مستندسازی سازمانی یا بایگانی اطلاعاتی منابع انسانی سازمان، یکی از ضروریات لازم برای سازمان است که بروز اختلافات متعددی جلوگیری خواهد کرد. یکی از کارهایی که همه انسانها در زندگی روزمره خود انجام می­دهند، عملیات مستندسازی است. اکثر انسان­ها وقتی خرید انجام می­دهند، هزینه‌های خود را یادداشت می­کنند تا بتوانند مدیریت هزینه­‌ها و خرج و مخارج خود را انجام دهند. یا به عنوان مثالی دیگر همه انسان­ها قراردادها، اسناد و مدارک اموال خود را در یک پوشه بایگانه می­کنند تا در هنگام کارهای اداری و ثبتی اختلاف پیش نیاید و از آن استفاده کنند.

اگر دقت کرده باشید، مستندسازی یکی از مهم­ترین کارهایی است که برای زندگی همه انسان­ها لازم بوده و اگر این کار انجام نشود در مواقع ضروری به مشکل و اختلاف بر می­خورند. یکی از فواید و ضروریات مستندسازی جلوگیری از بروز اختلاف­‌های قانونی است. در یک سازمان جلوگیری از اختلاف­‌های قانونی و هویتی از ضروریات و کاربرهای مفیدی است که اگر نباشد، بحران‌­ها و چالش­‌های آسیب­ زننده‌ای برای سازمان ایجاد می­گردد که باعث می­شود تمرکز اصلی مدیران سازمانی از اهداف سازمان برداشته شود.

مستندسازی چه چیزهایی را در بر می­‌گیرد؟

در فرآیند سیستم مستند سازی یک سازمان، اسناد و مدارک مربوط به استخدام و اقدامات شرکت لازم است تا بر اساس دستور العمل‌هایی که قانون تشخیص می­دهد و همچنین راهبردهای سازمان جلو رود اگر بخواهیم بیان کنیم که به صورت موردی مستندسازی سازمانی چه چیزهایی را در بر می­گیرد باید بگوییم: اسناد مربوط به منابع انسانی، سوابق رسمی و غیررسمی روند استخدام شرکت و دیگر اسناد ثبتی را شامل می­شود.

اقدامات، سهام‌داران، اقدامات انضباطی، اختلافات، تحقیقات، ارزیابی عملکرد و نقض قوانین از جمله مستندسازی‌هایی هستند که بایگانی آن­ها بسیار ضروری و حائز اهمیت است. بایگانی، مستندسازی و نگهداری اسناد ثبتی شرکتی باعث می­شود تا منابع انسانی سازمان یک پیشینه مکتوب از اسناد سازمانی در اختیار داشته باشند. بایگانی‌کردن، کارکنان مدیریتی را در روند ارتقای کارمندان، اقدامات انضباطی، افزایش حقوق و پایان کار راهنمایی می‌کند. یکی از مواردی که در مستندسازی باید رعایت شود و بیان آن حائز اهمیت است، آن است که مستندسازی‌ها باید واقعی باشند و بر نظریات دیگران تکیه نداشته باشد. در ادامه این مقاله سعی داریم تا با ارائه‌­ی تعریف دقیق‌­تر از مستندسازی به بیان ضروریات و مزایای آن بپردازیم.

ضروریات بایگانی و مستندسازی در سازمان بر چه اساس است؟

اگر بخواهیم بگوییم که بایگانی و مستندسازی در یک سازمان چه ضروریات و چه مزایایی دارد، دلایل فراوانی را می­توانیم بیان کنیم که در این مقاله چند مورد از آن­ها را به صورت موردی ذکر کرده و توضیحات آن­ها را شرح می­دهیم. مستند سازی به  رفتار سیستماتیک سازمان شما کمک کرده و سازمان را سازمان‌­یافته خواهد کرد پس به موارد و علل ضروری بودن مستندسازی در سازمان توجه کنید.

یکی از مؤلفه­‌ها و ویژگی­‌هایی که برای یک سازمان می­تواند ویژگی مهم و تأثیرگذاری باشد این است که حرفه­‌ای بودن سازمان را به اثبات برسانید. مستندسازی حرفه­‌ای بودن سازمان را نشان می­دهد. لازم است تا همه مدیران سازمانی به ضرورت مستندسازی توجه فراوانی کنند، یکی از پیامدها و نتایج مثبتی که مستندسازی برای یک سازمان به ارمغان می­‌آورد این است که منابع انسانی و کارکنان سازمان به این فکر می­کنند که حفظ اطلاعات برای شما اهمیت دارد و حتی به این نتیجه هم خواهند رسید که شما مدیر یک سازمان متعهد و کارآمد هستید و اگر نیاز شود حتماً شما اطلاعات صادقانه و درست را به آن­ها ارائه خواهید داد. بایگانی اطلاعات و مستندسازی چهارچوبی منطقی و کارآمد را برای سازمان فراهم می­کند که در مواقع اختلاف بسیار برای مدیران سازمانی مفید خواهد بود.

یکی دیگر از فواید و کاربردهای مستندسازی این است که کسب و کار سودآورتری را برای شما رقم می­زند. ممکن است برای شما این سؤال پیش بیاید که مستندسازی چگونه می­تواند سودآوری برای شما رقم بزند؟ مستند سازی اطلاعات و فرایندها باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه کارمندان می‌شود و به همه سؤالات آن‌ها پاسخ می‌دهد. بایگانی و مستندسازی اسناد باعث افزایش کارایی سازمان شده که در نهایت منجر به سودآوری خواهد شد.

بررسی انواع مستندسازی در سازمان و تأثیر آن­ها در بهبود فرآیند کاری سازمان

بعضی از اسناد سازمانی هستند که باید به صورت رسمی ثبت و مستندسازی شوند به عنوان مثال اسناد استخدامی حتما باید رسمی باشند اما دیگر اسناد سازمانی می­توانند غیر رسمی نیز مستندسازی و بایگانی شوند. مستندات غیررسمی می‌تواند شامل یادداشت‌ها یا نامه‌های داخل پرونده کارمند باشد. اگر کارمندی پیشنهادی را یادداشت کند و آن را به مدیریت بدهد، مدیر سازمان قادر است تا آن را به صورت غیر رسمی بایگانی کند تا بتواند در زمان­های دیگر به آن مراجعه کند و از آن استفاده کند. غیر از این یادداشت­ها، ایمیل­ها و ارتباطات آنلاین نیز نوعی مستندسازی غیررسمی محسوب می­شوند. همانطور که می­دانید تمام فعالیت­ها و عملکردهای رسمی ی سازمان باید بر اساس قانون پیش برود از همین جهت لازم است تا مستندسازی­های رسمی، طبق استانداردهای موجود، قوانین و ضابطه­‌های شرکتی و همچنین دستورالعمل‌­های منابع انسانی پیش برود.

مستندسازی درست و چگونگی دسته­ بندی اطلاعات سازمانی

یکی از نکات مهمی که در مستندسازی باید به آن توجه کرد این است که فرآیند سیستماتیک و منظمی داشته باشد تا بتواند به سازمان کمک کند وگرنه در غیر این صورت، مستندسازی و بایگانی با وجود مزایایی که برای سازمان دارد نمی­تواند مثمر ثمر واقع شود. نگهداری پرونده­‌های سازمانی، بایگانی و مستندسازی اسناد و دسته بندی اطلاعات سازمانی از وظایف مهم و حائز اهمیت منابع انسانی است و یکی از مهم­ترین مسئولیت‌های منابع انسانی به شمار می­رود.

اگر بخواهیم به صورت موردی بیان کنیم که پرونده­‌های مستندسازی­ شده، بایگانی شده و دسته بندی شده باید شامل چه مدارکی باشند باید بگوییم، فرم درخواست کار، رزومه و معرفی‌نامه، تأیید اشتغال و تحصیل، شرح موقعیت شغلی، اطلاعات تماس اضطراری، قرارداد یا نامه رد در‌خواست، دفترچه راهنمای کارکنان (همراه با امضا)، گزارش اقدامات انضباطی، خودارزیابی، مدارک احراز هویت، پیشنهادها و پاسخ‌های شرکت، فرم درخواست آموزش، نظرات همکاران و گزارش هزینه‌های آموزش شامل مواردی خواهند شد که در بایگانی و مستندسازی برای سازمان وجود دارد.

نامه استعفا یا خاتمه کار، گفت‌وگو درباره استعفا یا اخراج، اطلاعات مربوط به بیمه و فیش حقوقی از دیگر مدارکی هستند که در صورت استعفا یا خروجی یکی از کارکنان، لازم است تا از بایگانی خارج شده و اطلاعات بروز در آن­ها ثبت شود و دوباره در بایگانی قرار داده شود.

مستندسازی نادرست و چگونگی دسته بندی اطلاعات و بیان عواقب آن

بسیاری از اسناد و مدارک سازمانی به مستند سازی کامل و با روش­‌هایی استاندارد نیاز دارند. اگر سازمانی نتواند مستندسازی‌های سازمان‌یافته خود را حفظ کند، دچار ضرر و زیان و عواقبی خواهد شد که به صورت موردی بیان می­کنیم: ممیزی‌ها، صورت‌حساب‌های نادرست، ناکارآمدی و رشد نکردن کارمندان، کاهش درآمد وکاهش ایمنی.

ارتباط مستندسازی و مدیریت زمان در یک سازمان

مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­ترین مؤلفه‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت­‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه­‌های یک سازمان وابسته است، به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه‌های مؤثر از حالت تنظیمات خود خارج می­شوند.

فرض کنید یک پروژه‌­ای در یک سازمان باید در مدت دو ماه به صورت کامل، گام اول و مرحله اولیه خود را به اتمام برساند. اگر اعضای تیم یا سازمان و همچنین مدیر سازمان نتواند در این دو ماه برنامه زمانی پروژه را به مرحله اولیه برساند، بقیه گام­‌های پروژه نیز از حالت تنظیمات خود خارج می­شود. اگر مرحله اول به موقع انجام نشود مرحله دوم و سوم پروژه نیز به تعویق می‌­افتد.

اگر در آن پروژه به افراد و منابع سازمانی خود حقوق می­دهید، باید بدانید که هرقدر مراحل زمانی پروژه شما به تعویق بیفتد در نتیجه هزینه­‌های بیشتری باید بابت آن پرداخت کنید. با بیان این مثال نتیجه می­گیریم که به تعویق افتادن هر پروژه­‌ای از لحاظ زمانی به معنی آن است که هزینه­‌های پرداختی پروژه فربه‌تر شده و چیزی جز ضرر و زیان برای شما نخواهد داشت.

بیان این نکته حائز اهمیت است که فرآیند مستندسازی در یک سازمان در مدیریت زمان بسیار کمک می­کند. اگر تمام اسناد چه اسناد رسمی و چه اسناد غیر رسمی به صورت کاملاً سیستماتیک و سازمان­دهی شده مستندسازی شود، دیگر لازم نیست برای اثبات یک سند یا یک موضوع اختلاف آمیز کلی وقت صرف پیدا کردن آن سند بشود.

ارتباط مدیریت منابع انسانی و مدیریت مستندسازی سازمانی در بهبود و توسعه فرآیند کاری سازمان

مدیریت منابع انسانی نقشی بسیار مؤثر و کارآمد در یک سازمان محسوب می­شود که وجود آن روند پیشرفت کار را سرعت می­بخشد و در صورت عدم وجود این نقش در یک سازمان، خلاء آن به وضوح حس خواهد شد. مدیریت منابع انسانی، رویکردی راهبردی، جامع و برنامه­ ریزی شده برای مدیریت کارکنان یک سازمان است که کلیه مسائل مربوط به افراد در یک مجموعه را مدیریت می‌کند. این رویکرد شامل پاداش و مزایا، استخدام، مدیریت عملکرد، توسعه سازمان، ایمنی، تندرستی، انگیزه کارکنان، ارتباطات، سیاست‌گذاری و آموزش خواهد بود.

فعالیت مستندسازی و بایگانی اسناد ثبتی شرکت یا سازمان یکی از وظایف مرتبط با مدیریت منابع انسانی است. مدیر منابع انسانی سازمان موظف است تا اسناد هویتی و ثبتی کارکنان سازمان را به شکلی سیستماتیک و سازمان­دهی شده طبقه­ بندی کرده و در بهبود مدیریت زمان سازمان مفید و مؤثر واقع شود.

مستندسازی و بایگانی اسناد ثبتی و هویتی سازمان را شناختیم

در این مقاله دریافتیم که اسناد مربوط به منابع انسانی، سوابق رسمی و غیررسمی روند استخدام شرکت، اقدامات، سهام‌داران، اقدامات انضباطی، اختلافات، تحقیقات، ارزیابی عملکرد و نقض قوانین از جمله مستندسازی­‌هایی هستند که بایگانی آن­ها بسیار ضروری و حائز اهمیت است. یکی از نکات مهمی که در مستندسازی باید به آن توجه کرد این است که فرآیند سیستماتیک و منظمی داشته باشد تا بتواند به سازمان کمک کند وگرنه در غیر این صورت، مستندسازی و بایگانی با وجود مزایایی که برای سازمان دارد نمی­تواند مثمر ثمر واقع شود. نگهداری پرونده­‌های سازمانی، بایگانی و مستندسازی اسناد و دسته بندی اطلاعات سازمانی از وظایف مهم و حائز اهمیت منابع انسانی است و یکی از مهم­ترین مسئولیت منابع انسانی به شمار می­رود.

نکته حائز اهمیت آن است که بعضی از اسناد سازمانی هستند که باید به صورت رسمی ثبت و مستندسازی شوند به عنوان مثال اسناد استخدامی حتماً باید رسمی باشند اما دیگر اسناد سازمانی می­توانند غیررسمی نیز مستندسازی و بایگانی شوند. مستندات غیررسمی می‌تواند شامل یادداشت‌ها یا نامه‌های داخل پرونده کارمند باشد. اگر کارمندی پیشنهادی را یادداشت کند و آن را به مدیریت بدهد، مدیر سازمان قادر است تا آن را به صورت غیررسمی بایگانی کند تا بتواند در زمان­‌های دیگر به آن مراجعه کند و از آن استفاده کند. غیر از این یادداشت­ها، ایمیل­ها و ارتباطات آنلاین نیز نوعی مستندسازی غیررسمی محسوب می­شوند.