اول راه باید بدانیم تیم چند تخصصی (Cross Functional کراس فانکشنال) چیست؟

یک تیم چند تخصصی (Cross Functional Team)، گروهی از افراد با تخصص‌های مختلف است که برای رسیدن به یک هدف مشترک گرد هم آمدند. کارکنان این تیم، معمولاً از تمام سطوح یک سازمان هستند.

وقتی به تیم‌هایی با چند تخصص فکر می‌کنید، کدام یک از این سناریوها را تصور می‌کنید؟

شاید تیم چند تخصصی را یکی از تیم‌های سری فیلم‌های مارول را تصور کنید! افرادی با قدرت‌های فوق‌العاده و ویژه که برای غلبه بر یک چالش، گرد هم آمدند.

شاید هم تیم کراس فانکشنال، شما را به یاد یکی از تیم‌های زمان مدرسه با آن پروژه‌های گروهی که از آن‌ها متنفر بودید، انداخته است! سوء تفاهم‌ها، اختلاف نظرها، به تعویق انداختن کارها و آن هم‌تیمی‌هایی که از کار فراری هستند.

حقیقت این است که تیم‌های چند تخصصی (کراس فانکشنال) می‌توانند به سمت دستیابی به هر هدفی پیش بروند. وقتی این تیم‌ها خوب کار می‌کنند، نوآوری را تسهیل می‌بخشند و مهارت‌ و رضایت شغلی اعضا را افزایش می‌دهند.

اما چه زمانی داستان خوب پیش نمی‌رود؟ مسلما هیچ‌چیزی بدتر از هدر دادن زمان و انرژی بدون به دست آوردن نتیجه نیست! مگر اینکه از کار تیمی، افزایش استرس و خصومت افراد مدنظرتان باشد.  

اما در ادامه این مقاله، خواهیم خواند که چگونه هر تیم چند تخصصی (Cross Functional Team) که جزئی از آن هستید یا حتی مدیریت آن را بر عهده دارید، می‌تواند عملکرد بهتری داشته باشد؟ 

تعریف تیم چند تخصصی (Cross Functional) چیست؟

ما معمولاً تیم‌ها را به عنوان گروهی از افراد تصور می‌کنیم که مشاغل مشابهی دارند مانند تیم بازاریابی، بخش فناوری اطلاعات یا بخش فروش که افرادی با تخصص‌های مرتبط را در خود دارند. اما در مورد یک تیم چند تخصصی (کراس فانکشنال)، افراد با تخصص‌های مختلف یا از بخش‌های مختلف سازمان در یک تیم گرد هم می‌آیند.

یک تیم چند تخصصی (cross functional)، ممکن است دارای اعضایی از سطوح مختلف حتی سطح ارشد باشد. افرادی که ممکن است قدرت تصمیم‌گیری خاصی داشته باشند، در این تیم‌ها جمع می‌شوند. 

به عنوان مثال، یک تیم چند تخصصی برنامه خود را در مورد یک پروژه، نه طی فرآیندهای عادی و سلسله مراتب تایید، بلکه مستقیماً به مدیرعامل ارائه می‌کند.

بحث تیم‌های چند تخصصی، امروز بسیار سر و صدا کرده است. در حالی که مبحث خیلی جدیدی نیست. تیم‌های چند تخصصی با موفقیت‌هایی که در صنایع مختلف از بیمه گرفته تا خودروسازی و فناوری کسب کردند، امروزه بسیار در سازمان‌ها محبوب شدند.

چرا به فکر ساخت یک تیم چند تخصصی (Cross Functional) هستیم؟

تیم‌های چند تخصصی به چالش‌های محیط کسب‌وکارهای مدرن رسیدگی می‌کنند. همه چیز در دنیای امروز، با سرعت بالایی در حال تغییر است. 

ما همیشه ترجیح دادیم این‌طور فکر کنیم که نوآوری و خلاقیت، فقط می‌تواند از نابغه‌ها سرچشمه بگیرد. در حالی که تحقیقات علمی، این کلیشه ذهنی ما را کاملا تار و مار کرده است و به ما نشان می‌دهد که آنچه در واقع خلاقیت ایجاد می‌کند، گرد هم آوردن افراد با دانش و تجربیات متنوع است. ممکن است هیچ‌کس پاسخ همه سوالات را نداشته باشد، اما همکاری هوشمندانه جرقه این پاسخ‎ها را می‌زند.

تیم چند تخصصی می‌تواند با آفت تفکر گروهی مبارزه کند! 

یک تیم چند تخصصی (کراس فانکشنال) قرار است همه چیز را به چالش بکشد. 

وقتی همه افراد حاضر در اتاق به یک شکل فکر می‌کنند یا یک تاریخچه از تجربیات مشابه دارند؛ به راحتی می‌توان از مشکلات چشم‌پوشی کرد یا فرضیات قدیمی را بدون تردید رها کرد و در دام تله‌های ذهنی افتاد. در حالی که یک تیم چند تخصصی به احتمال زیاد وضعیت موجود را به چالش می‌کشد و راه‌های بهتر و بهینه‌تری برای انجام کارها پیدا می‌کند.

در نهایت، این تیم‌ها می‌توانند به توسعه، مشارکت و حفظ اعضای تیم کمک کنند. کارکنان احساس می‌کنند به جای اینکه فقط در بخش خود گرفتار شده باشند، با سازمان به عنوان یک کل ارتباط بیشتری دارند. چنین تیم‌هایی می‌توانند به کارمندان فرصتی برای بهبود مهارت‌هایی مانند شبکه‌سازی و حل مشکل بدهند. زمانی که کارمندان در حال یادگیری و رشد هستند، ماندگاری آن‌ها در تیم و وفاداری به سازمان با احتمال بیشتری رخ می‌دهد. 

بررسی چالش‌های تیم‌ چند تخصصی در سازمان

درست است که تیم چند تخصصی از هر انگشتش یک هنر می‌بارد اما بد نیست چشم‌مان را به روی حقیقت باز کنیم!

با توجه به همه خوبی‌هایی که برشمردیم، ممکن است تعجب کنید اگر بدانید حدود 75 درصد از تیم‌های چند تخصصی (تیم کراس فانکشنال) ناکارآمد هستند. یعنی چه بلایی سر عملکرد این تیم‌ها می‌آید؟

گاهی اوقات یک تیم چند تخصصی (cross functional) با یک ماموریت مبهم یا نامشخص روبه‌رو می‌شود. یا ممکن است به تیم سنجه‌های اندازه‌گیری کلیدی داده نشود. مثل زمانی که مدت زمانی که تیم باید به هدف خود برسد و میزان هزینه‌ای که می‌تواند صرف کند؛ نامشخص باشد. بدون هیچ هدف مشخص و بدون مسیر برای رسیدن به آنجا، یک تیم در چرخاندن چرخ‌های خود به چالش خواهد خورد. 

یکی دیگر از دلایل بزرگی که تیم‌های چند تخصصی از مسیر خارج می‌شوند، این است که اعضا اولویت‌ها یا تعهدات رقابتی دارند. از آن‌جایی که هر کدام از بخش متفاوتی از سازمان آمدند، آن‌ها به جای هدف تیمی، بر منافع خود یا بخش خود تمرکز می‌کنند.

این تنها مشکل منابع انسانی نیست که می‌تواند تیم‌های چند تخصصی را از مسیر خارج کند. وقتی یک تیم شامل اعضایی با سطوح مختلف باشد، پویایی قدرت می تواند مشکل‌ساز شود.

در نظر بگیرید که این واقعیت ساده وجود دارد که وظایف تیم‌های چند وظیفه‌ای کار اضافی برای اعضایی هستند که همچنان در بخشی دیگر از سازمان فعال هستند. این باعث ایجاد استرس، فشار و ناامیدی می‌شود، به خصوص اگر برخی از اعضای تیم کوتاهی کنند.

اما حتی اگر یک تیم چند تخصصی کارآمد و حرفه‌ای کار کند، در صورتی که فاقد اختیارات لازم برای اقدام باشد و منتظر تایید یا تصمیم‌های رهبران سازمان باشد، می‌تواند در عملکردش ناموفق باشد. 

صفر تا صد مدیریت تیم‌های چند تخصصی (Cross Functional)

حالا باید استارت این را بزنیم که چگونه تیم چند تخصصی خود را، به یکی از تیم‌های نوآور تبدیل کنیم، نه تیمی که در سردرگمی و درگیری گرفتار شود!

اولین چیزی که تیم شما به آن نیاز دارد، مقدار زیادی شفافیت است. 

اهداف مشخص این تیم چیست؟ ذهنیت همه باید در مورد نتیجه و موفقیتی که باید به آن برسند، یکسان باشد. 

البته این برای هر تیمی مهم است. اما برای تیم‌های چند تخصصی حیاتی‌تر است، چرا که اعضا اغلب بر اساس ذهنیت‌ها و مجموعه‌ای از مفروضات متفاوت عمل می‌کنند. آن‌ها ممکن است زبان مشترک یک تیم تک تخصصی را نداشته باشند.

علاوه بر هدف بزرگ، نقاط عطف مشترک را در طول مسیر ایجاد کنید. از آنجایی که تیم شما احتمالاً هر روز همدیگر را نمی‌بیند یا با هم ارتباط برقرار نمی‌کند، باید راهکاری برای این دوری داشته باشید. به گونه‌ای که اعضای تیم، احساس واضح‌تری از اتفاقات و اتفاقات آینده داشته باشند. 

اعضای تیم چند تخصصی (Cross Functional) را چگونه انتخاب کنیم؟

وقتی اهداف تیم خود را بدانید، آن‌گاه می‌توانید بفهمید باید چه کسانی را برای تیم چند تخصصی خود انتخاب کنید. در اینجا چند معیار برای انتخاب کردن اعضای تیم، وجود دارد:

به چه نوع تخصصی نیاز دارید؟ چه کسانی در سازمان شما می‌توانند آن را ارائه دهند؟

اعضای تیم علاوه بر مهارت‌های فنی و ویژه خود، باید ویژگی‌های شخصیتی مناسبی نیز داشته باشند تا آن‌ها را به مشارکت‌کنندگان ارزشمند تبدیل کند.

آیا آن‌ها تجربه قبلی همکاری‌ با تیم چند تخصصی دارند؟ آیا آن‌ها می‌توانند مستقل کار کنند و تصمیم بگیرند؟

موارد مرتبط با سیاست‌گذاری‌ها را فراموش نکنید. اگر تیم شما بر راه‌اندازی یک پروژه یا تصمیم‌گیری متمرکز است، ذی‌نفعان چه کسانی هستند؟ از هر گروه ذی‌نفع، باید در تیم شما نماینده، وجود باشد.

چند توصیه برای انتخاب مدیر تیم چند تخصصی 

تیم چند تخصصی شما، نیازی به داشتن یک مدیر یا سرپرست ندارد. اما با یک رهبر بسیار کارآمدتر خواهد بود. اما مدیر تیم چند تخصصی، چه کسی باید باشد؟ رهبر یک تیم چند تخصصی باید بتواند بحث‌ها را هدایت کند، اعضای دیگر را تفویض اختیار کند و پاسخگوی آن‌ها باشد. 

گزینه‌های مدیریت تیم چند تخصصی، باید بتوانند این کارها را انجام دهند، حتی اگر برخی از اعضای تیم در سلسله مراتب شرکت، در سطحی بالاتر از آن‌ها باشند. به عبارت دیگر، باید بررسی شود که آیا می‌توانند افراد را وادار به انجام کارها کنند؟ آیا آن‌ها می‌توانند از نفوذ و تاثیر خود برای هدایت دیگران استفاده کنند؟

حتی صلاحیت آن‌ها در انجام کارهای جدید نیز باید بررسی شود.

قانون‌گذاری برای تیم‌های چند تخصصی (تیم‌های CFT) 

هنگامی که یک مدیر تیم چند تخصصی (کراس فانکشنال) در موقعیت خود قرار گرفت، یکی از اولین کارهایی که باید انجام دهد، این است که با بقیه اعضای تیم برای ایجاد قوانین اساسی در مورد نحوه انجام کارها مشارکت کند. 

البته که این مورد در زمان تیم‌سازی واقعاً ارزشمند است، اما برای انجام آن در تیم چند تخصصی موجود، هرگز دیر نیست.

اول، در مورد انتظاراتی که از اعضای تیم چند تخصصی وجود دارد، کاملاً واضح و شفاف باشید. هر یک از اعضا باید سهم خود را انجام دهد تا هیچ کس احساس فشار بیش از حد نکند.

دوم؛ علاوه بر انتظارات واضح در مورد مشارکت، تیم شما همچنین نیاز به درک روشنی از نحوه رفتار همه افراد دارد. 

همان‌طور که گفتیم، اعضای تیم باید از صحبت کردن احساس امنیت کنند، حتی اگر مخالف باشند. تیم‌های چند تخصصی (cross functional)، همه در پی یافتن راه‌حل‌های بهتر با گرد هم آوردن افراد مختلف هستند. اما شما نمی‌توانید به آن راهکارها برسید، مگر اینکه بتوانید تفاوت‌های خود را به طور موثر مرور کنید.

سوم؛ همه باید در مورد نحوه تصمیم‌گیری تیم شما شفاف باشند. آیا همه قرار است روی همه چیز تسلط داشته باشند؟ چه زمانی رهبر تیم می‌تواند یک طرفه عمل کند؟

یکی دیگر از گام‌های اساسی برای ایجاد یک تیم موفق چند تخصصی، انتخاب ابزارهای ارتباطی مناسب است. 

احتمالاً هر روز همدیگر را نخواهید دید، بنابراین از این ابزارها زیاد استفاده خواهید کرد. و اگر برخی از اعضای تیم شما دورکار هستند یا در بخش‌های مختلف حضور دارند، ابزارهای ارتباطی شما راه اصلی همکاری شما خواهد بود. 

بهتر است در این نقطه خلاقانه فکر کنید! به عنوان مثال، به جای ارسال ایمیل‌های زیاد، شاید یک نرم افزار مدیریت کار برای تیم شما راهکار خوبی باشد.

علاوه بر کانال‌های ارتباطی خود، ممکن است به ابزار و منابع دیگری نیز نیاز داشته باشید. سوالاتی از این قبیل را در نظر بگیرید:

• آیا همه اعضای تیم سخت‌افزار و نرم‌افزار مورد نیاز، برای همکاری با یکدیگر را دارند؟
• آیا برای ذخیره منابع و اطلاعات خود، به فضای فیزیکی یا مجازی نیاز دارید؟ 
• آیا همه اعضای تیم می‌توانند به این فضا دسترسی داشته باشند؟
• اگر تیم شما جلسات حضوری داشته باشد، کجا برگزار می‌شود؟

چند توصیه جدی برای تیم‌های چند تخصصی 

چه در حال کمک به ساختن یک تیم چند تخصصی جدید باشید یا یک تیم موجود را سازمان‌دهی کنید؛ امیدواریم این مقاله نقطه عطفی در دانش شما باشد. 

در اینجا چند کار وجود دارد که می‌توانید برای مدیریت تیم چند تخصصی آن را جدی بگیرید:

• به طور منظم پیشرفت تیم خود را زیر نظر داشته باشید. اینجاست که داشتن آن اهداف شفاف تعریف شده، مطرح می‌شود. آیا به نقاط عطفی که تعیین کردید، می‌رسید؟

پس بیشترین سعی را داشته باشید که تیم چند تخصصی خود را، در مسیر خود نگه دارید.

• اگر به نقاط عطف نرسیدید، انعطاف‌پذیر اما واقع‌بین باشید! 

چه کار متفاوتی باید انجام دهید، اگر تیم کراس فانکشنال به اهداف خود نرسد؟ ممکن است مجبور شوید به تغییرات دیگری در برنامه‌های خود، پاسخ دهید. به عنوان مثال، مدیر عامل ممکن است ضرب الاجل شما را تغییر دهد، یا اخراج غیرمنتظره ممکن است برخی از اعضای تیم شما را تحت تاثیر قرار دهد.

• به یاد داشته باشید، لازم نیست به تنهایی این کار را انجام دهید. 

هم‌افزایی در یک تیم، منبعی است که به شما کمک می‌کند تا با چالش‌های تیم‌های چند تخصصی، از هدف‌گذاری گرفته تا جلسات و تصمیم‌گیری پیش بروید. 

منبع: Atlassian