دلایل استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه ساختمانی
۲۷-۰۷-۱۴۰۱
آیا شیرپوینت برای مدیریت پروژه مناسب است؟
۱۸-۰۸-۱۴۰۱
در دنیای پرشتاب و پیچیده مدیریت پروژه، کلید حیاتی موفقیت، هنرِ “کنترل پروژه” است. این هنر، یک شاخه از هنر مدیریت پروژه است که توانمندی استراتژیک برای مقابله با چالش‌ها و بهبود عملکرد پروژه‌ها را فراهم می‌کند. از مدیران حرفه‌ای تا تازه‌کاران، همگی نیازمند شناخت عمیق از این هنر هستند تاپروژه‌ها به سرعت و با کیفیت اجرا شوند. در این مقاله اصول و تکنیک‌های کنترل پروژه را بررسی کنیم و به هر کسی که بخواهد به پروژه‌های خود اثربخشی بیشتری ببخشد، یک نقشه جامع ارائه دهیم. با ما همراه باشید تا با ما به سفری جذاب و کم نظیر در دنیای کنترل پروژه برویم و ابزارها و راهکارهای لازم را برای دستیابی به موفقیت فراگیریم.
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه به جمع‌آوری اطلاعات و مدیریت آنها و سپس تجزیه و تحلیل داده‌های یافت‌شده، گفته می‌شود؛ با این کار کیفیت حفظ شده، بر زمان و هزینه‌ها کنترل داشته و برای رسیدن به هدف نهایی به‌شکل درستی برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد. اصول کنترل پروژه شامل شروع پروژه، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل آن، برقراری ارتباط، برآورد هزینه‌ها و در نهایت تهیه برنامه زمانبندی برای پروژه می‌باشد. از کنترل برای تشخیص مشکلات احتمالی، پیش از وقوع آنها، در هنگام انجام پروژه استفاده می‌شود.
کنترل پروژه فرآیندی است که در طی پروژه برای بررسی وضعیت آن، پیش‌بینی نتایج احتمالی و به‌منظور بهبود عملکرد آن تکرار می‌شود. این فرآیند به مدیر پروژه کمک می‌کند تا پیش از بزرگ شدن مشکلات، آنها را شناسایی و حل کند.
در فرآیند کنترل لازم است مدیر پروژه، با استفاده از ابزارهای اندازه‌گیری مختلف از انحرافات موجود مطلع شود تا بتواند در صدد برطرف کردن آنها برآید و پروژه را به مسیر اصلی خود بازگرداند.
- بیشتر بخوانید: وظایف مدیر پروژه
فرآیند کنترل پروژه
در ادامه، مراحل اصلی فرآیند کنترل پروژه را مشخص می‌کنیم:
تعیین اهداف و استانداردها:
در این مرحله، اهداف پروژه و استانداردهای کیفیت، زمان، و هزینه‌ای تعیین می‌شوند. این اطلاعات مبنای ارزیابی عملکرد و پیشرفت پروژه خواهند بود.
اندازه‌گیری عملکرد:
اطلاعات مربوط به پیشرفت و کارایی پروژه جمع‌آوری و اندازه‌گیری می‌شود. این شامل مقایسه بین عملکرد فعلی و استانداردهای تعیین شده می‌باشد.
مقایسه و تجزیه و تحلیل:
اطلاعات جمع‌آوری شده با استانداردها مقایسه شده و تجزیه و تحلیل می‌شوند تا نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود شناسایی شود.
اصلاح و بهبود:
با توجه به نتایج تجزیه و تحلیل، اقدامات اصلاحی انجام می‌شود. این ممکن است شامل تغییرات در برنامه، منابع، یا فرآیندهای پروژه باشد.
تصویب تغییرات:
هر تغییری که ایجاد شود، باید مورد تصویب قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که تغییرات موافق با اهداف کلان پروژه هستند.
نظارت بر تغییرات:
پس از تصویب، بر تغییرات نظارت شده و اثرات آنها بر پروژه مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
گزارش‌دهی:
نتایج کنترل و تغییرات انجام شده به مدیران پروژه و سایر ذینفعان اطلاع‌رسانی می‌شود. این گزارش‌ها برای تصمیم‌گیری‌های آتی اهمیت دارند.
این مراحل به صورت یک حلقه مستمر و تعاملی ادامه می‌یابند، تا اطمینان حاصل شود که پروژه همواره به سمت اهداف و استانداردهای تعیین شده پیش می‌رود.
3 مرحله اساسی در کنترل پروژه
به‌طورکلی کنترل را می‌توان به سه بخش اساسی تقسیم کرد.
این سه بخش شامل پیشگیری (Prevention)، تشخیص (Detection) و اقدام (Action) یا به اختصار PDA است.
در این بخش قصد داریم تا مراحل کنترل پروژه را دقیق‌تر و با مثال، بررسی کنیم:
پیشگیری
همه‌ی ما این جمله را شنیده‌ایم که پیشگیری بهتر از درمان است. همانطور که برای حفظ سلامت جسمانی خود باید مراقب باشیم که بیمار نشویم، برای کنترل کردن پروژه هم این روش صدق می‌کند. به منظور رسیدن به نتیجه نهایی باید از انحراف آن جلوگیری شود. فعالیت‌های کلیدی از جمله دقت در برنامه‌ریزی، برقراری ارتباط مؤثر، نظارت مداوم بر عوامل خطرساز و حل مسائل احتمالی، می‌توانند به حفظ سلامتی پروژه کمک کند.
در این مرحله تلاش می‌شود تا با شناسایی پیشینه مشکلات پروژه، استفاده از تجربیات گذشته، و اعمال استانداردها و روش‌های بهینه، از وقوع مشکلات جلوگیری شود. این ممکن است شامل ارائه آموزش به تیم، استفاده از بهترین روش‌های صنعتی، و ایجاد فرآیندها و سیاست‌های موثر باشد.
تشخیص
تشخیص مانند سیستم هشدار اولیه عمل می‌کند. در کنترل آن باید انحرافات (واریانس‌ها) به سرعت تشخیص داده شوند. هرچه زودتر بتوانیم واریانس‌ها را تشخیص داده و علیه آنها اقدامی انجام دهیم، احتمال برگشت به مسیر اصلی پروژه و رسیدن به موفقیت، بیشتر است. نکته کلیدی برای تشخیص زودهنگام استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای کنترل پروژه است.
استفاده از متریک‌ها، گزارش‌های پیشرفت، جلسات بازخورد، و ابزارهای نظارت، کمک به شناسایی مشکلات در ابتدای ظهور آنها می‌کند. این می‌تواند شامل برنامه‌ریزی نظام مناسب برای نظارت، گزارش‌دهی مداوم، و تحلیل دقیق اطلاعات باشد.
اقدام
پس از تشخیص، مرحله بسیار حیاتی اقدام آغاز می‌شود. این شامل اعمال تصمیمات اصلاحی برای حل مشکلات است. اقدامات ممکن است شامل تغییرات در برنامه، اصلاحات در فرآیندها، افزودن منابع، یا حتی اصلاح تیم پروژه باشد. هدف این مرحله، جلوگیری از گسترش مشکلات، بهبود پروژه، و اطمینان از ادامه موفقیت آن است.
به‌طور خلاصه، این سه مرحله ترکیبی در فرآیند کنترل پروژه ایفا می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که پروژه به سمت اهداف مورد انتظار حرکت کرده و مشکلات به کمترین میزان ممکن محدود شوند.
انواع روش‌های کنترل پروژه
متدهای کنترل پروژه مجموعه‌ای از رویکردها و تکنیک‌هایی هستند که برای مدیریت و کنترل مختلف جنبه‌های یک پروژه استفاده می‌شوند. این متدها از تصمیم‌گیری‌های استراتژیک گرفته تا نظارت بر پیشرفت پروژه و مدیریت ریسک را در بر می‌گیرند. در ادامه، چندین متد کنترل پروژه ذکر شده‌اند:
گانت چارت Gantt Chart
نمودار گانت (Gantt) یک ابزار گرافیکی است که زمانبندی فعالیت‌ها و وظایف پروژه را به تصویر می‌کشد. این متد به مدیران امکان می‌دهد به راحتی زمانبندی پروژه را ببینند و بر پیشرفت کارها نظارت کنند.
- بیشتر بخوانید: گانت چارت چیست؟
روش مسیر بحرانی Critical Path Method (CPM)
CPM یک متد برنامه‌ریزی پروژه است که مسیر بحرانی (Critical Path) را شناسایی می‌کند. این مسیر نشان‌دهنده ترتیب فعالیت‌هایی است که حداقل زمان ممکن برای اتمام پروژه را تعیین می‌کند.
- بیشتر بخوانید: روش مسیر بحرانی
مدیریت ارزش کسب‌شده (Earned Value Management (EVM
مدیریت ارزش کسب‌شده (EVM) یک روش پیچیده و کارآمد در کنترل پروژه است که اطلاعات پیشرفت، زمان، و هزینه پروژه را یکجا تجزیه و تحلیل می‌کند. این روش به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا به سهولت عملکرد پروژه را ارزیابی کرده، پیشرفت آن را نظارت کنند، و مشکلات زمانی یا مالی را شناسایی کنند. دستیابی به اطلاعات دقیق از جهت هزینه و زمان، اجازه می‌دهد تا پروژه در مسیر صحیح حرکت کند و احتمالاً مشکلات را پیش از زمانی که به مشکل تبدیل شوند، تشخیص دهد. در زیر توضیحات بیشتری در مورد مدیریت ارزش کسب‌شده آورده شده است:
پیشرفت واقعی (Earned Value – EV):
پیشرفت واقعی نشان‌دهنده ارزش واقعی از کارهای انجام شده در یک زمان خاص است. به عبارت دیگر، این مقدار ارزشی است که از پروژه تا تاریخ مشخصی به‌دست آمده است.
هزینه واقعی (Actual Cost – AC):
هزینه واقعی نشان‌دهنده کل هزینه‌های واقعی برای اجرای کارها تا زمان مشخص است. این شامل هزینه‌های کاری، مصرف مواد، حقوق و دیگر هزینه‌های مربوط به پروژه است.
ارزش پیش‌بینی شده (Planned Value – PV):
ارزش پیش‌بینی شده نشان‌دهنده ارزش کارهای برنامه‌ریزی شده تا تاریخ مشخصی است. این اطلاعات از طریق برنامه‌ریزی پروژه و زمانبندی اولیه به دست می‌آید.
ارزش کسب‌شده (Earned Value – EV):
ارزش کسب‌شده نشان‌دهنده ارزش واقعی از کارهای انجام شده تا تاریخ مشخص است. این معمولاً با تحلیل پیشرفت و وضعیت کارها به دست می‌آید.
درصد پیشرفت (Percentage of Completion):
این درصد نشان‌دهنده میزان پیشرفت فعلی پروژه است که بر اساس ارزش کسب‌شده و ارزش پیش‌بینی شده محاسبه می‌شود.
کنترل تغییرات (Change Control)
متد کنترل تغییرات یک فرآیند سازمان‌یافته و منطقی است که برای مدیریت و کنترل تغییرات در پروژه یا سازمان استفاده می‌شود. این فرآیند به معنای بررسی، تصویب یا رد تغییرات در تمامی جنبه‌های پروژه و اطمینان از اینکه هر تغییری که به پروژه اعمال می‌شود، با تأثیر بهینه و بدون تضاد با دیگر اجزای پروژه اتفاق بیفتد. در زیر توضیحات بیشتری در مورد متد کنترل تغییرات آمده است:
ثبت تغییر:
هر تغییر پیشنهادی باید به دقت ثبت شود. این شامل توضیحات کامل در مورد تغییر، دلایل ارائه تغییر، و تأثیرات آن بر پروژه می‌شود.
ارزیابی تغییر:
تغییرات باید ارزیابی شوند تا اثرات آنها بر زمان، هزینه، منابع، و دیگر اجزای پروژه مورد بررسی قرار گیرد. این ارزیابی شامل تأثیرات مستقیم و غیرمستقیم تغییر بر پروژه می‌شود.
بررسی توسط تیم متخصص:
تغییرات باید توسط تیم متخصص و تأثیرگذار بررسی شوند تا تأثیر آن بر اجزای مختلف پروژه به درستی ارزیابی شود.
تصمیم‌گیری:
بر اساس اطلاعات به‌دست آمده از ارزیابی تغییرات، تصمیم گرفته می‌شود که تغییرات مورد نظر رد شود یا تصویب گردد.
تأیید نهایی:
تغییرات تصویب شده باید به صورت رسمی ثبت و تأیید شوند. این شامل اعمال تغییرات در مستندات پروژه، زمانبندی، و هر نقطه دیگری که تغییر را دنبال می‌کند، می‌شود.
نظارت بر اجرا:
پس از تصویب تغییرات، اجرای آنها نیز باید مورد نظارت قرار گیرد. مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که تغییرات به درستی و بدون مشکلات اجرا می‌شوند.
ثبت اثرات تغییر:
هر تغییراتی که اعمال شود، باید در مستندات پروژه به‌روزرسانی شود و تأثیرات آنها بر پروژه به‌طور کامل ثبت گردد.
گزارش‌دهی:
گزارش‌دهی دوره‌ای در مورد تغییرات اعمال شده، وضعیت اجرا، و اثرات آنها بر پروژه از اهمیت زیادی برخوردار است. این گزارش‌ها به تمامی اعضای تیم و نهادهای مرتبط اطلاعات می‌دهند.
متد کنترل تغییرات با ایجاد فرآیند یکنواخت و دقیق برای مدیریت تغییرات، به تصمیمات بهتر و اجرای بهینه‌تر پروژه کمک می‌کند. این متد از اهمیت بسیاری در پروژه‌های پیچیده و پر تغییر برخوردار است.
مدیریت ریسک
متدهای کنترل ریسک به شناسایی، ارزیابی، و مدیریت ریسکهای ممکن در طول پروژه می‌پردازند. این شامل تعیین ریسک‌ها، اجرای برنامه‌های کاهنده ریسک، و نظارت مداوم بر ریسک‌ها می‌شود.
متد مدیریت کیفیت
متد مدیریت کیفیت یک سری روش‌ها و فرآیندها است که به منظور اطمینان از تولید محصولات یا ارائه خدمات با کیفیت بالا و مطابق با استانداردها و نیازهای مشتریان به کار می‌رود. این متد بر ارتقاء عملکرد، افزایش رضایت مشتریان، و کاهش خطاها و نقص‌ها تمرکز دارد. در زیر توضیحات بیشتری در مورد متد مدیریت کیفیت آمده است:
تعیین استانداردها:
ابتدا باید استانداردها و معیارهای کیفیت مشخص شوند. این ممکن است شامل استفاده از استانداردهای صنعتی یا استانداردهای داخلی سازمان باشد.
برنامه‌ریزی کیفیت:
برنامه‌ریزی کیفیت شامل تدوین یک سری اقدامات و فعالیت‌هایی است که برای دستیابی به هدف کیفیت در تمام مراحل پروژه یا فرآیند انجام می‌شود.
کنترل فرآیند:
از طریق نظارت دائمی بر فرآیندها، اطمینان حاصل می‌شود که هر گونه نقص یا اشکال در مراحل تولید یا ارائه خدمات به‌سرعت شناسایی و برطرف گردد.
تضمین کیفیت:
فرآیندها و فعالیت‌های مختلف بر اساس استانداردها و معیارهای کیفیت تنظیم شده و اطمینان حاصل می‌شود که این استانداردها رعایت شده و محصولات یا خدمات به مشتریان با کیفیت ارائه شوند.
تدوین و به‌روزرسانی مستندات کیفیت:
مستندات کیفیت شامل روش‌ها، فرآیندها، و استانداردهای کیفیت است. این مستندات باید به‌روز شده و به تمامی اعضای تیم قابل دسترسی باشد.
آموزش و ارتقاء دانش:
آموزش اعضای تیم در زمینه مفاهیم کیفیت و روش‌های مدیریت کیفیت از اهمیت بالایی برخوردار است. افراد باید با اصول کیفیت آشنا شده و توانمندی‌های لازم را برای اجرای برنامه‌ها و فرآیندهای کیفیت داشته باشند.
نظارت مشتری:
با جلب بازخورد مشتریان و نظارت بر نیازها و انتظارات آنها، اطمینان حاصل می‌شود که محصولات یا خدمات ارائه شده، با انتظارات مشتریان هماهنگ هستند.
تحلیل داده‌ها و بهبود مداوم:
از طریق تحلیل داده‌های مربوط به کیفیت، بهبودهای مداوم در فرآیندها و محصولات اعمال می‌شود.
مدیریت کیفیت مهمترین ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به تدریج کیفیت خدمات یا محصولات خود را بهینه‌سازی کنند.
روش Balanced Scorecard:
یک مدل مدیریتی است که به منظور ارتباط گرفتن با اهداف استراتژیک و ارزیابی عملکرد یک سازمان به‌کار می‌رود. Balanced Scorecard بر اساس چهار دسته اصلی اطلاعات به نام “مالی”، “مشتری”، “فرآیند داخلی”، و “یادگیری و رشد” ساخته شده است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد به‌طور هماهنگ و جامع عملکرد خود را ارزیابی کنند.
مالی (Financial):
این دسته شامل اطلاعات مالی و اقتصادی است که نشان‌دهنده عملکرد مالی سازمان می‌باشد. این اطلاعات می‌توانند شامل درآمد، سود، میزان بازده سرمایه گذاری، و سایر معیارهای مالی باشند.
مشتری (Customer):
در این دسته، سازمان به اهمیت نقش مشتریان می‌پردازد و سعی دارد نیازها و انتظارات آنها را درک کند. این اطلاعات شامل رضایت مشتریان، بازار هدف، و شماره‌های مربوط به بازاریابی و فروش است.
فرآیند داخلی (Internal Processes):
در این دسته، بر روی بهبود فرآیندهای داخلی تمرکز می‌شود. سازمان سعی دارد فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کند تا به بهبود کارایی و کیفیت منجر شود. این اطلاعات شامل عملکرد فرآیندهای کلیدی و بهبودهای انجام شده می‌شود.
یادگیری و رشد (Learning and Growth):
در این دسته، به ارتقاء دانش و مهارت‌های اعضای سازمان و بهبود فرآیندهای آموزشی و سازمانی پرداخته می‌شود. این اطلاعات می‌توانند شامل میزان اشتغال، مهارت‌های کارکنان، نرخ نگه‌داری کارکنان و سایر معیارهای مرتبط با یادگیری و توسعه باشند.
مهمترین خصوصیت Balanced Scorecard این است که از دیدگاه چهار دسته اصلی فراتر می‌رود و به مدیران اطلاعات جامعی درباره عملکرد سازمان ارائه می‌دهد. با استفاده از Balanced Scorecard، سازمان‌ها می‌توانند به بهترین شکل ممکن اهداف استراتژیک خود را برنامه‌ریزی، پیش‌بینی، و ارزیابی کنند.
روش چرخه (PDCA (Plan-Do-Check-Act
متد چرخه PDCA یا Plan-Do-Check-Act به عنوان یک فرآیند مدیریتی چرخه‌ای برنامه‌ریزی و بهبود مستمر معروف است. این متد برای ایجاد بهبودهای پایدار در فرآیندها، محصولات، یا خدمات استفاده می‌شود. نام PDCA از چهار مرحله اصلی این فرآیند به دست آمده است:
برنامه‌ریزی (Plan):
در این مرحله، اهداف و استانداردهای مورد انتظار تعیین می‌شوند. برنامه‌ریزی شامل تجزیه و تحلیل فرصت‌ها و تهدیدها، تعیین اهداف، انتخاب راهبردها و برنامه‌ها برای دستیابی به اهداف است.
انجام (Do):
در این مرحله، برنامه‌ها و راهبردها اجرا می‌شوند. این شامل پیاده‌سازی فرآیندها، جمع‌آوری داده‌ها، و اجرای اقدامات تعیین شده برای دستیابی به اهداف است.
بررسی (Check):
پس از انجام برنامه‌ها، نتایج بررسی می‌شوند تا مشخص شود آیا اهداف برآورده شده‌اند یا خیر. در این مرحله، اطلاعات جمع‌آوری شده و با استانداردها و اهداف مقایسه می‌شوند تا هر گونه اختلال شناسایی شود.
اقدام (Act):
در این مرحله، بر اساس نتایج بررسی، اقدامات بهبودی تعیین و اجرا می‌شوند. این اقدامات ممکن است شامل تغییرات در فرآیندها، اصلاح برنامه‌ها، و بهبودهای دیگر باشند. هدف این مرحله، ایجاد یک چرخه بهبود مستمر است.
این چرخه مداوم وارد یک حلقه بهبود مستمر می‌شود. هر بار که چرخه PDCA اجرا می‌شود، تجربیات به دست آمده از مراحل قبلی برای بهبود عملکرد در آینده به کار می‌روند. این متد از اهمیت بالایی در مدیریت کیفیت، بهینه‌سازی فرآیندها، و ایجاد بهبودهای پایدار برخوردار است.
متد کنترل رفت و برگشت (Feedforward Control)
متد کنترل رفت و برگشت یک نوع کنترل مدیریتی است که در آن به جای انتظار برای بروز مشکلات و سپس برخورد با آنها، اقدامات انجام می‌شوند تا از هر گونه نقص یا اشکال در فرآیند یا سیستم پیشگیری کنند. این متد به مدیران امکان می‌دهد با تحلیل موارد مختلف و انجام تصمیمات اصلاحی، به بهبود عملکرد پروژه یا فرآیند بپردازند.
پیشگیری از مشکلات:
این متد اجازه نمی‌دهد تا مشکلات پیش بیایند و قبل از اینکه تأثیرات جدی بر فرآیند یا پروژه بگذارند، اقدامات پیشگیرانه انجام می‌شود.
بهبود عملکرد:
با ارائه بازخورد و اطلاعات به مراحل اجرایی قبل از اتمام فرآیند، مدیران قادرند تصمیمات بهینه‌سازی انجام دهند و به بهبود عملکرد بپردازند.
کاهش هزینه و زمان:
اجرای اقدامات اصلاحی در مراحل اولیه به کاهش هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای برطرف کردن مشکلات بعدی کمک می‌کند.
افزایش بهره‌وری:
با پیش‌بینی و جلوگیری از مشکلات، بهره‌وری و عملکرد کلی فرآیند یا پروژه افزایش می‌یابد.
مدیریت بهتر ریسک:
این متد به مدیران این امکان را می‌دهد تا ریسکهای مختلف را شناسایی و مدیریت کنند، به جای اینکه منتظر باشند تا ریسک‌ها تبدیل به مشکلات بزرگ شوند.
متد کنترل رفت و برگشت به عنوان یکی از روش‌های پیشگیری و بهبود مستمر در مدیریت، در جلوگیری از مشکلات و بهبود بهره‌وری سازمان‌ها و پروژه‌ها نقش مهمی ایفا می‌کند.
تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه
مدیریت پروژه و کنترل پروژه دو جنبه مختلف در حوزه مدیریت پروژه هستند و هرکدام وظایف و مسئولیت‌های خود را دارند. در ادامه، تفاوت‌های اصلی بین مدیریت پروژه و کنترل پروژه آورده شده است:
- مدیریت پروژه (Project Management):
- تعریف و برنامه‌ریزی:
- مدیریت پروژه به تعریف اهداف پروژه، برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، تخصیص منابع، و برنامه‌ریزی زمانی برای دستیابی به اهداف مشخص می‌پردازد.
- استخدام و مدیریت تیم:
- این فرآیند شامل انتخاب اعضای تیم، تخصیص وظایف، مدیریت منابع انسانی، و ارتقاء هماهنگی درون تیم است.
- ارتباطات:
- مدیریت پروژه مسئول برقراری ارتباطات داخلی و خارجی، مدیریت تبادل اطلاعات و ارائه گزارش‌ها به تمامی ذینفعان مرتبط با پروژه است.
- مدیریت ریسک:
- تشخیص و مدیریت ریسکهای پروژه از جمله وظایف مدیریت پروژه است.
- تعریف و برنامه‌ریزی:
- کنترل پروژه (Project Control):
- مانیتورینگ و نظارت:
- کنترل پروژه به مانیتورینگ و نظارت بر فعالیت‌ها و پیشرفت پروژه می‌پردازد تا اطمینان حاصل شود که همه چیز مطابق با برنامه پیش می‌رود.
- ارزیابی عملکرد:
- این فرآیند شامل ارزیابی عملکرد اجرایی پروژه به صورت مستمر است و اگر از مسیر مورد انتظار منحرف شود، اقدامات اصلاحی انجام می‌شود.
- کنترل هزینه و منابع:
- کنترل پروژه مسئولیت کنترل هزینه‌ها، مدیریت منابع مالی و فیزیکی، و پایش مصرف منابع است.
- پیش‌بینی و مدیریت تغییرات:
- این فرآیند به پیش‌بینی تغییرات آتی در پروژه و مدیریت اثرات آنها بر زمان و بودجه پروژه می‌پردازد.
- مانیتورینگ و نظارت:
به‌طور کلی کنترل زیرمجموعه مدیریت پروژه محسوب می‌شود. در کنترل، تمرکز برروی مدیریت هزینه و برنامه‌ها است اما در مدیریت، اطلاعات کلی پروژه جمع‌آوری شده و درباره آنها تصمیم‌گیری می‌شود. مدیر مسئولیت هدایت گروه را برعهده دارد در حالی‌که کنترل‌کننده پروژه وظیفه دارد مسائل مربوط به هزینه‌ها و برنامه کلی پروژه را به مدیریت یادآوری کند. این دو جنبه با همکاری مؤثر، به مدیران این امکان را می‌دهند تا پروژه را با موفقیت به اهداف خود برسانند.
رابطه کنترل و برنامه‌ریزی پروژه
برای دستیابی به موفقیت در هر کاری نیاز به برنامه‌ریزی است. برای موفقیت در پروژه و به اتمام رساندن آن در زمان به‌‌خصوص، با بودجه و کیفیتی مشخص هم نیاز به برنامه‌ریزی می‌باشد. برنامه‌ریزی فرآیندی است برای هدف‌گذاری که مسیر و روش‌های دستیابی به هدف را تعیین می‌کند. پس از جمع‌آوری اطلاعات و برگزاری جلسات مدیریتی و کارشناسی برنامه تهیه خواهدشد.
کنترل پروژه وظیفه اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین‌شده را دارد. این رابطه باعث می‌شود اگر پروژه از مسیر اصلی خود خارج شد، علل اصلی آن مشخص شود و بتوان با سرعت مطلوبی به مسیر اصلی پروژه بازگشت.
به طور کلی می‌توان رابطه بین برنامه ریزی و کنترل را به 3 بخش تقسیم کرد:
1. تعیین وضعیت فعلی پروژه
2. مقایسه وضعیت فعلی با آنچه برنامه‌ریزی شده
3. اقدام اصلاحی (در صورت نیاز)
چالش‌های کنترل پروژه
با توجه به این مسئله که کنترل پروژه به‌عنوان یک رشته مهندسی دارد به حیات خود ادامه می‌دهد، سؤال این است که آیا نتیجه به‌دست آمده از کنترل، با آنچه انتظار می‌رود مطابقت دارد؟ نتایج با یکدیگر سازگار هستند؟
زمانی‌که پروژه‌ای با شکست مواجه می‌شود، افراد بر کارآیی کنترل شک می‌کنند.
در نتیجه در اجرای صحیح کنترل چالش‌هایی پیش‌روی تیم است:
کنترل باید صورت گیرد، نه نظارت
از چالش‌های بزرگ در مسیر کنترل، نظارت منفعلانه به جای کنترل فعال است. کنترل، به تصمیم‌گیری فعالانه بر اساس گزارشات و تحلیل‌ها گفته می‌شود.
کنترل یک هزینه اضافی در پروژه
کنترل آنچنان که باید مورد توجه قرار نمی‌گیرد و حتی از آن به‌عنوان هزینه سربار یاد می‌شود. این تصور دور از واقعیت است و کنترل درست پروژه می‌تواند از ضرر و زیان‌های پروژه جلوگیری کند در حالی‌که اگر جلوی آنها گرفته نشود می‌توانند آثار مخربی از خود بر جای بگذارند.
مقاومت در برابر نقش کنترل‌کننده
برخی افراد نسبت به شغل کنترل‌کننده مقاومت نشان می‌دهند و برای غلبه بر این موضوع لازم است مشارکت ایجاد شود. کنترل‌کننده باید به‌طور مداوم چرخه حیات پروژه را بررسی کرده و از انحراف آن جلوگیری کند.
استفاده از فرآیندهای دستی و منسوخ
در تیم‌ها حتی اگر آگاهی نسبت به مسئولیت کنترل‌کننده وجود داشته‌باشد، اما استفاده از ابزارهای کنترل‌کننده برای مدیریت ماتریس‌های ریسک و ایجاد تغییر در درخواست‌ها بسیار سخت می‌باشد و ابزارهای دست و پاگیر و دستی را به آنها ترجیح می‌دهند.
اعضای تیم کنترل پروژه
لازم است بدانید که وظیفه کنترل در پروژه تنها بر عهده یک شخص نمی‌باشد و پشت این مسئولیت مهم یک تیم قرار دارد. تیمی که باید با مشورت و بر اساس اصول پروژه، پروژه را کنترل کرده و به هدف نهایی برسانند. در یک پروژه بزرگ, اعضای تیم کنترل پروژه معمولا شامل موارد زیر می@شوند:
- مدیر پروژه (Project Manager):مدیر پروژه عهده‌دار برنامه‌ریزی کلی پروژه، تخصیص منابع، و مسئول اجرای استراتژی‌ها و اهداف مشخص شده است. وی همچنین نقش مهمی در نظارت بر پیشرفت کلی پروژه دارد و اطلاعات به دست آمده را با تیم کنترل پروژه به اشتراک می‌گذارد.
- کنترل‌گر هزینه (Cost Controller):این فرد مسئول مانیتورینگ و نظارت بر هزینه‌های پروژه است. او بررسی می‌کند که هزینه‌ها در مرزهای برنامه‌ریزی پروژه قرار دارند یا خیر، و اقدامات لازم را برای مدیریت بهینه هزینه‌ها انجام می‌دهد.
- کنترل‌گر زمان (Time Controller):این فرد مسئول نظارت بر زمانبندی پروژه است. او مانیتورینگ می‌کند که آیا فعالیت‌ها و وظایف پروژه در زمان مشخص شده اجرا می‌شوند یا خیر، و اقدامات اصلاحی را در صورت نیاز انجام می‌دهد.
- کنترل‌گر کیفیت (Quality Controller):این فرد مسئول نظارت بر استانداردها و کیفیت اجرای فعالیت‌ها و تولیدات پروژه است. او مانیتورینگ می‌کند که آیا محصولات و خدمات پروژه به موازی با استانداردها و نیازهای مشتریان هستند یا خیر.
- تحلیلگر داده (Data Analyst):این فرد مسئول تحلیل دقیق داده‌های مرتبط با پروژه است. او از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده برای به دست آوردن اطلاعات کمیتی و کیفی درباره پیشرفت و عملکرد پروژه استفاده می‌کند.
- تحلیلگر ریسک (Risk Analyst):این فرد مسئول تجزیه و تحلیل ریسکهای پروژه و پیشنهاد راهکارهای مقابله با آنها است. او به شناسایی و مدیریت پتانسیل‌های تهدیدآمیز برای پروژه مشغول است.
- متخصص ارتباطات (Communication Specialist):این فرد مسئول برقراری و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی پروژه است. وی اطلاعات مرتبط با پروژه را به‌طور موثر با اعضای تیم و ذینفعان به اشتراک می‌گذارد.
- متخصص مدیریت تغییرات (Change Management Specialist):این فرد مسئول مدیریت تغییرات در پروژه است. او بررسی می‌کند که تغییرات چگونه تأثیرات بر برنامه و عملکرد پروژه دارند و چگونه با آنها برخورد کرد.
هر یک از اعضای این تیم دارای نقش وظیفه خاص خود هستند و با همکاری مؤثر، توانایی مدیریت و کنترل پروژه را ارتقا می‌دهند.
نرم افزار کنترل پروژه
پیشرفت تکنولوژی باعث شده تا اکثر کارها به شیوه‌ای دقیق‌تر بررسی شوند. این روزها هر مدیر کاربلدی نیاز دارد تا از یک نرم‌افزار کنترل پروژه استفاده نماید تا در یک نگاه پیشرفت و یا مشکلات روند کارها را بسنجد. این نرم‌افزارها می‌توانند به مدیران و مسئولین شرکت کمک کنند تا میزان پیشرفت کارها و عملکرد افراد تیم را به طور دقیق زیر نظر بگیرند و تصمیمات درستی برای ادامه کار اتخاذ کنند.
به کمک این نرم‌افزارها اولویت‌بندی کارها برای تمام افراد تیم مشخص می‌شود و همین مسئله درصد موفقیت پروژه را بسیار بالا می‌برد. یکی دیگر از موارد مهم برنامه ریزی پروژه، مدیریت زمان است که ثبت تایم شیت برای افراد تیم کار دشواری می‌باشد. با وجود یک نرم‌افزار این مشکل نیز به راحتی کنار زده می‌شود تا افراد تیم به تایم کار نیز اهمیت دهند و همه کارها سر وقت انجام شوند.
برای اینکه نتایج کنترل مورد بررسی قرار بگیرد باید تمام داده‌ها مرتب باشند. در صورت استفاده از نرم‌افزار داده‌ها به صورت مرتب و منظم برای بررسی در اختیار افراد تیم قرار می‌گیرد که سرعت زیادی به روند بررسی می‌دهد.
جمع بندی
با توجه به اینکه حجم بسیاری از پروژه‌ها در دنیای امروز وسیع است، مدیریت آنها کار بسیار دشواری است و بدون ابزار نمی‌توان نظارت و کنترل داشت. روش‌های برنامه ریزی و کنترل پروژه بسیاری برای مدیریت پروژه در جهان امروز پیشنهاد شده است که ما در این مطلب به برخی از آنها اشاره کردیم. برای اینکه یک پروژه موفقیت صددرصدی داشته باشد شما نیاز دارید تا از یک نرم افزار کنترل پروژه بهره‌مند شوید. نرم افزار مدیریت پروژه همتیک می‌تواند در افزایش بهره‌وری و کنترل هر چه بهتر کارها دستیار مناسبی باشد. هر مدیری می‌تواند برای بهبود وضعیت کارها از این برنامه استفاده کند. برای آشنایی با این نرم افزار روی دکمه درخواست دمو همتیک کلیک کنید.
