گلوگاه‌های سازمانی، آن بخش‌هایی از اجزاء سازمان هستند که معمولاً از دیگر اجزاء ضعیف­‌تر هستند و ممکن است در موقعیت­‌ها و شرایط خاص، باعث آسیب­ رسانی به سازمان شوند. شناسایی گلوگاه­‌های سازمانی خود یکی از کارهای مهمی است که در یک سازمان باید انجام داد و اگر انجام داده نشود ممکن است در شرایطی بیشترین ضرر را به سازمان بزند. شناخت گلوگاه‌های سازمانی به نوعی همچون آسیب ­شناسی در جامعه است. یک جامعه شناس وظیفه دارد تا آسیب‌های موجود در جامعه را بشناسد و با تبیین آن­ها برای از بین رفتن آسیب‌ها راه حل ارائه دهد.

شاید این جمله را شنیده باشید که توان یک زنجیر به اندازه توان ضعیف‌ترین حلقه­‌ی یک زنجیر است. از این جمله نتیجه می­گیریم که هرچقدر یک سازمان از لحاظ مدیریت زمان و مدیریت پروژه قوت داشته باشد و جزو نقاط مثبت آن به حساب بیاید اما مدیریت منابع انسانی آن ضعیف باشد، تمام قوت سازمان به اندازه توان مدیریت انسانی سازمان است و تا زمانی که یک سازمان در همه ابعاد قوت پیدا نکند، نمی­تواند ادعای قدرت همه جانبه کند. قدرت چند وجهی و همه جانبه در یک سازمان زمانی ایجاد می­شود که همه مؤلفه­‌های ایجاد کننده قدرت به صورت همزمان و موازی پیش بروند.

اگر بخواهیم مثالی برای فهم بهتر در شناخت گلوگاه‌های سازمانی ارائه دهیم باید بگوییم که یک ماشین چهارچرخ را تصور کنید که خود را برای مسابقات آماده می­کند. اگر یکی از لاستیک‌­ها کم باد باشد در مسابقه مشکل ایجاد می­کند و لازم است تا به صورت همزمان همه چرخ‌های ماشین و همه لاستیک­‌ها پرباد باشند. در این صورت است که اتومبیل می­تواند برنده مسابقه باشد.

گلوگاه­‌های سازمانی را بیشتر بشناسیم

در ابتدای متن مثالی در توضیح گلوگاه‌های سازمانی زدیم که می­گفت در یک زنجیر، توان و قدرت زنجیر مساوی است با توان ضعیف‌­ترین حلقه­‌ی زنجیر که اگر بخواهیم آن را با یک سازمان تطابق دهیم باید بگوییم که توان و قدرت یک سازمان مساوی است با کم­رنگ‌­ترین و ضعیف‌­ترین بخش مدیریتی سازمان که در اسرع وقت باید شناسایی شده و برای حل آن­ها اقدامی مناسب به عمل آید.

به این معنی است که عملکرد یک فرایند برابر است با عملکرد ضعیف‌ترین فعالیت یا فعالیت‌های موجود در آن. پس لازم است تا پس از شناخت گلوگاه‌­های سازمانی و آسیب شناسی سیستمی، به رفع آسیب­‌ها بپردازیم، دلیل هم آن است که ضعیف‌­ترین بخش­‌های مدیریتی قادر هستند تا بیشترین آسیب­‌ها را در زمانی که حتی فکرش را هم نمی­کنید وارد کند و با ایجاد گلوگاه یا قیف سیستمی ضرر و زیان خود را به سازمان برساند. گلوگاه‌های سازمانی به عنوان یک عامل درونی در سازمان تأثیر بسیار بیشتری از یک عامل خارجی در سازمان می­گذارند و به نوعی گل به خودی سازمانی محسوب می­شود.

 در همه سازمان­‌ها عوامل داخلی بیشتر از عوامل خارجی تحت نظارت و تحت کنترل هستند. گلوگاه­‌های سازمانی به عنوان عواملی درونی در یک سازمان قابل حل هستند و می­توانند از حالت گلوگاه خارج شوند و ضرردهی خود را از بین ببرند اما عوامل خارجی تحت کنترل مدیران سازمانی نیستند و در صورت مواجهه سازمان با عوامل آسیب‌­زای خارجی، مدیران سازمانی با چالش سخت‌­تری مواجه هستند. اگر نتوانیم گلوگاه‌ فرایندهای خود را پیدا کنیم ممکن است با خروجی ضعیف‌تری روبرو شود، مهلت انجام کارها سر برسد و در نهایت درآمدمان کاهش و هزینه‌های کسب و کار مان افزایش یابد. گلوگاه­‌های سازمانی قابل تقسیم به دو بخش کلی هستند که با این تقسیم ­بندی راحت‌­تر می­توانیم با رویکرد تقلیل­گرایانه آن­ها را بشناسیم: گلوگاه‌های کوتاه مدت، گلوگاه‌های بلند مدت.

گلوگاه‌های کوتاه مدت چه نقشی در آسیب­ رسانی به سازمان دارند؟

هر قدر که یک گلوگاه از گلوگاه‌های سازمانی کوچک‌­تر باشد به معنی آن است که عامل ایجاد آن نیز جزئی و کم اهمیت بوده است. به عنوان مثال فرض کنید که یکی از کارکنان سازمان قصد سفر دارد و از سازمان تقاضای مرخصی دارد. اگر در آن سازمان نیرویی جایگزین وجود نداشته باشد که قادر باشد تخصص آن نیرو را انجام دهد و جای او را پر کند، یک آسیب در سازمان محسوب می­‌گردد و اگر آن نیرو به سفر برود نزدیک به چند روز فعالیت او متوقف می­شود.

چنین مثالی یک گلوگاه کوچک در سازمان ایجاد می­‌کند که البته به میزان تخصص و نقش آن فرد در سازمان نیز بستگی دارد. یکی دیگر از عوامل مهم موقعیت زمانی نیز هست. فرض کنید آن نیرو بخواهد در یکی از پیک‌های کاری سازمان مرخصی بگیرد و میزان نقش و اهمیت کاری آن آنقدر زیاد باشد که اگر در آن پیک کاری به سفر برود ضرر و آسیب مالی زیادی به شرکت و سازمان وارد شود که در این صورت گلوگاه بزرگی ایجاد می­شود و به مرخصی رفتن آن نیرو اصلاً عقلانی نیست!

حال اگر نقش آن نیرو در سازمان به اندازه‌­ای نباشد که آسیب زیادی به سازمان وارد شود، تا زمانی که آن نیرو از سفربرگردد، کارهای او به مدت مثلاً یک هفته انباشته می­شود که چنین تأخیری یک گلوگاه کوتاه مدت ایجاد می­کند که تا جای ممکن یک سازمان از مواجهه با گلوگاه­‌های سازمانی کوتاه مدت نیز باید خودداری کند و خود را در معرض آن قرار ندهد.

گلوگاه‌های بلندمدت چه نقشی در آسیب­ رسانی به سازمان دارند؟

گلوگاه­‌های سازمانی بلندمدت ناشی از نادیده گرفتن گلوگاه‌های سازمانی کوتاه مدت هستند. اگر گلوگاه‌­های سازمانی کوتاه مدت را جدی نگیریم، روز به روز تأثیرگذاری خود در یک سازمان را بیشتر کرده و ضریب نفوذ خود را افزایش می­دهند. گلوگاه­‌های سازمانی بلند مدت قدرت تخریب بالاتری را در یک سازمان دارند و اگر جلوی آن­ها را نگیریم قادر هستند تا ضربه‌­ی جبران ناپذیری به فرآیند یک کسب و کار وارد کنند. لازمه‌­ی مبارزه و جلوگیری از گلوگاه‌­های سازمانی بلند مدت پیشگیری از ایجاد آن­هاست تا زمانی که یک گلوگاه کوتاه مدت هستند. پس اگر در یک سازمان نقش آسیب شناسانه‌­ی مدیریتی به خوبی انجام شود و مدیران سازمان با دید باز نسبت به فعالیت مدیریتی خود پیش بروند از وقوع و ایجاد گلوگاه­‌های سازمانی بلند مدت جلوگیری شده و به قول معروف نطفه در خفا خاموش خواهد شد. گلوگاه‌­های سازمانی بلند مدت به واسطه نادیده گرفتن گلوگاه‌­های سازمانی کوتاه مدت ایجاد می­شوند.

وجود گلوگاه­‌های سازمانی بلند مدت چه آسیبی به مدیریت زمان در یک سازمان وارد می­‌کند؟

مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت­‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه­‌های یک سازمان وابسته است؛ به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه‌های موثر از حالت تنظیمات خود خارج می­شوند.

فرض کنید یک پروژه­‌ای در یک سازمان باید در مدت دو ماه به صورت کامل، گام اول و مرحله اولیه خود را به اتمام برساند. اگر اعضای تیم یا سازمان و همچنین مدیر سازمان نتواند در این دو ماه برنامه زمانی پروژه را به مرحله اولیه برساند، بقیه گام‌­های پروژه نیز از حالت تنظیمات خود خارج می­شود. اگر مرحله اول به موقع انجام نشود مرحله دوم و سوم پروژه نیز به تعویق می­‌افتد.

اگر در آن پروژه به افراد و منابع سازمانی خود حقوق می­دهید باید بدانید که هرقدر مراحل زمانی پروژه شما به تعویق بیفتد در نتیجه هزینه­‌های بیشتری باید بابت پرداخت کنید. با بیان این مثال نتیجه می­گیریم که به تعویق افتادن هر پروژه­ای از لحاظ زمانی به معنی آن است که هزینه­‌های پرداختی پروژه فربه ­تر شده و چیزی جز ضرر و زیان برای شما نخواهد داشت.

اگر در یک سازمان دارای کسب و کار فعال یک گلوگاه کوتاه مدت ایجاد شود و در فرآیند پیشرفت کسب و کار، آن گلوگاه کوتاه مدت نادیده گرفته شود به یکی از گلوگاه‌­های سازمانی بلند مدت تبدیل می­شود که در صورت درگیر شدن سازمان با یک گلوگاه بلند مدت، مدیریت زمان در سازمان با چالش و بحران مواجهه خواهد شد. گلوگاه­‌های سازمانی بلند مدت نقطه ­ی هدفی به نام زمان را در نظر دارند و برای آسیب­‌رسانی به یک سازمان مؤلفه‌ی زمان را دچار آسیب می­کنند. اگر گلوگاه­‌های سازمانی یک دشمن درجه اول داشته باشند، آن دشمن زمان در مؤلفه‌های مدیریتی سازمان است.

چه عواملی گلوگاه­‌های سازمانی را ایجاد می‌­کنند؟

اگر بخواهیم عوامل ایجاد گلوگاه‌های سازمانی را بررسی کنیم و آن­ها را نام ببریم باید بگوییم که معمولاً سه عامل برای ایجاد گلوگاه‌های سازمانی ذکر می­گردد:

عوامل سازمانی

اگر در یک سازمان و در منشور سازمانی، اهداف و رویاهای مشخصی وجود نداشته باشد می­توان شاهد ایجاد گلوگاه­‌های سازمانی بود. یکی دیگر از عوامل ایجاد گلوگاه‌های سازمانی، عدم وجود سیستم و ساختار مناسب و روشن در یک سازمان است. فرهنگ نامناسب سازمانی، رهبری و فقدان برنامه ریزی در یک سازمان نیز از عوامل سازمانی ایجاد گلوگاه‌های سازمانی هستند.

افراد

عدم وجود آموزش کافی، وجود تأخیر در فرآیند و روند پیشرفت کار و انتخاب افراد ناکارآمد و ناشایست برای مسئولیت­‌های مهم در یک سازمان می­توانند عوامل مربوط به منابع انسانی در یک سازمان باشند که قادر به ایجاد گلوگاه­‌های سازمانی هستند.

سیستم‌ها و تجهیزات

فرسوده یا خراب بودن تجهیزات متخصصین سازمان، عدم وجود یکپارچگی در سیستم درحال چرخش سازمان و در اختیار نبودن تجهیزات کافی در یک سازمان نیز می­توانند عوامل ایجاد گلوگاه‌های سازمانی باشند.

گلوگاه­‌های سازمانی را شناختیم و دانستیم که چه عواملی در ایجاد آن­ها مؤثر هستند

گلوگاه‌های سازمانی، آن بخش‌­هایی از اجزاء سازمان هستند که معمولاً از دیگر اجزاء ضعیف­‌تر هستند و ممکن است در موقعیت­‌ها و شرایط خاص، باعث آسیب‌­رسانی به سازمان شوند. شناسایی گلوگاه­‌های سازمانی خود یکی از کارهای مهمی است که در یک سازمان باید انجام داد و اگر انجام داده نشود ممکن است در شرایطی بیشترین ضرر را به سازمان بزند.

شناخت گلوگاه‌های سازمانی به نوعی همچون آسیب­ شناسی در جامعه است. یک جامعه شناس وظیفه دارد تا آسیب‌­های موجود در جامعه را بشناسد و با تبیین آن­ها برای از بین رفتن آسیب­‌ها راه حل ارائه دهد. در همه سازمان‌­ها عوامل داخلی بیشتر از عوامل خارجی تحت نظارت و تحت کنترل هستند. گلوگاه‌های سازمانی به عنوان عواملی درونی در یک سازمان قابل حل هستند و میتوانند از حالت گلوگاه خارج شوند و ضرردهی خود را از بین ببرند اما عوامل خارجی تحت کنترل مدیران سازمانی نیستند و در صورت مواجهه سازمان با عوامل آسیب‌­زای خارجی، مدیران سازمانی با چالش سخت‌­تری مواجه هستند.

گلوگاه­‌های سازمانی قابل تقسیم به دو بخش کلی هستند که با این تقسیم ­بندی راحت­تر می­توانیم با رویکرد تقلیل­ گرایانه آن­ها را بشناسیم: گلوگاه‌های کوتاه مدت، گلوگاه‌های بلند مدت. اگر در یک سازمان دارای کسب و کار فعال یک گلوگاه کوتاه مدت ایجاد شود و در فرآیند پیشرفت کسب و کار، آن گلوگاه کوتاه مدت نادیده گرفته شود به یکی از گلوگاه‌­های سازمانی بلند مدت تبدیل میشود که در صورت درگیر شدن سازمان با یک گلوگاه بلند مدت، مدیریت زمان در سازمان با چالش و بحران مواجهه خواهد شد.