چرخه عمر پروژه به پنج مرحله از جمله شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت، بسته شدن تقسیم می‌شود. این مراحل نقشه راه شما هستند، فازهای مدیریت پروژه نشان دهنده مراحل مختلفی هستند که از ابتدا تا تکمیل پروژه انجام می‌شوند. درک هر مرحله از فرآیند مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا بهترین برنامه ریزی و دقیق‌ترین زمان بندی را بسازید تا پروژه‌های خود را به روشی استراتژیک و سازمان یافته مدیریت کنید. در این بررسی به طور کامل در مورد مراحل مدیریت پروژه صحبت می‌کنیم.

چرخه عمر پروژه چیست؟

چرخه عمر پروژه مجموعه مراحلی است که پروژه از ابتدا تا انتها طی می‌کند. شما به صورت متوالی در بین مراحل مختلف عمر پروژه حرکت می‌کنید تا یک پروژه را از یک ایده به یک محصول واقعی برسانید. درک چرخه عمر مدیریت پروژه می‌تواند مزایای زیادی داشته باشد:

• پروژه‌ها را از ابتدا تا انتها به روشی سازمان یافته و استراتژیک مدیریت خواهید کرد.
• بر پیشرفت و وضعیت پروژه در هر مرحله نظارت و کنترل دارید.
• پروژه‌ها را سریع‌تر تکمیل می‌کنید، زیرا با دقت بیشتری برنامه ریزی شده‌اند و موانع کمتری دارند.

همچنین کارکنان می‌توانند پروژه‌های را سریع‌تر و موفق‌تر ارائه دهند. چرخه عمر پروژه دارای نکات مثبت زیادی است. با این حال، برای پیشبرد پروژه‌ها به چه مراحلی نیاز دارید؟ استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) چرخه عمر مدیریت پروژه را به پنج مرحله زیر تقسیم می‌کند:

• شروع
• برنامه ریزی
• اجرا
• نظارت
• بسته شدن

5 مرحله از چرخه عمر مدیریت پروژه

هر مرحله هدف مشخصی را در پیشبرد پروژه شما به سمت بهترین نتایج دارد. این مراحل متوالی مانند حروف الفبا هستند. برای بهره مندی از مزایای چرخه عمر مدیریت پروژه، باید به ترتیب از این مراحل عبور کنید. در ادامه به پنج مرحله اصلی مدیریت پروژه اشاره می‌کنیم:

مرحله شماره 1: شروع پروژه

مریم و تیمش از واحد منابع انسانی، مشتاق هستند که فرآیند آنبوردینگ یا همسان سازی (Onboarding) کارکنان را راه اندازی کنند. این فرآیند شامل استخدام و آماده سازی نیروهای جدید در سازمان است. آنبوردینگ همان پروژه درون سازمانی است که آنها باید آن را در پنج مرحله مدیریت کنند. همچنین در این مرحله باید امکان سنجی، ارزشمند بودن و تعیین اهداف پروژه انجام شود. شروع پروژه به معنای برنامه ریزی نیست! بلکه تعیین این است که آیا پروژه از نظر مالی، امکانات و غیره قابل انجام است؟ برای انجام این کار، باید به موارد زیر توجه کنید:

• مزیت تکمیل پروژه برای سازمان چیست؟
• عمده محصولات قابل تحویل چیست؟
• میزان موفقیت پروژه تا چه اندازه است؟

پس از تفکر در مورد این عناصر، مریم و اعضای تیم او توانستند موارد زیر را تعیین کنند:

• مسئله: شرکت مریم با جابجایی کارکنان دست و پنجه نرم کرده است. اکثر کارکنان در 12 ماه اول کار خود را ترک می‌کنند.
• ارائه مزایا: تجدیدنظر در فرآیند آنبوردینگ باعث شفافیت، ارتباطات و تعامل کارمندان با شرکت را در چند ماه اول افزایش می‌دهد. بنابراینمریم و تیمش امیدوار هستند کارکنان برای مدت طولانی‌تری در شرکت بمانند.
• موارد قابل تحویل: تیم منابع انسانی به یک روش مستند مانند نرم افزار مدیریت کارکنان نیاز دارد تا بتواند نحوه استخدام کارکنان جدید را مدیریت کند.
• معیارهای موفقیت: افزایش 15 درصدی در حفظ کارکنان تا پایان سه ماهه چهارم و نمرات بازخورد مثبت از حداقل 85 درصد از کارکنان جدید

هنگامی که تیم تمام این عوامل را بررسی کرد، باید از خود بپرسد: «آیا اجرای این پروژه امکان پذیر است و ارزش پیگیری دارد؟» اگر پاسخ مثبت است، آنها تاییدیه پروژه را دریافت می‌کنند (در صورت لزوم) و به مرحله بعدی می‌روند. اگر نه؟ تیم به مرحله اول باز می‌گردد تا ببیند که آیا راه دیگری برای حل مشکلات وجود دارد یا خیر.

مرحله شماره 2: برنامه ریزی پروژه

اکنون زمان آن فرا رسیده است که مریم وارد جزئیات شود. در این مرحله، او و تیمش برنامه‌ای را برای تکمیل واقعی پروژه تدوین خواهند کرد. برنامه ریزی موثر می‌تواند از بسیاری از دلایل اصلی شکست پروژه از جمله چشم انداز و اهداف ناکافی، ارتباطات ضعیف و برآوردهای نادرست زمان جلوگیری کند. برنامه ریزی همچنین به مقداری زمان نیاز دارد، بنابراین مطمئن شوید که در شروع پروژه زمان زیادی را برای آن در نظر بگیرید.

سوالاتی که مریم و تیمش در این مرحله به آنها پاسخ خواهند داد عبارتند از:

• هدف از این پروژه چیست؟
• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
• محدودیت پروژه چیست؟
• بودجه چقدر است؟
• خطرات چیست؟
• اعضای تیم چه کسانی هستند؟
• به چه تخصص‌هایی نیاز است؟
• چه نقاط عطفی باید رعایت شوند؟

بهتر است با تعریف یک هدف برای پروژه با استفاده از چارچوب هدف SMART شروع کنید. این هدف باید مشخص (Specific)، قابل اندازه گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و محدود به زمان (Time-Bound) باشد. سوفیا و تیمش هدف زیر را برای پروژه کارمند خود تعریف می‌کنند:

«یک فرآیند جدید استخدامی ایجاد کنیم که نیروهای جدید را آموزش دهیم تا بتوانیم حفظ کارکنان را تا 15 درصد افزایش دهیم. این برنامه جدید باید تا پایان تابستان 1402 راه اندازی شود.»

تیم باید بداند که واقعاً چه کاری باید انجام شود. ایجاد یک ساختار شکست کار  (WBS) می‌تواند به این امر کمک کند. این ساختار کل پروژه را به وظایفی تقسیم می‌کند که در قالب گرافیکی نمایش داده می‌شوند، بنابراین همه افراد درگیر در پروژه می‌توانند به راحتی کارهای مورد نیاز پروژه را ببینند. در مورد مریم و تیمش باید بگوییم که آنها وظایف زیر را مشخص می‌کنند:

• وضعیت کارکنان موجود را برای بازخورد در فرآیند آنبوردینگ بررسی کنید.
• با مدیران در مورد آنچه می‌خواهند در این فرآیند گنجانده شود مصاحبه کنید.
• یک جریان کلی از فرآیند ورودی‌های جدید به عنوان برنامه 90 روزه ایجاد کنید.
• آموزش‌های ویدئویی را تولید کنید تا برای شفاف سازی بیشتر استفاده شود.
• داشبورد کارکنان دیجیتال بسازید.
• پورتالی راه اندازی کنید که در آن کارکنان جدید بتوانند درخواست کمک کنند.
• پیش نویس رویه‌ها و چک لیست‌ها برای فرآیند آنبوردینگ ارائه دهید.
• ویدئوها و مستندات را در داشبورد آپلود کنید.

هنگامی که تیم بداند پروژه به چه چیزی نیاز دارد، برای تیم بسیار ساده‌تر است که بفهمند چقدر پروژه زمان می‌برد، به چه لوازمی نیاز است و ابتدا باید چه کاری انجام دهند. آنها همچنین می‌توانند شناسایی کنند که بازیگران کلیدی پروژه چه کسانی هستند (در این مورد، تیم منابع انسانی، تیم توسعه وب، طراح گرافیک و تیم محتوا). این وابستگی‌ها جنبه‌هایی از پروژه هستند که به دیگری گره خورده‌اند. یک کار باید قبل از کار بعدی تکمیل شود، برای مثال، تیم تولید محتوا تا زمانی که طراحی وبسایت شرکت به پایان نرسد، نمی‌تواند کار را شروع کند.

• بیشتر بخوانید: تسک پیش نیازی در همتیک

اکنون تیم مریم می‌تواند وظایف پروژه را در یک ترتیب معقول قرار دهد و برای هر مرحله از وظایف مهلت تعیین کند. هنگامی که مریم و تیمش این کار را انجام دادند، آنها فقط پروژه را برنامه ریزی کردند. موارد برنامه ریزی شده باید در جایی مستند و ذخیره شود که کل تیم به آن دسترسی داشته باشد.

مرحله شماره 3: اجرای پروژه

این مرحله جایی است که بسیاری از کارهای اصلی مدیریت پروژه اتفاق میفتد. تیم مریم وظایف مربوط به پروژه را شناسایی کرده‌اند، حالا زمان اجرای آن‌ها فرا رسیده است. مراحل اجرای پروژه بسته به نیازهای خاص پروژه تعیین خواهند شد. این مراحل خاص معمولاً در طرح اجرای پروژه مشخص می‌شوند. با این حال، فعالیت‌های کلی مربوط به مرحله اجرا عبارتند از:

• مدیریت گردش کار
• مدیریت مسائل و مشکلات
• مدیریت ریسک
• مدیریت تغییرات
• مدیریت ارتباطات
• تهیه گزارش وضعیت

مرحله شماره 4: نظارت بر پروژه

بیایید به نحوه پخت کیک توجه کنیم. آیا فقط یک بار به دستور غذا نگاه می‌کنید و سپس با تعجب می‌بینید که بزرگترین کیک جهان را درست کرده‌اید؟ احتمالا نه. وقتی تخم ‌مرغ‌ها را می‌شکنید و مواد را هم می‌زنید، به دستور غذا مراجعه می‌کنید تا مطمئن شوید که کارها را درست انجام می‌دهید. شما هر پنج دقیقه یک بار به داخل فر نگاه می‌کنید تا مطمئن شوید که قسمت بالایی کیک نسوخته است. شما به دقت مراقب آن کیک با ارزش خود هستید. پروژه‌ها دقیقاً به همین صورت عمل می‌کنند و این همان چیزی است که مرحله نظارت به آن مربوط می‌شود. نظارت همزمان با مرحله اجرا اتفاق میفتد و مریم پروژه را در فواصل زمانی منظم ارزیابی می‌کند تا از موارد زیر مطمئن شود:

• رعایت مهلت‌های زمانی
• اجتناب از خروج از برنامه
• پایبند بودن به بودجه
• متعهد ماندن به اهداف

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، نظارت بسیار آسان‌تر است. این نرم افزار قابلیت دید را در کل پروژه افزایش می‌دهد و مکالمات و اطلاعات مربوط به پروژه را در یک سیستم واحد متمرکز نگه می‌دارد. علاوه بر این، برگزاری جلسات منظم به کل تیم کمک می‌کند تا پیشرفت پروژه را بررسی کنند. اگر مریم متوجه شود که همه چیز طبق برنامه پیش نمی‌رود، می‌تواند فوراً اصلاحات و تغییرات جدید را اعمال کند.

مرحله شماره 5: بسته شدن پروژه

مریم و تیمش یک فرآیند جدید را برای استخدام کارکنان راه اندازی کردند. آنها آماده‌اند تا پیروزی را جشن بگیرند و یک بار برای همیشه مشکل ترک کار نیروهای خود را حل کنند. اما قبل از اینکه این پروژه را به عنوان یک برنده به حساب بیاورند، باید از مرحله بسته شدن عبور کنند تا پایانی خوش را رقم بزنند. این مرحله شامل موارد زیر است:

• بررسی اینکه چه کارهایی خوب پیش رفته و چه کارهایی که می‌توانند بهتر باشند.
• تهیه گزارش نهایی پروژه و ارائه آن به ذینفعان در صورت لزوم انجام می‌شود.
• تمام اسناد پروژه در مکانی امن ذخیره می‌شود تا بتوان به راحتی به آن دسترسی پیدا کرد و در آینده به آن ارجاع داد.

مزایای نرم افزار مدیریت پروژه در چرخه عمر پروژه

اگر می‌خواهید میزان موفقیت را افزایش دهید و اصطکاک و نقاط درد را کم کنید، از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید. از مزایای نرم افزار مدیریت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• شفافیت و دید کلی را بهبود می‌بخشد، زیرا کل تیم می‌تواند چرخه عمر را ردیابی کند.
• نقش‌ها و مسئولیت‌ها را روشن می‌کند، بنابراین همه می‌دانند که از آنها چه انتظاری می‌رود.
• با اختصاص وظایف به کارکنان و امکان پیگیری و ذخیره فعالیت‌ها، اجرا و نظارت بر پروژه را آسان‌تر می‌کند.
• نرم افزار عدم دقت را کاهش می‌دهد، زیرا همه می‌دانند چگونه اطلاعات درست را پیدا کنند.
• به روز رسانی‌های در زمان حال را ارائه می‌دهد، بنابراین همه افراد به اطلاعات جدید دسترسی دارند.

استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه همتیک

پروژه‌ها خودشان از نقطه A به نقطه Z نمی‌رسند، بلکه با مدیریت پروژه می‌توانند از نظر استراتژیک مرحله مرحله به جلو بروند. پس مهم است که مراحل را به ترتیب طی کنید و دقیقاً مانند مریم و تیمش، خود را برای رویایی با هر چالشی آماده نمایید. همچنین سعی نکنید چرخه عمر پروژه خود را با کارهای کاغذی و جلسات حضوری بی‌مورد به شکلی زمان بر و پرهزینه مدیریت کنید، نرم افزارهایی مانند «همتیک» وجود دارند که می‌توانند به شما در برنامه ریزی و زمان بندی دقیق کمک کند. همتیک همچنین برای ذخیره سازی اطلاعات، تخصیص وظایف و کمک به راه اندازی استراتژی مناسب برای پروژه‌ها به شما کمک زیادی می‌کند.

• در ادامه بخوانید: راهنمای کامل مدیریت پروژه| متدولوژی، مراحل و نکات

منبع