اصطلاحات مدیریت پروژه که باید بدانید (39 اصطلاح رایج)
۱۱-۱۱-۱۴۰۲
مقایسه CRM و نرم افزار مدیریت پروژه | چرا به هر دو نیاز داریم؟
۲۴-۱۱-۱۴۰۲
این روزها همه دنبال حل مسئله هستند، شما چطور؟
واقعا این روزها، فرقی نمی‌کند که گذرتان به آگهی‌های شغلی بیفتد یا گزارش ارزیابی عملکردتان را مطالعه کنید یا حتی به فکر توسعه فردی خودتان باشید!
قطعا با این عبارت روبه‌رو خواهید شد: مهارت حل مسئله!
امروز و اینجا وقت آن رسیده است که یک بار با نگاهی متفاوت از همیشه بتوانیم به مهارت حیاتی و کلیدی حل مسئله به گونه‌ای بپردازیم که تکلیف‌مان با خودمان روشن شود که آدم آن هستیم یا نه!
البته حتی اگر قدرت حل مسئله را نداشتید هم نگران نباشید. در این مقاله برای شما راهکارهایی را برای تقویت مهارت حل مسئله ارائه خواهیم داد تا بتوانید به خوبی گوی رقابت را در این میدان بدزدید ؛)
حل مسئله برای مدیران پروژه
مدیران پروژه در تمام سطوح شرکت (انجام انواع پروژه‌ها اعم از داخلی و خارجی و وابسته به مشتری) به صورت روزانه با مشکلات زیادی مواجه می‌شوند. به همان اندازه که سعی می‌کنیم همه خطرات را در نظر بگیریم و برای آنها آماده شویم، همیشه یک مشکل غیرمنتظره وجود خواهد داشت که هیچ کس نمی‌تواند آن را پیش‌بینی کند.
این ناشناخته‌های پیش‌بینی نشده می‌توانند هر چیزی باشند، از بحران‌های منابع انسانی داخل تیم تا خرابی مواد یا تجهیزات و جایگزینی نیرو که همه چیز را تحت تاثیر قرار می‌دهد. در نتیجه دارا بودن قدرت حل مسئله، به عنوان یک مهارت ضروری برای رسیدگی به مسائلی که مدیران پروژه به صورت روزانه با آن مواجه می‌شوند، الزامی است. حل مسئله در واقع تبدیل به یکی از وظایف روزانه شما خواهد شد.
در فرآیند مدیریت پروژه ممکن است متوجه شوید که نسبت به جدول زمانی پروژه یا عملکرد افراد زیادی خوش بین بوده‌اید. یا همانطور که بسیاری از ما در چند سال گذشته کشف کردیم، اختلال در زنجیره تامین ممکن است حتی بهترین طرح‌های پروژه را به چالش بکشد.
صرف نظر از این، وظیفه شما شناسایی، حل و غلبه بر این مشکلات است. مدیران پروژه باید در رهبری اعضای تیم از طریق یک رویکرد ساختاریافته برای حل مشکلات مهارت داشته باشند.
مهارتی که امروز آن را حل مسئله می‌نامیم.
حل مشکل به صورت پیش‌گیرانه مستلزم در نظر گرفتن دقیق همه متغیرهای یک پروژه است، از جمله آمادگی برای مواردی که در ادامه آورده شده است:
- دستیابی به اهداف پروژه
- برطرف کردن موانع قبل از تاثیرگذاری بر نتایج
- مدیریت ریسک‌های پروژه و برنامه‌های بحران
- مدیریت ارتباطات و همکاری
- ارائه چارچوبی برای مدیریت زمان و هزینه
- فراهم نمودن مسیری برای بهبود مستمر
اما قبل از همه اینها بگذارید برگردیم عقب‌تر و بررسی کنیم دقیقا منظورمان از حل مسئله چیست؟
تعریف حل مسئله
قبل از تعریف حل مسئله، با یک تمثیل آشنا شروع می‌کنم. احتمالا همه شمایی که در حال خواندن این مقاله هستید یا سریال و یا انیمیشین خانم مارپل را دیده‌اید.
تمام آن چیزی که قرار است در این مقاله صحبت کنیم، خلاصه‌ای از توانمندی‌ای بود که خانم مارپل از آن آگاه شده بود و به بهترین شکل استفاده می‌کرد. توانمندی‌ای که همه ما می‌توانیم داشته باشیم اما کمتر به آن پرداختیم.
حل مسئله، فرآیند شناسایی یک مسئله، درک آن و سپس برنامه‌ریزی و تلاش برای حل آن است.
این مسئله می‌تواند چالش شما در محل کار، مشکل شما در ارتباط خانوادگی یا دوستانه، مانع در مسیر رشد شخصی خودتان یا هر چیزی باشد. فرقی نمی‌کند از چه حوزه‌ای نشات گرفته شده باشد. تنها مهم است که در بیان مسئله بتوانید به درستی آن را درک کرده و شناسایی کنید.
اما اگر از دید یک مدیر پروژه بخواهیم به تعریف حل مسئله بپردازیم؛ می‌توان گفت فرآیندی است برای شناسایی موانع یا نقص‌هایی که در طول یک پروژه ایجاد می‌شود.
یک سیستم ساختاریافته برای تعریف مشکلات و مسائل، شناسایی علت‌ها و ریشه‌ها، طوفان فکری و آزمایش راه‌حل‌ها و نظارت بر نتایج که می‌تواند منجر به بهبود عملکرد و غلبه بر چالش‌ها شود.
حل مؤثر مشکل، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا با عدم قطعیت‌ها یا شکاف‌ها در برنامه‌ریزی مقابله کنند تا تأثیر بر نتایج را به حداقل برسانند.
اگر از خانم مارپل یادتان باشد، می‌دانید که چطور می‌توانست با نگاه‌ها دقیقش و بررسی و شناخت اجزای یک داستان به مسئله درست برسد. رسیدن به بیان مسئله درست، اصلی‌ترین جز فرآیند حل مسئله است.
در ادامه قرار است خیلی خانم مارپل‌وار چند نمونه از حل مسئله مدیران پروژه را بررسی کنیم.
مثال‌هایی از حل مسئله مدیران پروژه
یک مدیر پروژه، ذره‌بین خانم مارپل را به دست گرفته است و چند نمونه از فرآیند حل مسئله را برای شما گزارش داده است. فرآیند اینکه چگونه اعضای تیم می‌توانند در طول پروژه برای دستیابی به راه‌حل مشکلات، کار کنند.
یک پروژه در معرض خطر از دست دادن یک ددلاین حیاتی به دلیل تاخیرهای تامین‌کننده بود.
در این مورد، شما از قبل علت اصلی را می‌دانید:
تامین‌کننده شما نمی‌تواند موارد لازم را برای تکمیل پروژه به موقع تحویل دهد. راه‌حل‌های طوفان فکری شامل یافتن منابع جایگزین برای قطعات، در نظر گرفتن طراحی مجدد پروژه برای استفاده از تجهیزات موجود، مذاکره برای کاهش قیمت با مشتریان به دلیل تاخیر در تحویل، یا تنظیم بازه زمانی برای تکمیل پروژه‌ها جز این فرآیند است.
پس از ارزیابی راه‌حل‌های بالقوه، مدیر پروژه ممکن است در مورد تحویل فوری با فروشنده اصلی مذاکره کند. اگرچه این ممکن است گران‌تر باشد، اما کسب‌وکار می‌تواند به ددلاین‌های مشتری برسد.
یک پروژه ساختمانی، به دلیل آب و هوای نامناسب به تاخیر می‌افتد.
با وجود ماه‌ها برنامه‌ریزی، یک پروژه ساختمانی بزرگ به دلیل آب و هوای بد از برنامه‌ریزی عقب افتاده است و بتن‌ریزی و بنایی از زمان خودشان عقب مانده است. تیم حل مسئله، برای مشکل طوفان فکری انجام می‌دهد و راه‌حل‌ها را ارزیابی می‌کند. مانند ایجاد حفاظت موقت در برابر عناصر، گرم کردن بتن برای تسریع عمل آوری و آوردن نیروهای اضافی پس از روشن شدن هوا.
تیم پروژه ممکن است تصمیم بگیرد تا بر روی وظایفی که تحت تأثیر آب و هوا نیستند متمرکز شوند و کارهای دیگر را به تعویق بیاندازند تا زمانی که هوا مساعد شود.
ثبت‌نام برای یک نرم افزار جدید، بسیار کمتر از اهداف ماه اول بود.
پس از تجزیه و تحلیل داده‌ها، تیم پروژه، علت اصلی مشکل را ناکارآمد بودن تنظیمات و ساختار حساب کاربری شناسایی می‌کند. سپس برای یافتن راه‌حل جلسه طوفان فکری برپا می‌شود. ایده‌ها شامل بازطراحی مجدد نرم‌افزار، ساده‌سازی مراحل نصب، بهتر کردن آموزش اولیه و فرآیند نصب، یا استفاده از منابع اضافی برای راهنمایی مشتریان در فرآیند آنبوردینگ است.
پس از بررسی گزینه‌های جایگزین، این شرکت ساده‌سازی نصب نرم افزار را به عنوان راه حل انتخاب می‌کند.
فرآیند حل مسئله به چه صورت است؟
برای اینکه بتوانید فرآیند حل مسئله را به خوبی انجام دهید، نیاز است تا گام به گام پیش بروید. یعنی خانم مارپل هم که بهترین حلال مسئله بود ناگهانی به جواب نمی‌رسید.
اما قدم‌هایی که برای فرآیند حل مسئله باید برداریم چیست؟
گام اول: تعریف مسئله
مرحله تعریف مسئله در فرآیند حل مسئله از اهمیت بسیاری برخوردار است.
فرض کنید یک شرکت تولیدی خودرو با مشکل کاهش بهره‌وری در خط تولید خود مواجه شده است. در مرحله تعریف مسئله، مدیران ممکن است با بررسی دقیق علل این کاهش بهره‌وری، مسئله را به دقت تعریف کنند. برای مثال، ممکن است این مسئله به علت مشکل در تجهیزات کلیدی در خط تولید، کاهش مهارت کارکنان یا مشکلات در زنجیره تأمین باشد. با تجزیه و تحلیل دقیق این مسائل، می‌توان محدوده مشکلات را مشخص کرد و به عنوان یک پایه برای ارائه راه‌حل‌های کارآمد در مراحل بعدی استفاده کرد. تعریف دقیق مسئله این امکان را فراهم می‌کند که تیم حل مسئله با تسلط کامل بر چالش‌ها، استراتژی‌های مناسب را تدوین کند.
در گام تعریف مسئله باید به این نکات توجه کنید:
- واقعیت را از تصورتان متمایز کنید
- علل زمینه‌ای و ریشه‌های مسئله را شناسایی کنید
- برای کسب اطلاعات با تمام بخش‌های درگیر مشورت کنید
- مشکل را به طور مشخص تعریف کنید
- مشخص کنید چه استاندارد یا انتظاری نقض شده است
- مشخص کنید که مشکل در کدام فرآیند نهفته است
- از تلاش برای حل مشکل بدون دیتا خودداری کنید
گام دوم: تجزیه و تحلیل مسئله
مرحله تجزیه و تحلیل مسئله در فرآیند حل مسئله، مرحله‌ای است که اطلاعات جمع‌آوری شده در مرحله تعریف مسئله به دقت تحلیل می‌شوند.
به عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت نرم افزاری درخواست‌هایی از مشتریان برای بهبود عملکرد یک نرم‌افزار خاص را دریافت کرده است. در این مرحله، تیم حل مسئله ممکن است با استفاده از روش‌های مختلفی مثل نمودارها، آمار و اطلاعات مربوط به عملکرد فعلی نرم‌افزار، علل احتمالی مشکلات و ارتباطات بین عناصر مختلف نرم‌افزار را بررسی کند. این تجزیه و تحلیل می‌تواند عوامل کلیدی موثر در مشکلات را شناسایی کند؛ مثل عدم سازگاری با سیستم‌های دیگر، باگ‌های نرم‌افزاری، یا نقص‌هایی در طراحی ویژگی‌ها. با این تجزیه و تحلیل دقیق، تیم می‌تواند به اطمینان از درک کامل از مسئله برسد و به سمت ارائه راه حل‌های موثرتر حرکت کند.
گام سوم: تعیین راه حل ها
در مرحله تعیین راه حل‌ها، تیم حل مسئله با توجه به تحلیل مسئله انجام‌شده، گزینه‌های مختلفی را برای بهبود و رفع مسئله پیشنهاد می‌دهد.
در صنعت خدمات رستوران، فرض کنید یک رستوران با مشکل کاهش سطح رضایت مشتریان مواجه شده است. در مرحله تعیین راه حل‌ها، تیم مسئول ممکن است گزینه‌هایی را بررسی کند که بهبود تجربه مشتریان را فراهم کند. این گزینه‌ها ممکن است شامل ارتقاء کیفیت غذا، بهبود خدمات مشتری، مدیریت بهتر انتظارات و زمان انتظار، یا حتی تخفیف‌ها و پیشنهادهای ویژه برای جلب مشتریان جدید باشند. این گزینه‌ها باید با توجه به ویژگی‌های خاص رستوران، مخاطبان هدف، و تحلیل بازار انتخاب شوند. به‌عنوان مثال، اگر تحلیل نشان دهد که تجربه مشتریان از محیط و خدمات مهم است، راه حل ممکن است بهبود طراحی داخلی رستوران، ارتقاء استایل پرسنل، و ارائه تجربه منحصربه‌فردی برای مشتریان باشد.
گام چهارم: انتخاب بهترین راه حل
در مرحله انتخاب بهترین راه حل، تیم حل مسئله با توجه به تجزیه و تحلیل مسئله و گزینه‌های ارائه‌شده، به انتخاب راه حلی که بیشترین تأثیر مثبت را داشته باشد، می‌پردازد.
در صنعت محصولات الکترونیکی، فرض کنید یک شرکت با مشکل کاهش فروش یکی از محصولات خود مواجه شده است. در مرحله انتخاب بهترین راه حل، تیم مسئول ممکن است گزینه‌های مختلفی را ارزیابی کند. یک گزینه ممکن است شامل به‌روزرسانی ویژگی‌ها و عملکرد محصول باشد تا با تقاضا و نیازهای مشتریان هماهنگ شود. گزینه دیگر ممکن است شامل کاهش قیمت یا ارائه تخفیف‌های ویژه برای جلب مشتریان جدید باشد. این تصمیم ممکن است با توجه به تحلیل بازار، ویژگی‌های رقبا، و استراتژی مالی شرکت گرفته شود. به‌عنوان مثال، اگر تحلیل نشان دهد که رقبا قیمت پایین‌تری ارائه می‌دهند و این از اصلی‌ترین دلیل کاهش فروش است، تیم ممکن است به تخفیف قیمت یا پیشنهادهای تبلیغاتی تمایل نشان دهد.
گام پنجم: پیش بینی نتایج
در مرحله پیش‌بینی نتایج، تیم حل مسئله با استفاده از تحلیل دقیق و تجربیات گذشته، سعی در تخمین نتایج و اثرات راه حل انتخاب شده دارد.
به‌عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت تجهیزات ورزشی با هدف افزایش فروش آنلاین دستگاه‌های تناسب اندام، یک برنامه تخفیف و تبلیغاتی جدید را شروع کند. در این مرحله، تیم مسئول ممکن است با تحلیل داده‌های مشابه قبلی، پیش‌بینی کند که اجرای این برنامه چه تأثیری بر افزایش ترافیک و فروش آنلاین خواهد داشت. همچنین، با توجه به بازخوردهای مشتریان در گذشته به بررسی احتمال موفقیت و مشکلات ممکن در مسیر اجرای برنامه پرداخته و تصویری دقیق‌تر از عواقب مختلف را ارائه می‌دهد. این پیش‌بینی نتایج، به تصمیم‌گیری بهتر در مورد ادامه یا تغییر راه حل کمک می‌کند و از این اطلاعات می‌توان در بهینه‌سازی استراتژی‌ها و انتخاب راه حل‌های موثرتر در آینده استفاده کرد.
گام ششم: اجرای راه حل
در مرحله اجرای راه حل، تیم حل مسئله اقدام به پیاده‌سازی و اجرای برنامه انتخاب شده می‌نماید.
در صنعت خدمات بهداشتی، فرض کنید یک بیمارستان با مشکل کاهش رضایت بیماران و زمان انتظار طولانی مواجه شده است. در مرحله اجرای راه حل، تیم مسئول ممکن است تصمیم به بهبود فرآیندهای پذیرش و کاهش زمان انتظار بیماران بگیرد. این ممکن است شامل ایجاد یک سیستم نوبت‌دهی بهینه، آموزش به پرسنل در ارتباط با ارائه خدمات موثر و بهبود امکانات در زمان انتظار بیماران باشد. اجرای این راه حل نیازمند هماهنگی با تمامی بخش‌های بیمارستان، اطمینان از تجهیزات و منابع کافی و نظارت دقیق بر عملکرد فرآیندها است. به عنوان مثال، اگر ارزیابی نشان دهد که زمان انتظار در اثر نبودن تعادل مناسب در تخصیص منابع افزایش یافته است، تیم ممکن است به بهبود تخصیص و استفاده بهینه از منابع بپردازد تا زمان انتظار بیماران کاهش یابد و رضایت آنها افزایش یابد.
گام هفتم: ارزیابی و بازخورد
در مرحله ارزیابی و بازخورد، تیم حل مسئله به ارزیابی عملکرد راه حل اجرایی می‌پردازد و بازخوردهایی را از مشتریان و سایر ذینفعان جمع‌آوری می‌کند.
به‌عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت فروش آنلاین با مشکل در سرعت پردازش سفارشات و تحویل محصولات به مشتریان روبرو شده است. در این مرحله، تیم ممکن است از داده‌های عملکردی نظیر زمان پردازش سفارشات، تعداد محصولات تحویل داده شده به موقع و نرخ رضایت مشتریان استفاده کند. همچنین، ارزیابی می‌شود که آیا هدف اصلی افزایش سرعت پردازش و تحویل محصولات به مشتریان به‌درستی دنبال شده یا خیر و این تغییرات چه تأثیری بر رضایت و وفاداری مشتریان داشته‌اند. با دریافت بازخورد از مشتریان، تیم ممکن است به اصلاحات لازم در فرآیندها، سیستم‌ها یا خدمات بپردازد تا به بهترین نتیجه و بهبود مداوم برسد. این مرحله از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا ارزیابی دقیق و بازخورد موثر، تیم را در جهت پیشرفت و کیفیت خدمات هدایت می‌کند.
- بیشتر بخوانید: مدیریت ذینفعان پروژه
7 مهارتی که حل مسئله را آسان تر می‌کند
شرکت‌ها به مدیرانی نیاز دارند که بتوانند به طور ماهرانه مسائل را حل کنند. اگرچه حل مسئله به خودی خود یک مهارت است، اما داشتن هفت مهارت دیگر می‌تواند در فرایند حل مسئله به کار آمده و آن را آسان‌تر کند. این مهارت‌ها شامل تجزیه و تحلیل، ارتباطات، هوش هیجانی، انعطاف‌پذیری، خلاقیت، تطبیق‌پذیری و کار تیمی هستند.
1- تجزیه و تحلیل (Analysis)
شما به عنوان یک مدیر، در مواجهه با هر مسئله ابتدا وضعیت را ارزیابی خواهید کرد. سپس، از مهارت‌های تجزیه و تحلیلی خود برای تمایز بین راه‌حل‌های ناکارآمد و کارآمد استفاده خواهید کرد.
2- ارتباطات (Communication)
ارتباط موثر نقش مهمی در حل مسائل ایفا می‌کند، به‌ویژه زمانی که دیگران هم درگیر هستند. برخی از مهارت‌هایی که می‌تواند به بهبود ارتباط در محیط کار کمک کند شامل گوش دادن فعالانه، صحبت کردن با صدا و لحنی یکنواخت، و مکتوب کردن اطلاعاتی که به صورت گفتاری رد و بدل شده است.
3- هوش هیجانی (Emotional Intelligence)
هوش هیجانی توانایی شناخت و مدیریت احساسات در هر شرایطی است. افرادی که از هوش هیجانی برخوردارند معمولاً مسائل را با آرامش و به شیوه‌ای سیستماتیک حل می‌کنند که اغلب به نتایج بهتری منجر می‌شود.
سخن آخر
همانطور که گفتم، همه ما خانم مارپل درون داریم، فقط نیاز است آن را پرورش دهیم و به خوبی از آن استفاده کنیم.
مهارت حل مسئله امروزه به یکی از حیاتی‌ترین مهارت‌های سرمایه‌های انسانی تبدیل شده است. مهارتی که نه تنها رشد شما در مسیر کاری را تسهیل خواهد کرد، بلکه در زندگی شخصی شما نیز کلید بسیاری از موفقیت‌ها خواهد بود.
پس تقویت این مهارت حل مسئله را جدی بگیرید و برای آن از همین امروز تلاش کنید.
شما برای تقویت مهارت حل مسئله از چه راهکاری استفاده میکنید؟
منابع:
