یکی از راه­‌های مؤثر و کارساز در چرخه حل مشکلات سازمان، فرایند گزارش‌­دهی و گزارش­‌گیری است که اطلاعات سازمانی مدیر اجرایی را بالا برده و به بهبود فرایند سازمانی کمک می‌کند. گزارش ­دهی به نوعی عاقبت ­اندیشی مدیر سازمان را تقویت کرده و با بررسی گزارش­‌ها در یک سازمان می­توان تحلیل‌­های زیادی را انجام داد. اگر در یک سازمان چرخه گزارش­ دهی و گزارش گیری ضعیف باشد یا به صورت مستمر و مداوم انجام نشود، یعنی آنکه مدیران ارشد یا مدیران میانی سازمان قادر به تحلیل چالش‌­های سازمان نیستند. در صورت وجود ضعف در سیستم گزارش­ دهی و گزارش­ گیری حل مشکلات سازمان به مقوله­‌ای پیچیده و بحران­ زا تبدیل می­شود.

حال این سؤال پیش می­ آید که فرایند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان دقیقاً چگونه انجام می­شود؟ یا شاید این سؤال پیش بیاید که گزارش ­دهنده و گزارش­ گیرنده چه کسانی هستند؟ به منظور پاسخ ­دهی مناسب به این سؤال­‌ها ابتدا باید مفهوم سیستم در یک سازمان را برای شما شرح دهیم زیرا فرایند گزارش ­دهی و گزارش ­گیری یک سیستم درون سازمانی محسوب می­شود که قادر است تا در حل مشکلات سازمان کمک بسزایی را انجام دهد.

ابتدا باید به این سؤال پاسخ دهیم که سیستم چیست و چه کارکردهایی در سازمان ایجاد می­کند؟ سیستم؛ به مجموعه از ریز اجزاء دارای نقش گفته می­شود که در ارتباط معنادار با یکدیگر و با وجود کارکردهای مستقل و وابسته در راستای تحقق یک هدف مشترک مسیری را طی کرده و برای هدف مشترک خود تلاش می­کنند. سیستم­‌ها انواع مختلفی دارند که می­توان دسته ­بندی آن­‌ها را در شاخه­ سیستم‌­های مکانیکی، ارگانیکی، سایبرنتیکی و بیولوژیکی تقسیم ­بندی کرد.

در سازمان­‌ها معمولاً از سیستم‌­های مکانیکی یا ارگانیکی استفاده می­شود ولی سازمان­‌های به‌روز شده، از سیستم‌­های ارگانیکی نسل چهارم استفاده می­کنند. نسل چهارم سیستم‌های ارگانیکی توسط یک مدیر با ذات وجودی یک رهبر اداره می­شود و در آن سیستم اجزا مختلف مستقل از یکدیگر در راستای یک هدف مشترک حرکت می­کنند. سیستم­‌های ارگانیکی نسل چهارم با سیستم کارمند و کارفرما اداره نمی­شوند و سیستم اداره آن­ها به این صورت است که هر ماکروسیستم توسط یک رهبر داخلی اداره می­شود که آن رهبرهای داخلی به صورت کامل از اهداف و مسیر جامع سازمان و پروژه آگاهی دارند و برای همین هم می­توان گفت که آن­ها در حل مشکلات سازمان توانمند هستند.

حل مشکلات سازمان نیازمند ریز سیستم­‌های پویا در داخل سازمان هست. ریز سیستم­‌هایی که بتوانند با وجود اشراف اطلاعاتی فعال بر اهداف سازمانی، در حل مشکلات سازمان کاملاً منعطف و حرفه‌­ای عمل کرده و بتوانند چالش­‌ها را یکی پس از دیگری پشت سر بگذارند. حال که با مفهوم سیستم در داخل سازمان آشنا شدیم، وقت آن است که به این سؤالات پاسخ دهیم که:

آیا فرایند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری یک سیستم است؟

و اگر فرایند گزارش دهی و گزارش­ گیری یک سیستم هستند، چگونه می­­توانند در یک سازمان و روند کاری آن نقش آفرینی کنند؟

سیستم گزارش ­دهی و گزارش ­گیری چیست؟

گزارش ­دهی و گزارش­ گیری یک چرخه سیستماتیک مؤثر در حل مشکلات سازمان است که می­تواند با تعریف مناسب در یک سازمان، نقش بسیار مفید و مؤثری را ایفا کند و همزمان به دیگر ماکروسیستم­‌ها یا ریزسیستم‌­های درونی سازمان خدمات مؤثر و کاربردی ارائه دهد. در یک سازمان؛ انواع مختلفی از ریز سیستم‌­ها مشغول فعالیت هستند که با یکدیگر دارای ارتباطات معنادار بوده و در راستای خدمت به هدف مشترک سازمان به یکدیگر خدمت رسانی می­کنند.

در صورت فعالیت مستمر و کارساز گزارش­ دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان، شما توانسته­‌اید در سازمان خود همزمان به مدیریت زمان در پروژه، مدیریت ارتباطات، مدیریت یکپارچگی سازمان و مدیریت جامع پروژه در راستای حل مشکلات سازمان خدمت رسانی کنید. اگر سیستم گزارش­ دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان پویا باشد، سیستم مدیریت وظایف و فعالیت­‌های سازمان نیز پویا خواهد شد و اگر سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان منفعل باشد، سیستم مدیریت وظایف و فعالیت­‌ها به حالت انفعال در می‌­آید.

سیستم گزارش­ دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان به ارتباط و تعامل میان کارکنان در سازمان و مدیران ارشد و مدیران میانی گفته می­شود که در میان آن­ها نتایج و آمار و ارقام عملکردهای سازمانی جابه جا می­گردد. اگر بخواهیم تعامل و ارتباط میان آن­ها را سلسله مراتبی بررسی کنیم؛ از بالا به پایین، مدیران ارشد، مدیران میانی و کارکنان سازمان را شامل می­شود. اگر بخواهیم مدرن‌­ترین و به‌روزترین روش­ سیستم گزارش ­دهی و گزارش ­گیری در یک سازمان را بیان کنیم، باید بگوییم که این ارتباط در میان تمام اجزاء سازمان دو طرفه خواهد بود. کارکنان به مدیران میانی گزارش می­دهند و مدیران میانی با اجرای چند مرحله تحلیل مدیریتی، گزارش نهایی عملکرد سازمان را به مدیران ارشد تحویل می­دهند.

اگر بخواهیم فرآیند گزارش ­دهی و گزارش ­گیری نسل چهارم سیستم‌ها را به منظور حل مشکلات سازمان به کار بگیریم، باید در آن مدیران ارشد نیز به مدیران میانی و مدیران میانی به کارکنان سازمان گزارش ارائه دهند. شاید بپرسید دلیل آن چیست؟ 

اگر بخواهیم به این سؤال پاسخ بدهیم باید بگوییم که اگر در یک سازمان، کارکنان رده پایین اعتماد و انگیزه کافی را نداشته باشند، به معنی آن است که یکی از چرخ‌­دنده­‌های سیستم کارنمی‌­کند و اگر یکی از چرخ­‌دنده­‌ها غیر فعال باشد، حرکت کل سیستم مختل خواهد شد. پس در عصر امروز و در شرایط کنونی جامعه لازم است تا مدیران سازمانی به منظور حل مشکلات سازمان، سیستم گزارش‌­دهی را از بالا به پایین نیز اجرا کنند.

برای مدیریت پروژه از قسمت گزارش­ دهی و گزارش­ گیری همتیک استفاده کنید

نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است کارآمد در روند کاری یک تیم، مجموعه و یا یک سازمان که مدیریت وظایف، مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت زمان را به روشی بهینه برای شما فراهم می­کند. نرم افزارهای مدیریت پروژه قادر هستند تا جنبه عملیاتی را برای سطوح عملیاتی سازمان‌ها و جنبه اطلاعاتی را برای سطوح مدیران ارشد و میانی سازمان­‌ها داشته باشند. مانند نرم افزارهای مربوط به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه‌ها. این نرم افزارها شامل گانت چارت نمودار گانت می‌شوند که می توان با آن نشان داد چه زمانی یک کار شروع شده و در چه زمانی پایان می‌یابد. استفاده از چنین زیرساخت­‌هایی در حل مشکلات سازمان بسیار مؤثر و کارآمد است. مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت در یک سازمان امری بسیار مهم تلقی می­شود. اگر یک سازمان یا یک تیم کاری را در نظر بگیرید، آن­ها همگی برای تحقق یک هدف فعالیت می­کنند و نقشه راه مسیر خود را برای رسیدن به یک نقطه مشخص و واحد طی می­کنند که به آن هدف مشترک تیم یا سازمان گفته می­شود.

در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم و حل مشکلات سازمان، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند که وجود سیستم گزارش ­دهی و گزارش ­گیری در میان اعضا، یکی از مؤلفه­‌های مشکل زدا محسوب می­گردد. سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری بر تمام سیستم‌­های مدیریتی مؤثر است که در ادامه مقاله تأثیرات متقابل این سیستم­‌ها را بر یکدیگر بررسی می­کنیم.

فرآیند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری همتیک در تعامل مستقیم با سیستم مدیریت زمان

همانطور که می­دانید سیستم مدیریت زمان و سیستم گزارش دهی و گزارش گیری هر دو در حل مشکلات سازمان بسیار مؤثر هستند. مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند.

مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت­‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه‌های یک سازمان وابسته است؛ به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه­‌های موثر از حالت تنظیمات خود خارج می­شوند. سیستم گزارش ­دهی و گزارش گیری زمانی بر سیستم مدیریت زمان تأثیر می­گذارد که در یک سازمان، مدیریت زمان جزو چالش‌ها و اختلالات اساسی کاری باشد. زمانی که مدیریت زمان در یک سازمان درست عمل نکند، مدیران میانی آن را به مدیران ارشد اطلاع می­دهند و فهم چنین موضوعی از طریق سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری سازمان ایجاد می­شود. این مثالی بود برای آنکه متوجه شویم در حل مشکلات سازمان، سیستم گزارش دهی و گزارش ­گیری تا چه حد حائز اهمیت است.

سیستم مدیریت ارتباطات و ارتباط آن با سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری و تأثیر آن در حل مشکلات سازمان

شاید برای شما این سؤال مطرح شود که سیستم مدیریت ارتباطات در یک سازمان چه ارتباطی با سیستم گزارش دهی و گزارش گیری دارد؟ سیستم مدیریت ارتباطات؛ ارتباط تعاملی چندوجهی میان مدیران ارشد، مدیران میانی و کارکنان سازمان را شامل می­شود که در آن تحلیل­‌های کاری سازمان، گزارش‌های موجود و چالش‌های کاری سازمان تبادل می­گردد. اگر دقت کرده باشید در سیستم مدیریت ارتباطات نیز به منظور حل مشکلات سازمان از سیستم گزارش‌­دهی و گزارش‌­گیری نیز استفاده می­گردد. اینجا یکی از نقاطی است که سیستم گزارش‌­دهی و گزارش­‌گیری با سیستم مدیریت ارتباطات همپوشانی دارند و به صورت مشترک به ارائه خدمات به سازمان می­پردازند.

فرآیند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری؛ راه حل مشکلات سازمانی

یکی از راه‌­های مؤثر و کارساز در چرخه حل مشکلات سازمان، فرآیند گزارش دهی و گزارش گیری است که اطلاعات سازمانی مدیر اجرایی را بالا برده و به بهبود فرایند سازمانی کمک میکند. گزارش ­دهی به نوعی عاقبت­ اندیشی مدیر سازمان را تقویت کرده و با بررسی گزارش­‌ها در یک سازمان می­توان تحلیل‌های زیادی را انجام داد. اگر در یک سازمان چرخه گزارش ­دهی و گزارش­ گیری ضعیف باشد یا به صورت مستمر و مداوم انجام نشود، یعنی آنکه مدیران ارشد یا مدیران میانی سازمان قادر به تحلیل چالش­‌های سازمان نیستند. در صورت وجود ضعف در فرآیند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری حل مشکلات سازمان به مقوله‌­ای پیچیده و بحران­‌زا تبدیل می­شود.

در حل مشکلات سازمانی بهره­ گیری از تمام سیستم­‌های فعال و ماکروسیستم­ های موجود در یک سازمان الزامی است. به عنوان مثال ما در یک سازمان برای حل مشکلات سازمان باید از سیستم مدیریت یکپارچه، سیستم مدیریت ارتباطات، سیستم مدیریت زمان، سیستم مدیریت وظایف و فعالیت‌ها، سیستم مدیریت هزینه، سیستم مدیریت منابع انسانی و دیگر سیستم­‌ها استفاده کنیم. دلیل آن است که تمام این سیستم‌ها با یکدیگر ارتباط معنادار و متقابل داشته که در صورت اختلال در یکی از آن­ها، روند کلی سیستم دچار اختلال می­شود.

در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم و حل مشکلات سازمان، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند که وجود سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری در میان اعضا، یکی از مؤلفه­‌های مشکل زدا محسوب می­گردد که تیم همتیک با ارائه نرم‌­افزار کنترل پروژه ، خدمات گزارش دهی و گزارش­ گیری را به شما عزیزان ارائه می­دهد و قصد دارد تا با پیشرفت خدمات خود در این عرصه راه حل مشکلات سازمان را به بهینه‌­ترین حالت ممکن ارائه دهد.