهمی که به آن‌ها پی برده‌اید و تمام ریسک‌هایی که داشته‌اید را در فهرستی با عنوان مناسب یادداشت کنید.
سخن آخر
در این مقاله آموختیم PMBOK استانداردی برای جلوگیری از هدر رفتن بودجه و زمان است. این استاندارد به مدیران پروژه کمک می‌کند روش‌ها، فرایندها و اصطلاحات مختلفی برای پروژه خود تعیین کنند. از PMBOK در سه فاز اصلی برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت، تضمین کیفیت و کنترل کیفیت استفاده می‌شود. به کمک این استاندارد می‌توان ورودی‌ها، ابزار آلات و خروجی‌های هر تیم را تعیین کرد و در پایان پروژه یا محصول آن‌ها را بررسی کرد.
ساخت نرم‌افزار مثالی بود که در این مقاله مدیریت کیفیت پروژه طبق استاندارد PMBOK را برای آن بررسی کردیم. به عنوان مثال ورودی‌های PMBOK در این مثال اسناد و مدارک مرتبط با کدنویسی، ابزار آلات آن انواع زبان‌های برنامه‌نویسی هستند. پس از استفاده از ابزار آلات باید اطلاعات به دست آمده را با دقت بررسی کرده و خروجی‌های آن را بررسی کنیم. پس از بررسی کیفیت خروجی‌ها می‌توان عملکرد تیم را بررسی کرده و اسناد و مدارک خود را به روزرسانی کنید.
منابع:
